Autor: FranchisePORTAL-Redaktion
Zuletzt aktualisiert am: 09.12.2024
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Wer ein Unternehmen gründet, tritt in Vorleistung. Es muss nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld investiert werden, bis die ersten Aufträge eingehen oder die erste produzierte Ware verkauft werden kann. Viele Gründer nehmen erst einmal einen Kredit auf. Da in dieser Pionierphase viele Entscheidungen gleichzeitig getroffen werden müssen, bleiben unnötige Kostentreiber oft unerkannt. An einigen Stellschrauben können Gründer drehen, um die finanziellen Belastungen zu senken. Wer bei diesen Ausgaben genau hinsieht, kann in der Summe spürbare Einsparungen erzielen. In diesem Beitrag finden Unternehmensgründer Tipps, um auf sinnvolle Weise Kosten zu sparen.
1. Günstige Räumlichkeiten
Gründer verfügen oft nicht über die Mittel, um gleich repräsentative Büroräume mit Startup-Feeling anzumieten. Aber es ist auch nicht immer ein eigenes Büro erforderlich. Manch ein Gründer hat zu Beginn das Wohnzimmer zum Büro umgebaut. Wenn die unternehmerische Tätigkeit mit regelmäßigem Kundenkontakt verbunden ist, sollte zunächst ein kleines Büro oder ein kleiner Ladenraum angemietet werden. Sobald das Geschäft angelaufen ist, besteht dann die Möglichkeit, umzuziehen, zu expandieren oder Büroflächen zu kaufen. Die Büromieten sollten sorgsam verglichen werden. In Großstädten sind die Mieten im Zentrum für Gründer oft zu teuer. Wer ausschließlich Online-Produkte vertreibt, kann mit preiswert anzumietenden Räumlichkeiten am Stadtrand erheblich Kosten sparen. Bei regelmäßigen Kundenkontakten sollte dagegen auf eine gute Erreichbarkeit der Geschäftsräume geachtet werden.
Shared Office
Für Startups, die auf eine zentrale Lage angewiesen sind, kann daher das Shared Office eine sinnvolle Option sein. Dabei werden die Büroräume von mehreren Vertragspartnern genutzt. Ein Teil der Bürofläche wird dann separat von einzelnen Parteien verwendet, während ein anderer Teil als Gemeinschaftsraum zur Verfügung steht. Oft ist eine Partei der Hauptmieter des Shared Office. Dieser ist dann für die Grundausstattung verantwortlich. Wenn die anderen Parteien im Shared Office ebenfalls Unternehmensgründer sind, ergeben sich aus der Gemeinschaft oft Synergien durch den regelmäßigen Austausch.
Coworking
Eine weitere, in der Regel kostengünstigere Option ist das Coworking. Hierbei ist es im Unterschied zum Shared Office nicht erforderlich, die Räumlichkeiten langfristig anzumieten. Stattdessen steht es dem Startup zu, einen Schreibtisch und die IT-Infrastruktur zu nutzen. Mitunter wird auch der Anspruch auf Besprechungsräume zu bestimmten Zeiten vereinbart. Darüber hinaus können Sekretariatsleistungen im Sinne der Kosteneinsparung geteilt werden. Beim Coworking ist es allerdings nicht gewährleistet, jeden Tag im selben Büro zu arbeiten.
2. Ausstattung
Auch bei der Ausstattung hängen die Einsparpotenziale vom Umfang der Kundenkontakte ab. Wenn die Anschaffung von Möbeln erforderlich ist, sollte geprüft werden, ob für die nächste Zeit Gebrauchtmöbel ausreichen. Allerdings sollten Existenzgründer bei der Auswahl von Schreibtischen und Bürostühlen den betrieblichen Gesundheitsschutz berücksichtigen, um Fehlzeiten von Mitarbeitern zu vermeiden. Bei der IT-Infrastruktur sind die Einsparmöglichkeiten über das Modell des Coworking hinaus begrenzt. Denn eine funktionierende IT ist Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg. Kosteneinsparungen können durch die möglichst papierlose Organisation des Büros erzielt werden. Bei geringen Druckmengen können auch preiswerte Druckerpatronen gewählt werden.
3. Strategische Wahl der Rechtsform
Gründer stehen vor der Entscheidung zwischen einer Kapitalgesellschaft (zum Beispiel GmbH) und einer Personengesellschaft (zum Beispiel KG, OHG oder GbR). Viele wählen die GmbH als Rechtsform für ihre Firma. Mit Blick auf die Kosten sollten aber auch die GbR und die Anmeldung als Einzelunternehmen geprüft werden.
