Personalwesen: Darauf sollten Sie als Unternehmer achten

Personalwesen: Wie finde ich die passenden Mitarbeiter?

Existenzgründer schaffen Jobs – so lautet eine landläufige Formel. Großenteils fälschlicherweise, denn: Viele Existenzgründungen beginnen als Einzelunternehmen. Laut KfW Gründungsmonitor 2017 schufen Neugründer im Jahr 2016 beim Geschäftsstart durchschnittlich nur 0,4 Vollzeit-Arbeitsplätze. Rund 80 Prozent starteten ohne Angestellte – als Solisten oder in Gründungsteams.

Wächst das Unternehmen jedoch, kommt das Personalwesen ins Spiel: Ohne qualifizierte Fachkräfte wäre die Arbeit schnell nicht mehr zu stemmen und die gesteckten Ziele wären nicht mehr erreichbar. Doch welche und wie viele Mitarbeiter benötigt jeder Bereich? Und ab wann und wo ist Personalbeschaffung nötig? Professionellen Rat und Hilfe bieten unter anderem Unternehmensberatungen oder Spezialisten aus Personalwirtschaft und Human Resources. Meist reichen aber unternehmerisches Grundwissen und der "gesunde Menschenverstand".

Personalwesen beginnt mit dem Businessplan

Eine grobe Personalplanung ist bereits in den professionellen Businessplan einzuflechten. Geldgeber lassen sich nur überzeugen, wenn im Geschäftsplan nicht nur Geschäftsidee, Marktdaten oder Marketing-Grundzüge enthalten sind, sondern auch das Unternehmensziel und dessen Umsetzung. Hierfür muss ersichtlich sein, welche Aufgaben zu erfüllen und welche Positionen wann und durch welche Arbeitskräfte zu besetzen sind.

Bei der Frage nach dem Wann dient die geplante kurzfristige sowie mittel- und langfristige Umsatz- und Ertragsentwicklung als Leitlinie für Management und Personalwesen. Der Planungshorizont von Businessplänen umfasst in der Regel die ersten drei Jahre. Die Einstellungs-Zeitpunkte, die Mitarbeiterzahlen und die Kosten für den Personaleinsatz sind zu kalkulieren. Ist der Kreditrahmen gewährt, beginnt die konkrete Personalplanung anhand der Ressourcen, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen.

Braucht jeder Existenzgründer Personal?

Wenn Existenzgründungen als Einzelunternehmen starten, heißt das, der oder die Gründer übernehmen zunächst alle Aufgaben selbst. Oder sie kaufen sich die Leistungen externer Spezialisten im Outsourcing ein. Typische Beispiele hierfür sind Freiberufler oder Gründer von Onlineshops. Sie beauftragen Webdesign oder Programmierung als Agenturleistungen.

Gründungs- oder Gründerteams sind Teams von Partnern und nicht Angestellten. Mit ihnen holen sich die Gründungs-Initiatoren ergänzende unternehmerische Fähigkeiten und Kompetenzen in ihr Vorhaben. Dies kann gegen eine Vergabe von Geschäftsanteilen oder Beteiligungen geschehen. An manchen Start-ups werden Business Angels beteiligt, die unternehmerische Erfahrung sowie Kapital einbringen. Eine weitere Möglichkeit bieten Joint Ventures.

Personal für steigende Nachfrage

Die komplexe moderne Arbeitswelt stellt Gründer vor immer größere Herausforderungen im Bereich Personalwesen. Wer kennt sich schon im Detail mit Steuerrecht, Finanzierungsfragen oder Management-Methoden aus? Welcher Buchhalter hat schon im Vertrieb oder im Marketing gearbeitet – und umgekehrt? Fähigkeiten, die der Gründer nicht oder nur unzureichend selbst beherrscht, müssen über Personal-Recruitment ins Unternehmen geholt werden.

Ob Ladengeschäft, Restaurant oder Anwaltskanzlei: Eine Firma wie diese kann ihren Geschäftsbetrieb kaum ohne Mitarbeiter aufnehmen. Sie benötigt Servicekräfte, Bürofachangestellte oder Mitarbeiter im Bereich Verkauf, Produktion und Auftragskoordination. Wenn schon mit dem ersten Kundenansturm Engpässe, Wartezeiten oder Lieferschwierigkeiten entstehen, kann der Ruf des Unternehmens nachhaltig geschädigt werden.

Existenzgründer suchen sich ihre Mitstreiter der ersten Stunde oft in der Familie oder im Freundeskreis. Doch über kurz oder lang benötigen sie Fachkräfte für Marketing, Controlling, Buchhaltung, Vertrieb, Kundenservice oder Produktion. Nach einer Bedarfsplanung gilt es, geeignetes Personal zu suchen und zu verpflichten.

Personalkosten-Planung

Die Personalkostenplanung ist integraler Bestandteil im Finanzierungsplan jeder Existenzgründung. Wer sich aus einem Angestelltenverhältnis heraus selbstständig macht, sollte beachten: Zum Bruttogehalt des Arbeitnehmers kommen noch die Sozialversicherungsabgaben hinzu, der Arbeitgeberanteil. Außerdem muss der Gründer oder Geschäftsführer seine Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden.

In der Startphase und bei Kleinunternehmen können Aufgaben und Tätigkeiten an freie Mitarbeiter ausgelagert werden, die auf Honorar- statt Gehaltsbasis arbeiten. Werden Freiberufler wie etwa Blogger oder Grafikdesigner verpflichtet, fallen Abgaben an die Künstlersozialkasse an. Die Arbeitszeiten und die Entlohnung lassen sich nach Aufwand abrechnen oder als Fixa über Dienstleistungsverträge z.B. mit festgelegten Monatsstunden regeln. Daneben können viele Tätigkeiten auch kostengünstig in Teilzeit-Arbeit oder als Mini-Jobs ausgeübt werden. In vielen Branchen können zudem Leiharbeiter eingesetzt werden, etwa um Produktionsspitzen abzufangen.

