Projektmanagement für angehende Gründer: Überblick und Tipps

Projekte sind überall zu finden, im privaten wie im geschäftlichen Bereich. Je nach Umfang eines Projekts investieren wir mehr oder weniger Zeit in die Vorbereitung und Organisation. Ein gutes Projektmanagement ist die Voraussetzung für das Gelingen von komplexen Vorhaben. Projektmanagement beschreibt im Allgemeinen die Planung, Koordination und Durchführung von Projekten aller Art. Es umfasst sämtliche Aspekte, die für das Erreichen des Projektziels relevant sind – angefangen vom Umfang über das Budget bis hin zum Zeitplan. 

Was ist unter Projektmanagement zu verstehen?

Vom Projektmanagement wird jeder schon einmal gehört haben. Aber was ist damit genau gemeint? Dazu müssen wir zunächst klären, was ein Projekt ist: Bei einem Projekt handelt es sich um ein zeitlich begrenztes Vorhaben, dessen Ziel die Schaffung eines einmaligen Ergebnisses (Dienstleistung oder Produkt) ist. 

Im Unternehmen ist ein Projekt immer zielgerichtet und umfasst Aufgaben wie 

• die Entwicklung einer konkreten Strategie, 
• die Festlegung der Ziele, 
• die Organisation und Durchführung des Vorhabens und 
• die Führung der Projektmitarbeiter. 

Für die Führung der Mitarbeiter bestimmt die Geschäftsführung oder ein externer Auftraggeber einen Projektleiter beziehungsweise Projektmanager. Der Projektleiter ist mit diversen Verantwortlichkeiten ausgestattet. Die Tätigkeiten und Kompetenzen richten sich nach der Unternehmensstruktur und dem jeweiligen Projekt. 

Projektmanagement in Unternehmen

Für nahezu jedes Unternehmen spielt das Thema Projektmanagement eine Rolle. Besonders häufig findet es in diesen Branchen und Bereichen Anwendung: 

• Agenturen (etwa Werbe-, Digital-, Design-, PR- und Kommunikationsagenturen) 
• öffentliche Verwaltung 
• Marketing 
• Architekturbüros 
• Baubranche 
• Maschinen- und Anlagenbau 
• Unternehmensberatung 

Sowohl für bestehende Unternehmen als auch für angehende Gründer ist es wichtig, sich gründlich mit dem Thema zu befassen. Denn: Mit einem strategischen Projektmanagement lassen sich nicht nur einzelne Projekte erfolgreich abwickeln. Es trägt auch dazu bei, dass die Projekte zielgerichtet gesteuert werden können. Das nötige Know-how für ein gutes Projektmanagement erwerben Geschäftsführer, Unternehmensmitarbeiter und Gründer beispielsweise in speziellen Seminaren und Lehrgängen. Diese werden von erfahrenen Trainern durchgeführt, deren Expertise in unterschiedlichen Zertifizierungsverfahren (zum Beispiel IPMA, DSDM, SCRUM) geprüft und bestätigt wurde. 

Welche Weiterbildung oder Projektmanagement-Zertifizierung die richtige ist, hängt von den eigenen Erwartungen und Zielen sowie vom persönlichen Background ab. In den Kursen erhalten die Teilnehmer aktuelle Informationen zum Thema sowie fachliche Sicherheit. 

Das Projektmanagement und seine neun Teildisziplinen 

Ob als Weiterbildung für den Chef und die Führungskräfte im Unternehmen oder als Vorbereitung auf die bevorstehende Gründung eines Franchise-Unternehmens: Ein Training zum Thema Projektmanagement ist empfehlenswert. Informationsdefizite zählen zu den drei häufigsten Fehlern von Gründern. Sie lassen sich mit einer guten Vorbereitung vermeiden.

Diese ist, bezogen auf das Projektmanagement im Unternehmen, besonders wichtig. Die Aufgaben sind vielfältig. Deshalb hat das Project Management Institute (PMI) das Projektmanagement in neun Teilbereiche unterteilt: 

