Was ist Benchmarking? (Definition)

Was bedeutet Benchmarking?

Begriffserklärung: Benchmarking ist eine Möglichkeit zur Betriebs- und Wettbewerbsanalyse. Im Unterschied zum Controlling fokussiert sich Benchmarking nicht auf einen (bzw. den eigenen) Betrieb und seine Stärken und Schwächen: Es bezeichnet vielmehr den ständigen Vergleich von Unternehmen und ihren Produkten, Serviceleistungen, Prozessen oder Erlösen im Wettbewerb untereinander. Als „Benchmark“ oder Messlatte gelten dabei die Werte des besten Mitbewerbers.

• Siehe auch das folgende Erklärvideo "Benchmarking"

Definition: Was ist Benchmarking im Detail?

Die Grundlage des Benchmarking ist die sogenannte Benchmark. Dabei handelt es sich um einen Vergleichsmaßstab. Demgegenüber ist das Benchmarking eine Aktion, die insbesondere eine vergleichende Analyse beinhaltet. 

Diese bezieht sich auf Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens ablaufen. Dabei nimmt das Benchmarking insbesondere den Vergleich folgender Bestandteile vor:

• Prozesse
• Methoden
• Dienstleistungen
• Waren  und Produkte

Das wichtigste Ziel besteht beim Benchmarking darin, aus dem Vergleich Ergebnisse zu generieren, die eine Hilfe sein können, unternehmerische Prozesse - auch durch das Finden von Fehler - zu optimieren. 

Da es in nahezu jeder Branche mehrere Mitbewerber gibt, ist das Benchmarking für Unternehmen sehr wichtig. Ohne sich mit anderen Marktteilnehmern zu vergleichen wäre es nur schwer möglich, sich dauerhaft gegenüber den Mitbewerbern durchzusetzen.

Warum wird ein Benchmarking durchgeführt und was sind die Ziele des Benchmarking?

Die Optimierung von Prozessen ist das Hauptziel, warum Unternehmen überhaupt Benchmarking betreiben. Ein Teilbereich davon ist, dass sich aufgrund der Ergebnisse des Benchmarking optimale Preise gestalten lassen, und zwar für die Waren oder Dienstleistungen, die vom Unternehmen angeboten werden. 

Darüber hinaus gibt es weitere Ziele, die durch das Benchmarking erreicht werden sollen, nämlich:

• Einsparpotenzial identifizieren
• Verbesserung des Qualitätsmanagements
• Produktentwicklungsprozesse  optimieren
• Marketingeffizienz steigern

Alle genannten Punkte sind dabei sehr wichtig. Wenn Einsparpotenzial durch das Benchmarking identifiziert wird, können anschließend Kosten reduziert werden. Dadurch können manchmal sogar Entlassungen von Mitarbeitern verhindert werden oder im Extremfall sogar die Insolvenz eines Unternehmens. Die Verbesserung des Qualitätsmanagements kann auch direkte Folgen auf Einnahmen haben, indem Kunden zufriedener sind und beim Anbieter bleiben oder zu diesem wechseln.

Welche Benchmarking-Typen existieren?

Da das Benchmarking im Unternehmen mitunter verschiedene Ziele haben kann, wird zwischen mehreren Typen unterschieden. In der Regel handelt es sich dabei um die folgenden Arten des Benchmarking:

•  Wettbewerbsbenchmarking
•  Funktionales Benchmarking
•  Internes Benchmarking

Was ist das Wettbewerbsbenchmarking?

Das Wettbewerbsbenchmarking wird in der Fachsprache auch als Competitive Benchmarking bezeichnet. Kennzeichnend ist, dass die zu vergleichenden Unternehmen zwar einerseits aus derselben Branche stammen, es sich aber dennoch mitunter um verschiedene Märkte handeln kann. 

Eine unverzichtbare Grundlage für das Funktionieren des Wettbewerbsbenchmarking ist, dass die beteiligten Unternehmen dazu bereit sind, benötigte Informationen zur Verfügung zu stellen. Hauptziel des Wettbewerbs-Benchmarking ist, die Unternehmensposition im Vergleich zu Mitbewerbern zu erkennen.

Was ist funktionales Benchmarking?

Beim funktionalen Benchmarking handelt es sich gleichzeitig um marktübergreifendes Benchmarking. Hier findet ebenfalls ein Vergleich mindestens zweier Unternehmen statt, die aus der selben Branche stammen. 

Allerdings befinden sich die zwei oder mehr Unternehmen gleichzeitig in unterschiedlichen Märkten. Daher ist es das Hauptziel des funktionalen Benchmarking, zum Beispiel die interne Logistik zu vergleichen und zu Optimierungsbedarf zu erkennen.

Was ist das interne Benchmarking?

Die dritte Hauptart ist das interne Benchmarking. Dort findet ein Vergleich von Unternehmen selbst statt bzw. höchstens innerhalb der Branche. Das Hauptziel besteht darin, die eigenen Produkte mit denen der Mitbewerber zu vergleichen. 

Dies geschieht in der Regel auf Grundlage bestimmter Kennzahlen, die in der jeweiligen Branche üblich sind. Somit ist es in der Regel nicht notwendig, die konkreten Zahlen der einzelnen Mitbewerber zu kennen.

Wie gehe ich beim Benchmarking am besten vor?

