Zeit sparen und rechtlich sicher starten: Digitale Tools für Gründer

Es ist entscheidend, dass neu gegründete Unternehmen rasch effektiv und erfolgreich arbeiten, Kunden locken und die im Businessplan festgelegten Erträge generieren. Gerade die Anfänge eines Start-ups gelten deswegen nicht selten als Basis für solides Etablieren des Betriebs. Die Digitalisierung unterstützt das durch praktische digitale Tools. Sie sorgen für hohe Effizienz der Abläufe, gestalten das Geschäft rechtssicher, vermeiden Fehler und sparen Zeit. Durch diesen Artikel erfahren Gründer, wie sie diese Tools nutzen und nach welchen Kriterien sie diese wählen sollten.

Welche Kriterien sind bei der Auswahl digitaler Tools entscheidend?

Die digitalen Tools müssen die jeweiligen rechtlichen Aspekte berücksichtigen. Als wichtiges Beispiel gelten die seit 2018 gültigen Regeln der Datenschutz-Grundverordnung: DSGVO-Konformität ist Pflicht, um Abmahnungen zu vermeiden und die gemäß DSGVO festgesetzten Rechte der Interessenten zu schützen. 

Als Top-Kriterien gelten ergänzend der angebotene Support und besonders die kalkulierbaren Kosten der Tool-Nutzung. Als passende Ergänzungen liefern einige digitale Tools für Start-ups spezifische Features nach Bedarf. Klassische Kriterien? Automatisierung, Integrationen und Skalierbarkeit. Die praktische Bedienung der Tools ohne hohe Anforderungen gilt ebenfalls als Vorteil.

AGB-Generatoren und Tools für Impressums- und Datenschutzerklärungserstellung

Tools für AGB, Impressum und Datenschutzerklärung erleichtern Gründern den Einstieg, indem sie rechtliche Vorgaben einfach, schnell und korrekt umsetzbar machen. Korrekt gestaltete AGB regeln die Vertragsbedingungen für abgeschlossene Geschäfte und definieren klar Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien. Das als verpflichtend geltende Impressum liefert Kunden Informationen über die Tool-Anbieter wie Anschrift, die jeweiligen Vertreter und die eventuell vorhandene Handelsregisternummer. Diese Daten und Informationen haben rechtliche Anforderungen. Gerade Start-ups stehen unter Beobachtung durch die Behörden und Kunden. Lücken schaden also ganz besonders.

Rund um die Auswahl oder Nutzung der Tools sollten Gründer beachten, dass diese den aktuell gültigen Stand der gängigen Regelungen und Datenschutzgesetze umsetzen müssen. Tools für die AGB-Erstellung, beispielsweise von Shopsystemen oder ein AGB-Generator, müssen die Gründer gemäß dem eigenen Bedarf wählen.

Vertragsvorlagen und Vertragsmanagement

Verträge stellen Willenserklärungen der Geschäftspartner in B2B und B2C dar und steuern deren jeweiligen Pflichten. Als klassische Verträge gelten Kaufverträge oder Mietverträge. Tools, die den Gründern vorgefertigte Vertragsvorlagen bieten, verschaffen hochwertige, kostengünstige Entlastung. Sie bieten rechtssichere Dokumente, die auch Franchise-Unternehmen nach Bedarf ändern und anpassen können.

Als Grundvoraussetzung bei der Auswahl und Nutzung der Vertragsvorlagen bzw. digitalen Tools für das Vertragsmanagement gelten rechtssichere und professionell entwickelte Produkte. Änderungen, wie Zusätze für Verträge, sollten jedoch von Anwälten präzise geprüft werden.

Buchhaltungs- und Belegmanagement

Für viele Gründer ist der Bereich der Buchhaltung und Belege belastend. Denn tatsächlich müssen sie jeden Geschäftsvorfall für die Behörden nachweisbar belegen. Doch das genügt nicht immer. Das Verbuchen der Geschäftsvorfälle dient den gemäß den Regeln des deutschen Steuerrechts erstellten Jahresabschlüssen. Ergänzend dienen diese auch der Gegenüberstellung der Gewinne und der Verluste des Betriebs. Die Tools bieten Gründern ebenfalls Entlastung für das solide Berechnen der Umsatzsteuer-Summen

Kriterien für das passende Produkt?

• Geeignet für Laien

• Müheloses Bedienen des Tools

• Abbilden der klassischen Geschäftstätigkeiten

• Funktionen wir Rechen- und Statistiktools

• Passende Kontomodelle

• Support

• Niedrige Kosten

Als bekannte und etablierte Software-Tools gelten beispielsweise Lexware oder WISO.

Tools für Rechnungsstellung und Angebotserstellung

Zu den gebräuchlichen Unterlagen für die Abwicklung der Geschäfte gelten Angebotsschreiben, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Diese Dokumente haben rechtliche Relevanz, denn sie definieren Rechte und Pflichten. Setzt man die Pflichten nicht um, hat der jeweilige Geschäftspartner Schadensersatzansprüche. Spezialisierte Software wie sevdesk oder PandaDoc reduzieren mögliche Fehler. Bei der Auswahl des passenden Tools empfiehlt es sich, die Testversionen auszuprobieren und anschließend das Kostenpaket mit den nutzenbringenden Funktionen zu wählen.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Tools für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung verschaffen Gründern hohen Mehrwert: Die passenden Produkte verbessern die Effizienz der betrieblichen Abläufe und verringern Kosten, die als Folge falschen oder nicht erfolgten Projektmanagements entstehen. Durch solides Projektmanagement schaffen die Gründer die Basis für pünktlich belieferte Kunden.

Zeit- & Leistungserfassung

Bevor Gründer Personal einstellen, sollten sie genau abwägen, ob und wann sich die Beschäftigung von Mitarbeitern lohnt. Vorteile können eine bessere Arbeitsteilung, die kontinuierliche Betreuung von Kunden, zusätzliche Expertise und Entlastung in der Hochsaison sein. Nachteile liegen in höheren Fixkosten, zusätzlichem Organisationsaufwand und der notwendigen Abrechnung von Arbeitszeiten und Leistungen.

Sollten die Gründer Personal beschäftigen, entlasten praktische Tools wie Personio durch digital gestütztes Erfassen der Arbeitszeiten, das zugleich als Basis für Lohnabrechnungen dient. Wichtig ist jedoch, die Kosten und den Funktionsumfang präzise abzuwägen und genau zu prüfen und sicherzustellen, dass das Programm zur Betriebsgröße und Mitarbeiterzahl passt.

Software richtig wählen und regelmäßig neu bewerten

Zahlreiche Gründer schätzen die positiven Eigenschaften von digitalen Tools wie verbesserte Effizienz oder Kostenersparnis. Das passende Programm schafft die bedarfsgerechten Benefits. Doch es ist entscheidend, dass Gründer die Tools dem wachsenden Betrieb anpassen können. Eventuell ist es nötig, statt des günstigen Basispakets die umfangreichere Option zu nutzen oder den Anbieter komplett zu wechseln. 

Tool-Funktionen wie etwa der Kontenrahmen in Buchhaltungsprogrammen sollten ebenfalls auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sein. Ebenso zentral sind regelmäßige Updates. Sie dienen der Funktionalität, dem sicheren Nutzen und sorgen vor allem für Datensicherheit.

Gerade im Hinblick auf Datenschutz und DSGVO-Konformität ist ein sicheres und aktuelles System unerlässlich. Darüber hinaus stärkt ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten das Vertrauen der Kunden und damit die Außenwirkung des Unternehmens.

Foto von Rodion Kutsaiev auf Unsplash