Was ist Outsourcing? (Definition)

Was ist Outsourcing?

Definition: Outsourcing ist die Auslagerung von Arbeitsprozessen oder -schritten an Zulieferer oder spezialisierte Dienstleister. Beispiele sind Komponenten-Produktion, Logistik, Buchführung oder die Betreuung der IT-Infrastruktur durch selbstständige, externe Partner. Outsourcing betrifft hauptsächlich Unterstützungsprozesse. Durch ihre Auslagerung kann sich das beauftragende Unternehmen auf sein Kerngeschäft fokussieren.

Die Wortneuschöpfung Outsourcing setzt sich zusammen aus den Anglizismen outside (außen), Resources (Quellen) und using (nutzen). Auf Deutsch kann daher vom Nutzen externer Ressourcen oder Quellen gesprochen werden. Gelegentlich ist auch von der „verlängerten Werkbank“ die Rede.

Outsourcing ist das Konzept, das Kopf und Hände der Beschäftigten für die Kernaufgaben des Unternehmens frei macht. Im Outsourcing werden einzelne Aufgaben, komplette Geschäftsprozesse oder Unternehmensteilbereiche ausgelagert.

Outsourcing zählt zu den Unternehmensstrategien, denn es werden Wertschöpfungsaktivitäten auf Zulieferer verlagert. Dadurch verkürzt sich die Wertschöpfungskette und verringert sich die Leistungstiefe des Unternehmens. 

Wie funktioniert Outsourcing?

Im Outsourcing werden externe, spezialisierte Dienstleister in die Ablauforganisation des beauftragenden Unternehmens eingebunden (siehe auch: Prozesslandkarte). Dadurch werden sie in die Lage versetzt, einzelne Geschäftsprozesse wie die Komponenten-Produktion oder die Tätigkeit ganzer Abteilungen wie etwa Buchhaltung oder IT-Betrieb und Instandhaltung zu übernehmen. Möglich sind auch die Vergabe der Produkt-Entwicklung oder produktnaher Dienstleistungen an externe, spezialisierte Lieferanten. Ausgelagert werden aber fast immer nur sekundäre Funktionen, sprich Unterstützungsprozesse. Aufgaben also, die nötig sind, um das Kerngeschäft am Laufen zu halten. Die Kernkompetenzen und Schlüsseltechnologien sollten stets im eigentlichen Unternehmen verbleiben.

Im Zeitalter der Digitalisierung und Automatisierung von Lieferketten gewinnt Outsourcing an Bedeutung, da die Technologie die Einbindung externer Dienstleister erleichtert und transparent macht. 

Welche Bereiche werden per Outsourcing ausgelagert?

Auslagern ist heute nahezu grenzenlos möglich: Dank digitaler Technologien vergrößert sich die Bandbreite der Leistungen und Einsatzmöglichkeiten von Outsourcing permanent. Um nur ein paar Beispiele zu nennen: Manche Unternehmen – etwa im Bereich Automotive – nutzen externe Logistik-Dienstleister für Just-in-Time-Lieferungen von Zulieferteilen und binden die Auftragnehmer in ihre Wertschöpfungskette ein (Supply Chain Management). Viele Unternehmen lagern die komplette IT-Infrastruktur aus. Trotz nahezu unendlicher Einsatzmöglichkeiten gibt es doch einige sehr typische Outsourcing-Bereiche:

• Buchhaltung, Steuerberatung
• Außendienst, Kundendienst
• Marketing und Medien-Erstellung, zum Beispiel Werbetext, Grafik- und Webdesign, Social-Media-Marketing
• IT-Betrieb und Betreuung
• Catering/Kantine, Versorgungsleistungen
• Logistik, Fuhrpark, Reise-Management 

Wer sind Outsourcing-Dienstleister?

Klassische Outsourcing-Anbieter sind spezialisierte KMU wie Steuerberater, Werbeagenturen oder Freiberufler in Bereichen wie IT, Marketing oder Kreation. Letztere erwirtschaften einen Großteil ihres Einkommens über Outsourcing-Aufträge wie Blog-Betreuung/Content-Erstellung, Website-Pflege/SEO-Maßnahmen oder Instandhaltung der elektronischen Netzwerke.

Outsourcing wird aufgrund der digitalen Kommunikationstechniken immer öfter von weltweit verteilten, ortsunabhängig arbeitenden Anbietern übernommen, für die sich Begriffe wie Digitalnomaden etabliert haben. Die Digitalisierung verschärft aber auch den Wettbewerb – sei es durch günstigere ausländische Dienstleister in Billiglohn-Ländern oder durch Plattformen, die ihre Leistungen zu minimalen Sätzen vermarkten. 

Welche Outsourcing-Arten gibt es?

Die bekannteste Form von Outsourcing ist die Auslagerung bisher intern erbrachte Leistungen an externe, selbstständige Dienstleister. Dieser Vorgang wird Business Process Outsourcing oder Geschäftsprozess-Auslagerung genannt. Beim unternehmensinternen Outsourcing entstehen Tochterunternehmen oder Neugründungen im Unternehmensverbund, um die Outsourcing-Tätigkeiten zu übernehmen. Von Knowledge Process Outsourcing spricht man, wenn ungeplante, hochkomplexe, bisher nicht benötigte Prozesse gebraucht werden (z.B. bei einer Expansion oder Produktdiversifizierung), die mangels eigener Ressourcen zeitlich wie personell nur an Spezialisten vergeben werden können. Als Offshore Outsourcing oder kurz Offshoring wird die Vergabe von Tätigkeiten ins Ausland bezeichnet – an meist kostengünstigere Dienstleister. Outservicing schließlich bezeichnet die Auslagerung des Kundendienstes, zum Beispiel an Call Center, Service-Lizenznehmer oder freie Außendienstmitarbeiter. 

