Was ist ein Systemhandbuch? (Definition)

Klare Abläufe, gleichbleibende Qualität, effektiver Wissenstransfer – ein Systemhandbuch ist das Herzstück jedes Franchise-Systems. Doch welche Inhalte gehören hinein, warum ist es so entscheidend und wie profitieren Betriebe davon? Dieser Artikel liefert die Antworten.

Was ist ein Systemhandbuch? (Definition)

Was ist ein Systemhandbuch?

Begriffserläuterung: Das Systemhandbuch ist Arbeitsgrundlage und Führungsinstrument von Franchise-Systemen. So bezeichnen es Hermann Riedl und Christian Schwenken in ihrem Fachbuch Praxisleitfaden Franchising. Im Systemhandbuch sind präzise alle Herstellungsverfahren, Prozesswege und Umsetzungshilfen des Systems beschrieben – vom Verkaufsvorgang an der Theke über die genaue Herstellung der Produkte bis hin zur Durchführung jeder systemrelevanten Dienstleistung.

Systemhandbuch: „Gebrauchsanweisung“ des Netzwerks

Das Systemhandbuch dient unter anderem

  • der Qualitätssicherung, denn ein Franchise-System möchte nicht nur einheitlich auftreten, sondern für seine Kunden in jedem Betrieb gleichbleibend gute Leistungen erbringen  
  • der Kundenzufriedenheit, denn die Kunden erwarten in jedem Betrieb ein gleich hohes Leistungsniveau
  • dem Benchmarking, da effektives Controlling und Betriebsvergleiche unter identisch arbeitenden Betrieben erleichtert oder überhaupt erst ermöglicht werden   
  • der Rentabilität, denn die im Handbuch beschriebenen Arbeitsschritte sind standardisiert und prozessoptimiert

Das Systemhandbuch als Instrument des Wissenstransfers

In einem Video-Interview für FranchisePORTAL befasst sich Mag. Michaela Jung von Syncon International Franchise Consultants mit dem Thema Systemhandbuch als schriftliche Dokumentation in Buchform oder per Intranet-Content. Es ist laut der Expertin das wesentliche Element des Know-how-Transfers, das Hauptinstrument zur Ausbildung von Franchisenehmern und Mitarbeitern sowie Anleitung für die tägliche Arbeit.    

Es gehört üblicherweise zu den Pflichten des Franchise-Gebers, ein Systemhandbuch zur Verfügung zu stellen und entsprechend den sich ändernden Anforderungen zu aktualisieren. Ebenso verpflichtend ist dessen Nutzung für die Franchise-Nehmer und ihre Mitarbeiter. Das Systemhandbuch „ersetzt“ den Franchise-Geber, der nicht jeden Betrieb ständig besuchen und überwachen kann. Als täglicher Begleiter der Franchise-Nehmer und seiner Angestellten sollte es auszugsweise für alle Mitarbeiter zur Einsicht bereitliegen

Laut Mag. Michaela Jung muss ein Franchisegeber den Partnern und ihren Mitarbeitern seine Erfahrungen, Tipps und Erfolgsfaktoren zugänglich machen. Dafür sei das Systemhandbuch die geeignete Form, zumal der Inhalt den Rahmen der anderen schriftlichen Vereinbarung, des Franchise-Vertrages, sprengt. Letzterer könne nur die wichtigsten gegenseitigen Rechte und Pflichten, nicht aber die konkreten Vorgaben und Handlungsanleitungen erfassen. 

Zu Aufbau und Inhalt von Systemhandbüchern 

Ein Systemhandbuch sollte die Arbeitsvorgänge nicht nur textlich, sondern auch mit Illustrationen oder Videos beschreiben, da Bilder die Inhalte einprägsamer und oft auch einfacher vermitteln. Franchise-Fachleute empfehlen, jeden Ablauf anhand einer Lang- und Kurzversion darzustellen. Die Langversion dient etwa dem Training oder vermittelt einen Teil der Firmenphilosophie (z.B. perfekte Servicefreundlichkeit durch schnellere Abläufe und geringere Wartezeiten). Die Kurzversion kann in Form von Specharts gehalten sein. 

