3. Schritt: Die Eröffnung und der Start der eigenen Selbstständigkeit
Sind Businessplan, Finanzierung, Starthilfe und Gründungszuschuss unter Dach und Fach? Dann hat der Gründer nur den allerersten Schritt zurückgelegt. Denn von der Existenzgründung bis zum Geldverdienen ist es ein langer Weg. Wer erfolgreich sein möchte, muss seine Firma beim Start in die Selbstständigkeit nicht nur formell gründen und rechtlich absichern. Er muss sie gezielt aufbauen und strukturieren.
Geschäftsführung
Laut deutschem Recht ist der Terminus Geschäftsführung auf Personengesellschaften wie OHG oder GbR sowie auf Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) eingegrenzt. De facto wird die Bezeichnung Geschäftsführer jedoch in fast allen übrigen Fällen und Firmen-Rechtsformen auf Personen angewandt, die eine Firma gründen oder leiten.
Die Rechtsform ist für die Unternehmensgründung und die Geschäftsführung entscheidend. Statt einer GmbH mit einem oder mehreren Gesellschaftern können Jungunternehmer zum Beispiel eine OHG, UG oder GbR gründen. Bei diesen Formen von Personen- bzw. Kapitalgesellschaften verteilen die Gründer die Führung und Haftung auf mehrere Schultern. So mindern sie das Risiko für den Einzelnen. Vor dem Start in die Selbstständigkeit heißt es: Gründlich informieren, beraten lassen und alle in Frage kommenden Gesellschaftsformen studieren.
Wie leitet ein Selbstständiger seine Firma? Wie managt er Aufgaben und Teams im Arbeitsalltag? Moderne, erfolgreiche Unternehmer sind in den seltensten Fällen Einzelkämpfer oder autoritäre Herrscher. Wer heute eine Firma gründen und erfolgreich führen möchte, muss seine Mitarbeiter anleiten und motivieren können. Und zwar ebenso wie er seine Kunden zu überzeugen und zu begeistern hat. Erfolgreiche Unternehmer kooperieren, statt nur zu diktieren. Sie vertrauen auf ihr qualifiziertes Personal, delegieren Führungsaufgaben und überlassen ihren Mitarbeitern Verantwortung und Freiräume für eigene Entscheidungen. Sie sichern sich die Loyalität ihrer Teams durch gekonnte Menschenführung und Mitarbeiter-Förderung.
Kommunikation und Einfühlungsvermögen sind das A und O für all jene, die sich heutzutage selbstständig machen. Ihr Ziel heißt produktive Zusammenarbeit. Idealerweise sichert sich die Geschäftsführung Synergien, wie sie Kooperationen, Netzwerke oder Firmenzusammenschlüsse bieten.
Organisation
Zum Start in die Selbstständigkeit gehören Planung und Aufbau einer effizienten Organisation. Der Businessplan dient vor allem der Starthilfe einer Gründung und umreißt die Frage der Organisation allenfalls ansatzweise. Erst die sogenannten Organigramme und Prozessogramme geben Geschäftsführern, Mitarbeitern, Kunden und Partnern die notwendige Informationen zur Orientierung.
Zweierlei Formen sind zu unterscheiden: Die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation.
Die Aufbauorganisation regelt die vertikalen Informations- und Direktiven-Flüsse. Sie teilt das Unternehmen in Abteilungen, Teilbetriebe und Stellenbeschreibungen ein. Hieraus sind die Hierarchien und Abhängigkeiten ersichtlich. Grafisch wird sie in Form eines Organigramms dargestellt.
Die Ablauforganisation hingegen wird als horizontal beschrieben. Sie definiert, wie einzelne Aufgaben, Informationen und Prozesse durch das Unternehmen "fließen" und wie die Abteilungen ineinandergreifen. Anhand einer sogenannten Prozesslandkarte lassen sich diese Abläufe grafisch vereinfacht darstellen.
Sowohl die Aufbau- als auch die Ablauf-Organisation berücksichtigen auch externe Leistungen. Die meisten Unternehmen lagern Prozesse oder Aufgaben, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören, an Externe beziehungsweise spezialisierte Fremd-Dienstleister aus. Dieses Prinzip heißt Outsourcing. Es beginnt bereits mit der fast überall üblichen Steuerberatung und kann bis hin zur Logistik oder Produktion wichtiger Zuliefer-Artikel reichen.
In Unternehmens-Netzwerken wie etwa Franchise-Systemen gehört die systemtypische Arbeitsteilung zur Organisation. Sie muss klar geregelt sein. Hierbei übernehmen die Zentralen viele administrative Funktionen wie etwa Einkauf und Marketing. Ferner unterstützen sie die Partner-Betriebe durch ständigen Know-how-Transfer. Somit geben sie den Netzwerk-Betrieben vor Ort mehr Kapazitäten für das Kerngeschäft, sprich Produktion und Verkauf bzw. Serviceleistung am Kunden.
Tipps und Hilfe bei Fragen zur Organisation beim Start in die Selbständigkeit bietet u.a. die Beratung durch erfahrene Business Consultants.