Unterschied zwischen Personengesellschaft und Kapitalgesellschaft
Bei einer Personengesellschaft haftet der Unternehmer mit seinem Privatvermögen. Dies bedeutet, dass bei ausbleibendem unternehmerischen Erfolg die Privatinsolvenz drohen kann. Bei einer Kapitalgesellschaft muss der Gründer eine Kapitaleinlage in Höhe von mindestens 25.000 Euro stemmen können. Die persönliche Haftung ist auf die Höhe dieser Kapitaleinlage begrenzt.
Kleinunternehmerregelung
Eine weitere Option ist die Kleinunternehmerregelung. Wer einen Jahresumsatz von maximal 17.500 Euro erzielt, ist von der Umsatzsteuerpflicht befreit. In diesem Fall kann der Unternehmer keine Vorsteuer geltend machen und darf auf den Rechnungen an die Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen. Für das erste Jahr nach der Gründung kann es vorteilhaft sein, sich als Kleinunternehmer anzumelden.
4. Steuern
Die Steuern sind ein Thema für sich. Hierbei ist es wichtig, gut informiert zu sein und sich qualifizierten Rat zu holen. Denn Versäumnisse können sich als erhebliche Kostenfaktoren herausstellen. Nach der Gewerbeanmeldung wird das Finanzamt automatisch informiert. Gleichwohl ist es sinnvoll, mit dem Finanzamt Kontakt aufzunehmen und sich nach der Steuernummer zu erkundigen. Diese wird für die Rechnungslegung gebraucht.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die grundsätzlich jeder Gewerbetreibender zu entrichten hat. Neben der Kleinunternehmerregelung existieren weitere Ausnahmen. Dienstleistungen von Ärzten oder Hebammen unterliegen nicht der Umsatzsteuerpflicht. Gleiches gilt für das langfristiges Vermieten und für Ausfuhrlieferungen. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss auf jeder Rechnung die Umsatzsteuer ausweisen, damit der Vorsteuerabzug vom Finanzamt gewährt wird.
Gewerbesteuer
Bei der Rechtsform der GbR und der GmbH fallen Einkommensteuern an. Ab einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro pro Jahr wird außerdem die Gewerbesteuer fällig. Wer den Betrieb in verschiedene Bereiche ( Buchführung, Personalabteilung etc.) aufteilt, kann unter bestimmten Umständen Gewerbesteuer sparen.
Steuervorauszahlung
Die Höhe der Steuervorauszahlung sollte angemessen sein. Ist diese zu hoch angesetzt, kann dies in der Testphase zu finanziellen Engpässen führen. Ist sie aber deutlich zu niedrig angesetzt, dann wird der Unternehmer irgendwann mit einem Bescheid über eine deutliche Steuernachzahlung überrascht.
Staatliche Förderprogramme und absetzbare Kosten
Durch die Teilnahme an staatlichen Förderprogrammen können Steuerermäßigungen wirksam werden. Hierzu zählt zum Beispiel die betriebliche Gesundheitsförderung und das Diensthandy. Freiberufler, die im Home Office tätig sind, können viele Ausgaben (Betriebsmittel, Büroausstattung) steuerlich absetzen. Auch Personengesellschaften können die Kosten für die Ausstattung geltend machen.
5. Energiekosten senken
In den vergangenen Jahren sind die Stromkosten kontinuierlich gestiegen. Durch eine energieeffiziente Büroausstattung, sparsames Heizen und das konsequente Ausschalten aller Geräte (nicht im Standby-Modus halten) lassen sich in der Regel noch nicht die ganz hohen Beträge einsparen. Für junge Unternehmer ist daher eine Photovoltaik-Anlage auf dem Dach eine weitere Möglichkeit, um Kosten zu sparen. Den Strom, der auf dem eigenen Dach produziert wird, kann das Unternehmen selbst verbrauchen. Der überschüssige Strom kann nach dem Erneuerbaren Energie Gesetz (EEG) eingespeist werden. Vor allem in der Mittagszeit erzeugt eine solche Anlage sehr viel Strom. Daher kann ein Stromspeicher eine zusätzliche Option sein. Denn dieser ermöglicht es, ungenutzten Strom aus den Spitzenzeiten zu speichern und dann später, beispielsweise am Nachmittag, zu nutzen.
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