Specharts können z.B. Gerätebedienungen oder Verkaufsvorgänge anhand von vier, fünf, sechs kurzen Schritten darstellen und als Schild oder Aufkleber am Arbeitsplatz angebracht werden (z.B. „60-Sekunden-Maschinen-Anleitung: 1. Material a) einlegen, 2. Anzeige prüfen bis Wert X erreicht ist, 3. Grünes Licht abwarten, 4. Material b) hinzugeben, 5. Mischen, 6. Start-Taste drücken ...“). Mit den Kurzdarstellungen der Arbeitsschritte sollte es selbst Saison- oder Aushilfskräften möglich sein, die System-Praxis in kürzester Zeit zu erlernen und umzusetzen.

Digitale Systemhandbücher im Intranet

Zusätzlich zu den gedruckten Handbüchern, Ordnern oder Ringbücher setzen sich Intranet-Systemhandbücher immer mehr durch. Der Vorteil dieser digitalen Dokumentationen ist, dass sie keine Druckkosten erzeugen, schnellere und günstigere elektronische Updates ermöglichen und getrennte Mitarbeiter-Zugänge je nach Einsatzgebieten oder Abteilungen zulassen. Darüber hinaus kommen sie dem Nutzerverhalten und den Erwartungshaltungen der Menschen im Zeitalter der Digitalisierung entgegen. Tendenziell eignen sich immer mehr Menschen ihr Wissen online an. Besonders beliebt sind Erklärungs-Videos und Tutorials.

Intranet als Lernmodul, das Handbuch für Strategie und Philosophie

Viele Franchise-Systeme nutzen inzwischen beide Medien parallel zu Know-how-Dokumentation und -Transfer. Viele Franchise-Berater empfehlen diesen dualen Weg. Beispielsweise können Lerninhalte der Grund- und Aufbauschulungen und Einführungs-Trainings in die Systeme mit multimedialen Inhalten vermittelt werden – vor der Schulung, parallel dazu oder danach. Hierdurch kann der Aufwand der Präsenzschulung minimiert werden.

Im Alltagsgeschäft der Franchisenehmer-Betriebe liefern Multimedia-Inhalte wie Erklärungs- und Anleitungs-Videos die Tools für konkrete Arbeitsprozesse – sei es der richtige Umgang mit der Reinigungsmaschine oder die Bedienung der Kassensysteme. Für den ständig aktualisierten Know-how-Transfer mit detaillierten Prozessbeschreibungen ist das Intranet ein idealer Weg. Das gedruckte Medium ist dagegen bei Arbeitsschritten im Vorteil, welche die volle Konzentration des Handelnden erfordern.

Frau Mag. Jung empfiehlt neben dem stets aktuellen Intranet ein Systemhandbuch als Dokumentation der beständigen Inhalte wie Philosophie, Strategie und Prinzipien der Zusammenarbeit. Dieses sollte als hochwertige Druckausgabe vorgelegt und jedem neuen Franchise-Nehmer in einer Art Willkommens-Ritual überreicht werden.   




Spannende Franchise-Angebote für deine Gründung

ENGEL & VÖLKERS
Top-Angebot Top-Angebot

ENGEL & VÖLKERS

ab 80.000 € Eigenkapital

Vermittlung von hochwertigen Wohn- und Gewerbeimmobilien

Willst du dich einem weltweit führenden Vermittler von Wohn- und Gewerbeimmobilien, sowie Yachten im Premiumsegment anschließen?

Yoko Sushi
Top-Angebot Top-Angebot

Yoko Sushi

35.000 € Eigenkapital

YOKO SUSHI Franchise: Das bekannte Erfolgsrezept für deine Selbstständigkeit.

YOKO SUSHI – Exzellente Qualität, frische Zutaten und kreative Sushi-Kreationen für Genuss im Restaurant und zu Hause. Werde Teil einer starken Marke, die begeistert.

Worldsoft-Partner
Top-Angebot Top-Angebot

Worldsoft-Partner

ab 0 € Eigenkapital

Schnell, optimiert, sicher – verschaffe deinen Kunden perfekte Webauftritte.

Erstelle mobile- und googleptimierte Websites mit WORLDSOFT. Der Schweizer Hosting- & Softwareanbieter vergibt Lizenzen für ein schlüsselfertiges und bewährtes Konzept – ohne Einstiegsgebühren.

schlafTEQ
Top-Angebot Top-Angebot

schlafTEQ

ab 5.000 € Eigenkapital

schlafTEQ Franchise: Matratzen nach Maß von Schlafexpert:innen

Werde Teil der schlafTEQ Erfolgsgeschichte. Biete als Partner:in deinen Kunden die optimale Lösungen gegen Schlafbeschwerden.

e-motion - die e-Bike Experten
Top-Angebot Top-Angebot

e-motion - die e-Bike Experten

ab 50.000 € Eigenkapital

Premium e-Bike Stores

Starte dein e-Bike Business mit dem Franchise-Award-Gewinner. Verkaufe Premium e-Bikes und Pedelecs und profitiere von einem boomenden Markt.

