Von der Vision zur Realität: Schritte zur Gründung eines eigenen gastronomischen Betriebs

In kaum einer anderen Branche ist es so wichtig, sich durch Kreativität, Leidenschaft und Innovation von der Konkurrenz abzuheben, wie in der Gastronomie. Für Gründer bietet sie eine ideale Bühne, um sich selbst zu verwirklichen und gleichzeitig den Gästen eine gute Zeit zu verschaffen. Bei der Gründung gibt es jedoch einige Dinge zu beachten.

Die Bedeutung eines durchdachten gastronomischen Konzepts

Ein gastronomisches Konzept bildet das Fundament eines jeden gastronomischen Betriebs. Am Anfang steht jedoch eine gründliche Marktanalyse. Diese hilft dabei, den Bedarf, die Wünsche der Gäste, die Zielgruppe und die Konkurrenz zu identifizieren. Ist der Spot, an dem die Gastronomie eröffnet werden soll, bereits durch andere Betriebe gesättigt oder das geplante Konzept ist an dem ausgewählten Ort bereits abgedeckt, muss die Standortwahl oder das Konzept überdacht werden.

Nach der Marktanalyse ist es an der Zeit, die exakte Vision für das gastronomische Konzept zu definieren. Diese Vision sollte die einzigartige Identität des Betriebs widerspiegeln und als Leitfaden für alle weiteren Entscheidungen dienen. Sie umfasst Aspekte wie die Art der Küche, das Ambiente, den Service-Stil und das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens. Durch die klare Definition der Zielgruppe und die Ausrichtung des Konzepts auf deren Bedürfnisse und Vorlieben kann der Betrieb gezielt Marketingstrategien einsetzen und eine loyalere Kundenbasis aufbauen. 

Ausgefallene kulinarische Kreationen und Fusion Kitchen sind im Trend. Gäste legen heute Wert auf gesunde, abwechslungsreiche und spannende Speisen, die sie so noch nicht kennen. Die Kreationen dürfen gerne einzigartig und durchaus gewagt sein: Wie wäre es mit einem Mix aus Erbse, Quinoa und Minze? Oder mit ländertypischen Snacks in neuem Gewand, zum Beispiel würzige Curry Masala Sticks, herzhaft-fruchtige Tajine Bites oder rauchige Nashville Smoked Hähnchenkeule? Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Rechtliche Rahmenbedingungen 

Die Gründung in der Gastro-Branche ist aufregend, bringt jedoch auch eine Vielzahl rechtlicher Aspekte mit sich. Die Wahl der richtigen Unternehmensform ist einer der ersten Schritte bei der Gründung eines gastronomischen Betriebs. 

Zu den gängigen Optionen gehören 

• Einzelunternehmen, 
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• oder Personengesellschaften wie die GmbH & Co. KG oder die OHG. 

Jede Unternehmensform hat ihre eigenen Vor- und Nachteile in Bezug auf Haftung, Steuern und Organisationsstrukturen. 

Die Gewerbeanmeldung ist ein obligatorischer Schritt für jeden gastronomischen Betrieb. Sie erfolgt in der Regel beim örtlichen Gewerbeamt und dient der Erfassung des Unternehmens im Handelsregister. 

Je nach Art des gastronomischen Betriebs sind weitere behördliche Genehmigungen erforderlich. Dazu gehören beispielsweise die Gaststättenerlaubnis, die Baugenehmigung für Umbauten oder Renovierungen, sowie die Genehmigung für den Ausschank von alkoholischen Getränken. Die Genehmigungen müssen frühzeitig beantragt werden, um Verzögerungen bei der Eröffnung des Betriebs zu vermeiden.

Arbeitsrechtliche Aspekte und Personalbeschaffung

Die Gastronomiebranche ist bekannt für ihre Dynamik und Vielfalt sowie für ihre komplexen arbeitsrechtlichen Anforderungen. Von der Einstellung über die Arbeitszeiten bis hin zur Vergütung müssen gastronomische Betriebe eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen Aspekten beachten. So gewährleisten sie ein reibungsloses Funktionieren des Geschäftsbetriebs. 

Arbeitsverträge sind das Fundament jeder Arbeitsbeziehung und sollten alle wichtigen Details enthalten, einschließlich Arbeitszeiten, Vergütung, Urlaubsansprüche und Kündigungsfristen. 

