Inkasso leicht gemacht: Ein Leitfaden für Start-ups

In dem Finanzmanagement von Start-ups kommt dem Bereich des Inkassos ein hoher Stellenwert zu. Werden offene Forderungen möglichst effektiv und effizient eingetrieben, wird schließlich nicht nur die finanzielle Gesundheit des Unternehmens gesichert – von Bedeutung ist dies auch für die langfristige Stabilität und den allgemeinen Erfolg des Business. Der folgende Leitfaden zeigt daher, welche Grundlagen, Abläufe, Methoden und rechtliche Aspekte junge Unternehmen im Hinblick auf ihr Inkasso unbedingt berücksichtigen sollten. Daneben werden die häufigsten Fehler in diesem Zusammenhang aufgezeigt, damit sich diese von vornherein vermeiden lassen. 

Inkassoprozess: Die praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung 

Der erste Schritt eines professionellen Inkassoprozesses besteht in einer präzisen und klaren Rechnungsstellung. Falls es zu einem Zahlungsverzug kommen sollte, sind zuerst freundliche, aber dennoch bestimmte Zahlungserinnerungen zu versenden. Bleibt die Rechnung dann noch immer unbezahlt, sollte auch vor handfesten Mahnungen nicht zurückgeschreckt werden. Die meisten Kunden lassen sich spätestens dann zu der Begleichung der Forderung bewegen. 

Kommt es zu wiederholten Zahlungsausfällen, kann es sinnvoll sein, die Forderungen durch ein Inkassounternehmen eintreiben zu lassen. Durch dieses findet dann erst einmal eine Prüfung der Forderung statt. Es setzt dem zahlungsunwilligen Kunden außerdem verbindliche Zahlungsfristen und leitet, falls notwendig, die gängigen rechtlichen Schritte ein. 

Der letzte Schritt besteht in dem gerichtlichen Mahnverfahren und der Vollstreckung. Bei einem anhaltenden Zahlungsverzug ist die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens oft die finale Möglichkeit, um die ausstehenden Forderungen zu erhalten. Geht dieses für das Unternehmen positiv aus, muss der Schuldner mit einer Zwangsvollstreckung rechnen, mit welcher die Forderung für den Gläubiger gesichert wird. 

Best Practice Beispiele für einen professionellen Umgang mit zahlungsunwilligen Kunden 

Geht es um einen professionellen Umgang mit zahlungsunwilligen Kunden, spielt die richtige Kommunikation eine essentielle Rolle. Trotz der offenen Forderung sollte immer eine klare und respektvolle Kommunikation beibehalten werden. Auf diese Weise ist es möglich, die Kundenbeziehung zu wahren und ausufernde Konflikte zu vermeiden. Demonstriert ein Unternehmen Flexibilität in der Zahlungsvereinbarung, zeigt dies wichtiges Verständnis. Dieses kann oft dazu beitragen, dass die Forderungen beglichen werden und die Kundenbindung weiter aufrechterhalten wird. So besteht beispielsweise oft eine gute Idee darin, dem Kunden eine Ratenzahlung anzubieten. Die Grundlage für ein professionelles Handling von Zahlungsausfällen besteht jedoch immer in einem gut strukturierten Forderungsmanagement. Dieses schließt unter anderem die regelmäßige Überwachung offener Posten und frühzeitiges Handeln bei Zahlungsverzug ein. 

Fristen und rechtlichen Aspekte des Inkassos 

Das Bürgerliche Gesetzbuch, kurz BGB, beziehungsweise das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, kurz UWG, sind hinsichtlich der Regelungen des Inkassoprozesses in Deutschland besonders entscheidend. Der Inkassoprozess unterliegt damit klaren rechtlichen Schritten und weist fest definierte Fristen auf. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist entscheidend für die Durchsetzbarkeit offener Forderungen. 

Zu den wichtigsten Fristen im deutschen Inkassorecht gehört, dass dem Schuldner eine angemessene Frist für die Begleichung der offenen Forderung gesetzt wird. Diese beträgt in der Regel 14 Tage. Diese Frist kann jedoch abhängig von individuellen Vereinbarungen variieren. Gerät der Schuldner dann in Zahlungsverzug, können im Übrigen auch Verzugszinsen geltend gemacht werden. Die gesetzlichen Verzugszinsen betragen derzeit 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (Stand: Januar 2022). Ihre Berechnung kann ab dem Eintritt des Verzugs erfolgen. 

