Rund ums Warenlager: Wer braucht es und wie organisiert man es richtig?

Bei der Gründung eines Unternehmens gibt es einiges zu planen. Neben einer geeigneten Geschäftsidee, die ein Franchise-System bieten kann, muss die Finanzierung abgesichert sowie in manchen Fällen Geschäfts- und Lagerräume gefunden werden. Ohne ein Lager kommen nur wenige Unternehmen aus. So benötigt eine Boutique, ein Schuhgeschäft, ein IT-Laden aber auch ein Lebensmittelgeschäft Lagerräume, wo Waren und Güter gelagert werden. Damit die Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren können, muss das Warenlager richtig organisiert werden. 

Worauf ist bei der Warenlagerung zu achten?

Von der Warenlager-Organisation hängt einiges ab. In der Regel werden Güter und Waren aus unterschiedlichen Gründen gelagert, bevor diese an Kunden abgegeben werden. Im Handel müssen bestimmte Produkte innerhalb weniger Stunden oder Tage lieferbar sein, sodass die Bestände regelmäßig überprüft und bei Bedarf frühzeitig nachbestellt werden sollte. Abhängig von der Größe des Unternehmens und der Branche wird eine kleiner oder größere Lagerfläche benötigt. 

Einen entscheidenden Einfluss für das reibungslose Funktionieren von Arbeits- und Produktionsprozessen hat allerdings die Organisation des Warenlagers. Daher sollten zuvor einige Details beachtet werden. Da die Warenlagerung von der Art der Waren und der Verpackung abhängig ist, muss der Lagerort den jeweiligen Anforderungen der zu lagernden Güter entsprechen. Zudem müssen bei der Warenlager-Organisation unter Umständen auch klimatische Bedingungen wie die Raumtemperatur im Lagerbereich sowie Hygiene-Vorschriften berücksichtigt werden. 

Um das gesamte Warenangebot im Lagerraum unterzubringen, ist es wichtig, das verfügbare Platzangebot effizient zu nutzen. Dabei kommt es auf sichere und langlebige Aufbewahrungslösungen an. Der vorhandene Platz kann zum Beispiel mit hohen Regalen optimal ausgenutzt werden. Häufig wird dabei auf sogenannte Kompaktregale als Lagerregale zurückgegriffen. Diese Modelle besitzen eine hohe Traglast von mehreren hundert Kilogramm. Durch den Einsatz herausziehbarer Schubladen lässt sich viel Platz sparen. 

Darüber hinaus wird mit speziellen Lagerregalen für mehr Übersicht im Lager gesorgt und eine bessere Zugänglichkeit zu den einzelnen Waren und Produkttypen erreicht. Um das Warenlager optimal zu organisieren, können flexible Regalsysteme in Betracht gezogen werden. Wichtig ist zudem, dass Warenregale teilbar, individuell einsetzbar und bei Bedarf erweiterbar sind. Da Regalsysteme häufig ebenfalls für den Einsatz im privaten Umfeld geeignet sind, kann bei Gründung eines Unternehmens zudem Budget eingespart werden. 

Bevor Entscheidungen gefällt werden, sollte allerdings feststehen, wie viel Stauraum das Regalsystem bieten muss und welche Gegenstände darin verstaut werden? Müssen auch Kleinteile, wie etwa Modeschmuck im Warenlager einer Boutique oder IT-Zubehör im IT-Handel im Lager untergebracht werden, bieten sich Aufbewahrungsboxen als Lagerlösung an. Im Weinhandel werden spezielle Weinregale und Flaschenregale benötigt, um die Weine richtig zu lagern. Die meisten Weinsorten müssen kühl, trocken und dunkel gelagert werden, sodass es notwendig ist, auf die Temperaturen im Wein-Warenlager zu achten. Sperrige Kartons, Autoreifen sowie andere schwere Produkte sind vor allem sicher zu lagern. Warenregale, die mit schweren Gegenständen bestückt werden, sollten daher eine hohe Tragfähigkeit aufweisen. 

Mit guter Organisation die Übersichtlichkeit über das Warensortiment behalten

Der Weg in die Selbstständigkeit beginnt meist mit einer gründlichen Recherche über Gründungsideen und Herausforderungen. Nachdem die ersten Hürden überwunden sind, kann über die Planung von Geschäftsräumen und Warenlager entschieden werden. Der wichtigste Grundsatz bei der Warenlagerung ist Ordnung halten. Eine wesentliche Rolle spielen außerdem Sicherheit, Sauberkeit sowie die Geräumigkeit der Lagerhalle. Nur mit einer guten Lagerorganisation gelingt es, die Übersichtlichkeit über das Warensortiment zu behalten. 

