Autor: Ulrich Kessler
Zuletzt aktualisiert am: 13.01.2025
Beim Kassenbuch handelt es sich um ein sogenanntes Nebenbuch der Buchführung eines Unternehmens bzw. einer zur Buchführung verpflichteten Organisation. Im Vergleich zu Konten, auf denen etwa digitale Transaktionen und Bankgeschäfte verbucht werden, erfasst das Kassenbuch alle Bargeschäfte – sämtliche Einnahmen und Ausgaben unabhängig von ihrer Höhe – eines Unternehmens. Ob es sich nun um 1.200 Euro oder 0,87 Euro handelt, spielt also keine Rolle, da alle Bargeldbewegungen erfasst werden müssen. Abhängig von der Unternehmensform kann das Kassenbuch als einfache und weitgehend formlose Dokumentation von Geschäftsvorfällen mit Barzahlung umgesetzt werden.
Wer dagegen zur sogenannten "ordnungsgemäßen Buchführung" verpflichtet ist, muss ein "ordnungsgemäßes Kassenbuch" führen. Das gilt sowohl für die gesetzlich vorgegebene Form als auch für den Inhalt. Grundvoraussetzung für das Führen eines Kassenbuchs ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse.
Wer muss ein Kassenbuch führen und warum?
Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, das in irgendeiner Form Bargeschäfte abwickelt, die eingehenden und ausgehenden Zahlungsströme dokumentieren. Anderweitig ist das Überprüfen der korrekten Kassenlage sowie der Umsätze nicht möglich. Für die meisten Unternehmen ist das Führen eines Kassenbuchs daher Pflicht. Hintergrund für die gesetzliche Pflicht ist, dass Steuerhinterziehung durch die Unterschlagung von Umsätzen verhindert werden soll.
Wer zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet ist, dieser Pflicht aber nicht nachkommt, riskiert eine Steuerschätzung durch das Finanzamt – hier schätzt das Finanzamt also den Gewinn für die Besteuerung. Die Abgaben fallen dabei in aller Regel deutlich höher aus. Zudem drohen bei fehlerhafter Führung Bußgelder. Es gibt jedoch einige einfache Möglichkeiten, einer Steuerschätzung durch das Finanzamt zu entgehen. Ein "ordnungsgemäßes Kassenbuch" muss führen, wer:
- nach § 238 bis § 241 als Kaufmann bzw. Kauffrau agiert.
- zur doppelten Buchführung verpflichtet ist.
- Unternehmen, die nach Art und Umfang unter die Definition eines kaufmännischen Betriebs fallen.
- Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe bilanzierungspflichtig sind.
- Unternehmen, die freiwillig bilanzieren.
- als Betrieb sowohl per Gesetz als auch freiwillig im Handelsregister eingetragen ist.
Diese Ausnahmen gelten für die Führungspflicht
Da das Führen eines "ordnungsgemäßen Kassenbuchs" ebenso wie die Buchführung nach HGB sehr aufwendig ist, sieht der Gesetzgeber insbesondere für kleinere Unternehmen diverse Ausnahmen vor. Von der gesetzlichen Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs befreit sind daher die folgenden Unternehmungen bzw. Personen:
- Kleingewerbe
- Freiberufler
- Unternehmen, die Ihren Jahresabschluss per Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen
- Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von weniger als 600.000 Euro
- Einzelkaufleute mit einem Jahresgewinn von weniger als 60.000 Euro
- Alle Neugründungen, die zunächst unterhalb der genannten Grenzen liegen
Auch wenn damit in vielen Fällen keine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs besteht, ist dies bei Unternehmen mit vielen bar abgewickelten Zahlungsströmen dringend zu empfehlen. Das erleichtert den Überblick über die Finanzen und erhöht die Nachvollziehbarkeit auch für den Jahresabschluss und etwaige Steuerprüfungen.
Was alles ins Kassenbuch gehört
Unternehmen und Organisationen, die zum Führen eines "ordnungsgemäßen Kassenbuchs" verpflichtet sind, müssen sich an einen vorschriftsmäßigen Aufbau halten. Die in jedem Fall zu erfassenden Daten beinhalten neben dem Datum des Geschäftsvorfalls, der Belegnummer und dem Buchungstext auch den angewandten Steuersatz, die Umsatzsteuer sowie den aktuellen Kassenstand.
Hinzu kommt die Kennzeichnung als Einnahme, Ausgabe, Privateinlage oder Privatentnahme. Auch der zu jeder Buchung gehörige Beleg muss hinterlegt werden. Hier besteht der große Unterschied zu einem Kassenbericht, den jede Unternehmung mit Bareinnahmen erstellen sollte. Beim Kassenbericht werden keine einzelnen Geschäftsvorfälle erfasst, sondern lediglich die Bareinnahmen des Tages ermittelt.
GOB gelten auch für das Kassenbuch
Die Grundlage für das vorschriftsgemäße Führen eines Kassenbuchs sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GOB). Zu ihrer Einhaltung ist jede Unternehmung bzw. Organisation verpflichtet, die freiwillig oder per Gesetz zur Kassenbuchführung verpflichtet ist. Die wichtigsten Grundsätze der GOB lauten:
- Das Kassenbuch muss zu jeder Zeit mit dem Kassenstand vergleichbar sein. (Kassensturzfähigkeit)
- Keine Buchung erfolgt ohne Beleg.
- Es gibt keinen Beleg ohne Buchung.
- Alle Einnahmen und Ausgaben sowie private Entnahmen und Einlagen müssen erfasst werden.
- Erfasste Geschäftsvorfälle dürfen im Nachhinein weder verändert noch unkenntlich gemacht werden.
- Änderungen müssen als Korrekturbuchungen kenntlich gemacht werden.
- Das Kassenbuch muss chronologisch geführt werden.
- Willkürliche Buchungsabfolgen sind ebenso fehlerhaft wie Leerzeilen.
- Im Rahmen der Aufbewahrungspflicht müssen alle Kassenbücher samt Belegen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Verschiedene Möglichkeiten zum Führen eines Kassenbuchs
Grundsätzlich ist es möglich, ein Kassenbuch handschriftlich oder elektronisch zu führen. Die Nutzung des klassischen Kassenbuchs ist jedoch nur noch in sehr seltenen Fällen zielführend und umsetzbar. Wer sich dennoch bewusst für das Kassenbuch auf Papier entscheidet, sollte zumindest eine gedruckte Vorlage verwenden, die alle Vorschriften erfüllt. Allerdings ist die Papierform nicht mehr zeitgemäß.
Auch selbst erstellte Vorlagen mit Tabellenkalkulationsprogrammen sind zumindest für Organisationen, die der GOB unterworfen sind, steuerrechtlich problematisch. Immerhin bietet etwa Excel keine Revisionssicherheit. Die moderne Lösung ist eine GOBD-konforme Kassenbuchsoftware. Diese ist auf verschiedenen Endgeräten nutzbar, entspricht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und bietet Schnittstellen für elektronische Registrierkassen