Personalwesen
In der Fachterminologie der Betriebswirtschaft steht Personalwesen für die Rekrutierung und Bereitstellung von Arbeitskräften. Synonyme für Personalwesen sind Personal-Management (PM) oder Human Resource Management, kurz HR. Das Recruitment gehört zu den Kernaufgaben jeder Existenzgründung. In der Betriebspraxis wird der Begriff auf Personal- bzw. Mitarbeiter-Führung sowie Aus- und Weiterbildung ausgeweitet. Größere Firmen besitzen eine Personalabteilung, die sich um Beschaffung und Betreuung der Mitarbeiter kümmert.
Qualifiziertes Personal bildet das Rückgrat einer jeden Existenzgründung. Gerade in Zeiten des demografischen Wandels und des Fachkräfte-Mangels tun sich viele Gründer bei der Suche und Rekrutierung qualifizierter Mitarbeiter schwer. Einen Vorteil haben jene, denen es gelingt, ihr Business als sogenannte Arbeitgebermarke („Employer Branding“) zu positionieren. Als attraktiv gilt, wer sich durch gute Mitarbeiterführung auszeichnet. Ebenso aber auch durch Work-Life-Balance-Möglichkeiten und Fortbildungs-Angebote. Ein Zauberwort für Mitarbeiter heißt Karriere im Geschäft.
Generell lässt sich beobachten, dass sich zunehmend arbeitsteilige Strukturen gegenüber hierarchischen Modellen durchsetzen. Dabei bilden Mitarbeiter Teams, die komplette Prozesse abwickeln und deren Führungskräfte zunehmend Management-Aufgaben übernehmen.
Marketing
Im Volksmund wird Marketing häufig mit Werbung gleichgesetzt. Dabei ist Werbung nur das Endprodukt des Gesamtpaketes. Eine einfache Definition lautet: „Marketing ist die Führung eines Unternehmens vom Markt her“. Anders ausgedrückt: die ganzheitliche Ausrichtung eines Unternehmens nach Kundenwünschen und Marktentwicklungen. Ein deutsches Synonym für Marketing heißt Absatzwirtschaft. Dieses bezieht sich allerdings überwiegend auf den Bereich Vermarktung.
Die Instrumente des Marketings werden unter dem englischen Kürzel „4P“ für Product, Pricing, Promotion und Placement zusammengefasst:
- Produktpolitik (Product): Welche Produkte und Dienstleistungen soll die Firma anbieten, welche wünschen die Kunden?
- Preispolitik (Pricing): In welchem Preis- und Wettbewerbs-Umfeld positioniert sich das Unternehmen mit seinen Leistungen?
- Kommunikationspolitik (Promotion): Welche Kampagnen und Werbemaßnahmen werden zur Gewinnung von Kunden eingesetzt?
- Distributionspolitik (Placement/Product Placement): Festlegung der Vertriebswege und -Kanäle, Logistik und Verkaufsförderung
Die „4p“ werden auch als Marketingmix bezeichnet. Sie beinhalten alle Entscheidungskriterien, um das Unternehmen beziehungsweise die Unternehmensgründung und seine Produkte erfolgreich am Markt zu positionieren. Im alltäglichen Business-Sprachgebrauch umfasst der der Marketingmix dagegen die Kommunikationsmittel zur Kunden-Gewinnung und Kunden-Bindung. Zu ihnen gehören Maßnahmen der klassischen Werbung (z.B. Anzeigenkampagnen, TV-Spots, Imagebroschüren, Website) sowie Direktmarketing, Sponsorig, Promotion-Aktionen, E-Commerce, Social Media Marketing und mehr.
Finanzen
Bei Gründung und Start in die Selbstständigkeit steht der Investitionsplan an erster Stelle der Finanzierungsplanung. Schließlich müssen Immobilien angemietet, gekauft oder gebaut werden. Maschinen und Anlagen müssen angeschafft und Mitarbeiter eingestellt werden. Vor dem Geld Verdienen steht die finanzielle Starthilfe mit Businessplan, Krediten und Fördermitteln von Förderbanken wie der KfW. Gegebenfalls kann ein Gründungszuschuss beantragt werden.
Im laufenden Geschäftsbetrieb aber gewinnen der Umsatz- und Kostenplan und vor allem die Liquiditätsplanung an Bedeutung. Sie zu erstellen bedeutet finanzielle Transparenz, ein Lebenselixier jedes Unternehmens. Ein Existenzgründer sollte Kosten, Umsätze und Liquiditätsreserven für die ersten zwei bis drei Jahre steuern und vorausplanen können. Die Planung sollte mindestens einmal im Monat mit Blick auf die nächsten zwölf Monate neu aufgestellt werden.
Mit einer Liquiditätsplanung lassen sich finanzielle Engpässe voraussehen. So drehen zum Beispiel ausbleibende Umsätze in der Urlaubssaison oder unbezahlte Rechnungen dem Unternehmen nicht den Geldhahn zu. Gleiches gilt für die fälligen Steuern, die von vielen Start-ups bei der Gründung unterschätzt werden. Per Liquiditätsplan lässt sich das kurz- und mittelfristige Überleben des Unternehmens sicherstellen. In einer langfristigen strategischen Finanzplanung sind Unternehmensziele, Markttendenzen und andere Wachstumsfaktoren zu berücksichtigen.