Extrawurst
Top-Angebot Top-Angebot

Extrawurst

ab 30.000 € Eigenkapital

EXTRAWURST Franchise: Begeistere mit leckerer Wurst und echter Leidenschaft!

Wurst ist nicht gleich Wurst: Bei EXTRAWURST weiß man genau, was sich die Kunden wünschen. Mit über 40 Jahren Erfahrung hat das Franchise einzigartige Rezepte entwickelt, die die Currywurst und Bratwurst zum absoluten Imbiss-Hit in Deutschland machen.

TeeGschwendner
Top-Angebot Top-Angebot

TeeGschwendner

ab 12.000 € Eigenkapital

Tee-Fachhandel

TeeGschwendner punktet mit einem Top-Sortiment, servicebetontem Verkauf, fachkundiger Beratung und höchster Qualität. Werde jetzt Franchise-Partner:in des Marktführers im Tee-Fachhandel.

ISOTEC
Top-Angebot Top-Angebot

ISOTEC

ab 50.000 € Eigenkapital

Ihr Weg zum erfolgreichen Unternehmen im Bereich Feuchtigkeitsschutz

Werden Sie erfolgreichen mit Ihrem ISOTEC-Fachbetrieb! Mit über 30 Jahren Erfahrung, einem bewährten Geschäftsmodell & umfassender Unterstützung bieten wir Ihnen die Chance, in einem zukunftssicheren und konjunkturunabhängigen Markt erfolgreich zu werden.

burgerme
Top-Angebot Top-Angebot

burgerme

ab 35.000 € Eigenkapital

Deutschlands Nr. 1 im Burger-Delivery liefert schnell, lecker und individuell.

burgerme bietet dir die Chance, dich mit einem erfolgreichen Franchise-System, einer etablierten Marke und dem Marktführer im Burger-Delivery selbstständig zu machen.

Viterma Badsanierung
Top-Angebot Top-Angebot

Viterma Badsanierung

ab 25.000 € Eigenkapital

Beratung & Verkauf von altersgerechten Badsanierungen

VITERMA ist der Experte für individuelle, hochwertige, altersgerechte und schnelle Badsanierungen. Steige jetzt im DACH-Raum mit deinem eigenen Franchise ein und werde erfolgreich in einem zukunftssicheren Markt.

Bad & Body
Top-Angebot Top-Angebot

Bad & Body

ab 30.000 € Eigenkapital

Pflegeorientierte Badlösungen & Teilsanierungen im Bestand

Erobere den Wachstumsmarkt der Bädermodernisierung mit Bad & Body – auch ohne handwerkliche Vorkenntnisse. Profitiere von der Erfahrung der MHK Group, Europas führender Plattform für Haus und Wohnen mit über 4.310 Partnern.

AWZ Gruppe
Top-Angebot Top-Angebot

AWZ Gruppe

ab 40.000 € Eigenkapital

Biete geförderte Weiterbildungsmaßnahmen nach SGB II und SGB III an.

Gründe mit dem AWZ-Franchise dein eigenes Bildungsinstitut. Profitiere von einem stabilen und staatlich abgesicherten Rahmen mit klar definierter Nachfrage und hohem Wachstumspotenzial.

    Die neuesten Angebote im FranchisePORTAL

    viviania Energieberatung
    Top-Angebot Top-Angebot

    viviania Energieberatung

    ab 5.000 € Eigenkapital

    Dein Franchise-Partner für professionelle Energieberatung im Premium-Segment

    VIVIANIA Energieberatung führt als Premium-Anbieter die Energiewende in Deutschland an. Werde Teil des Netzwerkes und mach dich mit Energieberatung in deiner Region selbstständig.

    Pflegehelden
    Brandneu Brandneu

    Pflegehelden

    ab 5.000 € Eigenkapital

    24 Stunden Betreuung von Senior:innen

    24-Stunden-Betreuung für Senior:innen: Erfolgreiche Vermittlung qualifizierter Kräfte aus Osteuropa im Wachstumsmarkt Pflege. Jetzt Franchise eröffnen.

