Digitalisierung in Unternehmen - Vorteile und Methoden

Der Wunsch von Unternehmensgründern, ihre Firma mittelfristig zu digitalisieren, ist in den vergangenen Jahren immens gewachsen. Jedoch ist man sich oft nicht im Klaren, was das überhaupt bedeutet. Nur mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware und eines eigenen E-Mail-Servers ist es bei Weitem nicht getan. In diesem Beitrag wird ein Blick darauf geworfen, was die Digitalisierung in der Arbeitswelt wirklich bedeutet und welche Auswirkungen sie auf die Geschäftsprozesse hat. 

Digitalisierung: eine Begriffsdefinition

Manch unbedarfter Zeitgenosse denkt bei Digitalisierung an "irgendwas mit Computern", was im weitesten Sinne auch nicht ganz falsch ist. Digitalisierung beschreibt im Business-Umfeld das Einbeziehen von IT-gestützten Technologien in Geschäftsprozesse, um diese als Ziel zu optimieren. Sie verändert Methoden, mit denen Unternehmen und ihre Kunden miteinander interagieren, und schafft dadurch mögliche neue Einnahmequellen. 

Vom reinen Wortsinne bedeutet Digitalisierung ursprünglich das Umwandeln "analoger Daten" in Nullen und Einsen, damit diese auf elektronischem Wege weiterverarbeitet, transportiert und analysiert werden können. Beispiele aus dem Alltag: Digitalisieren von analogen Tonträgern in MP3-Dateien oder das Einscannen von Fotos und Schriftstücken. Der Vorteil von digitalen Daten liegt in ihren verlustfreien Vervielfältigungs- und Transportmöglichkeiten. Daten können auf Datenträgern und in Kommunikationsnetzwerken gespeichert und verarbeitet werden. 

Nun hat sich die Verwendung des Begriffs "Digitalisierung" von einem rein technischen Vorgang zu einem Sammelbegriff für die Modernisierung bei Prozessen im Arbeitsleben und im Alltag gewandelt. Sie steht für die Nutzung von Informationen aller Art in der Wirtschaft, Gesellschaft und Politik, wodurch sich Prozesse in allen genannten Bereichen verbessern und modernisieren lassen. So ist bereits das Schreiben eines Textes in einer Textverarbeitung eine einfache Form der Digitalisierung, wie sie bereits seit Jahrzehnten gehandhabt wird - mit der Folge, dass die Schreibmaschine aus heutigen Büros verschwunden ist. Diesen digitalen Text in einer Cloud-Umgebung verfügbar zu machen, gehört heute ebenfalls zur Digitalisierung. Durch die vernetzte digitale Kommunikation wird die Flexibilität erhöht, bereits bestehende IT-Strukturen wachsen aber auch in ihrer Komplexität. 

Was ist Digitale Transformation?

Mit der verbreiteten Nutzung des Internets auf allen Ebenen hat sich aus der Digitalisierung die Digitale Transformation ergeben, die im vergangenen Jahrzehnt ganze Branchen komplett gewandelt hat, so beispielsweise die Werbebranche. Wo man früher noch mit Flyern und Plakatwerbung als Werbemittel mit hohen Streuverlusten leben musste, kann man heute mit modernen Mitteln genau definierte Zielgruppen ansprechen (z. B. E-Mail-Marketing) und exakt messen, welche Werbemaßnahmen welche Effekte erzielen. In der Arbeitswelt hat im Zuge der Digitalen Transformation ebenfalls ein massiver Wandel stattgefunden: Von der Digital-Archivierung kompletter Ordner-Regalwände bis hin zur direkten Interaktion der Mitarbeiter eines Unternehmens in firmeninternen Netzwerken unter Einbeziehung externer Cloud-Services zur standortübergreifenden Kommunikation - all dies sind Folgen der Digitalen Transformation. Und nicht zuletzt hat das Internet of Things (IoT) auch in der industriellen Produktion zu einem grundlegenden Wandel beigetragen. 

Gründe für die Wichtigkeit der Digitalisierung im Unternehmen

Wenn die Digitalisierung eines Unternehmens zielführend umgesetzt wird, liegen die möglichen Vorteile auf der Hand: messbare Effizienzsteigerungen, optimierte Arbeitsabläufe und neue Services für die Kunden. Hieraus ergeben sich in Folge wiederum weitere Vorteile, z. B. Alleinstellungsmerkmale gegenüber Mitbewerbern und dadurch eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit. 