Wer einen Franchise-Betrieb gründen möchte, genießt gewisse Vorteile bei der Planung seiner Finanzierung. Die Franchise-Geber begleiten jeden ihrer Gründer und Lizenznehmer durch den Prozess der Geldbeschaffung. In aller Regel verfügen sie durch die vorhergegangenen Gründungen über exzellente Bankkontakte. Aus ihren Erfahrungen heraus können sie den Kapitalbedarf recht gut kalkulieren. Sie stellen mit ihren zukünftigen Partnern gemeinsam den Finanz- und Businessplan für die Bank sowie zum Beispiel für KfW-Förderung auf. Last but not least tendieren viele Geschäfts- und Förderbanken dazu, Franchise-Gründern leichter Kredite zu gewähren als einer klassischen Existenzgründung. Der Grund ist, dass jedes neue Franchisepartner-Unternehmen mit einem bereits mehrfach erfolgserprobten Geschäftsmodell an den Start geht.
Einkauf / Logistik
Was bedeutet Einkauf? Im operativen Sinn wird darunter der Beschaffungsprozess all jener Waren, Artikel und Dienstleistungen verstanden, die das Unternehmen benötigt, aber selbst nicht anbietet. In vielen Unternehmen ist "Einkauf" gleichzeitig der Name der Abteilung, deren Hauptaufgabe die Beschaffung darstellt.
Die Einkaufsplanung und Einkaufslogistik zählt zu den elementaren Fragen einer Unternehmensgründung. Wo ein erheblicher Wettbewerbsdruck besteht – etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie – sind günstige Einkaufskonditionen überlebenswichtig. Doch gerade in der Startphase ist es schwierig, Waren oder Dienstleistungen günstig einzukaufen. Denn die Absatzmengen sind niedrig.
Existenzgründer sollten sich daher auch mit dem sogenannten strategischen Einkauf befassen. Er beinhaltet neben dem reinen Beschaffungsprozess und der Logistik auch Marktbeobachtungen und Kostenentwicklungs-Planungen sowie Sourcing (Lieferantensuche), Lieferanten-Verträge oder Einkaufs-Controlling zur Kostenreduktion.
Um Einkaufsvorteile zu erlangen, schließen sich viele Gründer einer Einkaufsgemeinschaft an. Dies können beispielsweise Genossenschaften, Handelskooperationen oder Verbundgruppen sein. Auch Franchise-Unternehmen stellen Einkaufsgemeinschaften dar.
Der „Zentrale Einkauf“ stellt eines der wesentlichsten Vorteile in einem Franchise-System dar. Hier steuert die Zentrale den Einkauf und die Lieferung und Logistik. Sie entlastet dadurch die einzelnen Franchisenehmer-Betriebe vor Ort, denn in Einzelunternehmen stellt der Einkauf eine oftmals zeitraubende selbstständige Tätigkeit dar. Außerdem ergeben sich Preisvorteile für die Franchisenehmer. Sie entstehen dadurch, dass die Zentrale die Produkte und Dienstleistungen für das gesamte Netzwerk in großen Mengen abnimmt und an die Partner-Betriebe verteilt. Kurzum: Eine Firma gründen heißt im Franchising nicht alleine dazustehen.
Produktion
Wer sich ein Rennrad der italienischen Marke Bianchi zulegt, erhält kein Produkt, das zu 100 Prozent "Made in Italy" ist. Es besteht in der Regel aus einem Rahmen aus Taiwan, einer Schaltung aus Japan sowie Komponenten aus weiteren Ländern. Denn dort werden diese Zulieferteile in großen Mengen günstig produziert. Am Unternehmens-Standort in Italien findet hauptsächlich die Endfertigung und Vermarktung statt. Dennoch lebt die Marke vom Image ihres Heimatlandes als Produzent hochwertiger Mobilitäts-Produkte – vergleichbar in etwa mit Ferrari.
Selbstständig sein bedeutet nicht, alle Artikel selbst herzustellen. Das Zauberwort heißt Outsourcing. Dabei lagert der Betrieb einzelne Teilbereiche aus und fokussiert sich auf sein Kerngeschäft. Wichtig ist hier eine strategische Einkaufsplanung. Ein Unternehmen gründen und selbstständig werden bedeutet immer auch: Informieren und Partner suchen.
In Franchise-Netzwerken wird die Produktion durch hoch standardisierte Prozesse vereinfacht und günstiger gestaltet. So benötigt der Betreiber eines Fast-Food-Restaurants in der Regel keine Köche. Denn in den Schulungen der Zentrale erlernen die Bedienungen, die standardisierten Produkte und Rezepte zuzubereiten. Ein Service für Auto-Windschutzscheiben kann seine Leistungen dank der Technologie und Spezialisierung mit wenig Aufwand durchführen. Tipps und Hilfe zur Standardisierung von Prozessen und Abläufen bieten auch Consultant-Unternehmen, die sich auf die Beratung von Franchise-Systemen spezialisiert haben.