Existenzgründung im Franchise: Welche steuerlichen Aspekte sind zu berücksichtigen?

Jede Selbstständigkeit ist für den Existenzgründer mit Vor- und Nachteilen verbunden. Kann man sich auf der einen Seite das Arbeitsumfeld und den Arbeitsbereich selbst aussuchen, geht man auf der anderen Seite ein Unternehmensrisiko ein. Dieses kann im Insolvenzfall zum Wegfall der Existenzgrundlage führen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jede Existenzgründung sorgfältig vorbereitet wird. Wichtige Fragen ergeben sich hinsichtlich der steuerlichen Aspekte, die bei einer Existenzgründung zu berücksichtigen sind.

Die ersten Schritte einer Existenzgründung

Hat man sich mit den wesentlichen Fragen einer Existenzgründung vertraut gemacht, führt der erste Weg zu den Behörden. Da es sich bei dem Franchising um eine gewerbliche Tätigkeit handelt, muss die Selbstständigkeit beim zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden.

Der zweite Weg führt zum Finanzamt. Für die Meldung füllt der zukünftige Unternehmer den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Hier gibt er z. B. an, wo sich sein betrieblicher Standort befindet und in welcher Rechtsform das Unternehmen am wirtschaftlichen Verkehr teilnehmen soll. Abhängig von den gemachten Angaben erfolgt die spätere Veranlagung zur Einkommensteuer oder zur Körperschaftsteuer.

Die gewählte Rechtsform entscheidet darüber, ob man einkommensteuerpflichtig ist oder das Unternehmen zur Körperschaftsteuer veranlagt wird. Bei der Gründung einer GmbH wird der Jahresgewinn nach aktuellem Stand mit 15 % Körperschaftsteuer besteuert.  

Beabsichtigt der Unternehmer Mitarbeiter einzustellen, muss er dies ebenfalls in dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben. Ein Unternehmen, das zur Lohnsteuer veranlagt wird, muss regelmäßig (monatlich oder quartalsweise) Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Überdies muss auch eine Meldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erfolgen. Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, entscheidet sich nach der Branche, in der ein Franchiseunternehmen agiert.   

Welche Rechtsform ist für die Existenzgründung im Franchise geeignet?

Die Rechtsform ist das Rechtskleid, in dem ein Unternehmen auf dem Markt auftritt. Von dem Einzelunternehmen bis zur Aktiengesellschaft können die Gründer eines Unternehmens sich für eine bestimmte Rechtsform entscheiden. Aus den sich hier ergebenden Aspekten, die auch für die Besteuerung relevant sind, ergeben sich die folgenden Vor- und Nachteile der Rechtsformen:

• Wird das Franchiseunternehmen als Einzelbetrieb geführt, steht der Gewinn dem Inhaber allein zu. Dafür trägt auch nur er da gesamte Unternehmensrisiko.
• Wird eine offene Handelsgesellschaft (OHG) gegründet, muss der Gesellschaftsvertrag nicht durch einen Notar beurkundet werden. Dafür kann jeder Gesellschafter für die Gesamtschulden des Unternehmens haftbar gemacht werden.
• Soll das Franchiseunternehmen als Kommanditgesellschaft (KG) geführt werden, haftet der Teilhafter (Kommanditist) nur bis zur Höhe seiner Einlage. Für den Vollhafter gilt diese Haftungsbeschränkung nicht.
• Die Haftung  des Gesellschafters einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Als Ausgleich müssen die Gesellschafter ein Kapital beibringen, das bei mindestens 25.000 Euro liegt.

Welche Kosten sind steuerlich absetzbar?

Alle Aufwendungen, die der Franchise-Unternehmer aus betrieblichem Anlass aufwendet, mindern seinen steuerpflichtigen Gewinn. Neben der Miete für das Ladenlokal oder die Beiträge einer Betriebshaftpflichtversicherung zählen hierzu auch die Abschreibungen auf das Sachanlagevermögen und die Zinsen, die bei der Rückzahlung eines Kredites bezahlt werden müssen.

Schafft ein Franchise-Unternehmer sich ein Fahrzeug an, um dieses zu betrieblichen Zwecken zu nutzen, zählen die Aufwendungen zu den betrieblich veranlassten Kosten. Allerdings lässt der Gesetzgeber nicht zu, dass die Anschaffungskosten den Gewinn in einer Summe mindern. Sie müssen gleichmäßig über die Laufzeit der betrieblichen Nutzungsdauer verteilt werden. Bei einem Pkw hat der Gesetzgeber die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer auf sechs Jahre festgelegt.