Des Weiteren profitieren Unternehmen durch die Digitalisierung in folgenden Punkten: 

• Es eröffnen sich neue Akquisitionskanäle durch neue Kommunikationsformen. 
• Die neuen Kommunikationsformen ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit, sowohl im Team als auch teamübergreifend. 
• Entscheidungsfindungen für die Unternehmensleitung werden erleichtert. 
• Grundsätzlich wird die gesamte Mitarbeiterschaft für mehr Innovationsbereitschaft motiviert. 
• Es entstehen optimierte Arbeitsbedingungen und dadurch eine verbesserte Mitarbeiterbindung. 

Tipps für Unternehmensgründer und Start-ups 

Aus dem Vorgenannten ist zu ersehen, dass man durch die Vorteile der Digitalisierung eines Unternehmens immer auf dem richtigen Weg ist - vorausgesetzt, man geht das Ganze richtig an. Hier einige Tipps, wie man die Reise in die Digitalisierung richtig startet. Hierzu müssen folgende Voraussetzungen geschaffen bzw. hinterfragt werden: 

• Es muss frühzeitig festgelegt werden, was die Digitalisierung eines Unternehmens bedeuten könnte. Auch wenn die Unternehmensziele anfangs nur klein sind, sollte man diesen Schritt auf keinen Fall übergehen. Es sollten alle möglichen Digitalisierungswege identifiziert werden, die für das jeweilige Business wirklich essenziell und sinnvoll sind. 
• Es ist essenziell wichtig, die Gründe, die für die Digitalisierung Ihres Unternehmens sprechen, herauszuarbeiten. 
• Einzelne Schritte der Digitalen Transformation müssen priorisiert und aktiv vorangetrieben werden. 
• Der Unternehmensgründer sollte ein Team zusammenstellen, welches mit den Prozessen der Digitalisierung und deren Umsetzung beauftragt ist. 
• Die Mitarbeiter im Unternehmen müssen durch positive Benutzererfahrungen durch sinnvolle Benutzeroberflächen, deren Nutzung die Geschäftsprozesse abbilden, begeistert werden, um die Akzeptanz zu steigern. 
• Ein zentraler Punkt ist die Ermittlung, was Mitarbeiter und Kunden wirklich möchten, um daraus einen Plan für die Benutzererfahrung zu erarbeiten. 

Kosten der Digitalisierung und deren Deckung durch Fördermittel

Digitalisierung erfordert zunächst Investitionen in Hardware, Software, Lizenzen, Infrastrukturen usw. Hierfür gibt es aber eine Reihe von Fördermöglichkeiten, die man als Unternehmensgründer in Anspruch nehmen kann. So werden beispielsweise in Bayern Zuschüsse von bis zu 50.000 Euro für die Digitalisierung gewährt, damit sich KMUs den Herausforderungen der Digitalisierung stellen können. Gefördert werden hier die Anschaffungen von Hard- und Software sowie Maßnahmen der IT-Sicherheit. 

In Sachsen-Anhalt sind die Fördermöglichkeiten noch umfassender, dort werden für Digitalisierungsprojekte bis zu 70.000 Euro gezahlt. Als förderungswürdig sieht man dort die Entwicklung von innovativen digitalen Produkten sowie Produktionsprozessen, außerdem digitale Geschäftsabläufe, digitale Vertriebsformen sowie die Finanzierung von IT-Fachpersonal. 

Noch weiter geht das Land Brandenburg, wo innovative Gründungen mit bis zu 100.000 Euro gefördert werden, für Digitalisierungsmaßnahmen in Unternehmen sind sogar Unterstützungen von bis zu 550.000 Euro möglich. 

Ein weiteres Beispiel ist Nordrhein-Westfalen: Dort wird Digitalisierungs- und Innovationspersonal mit bis zu 48.000 Euro über einen Zeitraum von zwei Jahren unterstützt. Für kleine Betriebe wie etwa Handwerksunternehmen gibt es Beratungszuschüsse für die Realisierung von IT-Geschäftskonzepten - hierfür gibt es bis zu 16.500 Euro für die Beratung und Begleitung des digitalisierungswilligen Unternehmens. 

Fazit

Digitalisierung und Digitale Transformation sind mittlerweile Synonyme für Veränderung und Wachstum. Die hiermit verbundenen Aktivitäten sind in aller Regel mit Investitionen verbunden, die sich durch die entstehenden Vorteile schnell amortisieren. Wichtig ist in jedem Falle, ein klares Verständnis dafür zu haben, was Digitalisierung bedeutet. Diese ermöglicht es dem Unternehmensgründer und seinen Mitarbeitern, neue Ideen zu entwickeln, mit denen es gelingt, die Wertschöpfung im Unternehmen zu steigern und gleichzeitig neue Geschäftsideen und dadurch Erträge zu generieren.

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