    Mercato Gruppe
    Brandneu Brandneu

    Mercato Gruppe

    3.500 € Eigenkapital

    Betreue mittelständische Unternehmen bei Nachfolge und Verkauf

    Mach dich mit dem erfolgreichen Beratungs-Netzwerk der MERCATO GRUPPE als Lizenzpartner:in selbstständig. Mit rund 25 Spezialist:innen ist MERCATO im DACH-Raum flächendeckend aufgestellt. Betreue mittelständische Unternehmen bei Nachfolge und Verkauf.

    CERAGEM
    Brandneu Brandneu

    CERAGEM

    ab 5.000 € Eigenkapital

    Biete automatisierte Thermalmassageliegen für Privat & Gewerbe

    Das Lizenzkonzept CERAGEM begeistert weltweit. Ideal für private Wellness-Momente zu Hause. Oder als gewinnbringende Erweiterung jeder Gesundheitspraxis. Hol dir jetzt hochwertige, automatisierte Thermalmassageliegen und Massagesessel in deine Stadt.

    Tante-M
    Brandneu Brandneu

    Tante-M

    ab 12.000 € Eigenkapital

    Moderner 24/7-Nahversorger mit Herz - personallos oder hybrid

    Das Franchise-System Tante-M wird schon an über 60 Standorten umgesetzt. Werde Franchisenehmer:in und versorge Dorfgemeinschaften 24/7 mit Artikeln des täglichen Bedarfs und regionalen Produkten - personallos oder hybrid.

    Sushi Supply by Sashimi Sushi
    Brandneu Brandneu

    Sushi Supply by Sashimi Sushi

    ab 25.000 € Eigenkapital

    Frisches Sushi trifft auf optimierte Prozesse – mit hoher Skalierbarkeit zum Erfolg.

    SUSHI SUPPLY und SASHIMI SUSHI bringen mit Grab&Go, Dine-In und Ghost Kitchen drei erfolgreiche Vertriebs-Formate in die Systemgastronomie. Werde jetzt Franchise-Partner:in und steig in die urbane Gastronomie ein.

    PizzaPasta
    Top-Angebot Top-Angebot

    PizzaPasta

    ab 30.000 € Eigenkapital

    Begeistere mit schnell gelieferten Fast Food-Klassikern

    Selbstständigkeit? Wir sind dein richtiger Ansprechpartner. Unser geprüftes Konzept bringt dich zum Erfolg. Mehr als 20 Jahre Erfahrung haben unsere Marke perfektioniert. Wir sind bereit für deine Reise, bis du es auch!

    Oldtimer Investment
    Brandneu Brandneu

    Oldtimer Investment

    ab 6.500 € Eigenkapital

    OLDTIMER INVESTMENT – Deine Vermittlungs-Lizenz für Spaß und eine hohe Rendite.

    Vermittle Oldtimer als renditestarke Kapitalanlagen. Das mehrfach ausgezeichnete Lizenzsystem OLDTIMER INVESTMENT sucht neue Partner:innen. Das ist deine Chance, hohe Gewinne zu erwirtschaften.

    Tuscolo
    Top-Angebot Top-Angebot

    Tuscolo

    ab 250.000 € Eigenkapital

    Systemgastronomie für authentische & ehrliche italienische Küche

    Im TUSCOLO finden original italienische Küche, authentische Gastfreundschaft und familiäre Atmosphäre zusammen. Das italienisch-deutsche Traditionsunternehmen befindet sich mittlerweile in 2. Generation und ist eine feste Größe im Rheinland

    Bad & Body
    Top-Angebot Top-Angebot

    Bad & Body

    ab 30.000 € Eigenkapital

    Pflegeorientierte Badlösungen & Teilsanierungen im Bestand

    Erobere den Wachstumsmarkt der Bädermodernisierung mit Bad & Body – auch ohne handwerkliche Vorkenntnisse. Profitiere von der Erfahrung der MHK Group, Europas führender Plattform für Haus und Wohnen mit über 4.310 Partnern.

    jobmoped
    Brandneu Brandneu

    jobmoped

    ab 7.500 € Eigenkapital

    Vertreibe Elektroroller als Leasing-Modell oder im Direktverkauf.

    JOBMOPED bietet Leasing für die funktionalen, stylishen Elektroroller von EVYVO. Ein nachhaltiges Konzept für trendbewusste Menschen, die kurze Wegstrecken bewältigen und dabei umweltbewusst sein möchten. Werde jetzt Franchisepartner:in in deiner Stadt.