Was kostet die Auslagerung? Wann lohnt sie sich?

Als Faustregel dafür, ob sich Outsourcing finanziell lohnt, gilt, dass es mindestens 20% der anfallenden Kosten einsparen muss. Ansonsten gestaltet sich das Outsourcing als unnötig und ineffizient. Außerdem sollte sich ein qualitativer Vorteil ergeben. Viele Outsourcing-Auftraggeber testen ihre Dienstleister, bevor sie Aufträge vergeben und möglicherweise langjährige Werk- oder Lieferverträge abschließen. 

Was sind Outsourcing-Vorteile?

Im Idealfall ergibt sich durch Outsourcing eine Win-Win-Situation für beide Seiten. Der Auftragnehmer generiert Einnahmen – und der Auftraggeber spart Zeit und Kosten und profitiert von der Qualität der Fremdleistung.

Erfolgreiches Outsourcing bedeutet Kostenoptimierung und Verschlankung von Prozessen (ähnlich Lean Management). Außerdem können hoch spezialisierte Lieferanten durch ihr Vorwissen und ihren Zugang zu fachspezifischen Quellen oft schneller und kostengünstiger arbeiten als interne Mitarbeiter.

Auslagernde Unternehmen steigern ihre Effizienz und Schlagkraft und gewinnen Zeit und Manpower, mit der sie sich stärker auf Bereiche ihres Kerngeschäftes konzentrieren können.

Zeitersparnis ergibt sich auch daraus, dass die eigenen Mitarbeiter sich nicht in hochkomplexe Spezialisten-Materien einarbeiten müssen.

Outsourcing kann das Wachstum beschleunigen, denn mit ihm können zusätzlich anfallende Aufgaben sofort übernommen werden, ohne Personal zu suchen und einzustellen.

Outsourcing dient der Qualitätssteigerung, denn die Lieferanten sind in ihrem Fach meist hoch spezialisiert.

Outsourcing bietet Flexibilität, denn externe Kräfte haben weder Arbeitsverträge noch Kündigungsfristen. Sie sind je nach Auftragslage buchbar. 

Was sind Outsourcing-Nachteile?

Durch Outsourcing und das Einbinden der Dienstleister in den Wertschöpfungsprozess können Schlüsseltechnologien und Teile der Kernkompetenzen, evtl. auch Geschäftsgeheimnisse in die Hände Dritter geraten. Einige der Folgen sind Kontrollverlust und Datenschutz-Verluste.

Outsourcing kann zur Abhängigkeit vom Lieferanten führen – besonders bei langjährigen Verträgen.

Es besteht immer die Gefahr, an den „zweitbesten“ statt besten Dienstleister zu „geraten“. Dies kann zu Qualitätsverlusten führen.

Outsourcing erzeugt mitunter gesteigerten Kommunikationsaufwand – besonders dann, wenn der externe Dienstleister weniger stark in die Prozessarchitektur eingebunden ist. Dann müssen ggf. alle Aufgaben bis ins Detail besprochen und Leistungen abgenommen und korrigiert werden.

Offshore-Outsourcing kann an sprachlich-kulturellen Barrieren, an Mentalitäten und einer fremden Arbeitsmoral scheitern. 'Made Worldwide' ist nicht automatisch 'Made in Germany'.

Ein Problem beim Offshoring ist die Zeitverschiebung. Ein Dienstleister in China, Thailand oder Australien ist schwer erreichbar für die Klärung dringender Fragen oder Skype-Konferenzen.

Gibt es Outsourcing auch im Franchising?

„Internes Outsourcing“ könnte man als einen festen Bestandteil in Franchisesystemen betrachten, denn es besteht Arbeitsteilung im Franchising. Anders als etwa im Business Process Outsourcing ist hier jedoch nicht die Auslagerung von Tätigkeiten an externe Drittunternehmen gemeint. Vielmehr handelt es sich um Auslagerungen des Partnerbetriebes an die jeweilige Systemzentrale.

Schon im Vorfeld der Gründung erhält der Franchisenehmer die Unterstützung der Systemzentrale bei der Existenzgründung – u.a. durch Finanzierungskonzepte, Bankkontakte, Businessplan-Erstellung, Einarbeitung oder gemeinsame Standortsuche.

Nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit seitens der Franchisepartners übernimmt die Franchise-Systemzentrale einen Großteil seiner administrativen Aufgaben – zum Beispiel:

• Personalschulung
• Einkauf (inkl. Sicherung von Einkaufsvorteilen)
• Marketing/Werbung
• Unterstützung durch Organisations-/Verwaltungs-Tätigkeiten (z.B. teilweise Buchführung)
• Akquisition, Maßnahmen zur Kundengewinnung (teilweise, z.B. zentrale Großkundenakquisition, Callcenter)
• Controlling, Benchmarking
• Organisation von Erfa-/Partnertagungen und Netzwerk-Aktivitäten

Aufgrund der franchise-spezifischen Synergien zwischen Systemzentrale und Partnerbetrieben müssen sich Franchisenehmer nicht zu Multitalenten entwickeln, die alles selber wissen und können. Cleveres Outsourcing ist eine der wichtigsten Komponenten des Franchise-Erfolges.