Beispiel

Der Unternehmer schafft sich ein Fahrzeug an. Die Nettoanschaffungskosten belaufen sich auf 24.000 Euro. Diese müssen linear auf die Laufzeit der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer verteilt werden. Der Abschreibungsbetrag wird mit der folgenden Rechenoperation ermittelt:

Abschreibung = 24.000 Euro / 6 Jahre = 4.000 Euro  

Diese 4.000 Euro mindern den Gewinn im Jahr der Anschaffung und in den folgenden drei Geschäftsjahren.   

Für zusätzliche Investitionen nimmt der Unternehmer bei einer Bank oder einem Kreditinstitut einen Kredit auf. Die Zinsen, die in den Konditionen des Kreditvertrages berücksichtigt werden, zählen ebenfalls zu den betrieblich veranlassten Kosten. Hierbei ist allerdings streng darauf zu achten, dass das Geld ausschließlich für betriebliche Investitionen verwendet wird.

Die folgende Infografik verdeutlicht, wie ein Kredit steuerlich abgesetzt werden kann:  

Wie wird der Gewinn ermittelt?

Die Rechtsform, in der ein Franchiseunternehmen seine Tätigkeit aufnimmt, ist auch entscheidend für die Gewinnermittlungsart.

Solange ein gewerblich tätiger Einzelunternehmer einen Gewinn von unter 60.000 Euro (Umsatz unter 600.000 Euro) erzielt, ist er nicht buchführungspflichtig. Hier wird der Gewinn durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und der Betriebsausgaben ermittelt. Steuerlich wird dieses Verfahren als Einnahmen-Überschussrechnung bezeichnet. Kennzeichnend ist, dass Einnahmen und Ausgaben erst in dem Zeitpunkt berücksichtigt werden, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist.

Übersteigt der Gewinn die Grenze von 60.000 Euro oder wird das Unternehmen in der Rechtsform einer OHG oder einer GmbH geführt, ist der Inhaber zur Buchführung verpflichtet. Dies bedeutet, dass er regelmäßig eine Finanzbuchführung anfertigt und einmal jährlich eine Bilanz bei seinem Finanzamt einreicht.

Für die Aufstellung einer Bilanz gelten andere Vorschriften. Hier müssen neben einer periodengerechten Abgrenzung von Einnahmen und Ausgaben auch die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) beachtet werden. Zu den GoB zählt z. B. das Vorsichtsprinzip. Dieses besagt, dass vorhersehbare Verluste in einer Bilanz berücksichtigt werden müssen. Hinsichtlich eines Gewinns verlangt das Vorsichtsprinzip, dass dieser erst in einer Bilanz deklariert werden darf, wenn er tatsächlich realisiert wurde.  

Welche Steuern fallen bei einer Existenzgründung im Franchise an?

Zu den Steuern, die bei der Gründung eines Franchiseunternehmens anfallen, gehören:

• Einkommensteuer
• Körperschaftsteuer
• Gewerbesteuer
• Umsatzsteuer

Einkommensteuer

Zur Einkommensteuer wird ein Unternehmer veranlagt, wenn sein Betrieb als Einzelunternehmen oder als Personengesellschaft (OHG oder KG) geführt wird. In der Praxis wird der Gewinn aus dem Einzelunternehmen in die Einkommensteuererklärung übernommen. Nach der Berücksichtigung von Vorsorgeaufwendungen, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen und Steuerfreibeträgen, ergibt sich das zu versteuernde Einkommen. Auf Basis dieses Ergebnisses wird die Einkommensteuer festgesetzt.

Wer als OHG-Gesellschafter oder Teilhaber einer Kommanditgesellschaft seinen Gewinnanteil versteuern muss, trägt diesen in der Anlage G seiner Einkommensteuererklärung ein.   

Körperschaftsteuer

Wir das Unternehmen als GmbH geführt, unterliegt der Gewinn der Körperschaftsteuer. Diese beträgt zurzeit 15 %. Für die Veranlagung ist es notwendig, dass das Unternehmen eine Körperschaftssteuererklärung beim Finanzamt abgibt und die fällige Körperschaftsteuer termingerecht überweist.

Die Steuer wird mit dem Körperschaftsteuer-Bescheid festgesetzt. Ergeben sich aus diesem Dokument Fehler, die zu einer höheren Steuer führen, kann der Geschäftsführer der GmbH sich mit einem Einspruch wehren. Hierbei ist es wichtig, dass eine vorgegebene Frist eingehalten wird.    

