Autor: FranchisePORTAL-Redaktion
Zuletzt aktualisiert am: 09.12.2024
Wer ein Unternehmen gründet, muss viel mehr selbst organisieren als ein Angestellter – das trifft sowohl auf klassisch Selbstständige als auch auf diejenigen zu, die sich mit Franchise selbstständig machen. Um sich selbst die Arbeit zu erleichtern und Prozesse sowohl effizient als auch korrekt zu gestalten, benötigt man ein entsprechendes Equipment. Technische Tools sind das A und O für einen gut laufenden Betrieb – ganz gleich, ob es sich um eine Ein-Mann-Unternehmung oder ein Start-up handelt. Doch welche Tools sind ein Muss für Gründer?
Webseite und Onlineshop
Jeder Unternehmer benötigt früher oder später eine Webseite. Diese repräsentiert das Unternehmen und führt nicht selten zu neuen Aufträgen durch Kunden. Wenn es sich um ein Geschäft handelt, das darauf angewiesen ist, von Kunden besucht zu werden, findet man auf der Webseite außerdem die Öffnungszeiten sowie Anfahrtsmöglichkeiten. Eine ansprechend gestaltete Webseite ist somit ein Muss, wenn man erfolgreich werden möchte.
Je nachdem, in welchem Bereich man sich selbstständig gemacht hat, macht vielleicht auch ein Onlineshop Sinn. Manche nutzen diesen als Haupteinnahmequelle – beispielsweise, wenn sie als Onlinehändler tätig sind. Andere widerum erkennen in einem Onlineshop eine praktische Möglichkeit für eine Einnahmequelle zusätzlich zum eigentlichen Geschäft.
Damit der Onlineshop ansprechend und benutzerfreundlich wird, sollte man die richtige Plattform wählen. Das wohl beliebteste Content Management System (kurz: CMS) ist wohl WordPress. Durch ein praktisches Plug-In wird daraus schnell ein funktionierender Onlineshop. Eine WooCommerce Agentur kann dabei helfen, ihn so aufzubauen, dass er mehr Kunden anlockt und zahlreiche Verkäufe erzielt.
Rechnungen und Buchhaltung
Viele sind von Buchhaltung wenig begeistert, weshalb man sich ihr meist erst zu einem späten Zeitpunkt annimmt. Dabei ist sie sehr wichtig, damit man das frisch gegründete Unternehmen anständig verwalten kann. Immerhin kann nicht alles der Steuerberater übernehmen: Dieser kostet Geld und benötigt Unterlagen. In einem Buchhaltungssystem sind diese Unterlagen schön zusammengefasst und können einfach weiterverarbeitet werden.
Häufig kommt ein Buchhaltungssystem mit einem Rechnungssystem daher, zum Beispiel bei lexoffice. Beide Funktionen in einem sind sehr praktisch für Gründer. Immerhin müssen auch Rechnungen regelmäßig geschrieben und verschickt werden. Auf Dauer sind Excel und Co. keine guten Lösungen – viel zu häufig kommt es zu Fehlern. Dazu gehört zum Beispiel, dass die Mindestangaben auf den Rechnungen nicht erfüllt werden. Ein Rechnungsprogramm sorgt selbst dafür, dass alles, was auf der Rechnung stehen muss, auch wirklich enthalten ist.
Geschäftskonto vs. gemischtes Konto
Gründer, die noch am Anfang stehen, entscheiden sich häufig noch gegen ein reines Geschäftskonto. Dieses verursacht in ihren Augen nur weitere Kosten – also geht ein gemischtes Konto auch, oder?
Das ist leider nicht ganz korrekt. Denn spätestens ab dem Zeitpunkt, an dem viele Umsätze generiert und viele Ausgaben getätigt werden, verliert man den Überblick. Bei einem Einzelunternehmer funktioniert das gemischte Konto womöglich noch länger, wenn keine Kosten für Gebäude, Maschinen oder andere Dinge anfallen. Doch wer sich zum Beispiel als Franchise-Unternehmen selbstständig macht, hat mit mehr Ausgaben zu rechnen.
Beispielsweise kommen auf Franchise-Unternehmen in der Kaffeebranche eine Vielzahl an Ausgaben zu: von der Miete der Räumlichkeiten über diverse Kaffeemaschinen und andere Küchengeräte bis hin zum Personal, das man bezahlen muss. Wer all das mit den privaten Ausgaben über ein Konto laufen lässt, wird bald den Überblick verlieren. Außerdem: Werden die Einnahmen und Ausgaben vom Finanzamt geprüft, werden alle Umsätze auf dem gemischten Konto offengelegt.
