Mehr Struktur: Zeitmanagement für Selbstständige

Gutes Zeitmanagement heißt: an einem Tag alle gesetzten Aufgaben zu erledigen. Doch ständig kommt etwas dazwischen, das Telefon klingelt am laufenden Band oder ein spontanes Meeting steht an. Jungunternehmer haben auch im Bereich Franchise viel zu lernen. Während der Businessplan steht und das Unternehmen einem gewissen Rahmen unterliegt, haben sich Gründer als Führungsperson selbst zu strukturieren. Ein optimiertes und durchdachtes Zeitmanagement hilft, die ersten Hürden im selbstständigen Arbeitsalltag zu meistern. 

1. To-do-Liste anlegen und Zeit definieren 

Zeit ist eine wichtige Ressource im Berufsleben für mehr Erfolg und Produktivität. Allerdings handelt es sich um ein eher weltliches Konzept, denn das menschliche Gehirn kennt für seine Abläufe keine Uhr. Kommen Stress und ein großer Berg an Aufgaben hinzu, wird die Zeit oft falsch ein- und die persönlichen Fähigkeiten überschätzt. Das Ergebnis: Gründer nehmen sich gerade zu Beginn der Selbstständigkeit zu viel vor. Abhilfe schafft eine wirklich realistische Zeitplanung mithilfe einer To-do-Liste. Die Aufgaben sollen aber nicht nur notiert, sondern auch mit einem Zeitaufwand dahinter vermerkt werden. 

Beginnt also ein Arbeitstag mit 8 Stunden, so bleiben realistisch meist nur 5-6 Stunden als reine Arbeitszeit. Der Rest muss für Verzögerungen oder unvorhergesehene Dinge eingeplant werden. Pro Woche sind es also nur 25-30 Stunden, die sich auf diese Weise fest verplanen lassen. Gerade jungen Menschen fehlt an diesem Punkt die Arbeitserfahrung, welche Aufgaben wie viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie sollten mit einem noch größeren Puffer planen. Ist die Liste abgearbeitet, folgt der realistische Abgleich: 

• Hat die Planung gestimmt oder muss sie für kommende Woche korrigiert werden? 
• Vielleicht gibt es auch Aufgaben, die sich mit der Zeit und einer gewissen Routine schneller erledigen? 
• Eine To-do-Liste ist deshalb pro Tag anzulegen. 

2. Organisation mit Wochenplan 

Eine gute Ergänzung zur täglichen Struktur ist der Wochenplan. Auch hier gilt: Unvorhergesehenes lässt sich schwer kalkulieren, gehört aber dazu. Ein bis zwei Blöcke sind für organisatorische Aufgaben zu reservieren. Bestenfalls werden diese Blöcke an die Randzeiten gesetzt oder an das Ende der Arbeitszeit. Damit bleibt die Produktivität über den Tag hinweg gut erhalten für die dringenden oder wichtigen Dinge. Ein typischer Morgenmensch besitzt am Vormittag seine produktivste Phase. Über den Mittag ist auch vom Biorhythmus her eine kleine Pause vorgesehen. Am Nachmittag nimmt die Welle nochmals Fahrt auf und flacht dann am Abend komplett ab. Kleinere oder weniger denkintensive Aufgabenbereiche sind deshalb in die Randzeiten zu legen, also kurz vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend. 

Wichtig bei all der Planung: die eigene Flexibilität. Pläne dürfen neu durchdacht und Aufgaben repositioniert werden. Sie dienen nur als Richtlinie und sollten kein Muss darstellen. Statt sich unter Druck zu setzen, könnte ein Zeitmanagement Seminar, wie das der Dr. G. Kitzmann Akademie helfen. In solchen Seminaren wird beispielsweise die ALPEN-Methode vermittelt oder dabei geholfen, die Prioritäten richtig zu setzen. 