In der Gastronomie, wo unregelmäßige Arbeitszeiten und Wochenendarbeit üblich sind, ist es besonders wichtig, klare Vereinbarungen über die Arbeitszeiten zu treffen und sicherzustellen, dass diese den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Arbeitsverträge sollten außerdem Regelungen zum Umgang mit Überstunden, Pausenregelungen und eventuellen Trinkgeldern enthalten.

Die Einhaltung des Mindestlohns und die faire Vergütung der Mitarbeiter sind entscheidend. Gastrobetriebe müssen dafür sorgen, dass sie die gesetzlichen Mindestlohnanforderungen erfüllen und dass alle Mitarbeiter angemessen vergütet werden. 

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind ebenso wichtig, da Mitarbeiter häufig mit scharfen Werkzeugen, heißen Oberflächen und chemischen Reinigungsmitteln hantieren. Die Mitarbeiter müssen über angemessene Sicherheitsausrüstung verfügen und alle relevanten Sicherheitsvorschriften einhalten. Dafür ist es ratsam, regelmäßige Sicherheitsschulungen durchzuführen.

Die Personalbeschaffung ist eine der größten Herausforderungen in der Gastronomie, insbesondere angesichts des hohen Personalbedarfs und der oft hohen Fluktuation. Attraktive Arbeitsbedingungen, die über das Gehalt hinausgehen, tragen maßgeblich dazu bei, qualifizierte Mitarbeiter anzuziehen und zu halten. 

Dies kann flexible Arbeitszeiten, Mitarbeitervergünstigungen, Entwicklungsmöglichkeiten und ein positives Arbeitsumfeld umfassen. Zudem sollten gastronomische Betriebe Programme für eine langfristige Mitarbeiterbindung entwickeln, die auf die Bedürfnisse und Vorlieben ihres Personals zugeschnitten sind.

Marketing und Kundenakquise 

Ein effektives Marketing, das auf eine starke Online-Präsenz und kreative Kundenbindungsmaßnahmen setzt, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg machen. Eine gut gestaltete Website, die benutzerfreundlich ist und ansprechende Inhalte bietet, dient als virtuelle Visitenkarte und erste Anlaufstelle für potenzielle Gäste. Die Implementierung der Speisekarte sowie ein Online-Reservierungstool ergänzen den Online-Service. 

Neben der Website spielt auch Social Media eine entscheidende Rolle bei der Interaktion mit Kunden und der Steigerung der Markenbekanntheit. Durch die regelmäßige Veröffentlichung von ansprechenden Inhalten – zum Beispiel Fotos von Speisen und Getränken, Einblicke hinter die Kulissen und Sonderangebote – können gastronomische Betriebe eine aktive und engagierte Community aufbauen. 

Die Gewinnung neuer Kunden ist wichtig, aber die langfristige Bindung bestehender Kunden ist ebenso entscheidend für den Erfolg eines gastronomischen Betriebs. Loyalty-Programme sind eine effektive Maßnahme, Kunden dazu zu motivieren, regelmäßig wiederzukommen und den Betrieb weiterzuempfehlen. Attraktive Vorteile wie Rabatte, kostenlose Produkte oder exklusive Veranstaltungen belohnen die Treue der Kunden und stärken ihre Bindung.

Ergänzend dazu können Veranstaltungen wie Themenabende, Live-Musik oder Verkostungen dazu beitragen, die Kunden zu begeistern und eine persönliche Beziehung aufzubauen. Solche Veranstaltungen schaffen ein einzigartiges Erlebnis für die Gäste und sind eine gute Gelegenheit, sich von der Konkurrenz abzuheben und eine positive Mundpropaganda zu generieren.

Finanzielles Management

Die erfolgreiche Führung eines gastronomischen Betriebs erfordert ein solides Finanzmanagement – eine detaillierte Budgetplanung ist dafür der erste Schritt. Gastronomen sollten regelmäßig Budgets erstellen, die alle Einnahmen und Ausgaben des Betriebs berücksichtigen, einschließlich Lebensmittelkosten, Personalkosten, Miete, Betriebskosten und Marketingausgaben. 

Durch die Festlegung realistischer Budgetziele und die regelmäßige Überwachung der finanziellen Leistung können Gastronomen potenzielle Engpässe frühzeitig erkennen und proaktiv reagieren. Zudem ist die Implementierung von Kostenkontrollmaßnahmen – zum Beispiel die Optimierung der Bestandsführung, die Reduzierung von Verschwendung und die Verhandlung günstigerer Lieferantenverträge – entscheidend, um die Rentabilität des Betriebs zu steigern.

Eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet wiederum die finanzielle Gesundheit eines gastronomischen Betriebs und die Einhaltung der Steuervorschriften. Daher müssen alle Einnahmen und Ausgaben dokumentiert, Zahlungen rechtzeitig verfolgt und alle relevanten Buchhaltungsaufzeichnungen ordnungsgemäß durchgeführt werden. 

Darüber hinaus ist es wichtig, sich mit den steuerlichen Verpflichtungen vertraut zu machen und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Steuern wie Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Lohnsteuer, fristgerecht abgeführt werden. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Steuerberater kann dabei helfen, Steuerfallen zu vermeiden und Steuervorteile optimal zu nutzen.

Die Gastronomie ist oft von saisonalen Schwankungen geprägt, die sich auf den Cashflow eines Betriebs auswirken. Um finanzielle Engpässe während langsamerer Perioden zu vermeiden, ist ein effektives Cashflow-Management nötig. Cashflow-Prognosen helfen, die zukünftigen Einnahmen und Ausgaben des Betriebs zu prognostizieren und sicherzustellen, dass ausreichend Liquidität vorhanden ist, um die laufenden Betriebskosten zu decken. 

Auch Strategien wie die Verlängerung der Zahlungsfristen für Lieferanten, die Einrichtung eines Notfallfonds oder die Nutzung von Finanzierungsinstrumenten wie Betriebskredite tragen dazu bei, finanzielle Engpässe zu überbrücken und die Stabilität des Betriebs zu gewährleisten.

Krisenmanagement und Risikobewältigung

Die Gastronomiebranche ist bekannt für ihre Vielfalt und ihren Reichtum an Möglichkeiten, aber sie birgt gleichzeitig eine Vielzahl von Risiken, die den Erfolg eines Betriebs gefährden können. Für einen langfristigen Erfolg ist es unerlässlich, wirksame Strategien für das Krisenmanagement und die Risikobewältigung zu entwickeln. 

Der erste Schritt im Krisenmanagement besteht darin, potenzielle Risiken und Krisenszenarien zu identifizieren, die den Betrieb gefährden könnten. Dazu gehören externe Risiken wie Naturkatastrophen, politische Unruhen, wirtschaftliche Abschwünge und Gesundheitskrisen, aber auch interne Risiken wie Brandgefahr, Lebensmittelvergiftungen, Personalmangel und finanzielle Engpässe. Durch eine gründliche Risikoanalyse lassen sich potenzielle Gefahren frühzeitig erkennen und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um sie zu mindern oder zu vermeiden.

Basierend auf der Identifikation potenzieller Risiken, sollten sich gastronomische Betriebe auf Krisensituationen vorbereiten, indem sie Notfallpläne und -prozesse entwickeln. Diese Notfallpläne sollten klare Verfahren enthalten, die im Falle einer Krise zu befolgen sind: Einschließlich der Kontaktaufnahme mit den Behörden, der Evakuierung von Gästen und Mitarbeitern, der Kommunikation mit den Medien und der Wiederherstellung des Betriebs nach der Krise. 

Darüber hinaus sind regelmäßige Notfallübungen unerlässlich, sodass alle Mitarbeiter mit den Notfallverfahren vertraut sind und im Ernstfall angemessen reagieren können.

Eine wichtige Komponente des Risikomanagements in der Gastronomie ist das Versicherungsmanagement und die Absicherung gegen Betriebsrisiken. Gastronomen sollten verschiedene Arten von Versicherungen in Betracht ziehen, darunter Haftpflichtversicherungen, Betriebsunterbrechungsversicherungen, Eigentumsversicherungen und Arbeitslosenversicherungen. 

Eine umfassende Versicherungsdeckung kann gastronomischen Betrieben helfen, finanzielle Verluste im Falle einer Krise zu minimieren und den Betrieb schnell wieder aufzunehmen. Es ist wichtig, regelmäßig die Versicherungsbedingungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Deckung ausreichend ist und weiterhin den spezifischen Bedürfnissen des Betriebs entspricht.

