Autor: Ulrich Kessler
Zuletzt aktualisiert am: 13.01.2025
Vorsteuer: Was ist darunter zu verstehen?
Begriffserklärung: Die Vorsteuer entspricht der Umsatzsteuer (umgangssprachlich Mehrwertsteuer), die ein Unternehmer beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen oder für Investitionen zu zahlen hat, die er von der Steuer absetzen kann (siehe Vorsteuerabzug). In der Umsatzsteuervoranmeldung verrechnet der Unternehmer die Vorsteuer des Berechnungszeitraumes mit der Umsatzsteuer, die er eingenommen hat (siehe auch: Steuererklärung).
Was ist der Unterschied: Vorsteuer, Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer?
Die Steuer ist im Prinzip dieselbe. Wie sie bezeichnet wird, liegt an der Rolle des Zahlungspflichtigen: Verkäufer, Einkäufer oder Endkunde.
- Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer an seine Lieferanten zahlen muss
- Als Umsatzsteuer bezeichnet er die Steuer, die er beim Verkauf seiner Waren und Dienstleistungen an die Endkunden aufschlägt
- Die Endkunden sprechen in der Regel von der Mehrwertsteuer. Sie wird auch als solche meist auf den Rechnungen angegeben (z.B. "Betrag inkl./zzgl. 19% MwSt.")
Wie funktioniert die Vorsteuer?
Grundlage für die Vorsteuer ist, dass du mit deinem Unternehmen entweder umsatzsteuerpflichtig bist oder dich freiwillig für die Umsatzsteuer entschieden hast. Das Entstehen und damit die Funktionsweise der Vorsteuer basiert darauf, dass du eine Rechnung mit aufgeführter Umsatzsteuer erhältst. Diese stammt für gewöhnlich zum Beispiel von einem Lieferanten oder einem Dienstleister, dessen Service du mit deinem Unternehmen beansprucht hast.
Die Vorsteuer entsteht demzufolge immer dann, wenn du eine umsatzsteuerpflichtige Leistung in Anspruch nimmst. Zudem muss es sich bei dem entsprechenden Empfänger der Zahlung um ein steuerpflichtiges Unternehmen handeln.
Die Funktionsweise der Vorsteuer sieht im Folgenden vor, dass zunächst die Differenz zwischen der von dir gezahlten Mehrwertsteuer (Vorsteuer) und der von dir - beispielsweise von Endkunden - empfangenen Umsatzsteuer gebildet wird. Dadurch wird der sogenannte Vorsteuerabzug ermittelt. Dieser basiert auf dem Steuerplus.
Achtung: In der Regel wird von dir vereinnahmte Mehrwertsteuer die gezahlte Vorsteuer übersteigen, sodass die Differenz an das Finanzamt zu überweisen ist.
Wer ist zur Abfuhr der Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer verpflichtet?
Die bestehenden Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer sowie der Vorsatzsteuer gelten ausschließlich für Unternehmen und Selbstständige, die entweder per Gesetz umsatzsteuerpflichtig sind oder sich freiwillig für die Berechnung der Umsatzsteuer entschieden haben. So können beispielsweise Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz unter 22.000 Euro die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sind damit nicht umsatzsteuerpflichtig.
Beläuft sich der Jahresumsatz allerdings im vergangenen Kalenderjahr auf mindestens 22.000 Euro und wird im laufenden Jahr aller Voraussicht nach mindestens 50.000 Euro betragen, tritt die Umsatzsteuerpflicht ein. Ab dem Zeitpunkt müssen Unternehmen somit Umsatzsteuer in Rechnung stellen, abführen und können daher auch die entsprechende Vorsteuer gegenrechnen.
Worum handelt es sich beim Vorsteuerabzug?