3. Prioritäten setzen und Delegieren 

Jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft hat am Tag nur eine bestimmte Arbeitszeit zur Verfügung. Hier ist es wichtig, die eigenen Aufgaben sowie ihre Dringlichkeit zu kennen. Das verhindert, sich in unwichtigen Sachen zu verzetteln und den Fokus zu verlieren. Prioritäten teilen die anstehenden Aufgaben ein: 

• Wichtig und Eilig – sofort erledigen 
• Wichtig und nicht eilig – auf die To-Do-Liste 
• Unwichtig und Eilig – am besten Delegieren 
• Unwichtig und nicht Eilig – in die Wiedervorlage 

In Fachkreisen wird dies als Eisenhower-Prinzip bezeichnet. Unwichtige oder nicht eilige Aufgaben landen nicht immer gleich im Papierkorb. Sie spielen aber für das aktuelle Aufkommen keine Rolle und eigenen sich für die Wiedervorlage. Sind die Aufgaben etwas eiliger, aber weniger wichtig, brauchen sie nicht von der Führungskraft umgesetzt werden. Gründer und Selbstständige müssen lernen, Arbeiten abzugeben und zu delegieren. Hier ist die Vertrauensbasis zum Team sehr wichtig. Alle wichtigen To-Dos kommen dann auf bereits erwähnte Liste und eilige Aufgaben gehören an oberste Stelle. Mit diesem Prinzip stürzt kein großer Haufen auf den Schreibtisch, sondern die Prioritäten klären sich fast von selbst. Wichtige Zeit ist gewonnen. 

4. Prokrastination vermeiden 

Jeder große Arbeitsaufwand ist früher oder später mit der Prokrastination verbunden. Statt Aufgaben zu verschieben, helfen klare Strukturen. Selbstständige beginnen den Tag am besten mit den wichtigen Punkten. Zur Auflockerung sollten jedoch kleine Tätigkeiten oder Kommunikationsblöcke dazwischengeschoben werden. Am besten hat sich dieser Wechsel bewährt: 

Fokus – Organisation – Kommunikation 

Ein produktiv angelegter Arbeitsplatz ist frei von jeder Ablenkung und verhindert die Prokrastination automatisch. Feste Ankerpunkte oder Gewohnheiten helfen, den Fokus zu finden und das eigene Gehirn zu triggern. Das kann der Kaffee am Morgen sein oder auch ein Lieblingslied, das zu Arbeitsbeginn bei der Organisation des Tages unterstützt. Das Gehirn weiß nun: jetzt geht es los. In einem strukturierten Büro mit Denkatmosphäre fällt das merklich leichter. 

5. Abarbeiten in Teilschritten 

Meist liegen mehrere Projekte auf dem Schreibtisch mit gleicher Wichtigkeit. Prioritäten lassen sich hier nur schwer vergeben. Alles muss erledigt werden. Statt ein wirres Multitasking an den Tag zu legen, bieten sich Teilschritte an. Das heißt, am Vormittag startet die Arbeit mit einem Projekt, anschließend gibt es einen kurzen Zwischenstand oder eine Kommunikationsrunde zum nächsten Projekt und am Nachmittag ist Zeit für einen weiteren intensiven Fokus. An zwei bis drei Tagen werden also mehrere Aufgaben vorangebracht. Bevor sich Gründer in Feinheiten eines Projektes verlieren, sollte gestaffelt gearbeitet werden. Jede Aufgabe besitzt eine ruhigere Planungsphase oder braucht vielleicht die Kommunikation mit anderen. Das Staffeln von mehreren Projekten bringt automatisch mehr Abwechslung in einen trotzdem sehr effektiven Tag. Das Gehirn zeigt natürliche Ermüdungserscheinungen, wenn es sich zu lange mit nur einer Sache befasst. 

Wichtig: Wer mit über 5 Aufgaben gleichzeitig jongliert, plant falsch. Statt also immer neue Aufgaben anzunehmen, müssen Projekte in gewisser Zeit abgeschlossen werden.

6. Stopp bei Überlastung 

Die Aufgaben türmen sich und die Überlastung ist nah? Dann hilft ein klares Nein. Ein überlastetes Gehirn kann keine Aufgaben mehr priorisieren und fühlt sich in seiner Denkleistung blockiert. In Stresssituationen hilft deshalb eine kurze Entspannung. Auch Führungskräfte dürfen eine Pause machen, sich hinlegen oder eine kurze Auszeit nehmen. Manchmal bringt der Abstand wieder eine neue Sichtweise auf Projekte. Statt sich selbst unter Druck zu setzen und die eigene Leistungsfähigkeit zu hinterfragen, steigert sie sich in den Pausen von selbst. Vielleicht war die letzte Aufgabe nicht so wichtig wie gedacht oder es entsteht neue Kraft, ein längst überfälliges Projekt abzuschließen? Ein gutes Pausenmanagement steigert die Produktivität und ist ebenso wichtig wie die reine Arbeitszeit. 

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