Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung? (Definition)

Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?

Begriffserklärung: Mit der Umsatzsteuervoranmeldung – kurz UstVA – deklariert ein Unternehmen monatlich oder vierteljährlich dem Finanzamt seine angefallenen Umsatzsteuern. Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten, sie verbleibt nicht im Unternehmen. Durch die Umsatzsteuervoranmeldung stellt der Staat sicher, dass er seine Einnahmen nicht erst nach Ende des Geschäftsjahres und Abgabe der Steuererklärung, sondern bereits im Jahresverlauf regelmäßig erhält. 

Er sichert sich dadurch Zinsvorteile und schützt sich vor Zahlungsausfällen. Für Unternehmen bedeutet die gleichmäßige Verteilung der Steuerlast ebenfalls Sicherheiten: Sie schützt vor einer Liquiditäts-Lücke durch eine große, jährlich anfallende Gesamtzahlung.

Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland: Wer ist dazu verpflichtet?

Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung muss jeder Unternehmer abgeben, der gewerblich oder freiberuflich tätig ist. Dies gilt auch für Franchisenehmer, da sie trotz Weisungs- und Kontrollrechten des Franchisegebers wirtschaftlich wie steuerrechtlich Selbstständige sind. Die Pflicht entfällt, wenn der Unternehmer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann. Möglich ist dies, sofern im ersten Jahr der Existenzgründung nicht mehr als 17.500 Euro und in Folgejahren nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erzielt werden. Ausgenommen sind ebenfalls Berufe wie Versicherungsmakler, Ärzte oder Therapeuten, für die keine Umsatzpflicht besteht.

Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss pro Monat oder Quartal abgegeben werden. Über den Turnus entscheidet das Finanzamt. Ein Firmengründer ohne Kleinunternehmerregelung muss seine UStVA in den ersten zwei Geschäftsjahren monatlich abgeben. Danach legt das Finanzamt die Zeiträume fest: Übersteigt die Umsatzsteuerschuld 7.500 Euro pro Monat, muss die Voranmeldung monatlich eingereicht werden. Spätester Abgabetag ist der 10. Kalendertag des Folgemonats, also beispielsweise der 10. Februar für die Januar-UStVA.

Blieb die Umsatzsteuer laut der Umsatzsteuererklärung des Vorjahres bei weniger als 7.500 Euro pro Monat, verpflichtet das Finanzamt den Steuerzahler zur vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung. Für sie gilt der 10. Kalendertag nach Quartalsende als spätester Einreichungstermin. Beispiel: 10. April für das erste Quartal. 

Wer im vergangenen Geschäftsjahr weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer zu zahlen hatte, kann sich von der Umsatzsteuervoranmeldung befreien lassen. Für ihn reicht die jährliche Umsatzsteuererklärung. 

Spätestens an den genannten Abgabeterminen muss auch die Zahlung beim Finanzamt eingegangen sein. Wer seine Umsatzsteuern nicht rechtzeitig deklariert und zahlt, muss mit Säumniszuschlägen rechnen.

Wie füllt man die Umsatzsteuervoranmeldung aus?

In der Buchführung werden zunächst die Nettobeträge der eingenommenen Rechnungen bzw. Umsätze addiert. Dafür gibt es zwei Verfahren: die Soll-Besteuerung und die Ist-Besteuerung. Bei der Soll-Besteuerung werden alle Rechnungen des abgelaufenen Monats oder Quartals berücksichtigt, ganz gleich ob sie bis zum Datum der Umsatzsteuervoranmeldung bereits bezahlt wurden oder noch offen sind. Gerade bei einer Existenzgründung empfiehlt sich jedoch die Ist-Besteuerung. Hierbei werden Rechnungen erst dann berücksichtigt, wenn die Zahlungen durch den Kunden bereits eingegangen sind. Beispiel: Rechnung XY vom 30.3. ist bis Quartalsende höchstwahrscheinlich nicht bezahlt. Sie kann in die Voranmeldung des zweiten Quartals „verschoben“ werden. 

Nach den Einnahme-Umsätzen werden die Vorsteuer-Beträge aller abzugsfähigen Kostenbelege und Eingangsrechnungen des Berechnungszeitraums addiert, um sie gegenrechnen zu können und die Zahllast zu mindern.

Das Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung ist sehr einfach. Auf der ersten Seite des Formulars trägt man die Netto-Summen der Ausgangsrechnungen bzw. Umsätze ein. Das elektronische Formular errechnet sich daraus automatisch die fällige Umsatzsteuer. Auf der zweiten Seite des Formulars trägt der Steuerpflichtige die Vorsteuer-Summe aller Kostenbelege und Eingangsrechnungen aus dem Wareneinkauf ein. Das Formular subtrahiert sie und errechnet den zu zahlenden Betrag. Übersteigt die Vorsteuersumme die Umsatzsteuer, erhält der Steuerpflichtige den Differenzbetrag vom Finanzamt erstattet. Dies könnte bei Firmengründungen der Fall sein, bei denen in der Startphase die Ausgaben (z.B. für Investitionen ins Anlagevermögen) die Einnahmen übersteigen. Sobald sich Erträge einstellen, sollten sich üblicherweise Umsatzsteuer-Zahllasten ergeben.

Übermittelt werden kann die Umsatzsteuer-Voranmeldung in Deutschland ausschließlich online über das kostenlose Finanzamt-Portal Elster. Hierfür muss ein elektronisches Zertifikat beantragt werden, das eine Art digitale Signatur darstellt.

Umsatzsteuer-Voranmeldung in Österreich

Auch in Österreich muss die Umsatzsteuervoranmeldung pro Monat oder je Quartal abgegeben werden. Es gilt ebenfalls die Anrechnung und ggf. Korrektur der Zahlungen nach der jährlichen Umsatzsteuererklärung.

Bei Umsätzen unter 30.000 Euro besteht nach der österreichischen Kleinunternehmerregelung keine Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung. Lagen die Umsätze des abgelaufenen Geschäftsjahres zwischen 30.000 und 100.000 Euro, setzt das Finanzamt die vierteljährliche Voranmeldung fest. Bei Umsätzen höher als 100.000 fällt die Abgabe monatlich an.

In Österreich gewähren die Finanzämter längere Abgabefristen als in Deutschland. Bei monatlicher UStVA hat der steuerzahlende Unternehmer bis zum 15. Kalendertag des zweiten Folgemonats Zeit. So ist zum Beispiel die UStVA für den Jänner bis zum 15. März fällig, die fürs erste Quartal bis 15. Mai.

Einzureichen ist die Voranmeldung über den Service FinanzOnline. Fehlen PC oder Internetanschluss, kann sie in Papierform abgegeben werden.