Autor: Ulrich Kessler
Zuletzt aktualisiert am: 31.01.2025
Was ist eine Umsatzsteuererklärung?
Definition: Die Umsatzsteuererklärung enthält die Nettosummen aller Umsätze, die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie den Vorsteuerabzug eines Unternehmens. Jeder Unternehmer ist verpflichtet, neben der jährlichen Einkommensteuererklärung auch eine Umsatzsteuer-Erklärung für das abgelaufene Geschäftsjahr abzugeben. Auch dann, wenn er im Laufe dieses Geschäftsjahres keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben hat oder abgeben musste.
Wer muss eine Umsatzsteuererklärung erstellen?
Eine Umsatzsteuererklärung muss jeder Unternehmer abgeben. Dies gilt auch für Selbstständige, welche die Kleinunternehmerregelung nutzen und dadurch eigentlich von der Umsatzsteuer befreit sind: Durch die Angaben zu ihren (niedrigen) Nettoumsätzen weisen sie nach, dass sie weiterhin die Voraussetzungen der Regelung erfüllen. Ebenso muss jeder Freiberufler in einer künstlerischen oder gewerblichen Tätigkeit beim Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung einreichen. Ausgenommen sind Berufsgruppen wie Ärzte oder Versicherungsvertreter.
Kurzum: Wer Umsatzsteuern einnimmt, muss sie in der Umsatzsteuererklärung deklarieren und ans Finanzamt abführen. Außerdem hat er – je nach Steuersumme – vierteljährlich oder monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung samt Zahlung abzugeben. Vereinfacht ausgedrückt, ist die Umsatzsteuererklärung die Summe der Umsatzsteuervoranmeldungen, ggf. mit Korrektur.
Wann muss ich die Umsatzsteuererklärung abgeben?
Bei vielen Unternehmen ist es übliche Praxis, die Umsatzsteuererklärung im Rahmen der jährlichen Steuererklärung abzugeben – d.h. gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung oder Körperschaftsteuer-Erklärung. Offiziell gelten jedoch andere Abgabefristen als z.B. bei der Einkommensteuererklärung (EKS). So muss die Umsatzsteuererklärung erst zum 31.7. (EKS: 31.5.) des Folgejahres eingereicht und – sofern eine Zahllast besteht – die Zahlung ans Finanzamt getätigt werden.
Wer seine Umsatzsteuererklärung durch einen Steuerberater durchführen lässt, hat sogar bis zum 31.7. des übernächsten Jahres Zeit. Beispiel: Für das Geschäftsjahr 2018 muss der Steuerberater die Umsatzsteuererklärung erst am 31.7.2020 abgeben. Allerdings können sowohl der Steuerberater als auch der Unternehmer, der die Erklärung selbst abgibt, mit dem Finanzamt Fristverlängerungen abstimmen. Diese muss das Finanzamt jedoch ausdrücklich vorab genehmigen.
Der späteste Abgabetermin ist gleichzeitig die Deadline für den Zahlungseingang beim Finanzamt, sofern sich das Errechnete nicht exakt mit den Summen aus den Voranmeldungen deckt. Wer beides verspätet vornimmt oder vergisst, dem drohen Säumniszuschläge. Die Säumniszuschläge werden allerdings erst ab dem dritten Werktag nach Deadline erhoben. Der Grund hierfür liegt darin, dass Überweisungen seitens der Banken mehrere Tage Bearbeitungszeit haben können.
Wie wird die Umsatzsteuer-Erklärung durchgeführt?
Von Ausnahmefällen abgesehen, akzeptieren die Finanzämter keine Papierformulare mehr: In Deutschland dürfen Umsatzsteuererklärungen wie auch Umsatzsteuervoranmeldungen seit 2011 nur noch elektronisch übermittelt werden. Ausnahmegenehmigungen werden selten erteilt: beispielsweise dann, wenn der Unternehmer keinen PC oder Internetanschluss hat und das Amt deren Anschaffung als für ihn wirtschaftlich unzumutbar akzeptiert.
Für die elektronische Abgabe muss über das Finanzamt-Portal www.elsteroline.de ein Zertifikat angefordert werden, das eine Art digitale Signatur darstellt. Die Steuererklärung und Übermittlung kann über Elster oder über eine Steuer-Software erfolgen.
Welche Fehler sind bei der Umsatzsteuererklärung am häufigsten?
- In vielen Fällen nutzen Selbstständige mit geringem Einkommen die Kleinunternehmerregelung nicht und erheben Umsatzsteuern, obwohl dies für sie nachteilig sein kann.
- Persönliche Steuerfreibeträge werden häufig nicht berücksichtigt.
- Viele Selbstständige arbeiten nicht penibel genug in ihrer Buchführung. Sie verbuchen Belege z.B. aus Einkauf oder Aufwendungen falsch, deklarieren Einnahmen oder Ausgaben unkorrekt oder setzen zu viel oder zu wenig Vorsteuerabzüge an. So können zum Beispiel Telefonanschlüsse, die geschäftlich wie privat genutzt werden, nicht zu 100 Prozent von der Steuer abgesetzt werden.
Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Einnahmequellen für den deutschen Staat. Daher gehört es zu den Aufgaben der Finanzbeamten, Geldquellen „aufzuspüren“ und jede Form von Betrug durch Steuerhinterziehung, aber auch durch fahrlässige Versäumnisse der Steuerzahler aufzudecken. Wer sich vor bösen Überraschungen bei einer Steuerprüfung schützen will, sollte sich einem geprüften Steuerberater oder zumindest einem Buchführungsbüro anvertrauen. Franchise-Unternehmen im Bereich BtoB bieten dies als Outsourcing-Dienstleistung an.