Zwar steht es grundsätzlich jedem Unternehmen frei, wie das Benchmarking im Detail durchgeführt wird. Dennoch gibt es mehrere, aufeinander aufbauende Stufen bzw. Phasen, die in der Praxis von den meisten Unternehmen genutzt werden, nämlich:

1. Planungsphase
2. Informationen sammeln
3. Datenanalyse
4. Optimierungen vornehmen
5. Kontrolle  / Überwachung

Gleich die erste Phase ist von großer Bedeutung, nämlich die Vorbereitung und die Planung der Benchmarking Details. Hier geht es vor allem darum, festzustellen, was letztendlich verbessert werden soll und das Ziel des Benchmarking darstellt. Aus dem Grund ist eine detaillierte Planung von großer Bedeutung, da sich alle anderen Phasen anschließen und darauf aufbauen. Was du hier versäumst, kannst du beim eigentlichen Benchmarking Vorgang nicht wieder ausgleichen.

In der zweiten Phase geht es um das Sammeln von Informationen, und zwar sowohl zu den eigenen, internen Prozessen als auch Informationen über die Mitbewerber, mit denen du dich vergleichen möchtest. Insbesondere für die Optimierung von Preisen und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit ist es unumgänglich, die eigenen Prozesse im Unternehmen bestens zu kennen und zu verstehen. Daher dient diese Phase beim Benchmarking dazu, möglichst viele Informationen intern und extern zu sammeln.

Die dritte Stufe ist beim Benchmarking die Analyse der Daten, die sich aus den gesammelten Informationen ergeben. Das Ende dieser Phase besteht darin, dass du nach Analyse der Daten die Ergebnisse komprimierst und schriftlich niederlegst. Dies ist die direkte Vorbereitung dafür, dass du anschließend die möglichen Optimierungen durchführen kannst. Das geschieht in der sogenannten Aktionsphase.

Die letzte Phase besteht beim Benchmarking darin, die Ergebnisse zu kontrollieren und in der Zukunft auch die Umsetzung fortlaufend zu überwachen. Dabei geht es vor allem um die Überprüfung, ob die durchgeführten Maßnahmen im Zuge des Benchmarking langfristig den gewünschten Erfolg erzielen. Sollte das nicht der Fall sein, müssen noch Anpassungen vorgenommen werden. Daher ist grundsätzlich auch ein erneutes Benchmarking in regelmäßigen Abständen zu empfehlen.

Worin unterscheiden sich Benchmarks und Benchmarking?

Die Begriffe Benchmarking und Benchmarks hängen natürlich eng miteinander zusammen. Der Unterschied besteht darin, dass die Benchmarks im Prinzip die Details und Maßnahmen sind, die du im Rahmen des Benchmarking durchführen möchtest. Es handelt sich also praktisch um die Werkzeuge des Benchmarking. Demzufolge ist das Benchmarking ein aktiver Vorgang, während Benchmarks dafür zum Beispiel grundlegende Details, Informationen und Vergleiche darstellen.

Wozu nutzen Unternehmen Benchmarking in der Praxis?

Benchmarking wird von Unternehmen sowohl für interne Zwecke als aus zum externen Vergleich verwendet. Dabei werden häufig unterschiedliche Methoden angewendet, weil es je nach Branche abweichende Ziele geben kann. Daraus wiederum resultieren verschiedene Arten des Benchmarking, wie zum Beispiel:

• IT-Benchmarking
• Produkt-Benchmarking
• Computer-Benchmarking
• Prozess-Benchmarking         

Beim PC- bzw. IT-Benchmarking zum Beispiel steht der Vergleich technischer Aspekte sowie der IT-Infrastruktur in einem Unternehmen im Zentrum. Das Produkt-Benchmarking hingegen dient vor allem dazu, Waren und Produkte im Hinblick auf deren Eigenschaften, wie zum Beispiel den Funktionen und den Kosten, miteinander zu vergleichen. 

Die Benchmarks setzen die „klassenbesten“ Franchisenehmer

Im Franchising werden Benchmark-Instrumente vor allem zum Vergleich der Franchisenehmer eines Systems eingesetzt. Dabei werden Unternehmenskennzahlen aus möglichst allen Fachbereichen verglichen und analysiert. Kennzahlen können Umsätze und Gewinn- und Verlustrechnungen, aber auch Kosten je Produkt, Bedienzeiten pro Kunde oder (unterschiedliche) Erfolge gemeinsamer Marketingaktionen sein. Das Ziel ist es, der Gesamtheit aller Franchisenehmer die Mittel, Lösungsansätze und Mechanismen des bzw. der erfolgreichsten Betriebe an die Hand zu geben und schwächeren Betrieben den Weg zu Kurskorrekturen aufzuzeigen.

Welche Fehler lassen sich beim Benchmarking vermeiden?

Da es sich beim Benchmarking um einen aktiven Vorgang handelt, können innerhalb des Prozesses selbstverständlich Fehler entstehen. Diese lassen sich am besten vermeiden, indem sie im ersten Schritt überhaupt bekannt sind. Zu den häufigsten Fehlern im Rahmen des Benchmarking zählen insbesondere:

•     Keine Berücksichtigung des Zeitfaktors
•     Wahl der falschen Benchmarks
•     Keine ausreichende Qualifikation beim Benchmarking-Team
•     Zu große und damit unübersichtliche Datenmenge     

Die genannten Fehler erklären sich im Grunde von selbst, sodass sie mit etwas Zusatzinformationen gut vermeiden lassen. 

So ist es zum Beispiel wichtig, dass sich das Unternehmen ausreichend Zeit für das Benchmarking nimmt, denn unter Zeitdruck entstehen tendenziell mehr Fehler. 

Auch sollte sich das Team, welches mit dem Benchmarking betraut ist, gut in dem Bereich auskennen. Wichtig ist auch, zwar genügend, aber nicht zu viele Daten und Infos zu sammeln, denn dann kann es sehr unübersichtlich werden.