Gewerbesteuer

Unabhängig von der Rechtsform wird ein gewerblich tätiges Unternehmen zur Gewerbesteuer veranlagt. Allerdings gibt es beim Einzelunternehmen und einer Personengesellschaft im Vergleich zur GmbH einen entscheidenden Unterschied: Der Einzelunternehmer und der Teilhaber einer Personengesellschaft profitieren von dem Gewerbesteuerfreibetrag. Dieser beträgt zurzeit 24.500 Euro. Der Gewinn einer GmbH ist vom ersten Euro an gewerbesteuerpflichtig.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird auf alle umsatzsteuerpflichtigen Lieferungen und sonstigen Leistungen erhoben. Für den Gründer eines Franchiseunternehmens ist die Kleinunternehmerregelung interessant. Diese kann er beantragen, wenn sein Unternehmen im laufenden Kalenderjahr einen Gesamtumsatz erwirtschaftet, der unter 50.000 Euro liegt. Die Kleinunternehmerregelung führt dazu, dass der Unternehmer keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweist und keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben braucht. Ein Kleinunternehmer ist nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Dies bedeutet, dass er sich die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer von seinem Finanzamt erstatten lassen kann.

Existenzgründung im Franchise: Welche weiteren steuerlichen Pflichten gilt es zu beachten?

Um die Abschlusszahlung zur Einkommensteuer oder zur Körperschaftsteuer in Grenzen zu halten, setzt das Finanzamt unterjährige Vorauszahlungen zur Einkommensteuer oder zur Körperschaftsteuer fest. Diese müssen vierteljährlich zu festen Terminen (10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember) entrichtet werden.

Die Festsetzung der Vorauszahlungen zur Einkommensteuer oder zur Körperschaftsteuer orientieren sich an dem Einkommen des Vorjahres. Entwickelt sich der Umsatz im Laufe des Jahres anders, kann das Unternehmen einen Antrag auf Herabsetzungen der Vorauszahlungen zur Einkommensteuer oder zur Körperschaftsteuer gelten. Auch hier ist es dem Unternehmen möglich, den Steuerbescheid mit einem Einspruch anzufechten.   

Die Gewerbesteuer-Abschlusszahlung wird ebenfalls unter Berücksichtigung der Vorauszahlungen endgültig festgesetzt. Hier gelten dieselben Regelungen wie in der Einkommensteuer oder in der Körperschaftsteuer.  

Führt das Unternehmen umsatzsteuerpflichtige Lieferungen aus und fällt es nicht unter die Kleinunternehmerregelung, ist es zur Abgabe von regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen verpflichtet. Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird die Umsatzsteuerschuld für einen Monat oder ein Quartal ermittelt. Hierzu werden sämtliche Umsatzsteuerbeträge mit den Vorsteuern verrechnet. Die Vorsteuern ergeben sich aus den Eingangsrechnungen des Unternehmens. Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, muss die Rechnung alle erforderlichen Angaben der §§ 14,14a Umsatzsteuergesetz enthalten. Ist dies nicht der Fall, weil z. B. die Steuernummer eines Lieferanten fehlt, ist das Finanzamt berechtigt, den Vorsteuerabzug zu versagen. Dies führt zu einer höheren Umsatzsteuerbelastung.  

Die Höhe der Umsatzsteuer wird von dem Unternehmer selbst ermittelt. Hierzu gibt er monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt ab. 

Beschäftigt ein Franchise-Unternehmer weitere Mitarbeiter, muss er sich um die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmern. Diese kann im eigenen Haus oder durch einen externen Dienstleister - z. B. ein Steuerbüro – durchgeführt werden.

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird auch der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung ermittelt. Dieser gehört für den Unternehmer zu seinen abzugsfähigen Betriebsausgaben. Hinsichtlich der Lohnsteuer übernimmt er die Haftung, wenn er diese nicht termingerecht an das Finanzamt abführt.  Außerdem ist der Unternehmer verpflichtet, die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt zu übermitteln. Dies muss spätestens bis zum 10. Tag des Monats erfolgen, der auf den Besteuerungszeitraum fällt.

Beispiel

Für die Lohnabrechnung September muss die Lohnsteueranmeldung spätestens bis zum 10. Oktober an das Finanzamt übermittelt werden.     

Eine weitere steuerliche Verpflichtung betrifft nur die Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft. Sie betrifft die Offenlegung des Jahresabschlusses.  Prinzipiell gilt hier, dass der Jahresabschluss einer mittelgroßen oder einer großen GmbH unverzüglich beim elektrischen Bundesanzeiger offengelegt werden muss. Der Gesetzgeber lässt dem Unternehmer aber eine Karenzzeit von 12 Monaten. Dies bedeutet, dass der Jahresabschluss zum 31. Dezember 2022 spätestens bis zum 31. Dezember 2023 offengelegt werden muss. Versäumt ein Unternehmer die Pflicht, kann gegen ihn ein Ordnungsgeld festgesetzt werden, das zwischen 2.500 Euro und 25.000 Euro beträgt.   

Mit der Erfüllung informiert ein Franchise-Unternehmer seinen Kunden und Geschäftspartner über die wirtschaftliche Situation seines Betriebes.

Foto von Joshua Mayo auf Unsplash