Autor: Steffen Kessler
Zuletzt aktualisiert am: 11.12.2024
Wie baue ich eine effiziente Organisation auf?
Wer ein Unternehmen effizient und transparent führen möchte, benötigt eine Unternehmensorganisation. Sie ist ein feststehender Begriff in Wirtschaft und Betriebswirtschaftslehre. Die Organisation gibt die Regeln und Strukturen des Unternehmens vor. Je arbeitsteiliger ein Unternehmen arbeitet und je mehr unterschiedliche Tätigkeiten auszuüben sind, desto klarer müssen den einzelnen Arbeitsstellen und ihren Inhabern die Aufgaben, Pflichten und Rechte im Zusammenhang zugeordnet werden.
Die Unternehmensorganisation vereinheitlicht und integriert, was durch Arbeitsteilung auseinanderstreben würde. Dabei wird vor allem zwischen der Aufbau- und der Ablauforganisation unterschieden.
- Die Ablauforganisation befasst sich mit der räumlichen und zeitlichen Strukturierung von Prozessen zur Erledigung der im Unternehmen anfallenden Aufgaben.
- Die Aufbauorganisation hingegen definiert vor allem die Hierarchieebenen.
Schon bei der Gründung eines Unternehmens kann es hilfreich sein, die Abläufe für die Arbeit in der Praxis klar zu strukturieren.
Was versteht man unter der Ablauforganisation?
Die Ablauforganisation beantwortet die Fragen danach, wie ein Unternehmen arbeitet. Sie befasst sich mit der räumlichen und zeitlichen Strukturierung von Prozessen zur Erledigung der im Unternehmen anfallenden Aufgaben. Sie gibt Regelungen, Reihenfolgen oder Zeitvorgaben der Abläufe vor und versucht, wo immer möglich, diese zu standardisieren.
Meist dient die Ablauforganisation dem Ziel, Prozesse und Abläufe schneller, effizienter, transparenter und vor allem kostengünstiger zu gestalten. Das Stichwort lautet Prozessoptimierung. Für Methoden des Lean Management zur sogenannten verschlankten Produktion dient die Ablauforganisation als Basis.
Prozessorientierte Organisationsformen erweisen sich in jenen Bereichen als sinnvoll, in denen die Aufgaben von einem hohen Maß an Stabilität und Routine geprägt sind. Im Interesse einer „schlankeren“ Produktion wird der Ablauforganisation meist der Vorrang vor der strukturell-hierarchischen Organisation, der Aufbauorganisation, eingeräumt. Mitunter wird sie aber auch als sinnvolle oder notwendige Ergänzung der Aufbauorganisation verstanden.
Was bedeutet Aufbauorganisation (Selbstorganisation)?
Wer ist im Unternehmen wofür zuständig? Das stellt die Aufbauorganisation dar: sie bildet das hierarchische Gerüst des Unternehmens ab und wird auch als Selbstorganisation bezeichnet. So legt die Aufbauorganisation das Zuordnungs- und Unterordnungsverhältnis der einzelnen Stellen und Abteilungen sowie Mitarbeiter bzw. Positionen fest. Aus der Aufbauorganisation lassen sich Zuständigkeiten ableiten, nicht jedoch Arbeitsprozesse, die gleichrangige Abteilungen durchlaufen.
Während die Arbeitsteilung Bereiche trennt, deren Tätigkeiten nicht unmittelbar ineinander greifen, kann die Selbstorganisation als bindendes, integrierendes Element gelten. Somit dient sie auch als eine Art Leitlinie für die Unternehmenskultur.
Mit der Ablauf- und Aufbau-Organisation sollte jeder Tätigkeitsbereich im Unternehmen definiert, zugeordnet und abgegrenzt sein. Dadurch sind eindeutige Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile für Mitarbeiter zum Beispiel in Stellenanzeigen möglich.
Was ist ein Organigramm?
Ein Organigramm ist die grafische Darstellung einer Unternehmensorganisation. Menschen denken bildlich. Sie orientieren sich optisch und verstehen komplexe Zusammenhänge leichter, wenn sie grafisch visualisiert werden.
Beispiel für ein Organigramm in der Ablauforganisation ist die sogenannte Prozesslandkarte: Sie zerlegt Prozessketten in Einzelschritte zeitlich wie räumlich. Etwa eine Produktion vom Wareneingang der Rohstoffe oder Zulieferteile über die Maschineneinrichtung und Herstellung der Endprodukte bis hin zu deren Auslieferung an die Abnehmer. Auch die Schnittstellen zu betroffenen Bereichen wie Einkauf oder Rechnungswesen sollten auf der Prozesslandkarte im Zusammenhang sichtbar sein.
In der Aufbauorganisation veranschaulicht das Organigramm, wie sich das Unternehmen in Abteilungen und Stellen-Bereiche untergliedert und welche Kommunikationswege es zwischen ihnen gibt. Ein solches hierarchisches Organigramm kann zum Beispiel in Form eines Tannenbaums dargestellt werden: An der Spitze die Geschäftsführung und das Management, darunter als Verästelung die einzelnen Bereiche und Unterabteilungen (z.B. Produktion, Marketing, Verwaltung) bis gegebenenfalls hin zu jedem Arbeitsplatz bzw. Funktionsträger.
