Buchhaltung in Unternehmen – zahlreiche Aufgaben zu erledigen

Unternehmen müssen im Hinblick auf ihre Buchhaltung zahlreiche Vorschriften beachten und somit umfangreiche Aufgaben bewältigen. Das gilt für alle Unternehmen, angefangen von Solo-Selbstständigen bis hin zu Großunternehmen und somit ebenso für Franchisenehmer.

Daher ist ein ausreichendes Know-how im Bereich der Buchhaltung unabdingbar. Viele Aufgaben nehmen jedoch deutlich weniger Zeit in Anspruch, wenn zum Beispiel eine Buchhaltungssoftware in Anspruch genommen wird. Zuvor müssen Unternehmen jedoch wissen, welche exakten Pflichten sie in Bezug auf die Buchführung haben. 

Pflicht zur Buchführung in Unternehmen

Mit der Buchhaltung ist in der Regel eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens gemeint, welche die Aufgaben der Buchführung wahrnimmt. Meistens besteht in Unternehmen und auch bei Franchisenehmern speziell die Buchführung aus allen Bestandteilen der Buchhaltung. Sämtliche Unternehmer sind generell zur Buchführung verpflichtet. Bei Franchisenehmern ergibt sich unter Umständen die Besonderheit, dass die Buchführung durch die Zentrale übernommen wird. Viele Franchisenehmer kommen der Pflicht zur Buchführung aber auch selbst nach. 

Welche Form der Buchführung ist die richtige?

Es gibt zwei unterschiedliche Formen der Buchführung, nämlich zum einen die einfache und zum anderen die doppelte Buchführung. Die doppelte Buchführung ist wesentlich aufwendiger, denn dann müssen zwei Bücher (Konten) geführt werden. Reicht die einfache Buchführung hingegen aus, ist lediglich ein Buch zu führen. Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und für wen die einfache Form ausreicht, hängt unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens sowie vom Umsatz ab. 

Die Unterscheidung gilt übrigens für alle Unternehmen und Selbstständige, so auch für Franchisenehmer. Die doppelte Buchführung muss dann angewendet werden, wenn das Unternehmen in einer der folgenden Rechtsformen firmiert: 

• GmbH 
• AG 
• UG 

Es handelt sich also um eine Kapitalgesellschaft, die immer die Pflicht zur doppelten Buchführung hat. Nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind hingegen Freiberufler sowie Einzelunternehmer oder auch eine GbR, falls der jährliche Umsatz weniger als 600.000 Euro beträgt. Zudem darf der Jahresgewinn die Marke von 59.999 Euro nicht überschreiten. Unter diesen Fällen darf die doppelte Buchführung angewendet werden. 

Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit der sogenannten Kleinunternehmer-Regelung. Diese ist auch für Franchisenehmer zu Beginn interessant, da der Umsatz im ersten Jahr häufiger nicht mehr als 17.500 Euro beträgt. Liegt er zudem im nächsten Jahr nicht über 50.000 Euro, kann diese Regelung genutzt werden. Sie beinhaltet den Vorteil, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss. 

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Gewinn-und-Verlustrechnung 

Bei der Buchhaltung für Unternehmen geht es nicht nur um die Frage der einfachen und doppelten Buchführung als Grundlage. Ferner ist auch für Franchisenehmer zu klären, ob die Ermittlung des Gewinns per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder mittels der Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) erfolgen muss. 

Die GuV ist immer dann Pflicht, wenn der Unternehmer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Wann das der Fall ist, haben wir zuvor bereits beschrieben. Besteht hingegen zum Beispiel für Franchisenehmer nur die Pflicht zur einfachen Buchführung, dann ist das Erstellen einer EÜR ausreichend. Somit müssen lediglich die Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. 

