Was bedeutet Buchführung? (Definition)

Was ist eigentlich Buchführung?

Die Buchführung erfasst und dokumentiert alle Geschäftsvorgänge eines Unternehmens in Zahlen und macht sie nachvollziehbar. Durch die Buchführung wird jede Transaktion in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet. Für viele Unternehmen besteht Buchführungspflicht bzw. Pflicht zur doppelten Buchführung. Eine umfangreichere Form der Buchführung ist die Finanzbuchhaltung – kurz FiBu. 

Was bedeutet Buchführung? (Definition)

Die Buchführung hält alle Transaktionen schriftlich oder maschinell/elektronisch fest und ordnet sie Konten zu. Die Transaktionen oder Geschäftsvorgänge reichen von den Wareneingängen und Warenausgängen über die offenen Posten und Forderungen, die laufenden Kosten und Lohnzahlungen bis hin zu den Steuern, die zu zahlen sind.

Der Begriff Buchführung wurde von den Kaufleuten des späten Mittelalters geprägt. Noch bis vor wenigen Jahren wurden die Eintragungen tatsächlich handschriftlich in Büchern erfasst (wörtlich: in Büchern geführt). Heute geschieht dies meist elektronisch mit Hilfe von Buchführungs-Software-Programmen.

Warum ist Buchführung wichtig?

Dem Unternehmer dient die Buchführung zur Übersicht der Außenstände und der Vermögenssituation sowie zur Liquiditätsplanung. Mit der Buchführung als Basis lässt sich auch der Unternehmenserfolg in Zahlen ermitteln. Außerdem dient die Buchführung als Grundlage der Steuererklärung – vor allem dann, wenn das Unternehmen der Buchführungs-Pflicht unterliegt.

Was ist die Buchführungspflicht?

Als Buchführungspflicht bezeichnet man die Verpflichtung zur sogenannten doppelten Buchführung oder kaufmännischen Buchführung (Definition Doppelte Buchführung siehe unten). Sie besteht für alle Unternehmer, die laut Handels- und Steuerrecht als Kaufleute gelten. Dies umfasst alle Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sowie alle Gewerbetreibenden oberhalb einer bestimmten Gewinngrenze.  

Was versteht man unter Buchführungspflicht?

Die Buchführungspflicht ist ist eine gesetzliche Vorschrift, die bestimmten Unternehmen die kaufmännische oder doppelte Buchführung verordnet. Von der Buchführungspflicht betroffen sind Kapitalgesellschaften, die einen Jahresabschluss oder eine Bilanz vorlegen müssen. Die Buchführungspflicht gilt nicht für Unternehmen wie Kleingewerbetreibende oder Freiberufler, deren Jahresumsatz unter 600.000 bzw. Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegt.

Buchführungspflicht: die Pflicht zur doppelten Buchführung

Bei der doppelten Buchführung wird jeder Zahlungsein- und -ausgang in einem Hauptbuch und in einem zweiten, sach-, kunden- oder auftragsbezogenen Buch oder Konto dokumentiert. Die doppelte Buchführung mündet in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für die Steuererklärung und den Jahresabschluss.

• Lesen Sie ausführliche Informationen über Buchhaltung, Buchführungspflicht und Finanzbuchhaltung in unserem umfangreichen Franchise-Glossar-Artikel „Buchführung“.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Wie oben beschrieben gilt die Buchführungspflicht prinzipiell nur Vollkaufleute bzw. Kapitalgesellschaften. Die Untergrenze, ab welcher jeder Gewerbetreibende zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, beträgt 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn im Vorjahr. Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss auch einen Jahresabschluss (bzw. als AG eine Bilanz) erstellen.

Bei Freiberuflern, Kleingewerbetreibenden oder Unternehmern, die die oben beschriebene Umsatz- oder Gewinngrenze nicht überschreiten, reicht eine einfache Buchführung mit allen Einnahmen, Ausgaben und Steuern. Aus ihnen wird eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt. Sie dient als Basis für die Gewinnermittlung, welche dem Finanzamt mit der jährlichen Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung vorzulegen ist.

• Siehe auch Kleinunternehmerregelung

Was ist doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung erfasst alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in mindestens zwei sogenannten Büchern, besser gesagt Konten. Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorgang außer im Hauptbuch für alle Zahlungseingänge und -ausgänge auch in mindestens einem weiteren, sachbezogenen Buch mit Trennung in Soll und Haben verzeichnet.

Durch die doppelte Buchführung werden neben den Einnahmen und Ausgaben auch andere Sachzusammenhänge sichtbar, etwa Geschäftsabläufe mit einzelnen Kunden, Auftragsabwicklungen oder Vermögensstände. Die doppelte Buchführung liefert die Grundlage für die Gewinnermittlung und die Bilanz bzw. den Jahresabschluss.

Die doppelte Buchführung wird auch als kaufmännische Buchführung oder Doppik bezeichnet. Im Venedig des späten Mittelalters entstanden, hat sich die doppelte Buchführung nördlich der Alpen unter anderem durch das seinerzeit übermächtige Bank- und Handelshaus der Fugger verbreitet. Jakob Fugger der Reiche gilt als Initiator der Doppik in Deutschland.