Die Folge der zu berechnenden Vorsteuer ist in der Praxis der sogenannte Vorsteuerabzug. Damit wird das Recht eines Unternehmens dargestellt, die von Kunden erhaltende Umsatzsteuer mit eigenen Aufwendungen, die ebenfalls eine berechnete Umsatzsteuer erhalten, zu verrechnen. Letzteres ist die Vorsteuer, also der Betrag, den du für vereinnahmte Leistungen zum Beispiel an Lieferanten gezahlt hast. Bei dieser Gegenrechnung kann es grundsätzlich zu einem der folgenden drei Ergebnisse kommen:
- Geleistete Vorsteuer ist höher als die vereinnahmte Umsatzsteuer
- Geleistete Vorsteuer ist identisch mit der vereinnahmten Umsatzsteuer
- Geleistete Vorsteuer ist niedriger als die vereinnahmte Umsatzsteuer
Das zweite Ergebnis ist sehr unwahrscheinlich, denn selten ist die geleistete Vorsteuer auf den Euro genau identisch mit der vereinnahmten Umsatzsteuer. Ebenfalls seltener tritt der Fall ein, dass die von dir zum Beispiel an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) die von Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer übersteigt.
Somit ist der dritte Fall sehr wahrscheinlich, nämlich dass die von dir geleistete Vorsteuer geringer als die vereinnahmte Umsatzsteuer ist. Nach dem Vorsteuerabzug ergibt sich dann eine sogenannte Umsatzsteuerzahllast. Das bedeutet schlichtweg, dass du die Differenz an das zuständige Finanzamt abführen musst.
Darf von allen Ausgaben die Vorsteuer abgezogen werden?
Grundsätzlich darfst du die Vorsteuer nicht für sämtliche Ausgaben mit der von dir vereinnahmten Umsatzsteuer gegenrechnen. Für gewöhnlich sind es ausschließlich abzugsfähige Betriebsausgaben, von denen du auch die Vorsteuer abziehen darf.
Nicht abzugsfähig sind hingegen insbesondere folgende Aufwendungen:
- Lebensführung und Haushalt
- Einkommensteuer
- Andere Personensteuern
- Geldstrafen
- Geschenke
Wann Umsatz- wann Vorsteuer?
Zahlreichen Personen und zum Teil auch Unternehmen in Gründung ist der Unterschied zwischen Umsatz- und Vorsteuer noch nicht bekannt. Dabei gibt es eine klare Differenzierung zwischen den zwei Begriffen, zumindest fachlich.
- Bei der Vorsteuer handelt es sich um diejenige Umsatzsteuer, die du bei einer an dich adressierten Rechnung zahlen musst, beispielsweise an einen Lieferanten.
- Die Umsatzsteuer hingegen ist eine Steuereinnahme, die du zum Beispiel von deinem Kunden erhältst, denen du eine Rechnung geschickt hast.
Natürlich darfst du diese Einnahmen nicht behalten, sondern kannst im Zuge des Vorsteuerabzuges eine Verrechnung vornehmen. Die Differenz ist jedoch - falls die Vorsteuer geringer als die vereinnahmte Umsatzsteuer ist – an das Finanzamt abzuführen.
Vorsteuer Beispiel Rechnung
Im Beispiel nehmen wir an, dass ein Handwerker pro Jahr einen durchschnittlichen Umsatz von 60.000 Euro erzielt. Aus diesem Grund ist er umsatzsteuerpflichtig und muss zudem quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.
Nehmen wir nun an, dass der Handwerker im 1. Quartal 2021, als von Januar bis März, durch Aufträge einen Umsatz von insgesamt 15.000 Euro generiert hat. Bei einem Steuersatz von 19 Prozent ergibt sich daraus, dass er von seinen Kunden insgesamt 2.850 Euro an Umsatzsteuer erhalten hat.
Im gleichen Zeitraum hat der Handwerker allerdings eigene Ausgaben gehabt, zum Beispiel für Material und weitere Betriebsausgaben. Diese belaufen sich im 1. Quartal auf insgesamt 8.000 Euro, sodass darauf eine Umsatzsteuer (Vorsteuer) von 1.520 Euro anfällt.
Für die Umsatzsteuervoranmeldung wird nun ein Vorsteuerabzug vorgenommen. Der Handwerker zieht also die Vorsteuer in Höhe von 1.520 Euro von der Umsatzsteuer in Höhe von 2.850 Euro ab. Die Differenz von 1.330 Euro ist an das Finanzamt zu überweisen.
