Buchführung im Franchise-Glossar

Was ist eigentlich Buchführung?

Die Buchführung erfasst und dokumentiert alle Geschäftsvorgänge eines Unternehmens in Zahlen und macht sie nachvollziehbar. Durch die Buchführung wird jede Transaktion in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet – von den Wareneingängen und Warenausgängen über die offenen Posten/Forderungen, laufenden Kosten, Lohnzahlungen, zu zahlenden Steuern und mehr.

 

Was bedeutet Buchführung genau (Definition)?

Unterschieden wird zwischen der Buchführung – als Tätigkeit – und der Buchhaltung als Unternehmensabteilung, sofern das Unternehmen eine eigene Abteilung dafür besitzt. Viele Unternehmer mit meist kleineren Firmen erledigen die Buchführung selbst. Andere lagern sie aus und beauftragen externe Dienstleister wie Buchführungsbüros oder Steuerberater.

Der Begriff Buchführung stammt aus dem Mittelalter und der frühen Neuzeit. Seit damals und bis vor wenigen Jahren wurden die Eintragungen tatsächlich handschriftlich und in Büchern erfasst. Heute geschieht dies meist elektronisch mit Hilfe von Buchführungs-Software-Programmen.

 

Warum ist Buchführung wichtig?

Dem Unternehmer dient die Buchführung zur Übersicht der Außenstände und der Vermögenssituation sowie zur Liquiditätsplanung. Mit der Buchführung als Basis lässt sich auch der Unternehmenserfolg in Zahlen ermitteln. Außerdem dient die Buchführung als Grundlage der Steuererklärung – vor allem dann, wenn das Unternehmen der Buchführungs-Pflicht unterliegt.

 

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Jeder Unternehmer benötigt eine Buchführung, aber nicht für jeden besteht eine gesetzliche Pflicht. Bei Kleinunternehmern oder Freiberuflern, die eine bestimmte Grenze im Jahresgewinn nicht überschreiten, reicht eine einfache Buchführung mit allen Einnahmen, Ausgaben und Steuern. Aus ihnen wird eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt. Sie dient als Basis für die Gewinnermittlung, welche dem Finanzamt mit der jährlichen Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung vorzulegen ist.

Eine gesetzliche Buchführungspflicht besteht für alle Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG sowie alle Gewerbetreibenden, die oberhalb der oben beschriebenen Gewinngrenze liegen. Sie müssen die sogenannte doppelte oder kaufmännische Buchführung betreiben.

 

Was ist doppelte Buchführung?

Bei der doppelten Buchführung erfassen die Unternehmen jeden Geschäftsvorfall in mindestens zwei Büchern bzw. Konten. Dadurch werden neben den Einnahmen und Ausgaben auch andere Sachzusammenhänge sichtbar, etwa Geschäftsabläufe mit einzelnen Kunden, Auftragsabwicklungen oder Vermögensstände. Die doppelte Buchführung liefert die Grundlage für die Gewinnermittlung und die Bilanz bzw. den Jahresabschluss.

 

Was ist die Buchhaltung?

Wie oben beschrieben, versteht an unter der Buchhaltung im Allgemeinen die Abteilung eines Unternehmens, das die Tätigkeit der Buchführung ausübt. Die Buchhaltung verrechnet und bilanziert.

Im Unterschied zum Controlling sucht die Buchhaltung nicht nach Möglichkeiten zur Kostenoptimierung, sondern gibt lediglich die aktuelle Situation der Kosten, Einnahmen und Außenstände wider. Dennoch kann sie eine wichtige beratende Funktion für die Geschäftsleitung erfüllen – sei es in Puncto Betriebswirtschaft oder Steuerrecht.

Die Buchhaltung teilt sich in verschiedene Bereiche auf. Je nach Unternehmensgröße können diese eigene Unterabteilungen der Buchhaltung bilden.

  • Die Finanzbuchhaltung (FiBu) dokumentiert alle Geschäftsvorgänge für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – u.a. für Liquiditätsplanung, Steuererklärung und Bilanzerstellung. Unterteilt wird sie häufig in eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
  • Die Debitorenbuchhaltung bearbeitet Ausgangsrechnungen bzw. Forderungen
  • Die Kreditorenbuchhaltung ist für eingehende Rechnungen bzw. Lieferanten-Verbindlichkeiten verantwortlich (u.a. Wareneinkauf)
  • Die Lohnbuchhaltung rechnet Löhne und Gehälter ab – inklusive Sozialabgaben
  • Die Anlagenbuchhaltung verantwortet die Verwaltung und Abschreibung von Anlagegütern (u.a. Gebäuden und Maschinen)

Weitere Abteilungen können Kosten- und Leistungsrechnung für Projekte und Betriebsteile sowie die Lagerbuchhaltung für Waren und Material-Bestände sein. Die hier beschriebenen Formen und Untergliederungen der Buchhaltung werden allgemein nur in Unternehmen praktiziert, in denen Bilanzierungs- und Buchführungspflicht besteht und die doppelte Buchführung praktiziert wird. Wer darf sich Buchhalter nennen?

Einen Ausbildungsberuf „Buchhalter“ gibt es in Deutschland nicht. Die Angestellten in der Buchhaltung sind aber im Regelfall kaufmännisch ausgebildet. Weiterbilden lassen können sie sich zum staatlich geprüften Bilanzbuchhalter. Buchhalter arbeiten häufig auch als Selbstständige oder bei externen Dienstleistern. Sie arbeiten z.B. in Vereinen oder Verbänden sowie in Buchhaltungs-Büros oder Steuerberatungskanzleien.

 

Wer macht die Buchführung im Franchising?

Da Franchisenehmer selbstständige Unternehmer sind, ist prinzipiell jeder einzelne für die Buchführung seines Betriebes verantwortlich. Viele Franchisegeber bieten Unterstützung bei der Buchführung als Teil des Leistungspakets der Franchise-Zentrale an. In manchen Franchise-Systemen übernimmt die Zentrale sogar das Rechnungswesen samt Mahnwesen komplett. Dann erhält der Kunde die Rechnung nicht vom Franchisenehmer, sondern quasi vom Franchisegeber. Dieser übermittelt dem Franchisenehmer die Provision aus den Umsätzen – zum Beispiel die Einnahmen abzüglich der Franchisegebühren.

Autor:

Jens Kügler
Jens Kügler
Easy Writer
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