Einen bestehenden Betrieb übernehmen

Die Entscheidung, einen gastronomischen Betrieb zu gründen, ist eine bedeutende unternehmerische Herausforderung. Doch während viele angehende Gastronomen darüber nachdenken, einen neuen Betrieb von Grund auf zu starten, ist die Übernahme eines bereits bestehenden Betriebs eine attraktive Alternative. 

Die Vorteile der Übernahme liegen auf der Hand:

• Etablierte Kundenbasis: Ein bestehender gastronomischer Betrieb verfügt bereits über eine etablierte Kundenbasis. Dies kann helfen, Umsätze schneller zu generieren und das Risiko von Anlaufschwierigkeiten zu reduzieren.
• Laufender Geschäftsbetrieb: Im Gegensatz zur Neugründung ist ein bereits bestehender Betrieb in der Regel sofort betriebsbereit. Dies bedeutet, dass Einnahmen generiert werden können, sobald die Übernahme abgeschlossen ist.
• Bekannter Markenwert: Ein erfolgreicher gastronomischer Betrieb hat oft einen bekannten Markennamen und einen guten Ruf in der lokalen Gemeinschaft. Dies lockt Gäste an und erleichtert das Marketing.
• Etablierte Lieferanten- und Personalbeziehungen: Bestehende Beziehungen zu Lieferanten und Personal sorgen für einen reibungslosen Übergang und sparen Zeit und Mühe bei der Suche nach neuen Partnern.
• Datenanalyse und Erfahrungen: Durch die Analyse historischer Daten und Erfahrungen des bestehenden Betriebs können potenzielle Schwachstellen identifiziert und Chancen für Verbesserungen erkannt werden.

Neben den genannten Vorteilen gibt es jedoch auch Nachteile, die zu beachten sind. Der Kaufpreis eines bestehenden Betriebs kann höher sein als die Kosten für die Gründung eines neuen Betriebs. Ein übernommener Betrieb kann zudem Altlasten wie Schulden, ungelöste Rechtsstreitigkeiten oder veraltete Betriebsausstattung mit sich bringen, die zusätzliche Kosten und Risiken verursachen können.

Wenn der bestehende Betrieb einen schlechten Ruf hat oder mit negativen Assoziationen verbunden ist, kann dies die Kundenakzeptanz sowie das Marketing erschweren. Trotz gründlicher Due Diligence können verborgene Probleme auftreten, die erst nach der Übernahme ans Licht kommen. Dies kann zu unerwarteten Herausforderungen und Kosten führen.

Die Entscheidung, einen bestehenden gastronomischen Betrieb zu übernehmen, ist keine leichte. Es ist wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und die individuellen Umstände sowie die Ziele des Unternehmens zu berücksichtigen. 

Franchise 

Ein zunehmend beliebter Weg, Risiken bei der Gründung eines Gastronomiebetriebs zu mindern und dennoch Teil der boomenden Branche zu werden, ist die Beteiligung an einem Franchisesystem. Dies ermöglicht es Gastronomen, von der bereits bestehenden Markenbekanntheit und Reputation des Franchisegebers zu profitieren. Eine bekannte Marke hat in der Regel einen etablierten Kundenstamm und es muss nicht bei null angefangen werden. 

Franchisegeber bieten in der Regel außerdem umfassende Schulungs- und Unterstützungsprogramme für ihre Franchisenehmer an. Dies kann Schulungen zur Betriebsführung, zum Marketing, zur Produktherstellung und zum Kundenservice beinhalten. Ein weiterer Vorteil eines Franchisesystems ist der Zugang zu zentralisierten Marketing- und Werbekampagnen. Franchisegeber investieren oft erhebliche Mittel in nationale oder regionale Werbung, um die Bekanntheit der Marke zu steigern.

Durch die Beteiligung an einem Franchisesystem können Gastronomen von Einkaufsvorteilen und Skaleneffekten profitieren. Franchisegeber verhandeln oft günstigere Konditionen mit Lieferanten aufgrund ihres größeren Einkaufsvolumens. Diese Ersparnisse können an die Franchisenehmer weitergegeben werden, was zu niedrigeren Betriebskosten und höheren Gewinnmargen führt. 

Ein Franchisesystem ist für angehende Gastronomen also eine attraktive Möglichkeit, in die Branche einzusteigen, indem es bewährte Geschäftskonzepte, Markenbekanntheit, Unterstützung, Marketingressourcen und Einkaufsvorteile bietet.