    Werkbank32
    Top-Angebot Top-Angebot

    Werkbank32

    ab 15.000 € Eigenkapital

    Biete deinen Kunden clevere Lösungen bei der Suche nach den besten Arbeitskräften

    Profitiere als Unternehmensberater:in vom lebendigen WERKBANK32-Ökosystem: Erhalte Zugriff auf leistungsstarke Recruiting-Services und setze sie mühelos ein bei der Suche nach den besten Arbeitskräften.

    Döner Game
    Brandneu Brandneu

    Döner Game

    ab 20.000 € Eigenkapital

    Verführe Schlemmerfans mit leckeren Dönervariationen und besten Zutaten

    Das Franchise-Unternehmen DÖNER GAME sticht mit 100 % Halal, konsequentem Qualitätsversprechen und Soßen nach Michelin Standard hervor. Attraktive Standorte sorgen für den Erfolg des Gastro-Konzepts. Bringe jetzt den Premium-Dönergenuss in deine Stadt.

    ABACUS-Nachhilfeinstitut
    Brandneu Brandneu

    ABACUS-Nachhilfeinstitut

    ab 0 € Eigenkapital

    Einzel-Nachhilfeunterricht beim Schüler zu Hause

    Entscheide dich für eine erfolgreiche Zukunft im bewährten Franchise-Modell von ABACUS: Werde Franchisenehmer:in im Saarland und vermittle Einzel-Nachhilfe zu Hause. Profitiere von über 30 Jahren Erfahrung!

    Office Evolution
    Brandneu Brandneu

    Office Evolution

    ab 175.000 € Eigenkapital

    Biete flexible Arbeitsplatzlösungen und Coworking Spaces in NRW.

    Nutze das immense Wachstum im Bereich Coworking Spaces: Gründe deinen eigenen Standort in NRW, oder ergreife die einmalige Chance, dort einen Flagship-Store zu eröffnen. Werde jetzt Franchise-Partner:in von OFFICE EVOLUTION.

    Taco Town
    Brandneu Brandneu

    Taco Town

    ab 24.000 € Eigenkapital

    Franchise-Konzept für authentische Tex-Mex-Küche

    TACO TOWN bringt die Tex-Mex Küche nach Deutschland. Frische Zutaten machen Tacos, Burritos und viele weitere Gerichte zum Geschmackshighlight. Werde jetzt als Franchisepartner:in Trendsetter in der Fast Food-Branche!

    ProVita Krankenfahrdienst
    Brandneu Brandneu

    ProVita Krankenfahrdienst

    ab 50.000 € Eigenkapital

    Organisiere medizinische Transporte.

    Mit dem PROVITA Fahrdienst investierst du nicht nur in ein stark wachsendes Geschäftsmodell – du bewegst Menschen. Du sorgst dafür, dass sie sicher und komfortabel ans Ziel kommen – zu wichtigen Arztterminen oder privaten Anlässen.

    easylife
    Brandneu Brandneu

    easylife

    ab 20.000 € Eigenkapital

    Eröffne dein eigenes Abnehmzentrum

    Starte durch mit dem easylife Erfolgskonzept mit medizinischer Ausrichtung und nachgewiesener Effizienz.

    GoStudent
    Brandneu Brandneu

    GoStudent

    ab 10.000 € Eigenkapital

    Gründe dein eigenes Nachhilfe-Studio mit der Power eines EdTech-Marktführers.

    Werde GoStudent Franchise-Partner: Eröffne dein eigenes Lernzentrum, werde dein eigener Chef und begleite junge Menschen erfolgreich in die Zukunft. Starte jetzt in einen Markt voller Chancen. Bereit, gemeinsam durchzustarten?

    Jamin
    Brandneu Brandneu

    Jamin

    ab 20.000 € Eigenkapital

    145 Jahre Erfolgsgeschichte – mit JAMIN begeisterst du alle Naschkatzen.

    Das Franchise JAMIN begeistert mit riesigen Candy-Wänden und Leckereien aus aller Welt. Mit 120 Filialen gehört JAMIN zu den erfolgreichsten Süßwarenkonzepten Europas. Jetzt kannst du mit Süssigkeiten, Schokolade, Eis und Backwaren den deutschen Markt erobern.

      Diese Branchen könnten dich interessieren

      Stöbere in allen Franchise-Systemen aus der Branche deiner Wahl!