Ein gut organisiertes Warenlager bildet die Basis für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Die verschiedenen Prozesse, von der Bestellung über die Wareneinnahme und die Versendung der Waren an die Kunden können bei guter Organisation effizient und schnell abgewickelt werden. Ein unorganisiertes Lager führt hingegen kann häufig zu Engpässen oder Missständen, die gerade in der Anfangsphase einer Neugründung zu vermeiden sind. Daher ist es ratsam, sich zuvor mit dem Thema Lagerhaltung zu befassen und eine geeignete Lagerstrategie zu erarbeiten. Eine gute Lagerorganisation kann sich langfristig als Wettbewerbsvorteil herausstellen. 

Für ein neu gegründetes Unternehmen ist die Verwaltung des Warenlagers eine der wichtigsten Herausforderungen. Das Ziel der Warenlager-Organisation besteht darin, die maximale Zugänglichkeit zu jedem Artikel zu garantieren und somit effizienter zu arbeiten und die Verwaltungskosten so gering wie möglich zu halten. Diese Zielsetzung kann durch die optimale Nutzung von Raum, die logische Anordnung des Warensortiments und geeignete logistische Ressourcen erreicht werden. 

Kurze Lieferzeiten erhöhen die Kundenbindung

Ein effizientes Warenlager ist so organisiert, dass die gewünschten Artikel auf Anhieb gefunden werden, sodass die Auftragsvorbereitung rasch erfolgen und fehlerfrei durchgeführt werden kann. Schnellstmögliche Auftragsausführung und kurze Lieferzeiten erhöhen die Kundenzufriedenheit und wirken sich günstig auf die Kundenbindung aus. Diese beiden Aspekte sind insbesondere für ein neu gegründetes Unternehmen, das am Aufbau eines Kundenstamms arbeitet, von großer Bedeutung. 

Da kein Warenlager dem anderen gleicht, sollte auch das Konzept der Lagerhaltung individuell sein und dem Bedarf der Firma entsprechen. Auch die Betriebsart kann eine wichtige Rolle für den Aufbau und die Organisation eines Warenlagers spielen. Es existieren zum Beispiel Abgrenzungen zwischen einem Vorratslager, einem Zwischenlager und einem Fertigwarenlager. Im Einzelhandel wird lediglich ein Verkaufslager benötigt, in dem alle für den Verkauf bestimmten Artikel, am besten nach Produktgruppen geordnet, untergebracht werden. Gute Organisation in der zentralen Lagerhaltung führt zu mehr Flexibilität. Werden die Waren korrekt und übersichtlich gelagert, ist leichter erkennbar, wo Nachbestellbedarf besteht. 

Fehler in der Lagerhaltung minimieren

Mit der Organisation eines Warenlagers sind auch Kosten verbunden. Die Lagerkosten stellen einen wesentlichen Teil der betrieblichen Ausgaben dar und sollten daher im Businessplan aufgeführt werden. Die Fixkosten für ein Warenlager setzen sich aus der Lagermiete, Energie und den Kosten für das Lagerpersonal zusammen. Weitere typische Kosten, die bei der Lagerhaltung entstehen, sind Versicherungen sowie Transportkosten, die beim Kalkulieren der Geschäftskosten ebenfalls mit einzubeziehen sind. 

Unordnung im Warenlager, etwa durch fehlerhafte Lagerung oder mangelnde Erfassung der gelagerten Waren, sollten vermieden werden, da dies den Arbeitsablauf verzögern oder erschweren kann. Inzwischen wird in der Lagerverwaltung mit transparenten, gut strukturierten Systemen gearbeitet, um Fehler zu minimieren. Dabei sollte sichergestellt werden, dass sich alle im Warenlager eingesetzten Mitarbeiter*innen mit den jeweils verwendeten IT-Programmen auskennen und entsprechend Zugang zu den EDV-Prozessen haben. 

Ein weiteres Detail, das der Organisation des Lagers nicht vernachlässigt werden sollte, sind die Hygienestandards. Auch wenn besondere hygienische Maßnahmen nur für bestimmte Branchen vorgeschrieben sind, ist es ratsam darauf zu achten, dass die gesamte Einrichtung im Lagerraum, ebenso wie die Transportwege und Transportmittel sauber und gepflegt sind.

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