Die meisten gängigen Banken wie Sparkasse, Postbank und Commerzbank bieten Geschäftskonten an. Doch auch Online-Anbieter wie Penta oder Fyrst haben attraktive Angebote für Selbstständige.
Tools für Dienstpläne und andere Aufgaben
Wer ein Unternehmen gegründet hat und Mitarbeiter beschäftigt, bemüht sich meist um Ordnung und Struktur. Während im digitalen Zeitalter physische Dienstpläne aus der Mode gekommen sind, sollte man sich etwas anderes überlegen. Digitale Dienstpläne können von den Mitarbeitern jederzeit eingesehen werden – egal, wo sie sich gerade befinden. Dadurch hat jeder stets den vollen Überblick über seine Schichten.
Diese Methode ist weitaus praktischer, als wenn man den Mitarbeitern ihre Schichten lediglich mündlich oder per Chat-Nachricht mitteilt. Die Gefahr, dass dies untergeht, ist viel zu groß. Darüber hinaus kann man ein solches Tool gleichzeitig zur Erfassung der Arbeitszeiten verwenden. So hat man stets alles dokumentiert und kann keine Stundenzettel der Mitarbeiter verlieren.
Ein weiteres praktisches Tool ist ein virtueller Aufgabenplan. Dieser macht vor allem dann Sinn, wenn hauptsächlich digital gearbeitet wird. Wer seine Mitarbeiter aufgrund von Home Office selten sieht, kann ihnen zu erledigende Aufgaben einfach mithilfe eines Tools mitteilen. Derjenige, der sich der Aufgabe annimmt, trägt sich in einem entsprechenden Feld ein. So ist für alle ersichtlich, dass sich jemand darum kümmert. Zudem kann man als Chef bereits Aufgaben zuteilen. Dies geht meist wesentlich zeiteffizienter, als eine Mail an den jeweiligen Mitarbeiter zu schicken.
Neben Atoss, welches ein Tool ist, das viele technische Vorkenntnisse erfordert, können Selbstständige von Planday oder Papershift profitieren. Diese Tools ermöglichen jedem Mitarbeiter den Zugriff und erleichtern die Planung ungemein.
Tools für den Businessplan
Egal ob Franchise oder nicht – wer sich selbstständig macht, braucht einen Businessplan. Der Businessplan sollte im besten Fall vor der Gründung erstellt werden, denn er hilft dabei, ein valides Geschäftsmodell auszuarbeiten. Neben den Geschäftsmöglichkeiten hält er auch eventuelle Risiken fest, die auf den Gründer zukommen können.
Auch alle Informationen zu Marketing und Vertrieb beinhaltet der Businessplan sowie eine Erfolgs- und Finanzplanung. Er ist der Dreh- und Angelpunkt in einem neu gegründeten Unternehmen, mit dem nichts schief gehen kann.
Deshalb sollte der Businessplan sowohl korrekt sein als auch alle wichtigen Bestandteile beinhalten, die für das Unternehmen wichtig sind. Während sich viele mit einem Businessplan schwertun, gibt es nützliche Tools, die dabei helfen, ihn zu verfassen.
CRM-Tools für Kundendaten
Kleine Start-ups können womöglich noch auf ein CRM-System verzichten, doch spätestens ab einer gewissen Anzahl an Kunden führt kein Weg mehr vorbei. CRM steht für „Customer Relationship Management“ und beinhaltet alle wichtigen Informationen zu Kunden. Dazu zählen natürlich Daten wie Adresse, E-Mail und Telefonnummer, aber auch bereits getätigte Bestellungen und Rechnungen werden in einem CRM-System festgehalten.
Wer also stets den Überblick über seine Kunden und die bisherige Kommunikation behalten möchte, sollte auf ein CRM-Tool nicht verzichten. Das Beste dabei: Jeder Mitarbeiter, der einen Zugang zu dem System hat, kann dieselben Informationen einsehen. Dabei ist es ganz egal, ob man an einem Standort zusammenarbeitet oder über verschiedene verteilt.
Fazit
Als Gründer hat man viel um die Ohren. Zahlreiche Tools machen es einem da leichter und ersparen jede Menge Arbeitsaufwand. Dabei sind manche Hilfsmittel für jeden Unternehmer sinnvoll, andere lohnen sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße. Auf jeden Fall sollte man auf die Tools, die Zeit und Arbeit sparen, nicht verzichten.
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