Jeder Mitarbeiter sollte auf dem Aufbau-Organigramm seine Position erkennen und wer unter oder über ihm steht. So erklärt es der Franchise- und Unternehmensberater Mathias Dehe in einem Experten-Video auf FranchisePORTAL.
Unternehmensorganisation: Klassisch versus modern
Klassische Organisationsformen entsprechen mit ihren hierarchischen und starren Strukturen in der Regel nicht den Anforderungen der heutigen Zeit an eine Aufbauorganisation. An ihrer Stelle können sich Gründer verstärkt an modernen Organisationskonzepten orientieren, um die im Markt erforderliche unternehmerische Flexibilität zu erlangen. Als Beispiele sind insbesondere auf Erzielung von Netzwerksynergien ausgerichteten Organisationsformen zu nennen, die in Form von Joint Ventures, Franchise-Systemen, Subunternehmen oder virtuellen Unternehmen realisiert werden können.
Ein Beispiel für eine zeitgemäßere Form betrieblicher Organisation nennt sich TQM und steht für Total Quality Management. In einem TQM-System wird jedem Mitarbeiter mehr Flexibilität eingeräumt, damit er ganze Prozesse eigenverantwortlich abwickeln kann. Es ermöglicht zudem eine ständige Selbstanpassung und Optimierung. Im Service für den Kunden vereinfacht das System das Ein-Ansprechpartner-Prinzip nach dem Motto: Full-Service – alles aus einer Hand.
Qualitätsmanagement
Unter dem Begriff Qualitätsmanagement werden alle Handlungen und Vorgaben der Organisation zur Prozessoptimierung und Qualitätssteigerung bei Produkten und Dienstleistungen zusammengefasst. In Branchen wie der Autoindustrie, der Luft- und Raumfahrt oder Medizintechnik ist Qualitätsmanagement – kurz QM – Vorschrift. Gleiches gilt für Teilbereiche des Gesundheitswesens oder der Lebensmittelindustrie.
Qualitätsmanagement-Systeme standardisieren Prozesse oder führen Qualitäts-Mindeststandards ein. Sie dienen der Effizienzsteigerung oder Qualitätssicherung. Zertifiziert werden QM-Systeme nach internationalen Normen wie EN ISO 9001ff für Mindestanforderungen, bewertet durch Audits von Organisationen wie den TÜV's. Diese Normen werden oft in der Werbung verwendet. Sie sagen jedoch nichts über die tatsächliche Qualität der Produkte aus, sondern lassen lediglich Rückschlüsse über die Qualität des Herstellungsprozesses zu.
In Organisationen wie Franchise-Systemen werden QM-Systeme zur Selbstbewertung und zu Betriebsvergleichen eingesetzt, etwa beim Benchmarking innerhalb des Netzwerkes. Sie geben den einzelnen Partnern damit die Möglichkeit, sich an den besten Betrieben innerhalb ihres Franchise-Systems zu orientieren und zu messen.
Organisation in Franchise-Netzwerken
Franchise-Systeme sind Netzwerke selbstständiger Unternehmer. Doch im Unterschied etwa zu genossenschaftlich organisierten Strukturen ist Franchising keine gänzlich gleichrangige Partnerschaft. Es besteht eine hierarchische Struktur mit dem Franchisegeber beziehungsweise der von ihm betriebenen Systemzentrale an der Spitze.
Der Franchisegeber hat alle gewerblichen Schutzrechte inne – vom Markennamen über das Corporate Design bis hin zu eventuellen Patenten oder Gebrauchsmustern. Der Franchisenehmer ist nicht nur berechtigt, sondern per Franchise-Vertrag und Administrations-Manuals auch verpflichtet, die Vorgaben des Systems 1:1 zu übernehmen und umzusetzen.
Die Ablauforganisation eines Franchisesystems spiegelt die Arbeitsteilung im Netzwerk wider. Viele administrative Aufgaben wie Einkauf, Marketing oder Organisation übernimmt die Zentrale. Dies gibt den Franchisenehmern vor Ort die Möglichkeit, mehr Manpower für Verkauf und Kundenbetreuung einzusetzen. Außerdem ist die Zentrale für Know-how-Transfer, sprich Aus- und Weiterbildung der Franchisenehmer und ihrer Mitarbeiter während der Gründung und im laufenden Geschäftsbetrieb zuständig.
Fazit: Unternehmensorganisation von der Gründung an
Die wichtigsten Strukturen im Unternehmen sollten schon in der Phase der Vorbereitung einer Existenzgründung festgelegt sein – beginnend mit der Definition der Arbeitsabläufe. Auf dieses Fundament kann das Unternehmen seine Organisation aufbauen und strategisch gezielt wachsen. Wer sich für eine Franchise-Gründung entscheidet, ist von vornherein in eine funktionierende Infrastruktur eingebunden, hierarchisch wie operativ.