Umsatzsteuer als Teil der Buchführung 

Wenn die Kleinunternehmer Regelung nicht genutzt werden kann, müssen auch Franchisenehmer die Umsatzsteuer ausweisen. Es handelt sich dabei zwar nur um einen durchlaufenden Posten, da die eingenommene Umsatzsteuer faktisch an das Finanzamt weitergeleitet wird. Die Vorsteuer kann natürlich in Abzug gebracht werden. Dennoch ist das Ausweisen und Abführen der Umsatzsteuer buchführungstechnisch mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden. 

Ein Grund ist, dass die Umsatzsteuer auf einem gesonderten Konto verbucht werden muss. Das hat allerdings zumindest den Vorteil, dass die Planung der Liquidität im Unternehmen einfacher ist, da die Umsatzsteuer hier natürlich nicht einbezogen werden darf. Sie steht dem Unternehmen nicht als Liquidität zur Verfügung. Für Franchisenehmer und andere Unternehmen ist es empfehlenswert, direkt nach der Gründung das separate Konto für die Verbuchung der Umsatzsteuer einzurichten. 

Buchführung mit einer Buchhaltungssoftware deutlich erleichtern 

Wer seine Buchführung zum Beispiel als Franchisenehmer selbst und in vollem Umfang manuell durchführt, der sieht sich einem erheblichen Zeitaufwand gegenüber. Zum Glück ist das jedoch nicht notwendig, denn es gibt inzwischen zahlreiche Programme, die im Zuge der Buchhaltung eingesetzt werden können. Die Digitalisierung ist in diesem Bereich schon sehr weit fortgeschritten. So gibt es zum Beispiel eine Reihe von Angeboten aus dem Bereich Buchhaltungssoftware, die sehr hilfreich sein können. 

Grundsätzlich wird eine Buchhaltungssoftware in mehreren Varianten am Markt angeboten, insbesondere als Cloud-Software oder auch als zu installierende Variante. Hier sollte jeder Unternehmer selbst entscheiden, welche Version der Software für die eigene Buchhaltung am besten geeignet ist. Mit entscheidend ist zum Beispiel die Qualität der Internetverbindung, die für eine Cloud-Software sehr gut sein sollte. 

Je nach angebotener Buchhaltungssoftware besitzen die Programme in der Regel eine Reihe wichtiger Grundfunktionen. Dazu zählen zum Beispiel: 

• Integriertes Online-Banking 
• Integration der Rechnungserstellung und -überwachung 
• Integrierte Buchungsvorlagen 
• Gewinn-und-Verlustrechnung 
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung 
• Umsatzsteuervoranmeldung 

Zu den Grundfunktionen gehört demnach der gesamte Bereich Umsatzsteuer, was die manuellen Tätigkeiten schon sehr reduziert. Gleiches gilt für das Anfertigen der Gewinn-und-Verlustrechnung. Auch die Integration des Online-Bankings ist ein sehr hilfreiches Feature, über das nahezu alle Buchhaltungs-Programme heutzutage verfügen. 

Wichtig zu wissen ist, dass die Kosten für die angeschaffte Buchhaltungssoftware natürlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Das betrifft beide Varianten, also sowohl die Cloud- als auch die Installations-Software. Damit rentiert sich die Anschaffung alleine durch die deutliche Zeitersparnis oftmals schnell. 

Fazit zur Buchhaltung in Unternehmen 

Die Buchhaltung stellt insbesondere kleinere Unternehmen, wie zum Beispiel Franchisenehmer, vor nicht geringe Herausforderungen. Es sind zahlreiche Vorschriften zu beachten, damit eine ordnungsgemäße Buchführung erfolgt. Neben dem Wissen zu diesem Thema ist es meistens sehr hilfreich, wenn sich Unternehmer eine digitale Unterstützung holen. Dabei handelt es sich um eine Buchhaltungssoftware, durch die manuelle Tätigkeiten im Rahmen der Buchhaltung deutlich reduziert werden können.

Bild von Steve Buissinne auf Pixabay