1. Zeitmanagement: In diesen Bereich gehören unter anderem der Zeitplan, die Einschätzung der Vorgangsdauer, die Entwicklung und Überwachung des Terminplans. Das Zeitmanagement muss also sämtliche Fristen des Projekts im Blick haben. 
2. Qualitätsmanagement: Das Qualitätsmanagement kümmert sich um die verschiedenen Qualitätsanforderungen. Es beschäftigt sich mit der Qualitätsplanung, -sicherung und -lenkung. 
3. Umfangsmanagement: Dieser Teilbereich überwacht das Projekt und prüft, ob es sich in die richtige Richtung entwickelt. Dazu zählen die Initiierung des Projekts sowie die Leistungsdefinition, -verifizierung und -überwachung. 
4. Kommunikationsmanagement: Hier geht es um die Kommunikation innerhalb des Projektmanagements, sei es mit Personen außerhalb der Firma, Projektmanagern oder Mitarbeitern. Das Kommunikationsmanagement sammelt und verbreitet alle Informationen, die mit dem Projekt im Zusammenhang stehen. 
5. Kostenmanagement: Finanzen spielen bei großen Projekten eine wichtige Rolle. Damit vorhandene Ressourcen möglichst effizient eingesetzt werden können, müssen die Mittel geplant, Kosten geschätzt, Budget aufgeteilt werden. 
6. Beschaffungsmanagement: Die Mitarbeiter im Beschaffungsmanagement sorgen dafür, dass alle notwendigen Mittel und Leistungen für das Projekt zur Verfügung stehen. Sie holen Angebote ein, treffen Vorbereitungen für den Einkauf und wählen Lieferanten aus. Ferner kümmern sie sich um die Vertragsgestaltung und -erfüllung.
7. Integrationsmanagement: Beim Integrationsmanagement dreht sich alles um die Festlegung von Vorgängen, die für die Durchführung und Integration des Projektes wichtig sind. Die Mitarbeiter dieses Teilbereichs befassen sich konkret mit der Projektplanentwicklung und -durchführung sowie möglichen Anpassungen in diesem Bereich. 
8. Risikomanagement: Komplexe Projekte sind immer auch mit Risiken verbunden. Das Risikomanagement beschäftigt sich mit der Identifizierung und Bewertung von möglichen Risiken und entwickelt entsprechende Maßnahmen zur Verfolgung und Bewertung.
9. Personalmanagement: Beim Personalmanagement geht es um die personellen Ressourcen, also die Projektmitarbeiter. Fragen, die sich das Personalmanagement stellt, lauten zum Beispiel: „Wer übernimmt welche Aufgaben?“, „Wer soll/muss mit wem zusammenarbeiten?“ oder „Steht genügend Personal für das Projekt zur Verfügung?“. Diese und weitere Fragen stellt sich das Personalmanagement bei der Personalakquisition, Projektorganisation und Teamentwicklung. 

Teamarbeit und Kommunikation sind das A und O

Die Themen Teambuildung und Teamentwicklung haben beim Projektmanagement generell einen hohen Stellenwert. Ein Projekt wird in der Regel nicht von einer einzelnen Person durchgeführt, sondern ist fast immer Teamarbeit. Die Rollen sind klar verteilt, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Projekts. 

Der Auftraggeber oder Kunde ist der Initiator und hat die Entscheidungsgewalt. Der Projektmanager trägt die Gesamtverantwortung und ist der Experte für die Planung und Koordination des Projekts sowie der Teammitglieder. Genauso wie die Projektmitarbeiter ist er inhaltlich involviert. Die Mitarbeiter erledigen die ihnen zugedachten Projektarbeiten. Daneben gibt es die sogenannten Stakeholder. Dies sind Gruppen oder Personen, die an einem Unternehmensprojekt Interesse haben oder davon betroffen sind. 

Mangelnde oder fehlende Kommunikation innerhalb des Teams ist nicht selten der Grund für das Scheitern eines Projekts. Sie ist für die Zusammenarbeit im Team sehr wichtig. Jedes Teammitglied sollte wissen, welche Aufgaben es zu erledigen hat. Alle Beteiligten sollten auf demselben Wissensstand sein. Regelmäßige Absprachen sind ebenso wichtig wie ein Ansprechpartner für etwaige Fragen. 

Fazit: Projektmanagement ist für Gründer und bestehende Unternehmen wichtig

Das Projektmanagement umfasst die Planung, Überwachung, Koordination sowie den Abschluss eines Projekts. Die Tätigkeiten innerhalb des Projektmanagements sind vielfältig und werden auf mehrere Bereiche und Personen aufgeteilt. Je nach Branche und Projektart haben die einzelnen Aufgaben unterschiedliche Priorität. 

Es ist unerheblich, ob sich jemand noch in der Gründungsphase befindet oder bereits ein Unternehmen führt: Wer nachhaltig Erfolg mit seinem Unternehmens- beziehungsweise Franchisekonzept haben und effizient arbeiten möchte, braucht ein gutes Projektmanagement. Denn: Vor allem umfangreiche Projekte können schnell zu einem finanziellen oder zeitlichen Problem werden. Mit den entsprechenden Fachkenntnissen und einer guten Vorbereitung lässt sich das vermeiden. 

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