Die Verjährungsfrist für offene Forderungen beträgt in der Regel drei Jahre. Die Frist beginnt dabei am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und diese dem Gläubiger mitgeteilt wurde. In diesem Zusammenhang existieren jedoch verschiedene Sonderregelungen und Fristen. Diese sind unter anderem von der Art der Forderung abhängig. Bleiben die außergerichtlichen Mahnungen erfolglos, können Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Der Schuldner erhält im Zuge dessen einen Mahnbescheid. Gegen diesen kann er innerhalb einer Frist von zwei Wochen Einspruch einlegen. Erfolgt kein Einspruch, wird der Mahnbescheid rechtskräftig. 

Wichtig zu wissen ist außerdem, dass selbst nach einem rechtskräftigen Urteil eine Verjährungsfrist beachtet werden muss, nämlich für die Zwangsvollstreckung. Diese beträgt 30 Jahre. Besteht Unsicherheit über die Verjährung, kann der Gläubiger eine Feststellungsklage erheben. Mit dieser lässt sich die Verjährung hemmen. Bei den genannten Fristen handelt es sich allerdings um allgemeine Richtlinien. Abhängig von der spezifischen Situation und Art der Forderung können bei diesen demnach Unterschiede in Erscheinung treten. Handelt es sich um einen sehr komplexen oder undurchsichtigen Fall, ist es daher ratsam, rechtlichen Rat einzuholen. 

Diese Fehler sind im Inkassoprozess zu vermeiden 

Ein großes Problem besteht für viele Start-ups in einem unzureichenden Forderungsmanagement. So zählt zu den größten Fehlern, dass offene Forderungen nicht konsequent überwacht werden. Daraufhin fallen auch die Mahnungen oft sehr unstrukturiert und unprofessionell aus. Diese Risiken lassen sich durch ein effektives Forderungsmanagement maßgeblich reduzieren.  

Auch mangelnde rechtliche Kenntnisse gestalten einen erfolgreichen Inkassoprozess schwierig. Die Unkenntnis hinsichtlich der rechtlichen Aspekte des Inkassos führt nur allzu oft zu großen Fehlern in dem Vorgehen. Falls das nötige Wissen im eigenen Unternehmen nicht vorhanden ist, empfiehlt sich daher die Zusammenarbeit mit Experten. Auch regelmäßige Schulungen der eigenen Buchhaltung zu diesem Thema sind in höchstem Maße zu empfehlen.   

Versäumnisse und Fehler in der Kommunikation können zudem zu einem schnellen Verlust der Kunden führen. Daher ist es essentiell, über die offenen Forderungen stets respektvoll, transparent und verständnisvoll zu kommunizieren. Klar strukturierte Prozesse, die Beachtung der rechtlichen Compliance und eine bedachte Kundenkommunikation helfen in hohem Maße dabei, offene Forderungen erfolgreich einzutreiben und ausufernde Auseinandersetzungen zu vermeiden. 

Was macht ein professionelles Forderungsmanagement aus? 

Grundsätzlich erfordert ein erfolgreiches Forderungsmanagement klare Prozesse und ein proaktives Handeln – Startups sollten dies gleich von Beginn ihrer Geschäftstätigkeit beachten. Werden offene Forderungen nicht konsequent verfolgt, kann es schnell zu finanziellen Problemen kommen. Besonders in der Anfangsphase stehen den jungen Unternehmen oft noch begrenzte Ressourcen zur Verfügung, weshalb vor allem dann ein effektives Forderungsmanagement eine nicht zu vernachlässigende Rolle spielt.   

Es gibt bestimmte Faktoren, die für die professionelle Verwaltung von Forderungen entscheidend sind. Zu diesen gehören die bereits beschriebenen klar formulierten Zahlungsbedingungen, eine möglichst frühzeitige Rechnungsstellung und ein konsequentes Mahnwesen. Daneben können optional noch weitere Maßnahmen ergriffen werden, zum Beispiel der Abschluss einer Forderungsausfallversicherung. Zudem empfehlen Experten, vor dem Eingehen einer neuen Geschäftsbeziehung eine Bonitätsprüfung der Kunden durchzuführen. Dadurch lässt sich das Risiko von Zahlungsausfällen maßgeblich reduzieren. Es stehen heutzutage auch zahlreiche innovative Softwareprogramme zur Verfügung, mit deren Hilfe sich der Aufwand, der mit einem professionellen Forderungsmanagement einhergeht, wesentlich einfacher bewältigen lässt. Zudem erleichtern die Anwendungen auch, zu jeder Zeit einen Überblick über die offenen Forderungen zu behalten.

Foto von Alexander Grey auf Unsplash