Die doppelte Buchführung ist verbindlich für alle Unternehmen, bei denen Umsatzsteuer- und Buchführungspflicht besteht. Dies gilt auch für Franchisenehmer mit Buchführungspflicht, da sie trotz identischem Geschäftsmodell und einheitlichem Erscheinungsbild im Netzwerk selbstständige Unternehmer sind. 

Doppelte Buchführung, vielfacher Aufwand?

Die doppelte Buchführung ist wesentlich komplexer als die einfache Buchführung, bei der lediglich Einnahmen und Ausgaben zu verzeichnen sind. Die Zuordnung zu verschiedenen Büchern und Geschäftsvorgängen musste früher mit viel Aufwand handschriftlich geschehen. Moderne Buchführungssoftware übernimmt sie meist automatisch. 

Doppelte Buchführung: Welche Bücher gibt es?

Man unterscheidet in der doppelten Buchführung zwischen dem Grundbuch oder Journal, dem Hauptbuch sowie den Nebenbüchern. Das Grundbuch verzeichnet alle Buchungen und Belege chronologisch mit Datum, Betrag und Bezeichnung des Geschäftsvorgangs und trennt sie in ein Soll- und Haben-Konto.

Den Abschluss des Grundbuches bildet die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR. Im Hauptbuch ordnet der Unternehmer oder Buchhalter die Vorgänge Sachwerten wie Vermögen, Verbindlichkeiten oder Steuern zu. Der Abschluss des Hauptbuches bildet die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) als Basis zum Jahresabschluss oder zur Bilanz. Mittels des Hauptbuches werden auch Einkommensteuer, Gewerbe- oder Körperschaftssteuer ermittelt.

Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher

Je nach Art und Größe des Unternehmens werden mehrere Nebenbücher benötigt. Zu ihnen zählt zum Beispiel die Kontokorrentbuchhaltung, auch Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung genannt. Sie hält den Geschäftsverkehr mit Kunden und Lieferanten fest. In der Lohn- und Gehalts-Buchhaltung werden die Personalkosten vorausberechnet. Die Lagerbuchhaltung erfasst Bestände sowie Warenein- und Ausgänge. Die Anlagenbuchhaltung zeichnet Zukäufe, Veräußerungen und Abschreibungen des Anlagevermögens auf. Auch das Wechselbuch und Kassenbuch zählen zu den Nebenbüchern.

Buchführungspflicht erfordert Expertenwissen

Trotz moderner Buchführungs-Software ist die doppelte Buchführung eine komplexe Aufgabe. Sie erfordert in der Regel Fachpersonal, sprich Buchhalter oder externe Dienstleister, da sie für die wenigsten Unternehmen zum Kerngeschäft gehört. Eine Reihe an Franchise-Systemen haben sich darauf spezialisiert: Sie bieten Lohn- und Finanzbuchhaltung im Outsourcing an. Einige, die derzeit neue Franchisepartner suchen, sind in der virtuellen Franchise-Messe unter der Branche Büro-Service & Drucksachen zu finden. 

Besteht Buchführungspflicht für Franchisenehmer?

Franchisenehmer unterliegen der Buchführungspflicht, sofern sie nicht als Kleingewerbetreibende gelten. In der Regel erhalten sie das grundsätzliche Know-how zur Buchführung im kaufmännischen Teil der Grund- und Aufbauschulung vermittelt. Franchising gilt auch in diesem Punkt als „Unternehmerschule“ für Gründer, die sich erstmals selbstständig machen.

Wer macht die Buchführung im Franchising?

Da Franchisenehmer selbstständige Unternehmer sind, ist prinzipiell jeder einzelne für die Buchführung seines Betriebes verantwortlich. Viele Franchisegeber bieten Unterstützung bei der Buchführung als Teil des Leistungspakets der Franchise-Zentrale an. In manchen Franchise-Systemen übernimmt die Zentrale sogar das Rechnungswesen samt Mahnwesen komplett. Dann erhält der Kunde die Rechnung nicht vom Franchisenehmer, sondern quasi vom Franchisegeber. Dieser übermittelt dem Franchisenehmer die Provision aus den Umsätzen – zum Beispiel die Einnahmen abzüglich der Franchisegebühren. 

Was ist die Buchhaltung?

Buchführung und Buchhaltung werden bisweilen synonym benutzt. Bei genauerer Differenzierung unterscheidet man jedoch zwischen der Buchführung – als Tätigkeit – und der Buchhaltung als Unternehmensabteilung. Die Abteilung übt die Tätigkeit der Buchführung aus; sie verrechnet und bilanziert zumeist auch. Die ausübenden Personen heißen Buchhalter. 

Jedoch besitzt nicht jedes Unternehmen eine eigene Buchhaltungs-Abteilung. Viele Unternehmer mit meist kleineren Firmen erledigen die Buchführung selbst. Andere lagern sie aus und beauftragen externe Dienstleister wie Buchführungsbüros oder Steuerberater.