Personal-Suche: die Nadel im Heuhaufen?

Bürokauffrau ist nicht gleich Bürokauffrau: In jedem Unternehmen fallen andere Tätigkeiten an. Daher muss das Personalmanagement für jede Stelle ein exaktes Stellenprofil und daraus ein Anforderungsprofil erstellen. Anhand des Anforderungsprofils in Stellenanzeigen können Bewerber ihre Erfahrungen und Fähigkeiten mit den Gesuchten abstimmen. Je präziser dies möglich ist, desto qualifizierter fallen die Bewerbungen aus. Hilfe zur Definition von Stellenprofilen bieten Dienstleister für Personalplanung und Personalentwicklung, zum Beispiel Personal-Agenturen. Sie geben auch Tipps und führen Trainings durch, wie Vorstellungsgespräche zu führen und welche Fragen dabei zielführend sind.

Bis wann müssen die Schlüsselpositionen besetzt sein? Wie viele Mitarbeiter werden für welche Aufgaben benötigt? Erste Ansätze für die Kernfragen im Personalwesen bietet, wie eingangs beschrieben, der Businessplan. Doch sollte die Personalentwicklung nach dem Geschäftsstart an den tatsächlichen Bedarf angepasst werden. Hierbei gilt es auch, den Zeitrahmen für die Suche und Rekrutierung zu berücksichtigen: Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann kein Unternehmer erwarten, dass qualifizierte Mitarbeiter vor den Werkstoren Schlange stehen. Manche Stellen lassen sich erst Monate nach der Ausschreibung adäquat besetzen.

Personalwesen und Recruiting können vielfach auch ausgelagert werden. Bei der Stellenbesetzung bieten Personalagenturen ihre Dienste an. Häufig haben sie Bewerber im Portfolio, die auf Arbeitssuche sind oder insgeheim nach neuen Herausforderungen suchen. Leitende Mitarbeiter können auch über Headhunter gesucht werden, die Personal gegen Provision vermitteln.

Welche Anforderungen muss Personal heute erfüllen?

Arbeitsteilung prägt die moderne Arbeitswelt in steigendem Maße. Hierarchische Strukturen verschwinden, die Teammitglieder übernehmen zunehmend Management-Aufgaben. Anstelle eines kleinen Bereichs sind sie für die Abwicklung kompletter Prozesse zuständig und koordinieren sie selbstständig untereinander.

Mit der Eigenverantwortung steigen die Anforderungen an die kommunikativen und organisatorischen Fähigkeiten. Außerdem sollten sich die Mitarbeiter in Zeiten von Digitalisierung oder Industrie 4.0 neuen Innovationen gegenüber aufgeschlossen zeigen und mit eigenen kreativen Vorschlägen zur Entwicklung des Unternehmens beitragen.

Vorteil im Recruiting: die Arbeitgeber-Marke

In Zeiten des Fachkräftemangels entscheidet der Ruf eines Arbeitgebers auf dem Markt und in der Branche mit über erfolgreiche Stellenbesetzungen. Employer Branding heißt das Zauberwort des Personalwesens: Wer im Kampf um die besten Köpfe die Nase vorn haben möchte, muss sich als Arbeitgebermarke positionieren.

Natürlich kann ein Start-up-Unternehmen als Arbeitgeber in Personalführung, Personalentwicklung und Human Resources keine Konzernstrategien verfolgen. Ein Existenzgründer wird selten flexible Arbeitszeiten, Heimarbeit oder andere Work-Life-Balance-Möglichkeiten bieten können. Auch für Beförderungen, Teambuilding-Events, ständige Programme zur Weiterbildung oder finanzielle Anreize fehlen kleinen Unternehmen die Ressourcen.

Trotzdem kann auch ein frisch gestartetes Unternehmen die Loyalität seiner Mitarbeiter fördern. Flache Hierarchien und kurze Wege sind ein Pluspunkt. Vor allem die Arbeitsatmosphäre zählt. Mitarbeiter möchten nicht angewiesen, sondern motiviert oder begeistert werden. Ein kleines Unternehmen kann ein familiäres Arbeits-Ambiente schaffen. Anders als in Großfirmen lassen sich die notwendigen Strukturen für ein zwangloseres Personalmanagement und zeitgemäße Personalführung schnell einführen und anpassen.

Erfolgreiches Employer Branding ist keine Maßnahme, sondern ein nie endendes Projekt. Etabliert sich das Unternehmen als beliebte Arbeitgebermarke, erhält es qualifizierte Bewerbungen und wird sich manche teure Stellenanzeige samt des zeitaufwändigen Recruiting-Prozesses sparen können.

Fazit: Personal strategisch planen

Nicht jede Existenzgründung benötigt von Anfang an Mitarbeiter. Tätigkeiten, die der Gründer nicht selbst beherrscht, können gegebenenfalls ausgelagert werden. Doch wachsen das Unternehmen und die Aufgaben, benötigt es die entsprechende Manpower. Jedoch erschwert und verteuert sich die Rekrutierung in Zeiten des Fachkräftemangels. Sie gestaltet sich zeitaufwändiger. Deshalb gehört eine mittelfristige und grundsätzliche Personal- und Kostenplanung schon zum Unternehmensstart.

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