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Gründer – wenn die erste Steuererklärung ansteht

Das Thema Steuern treibt vielen Gründen – egal ob in einem Franchise-System oder in einer anderen Art der Selbstständigkeit – erst einmal Schweißperlen auf die Stirn. Tatsächlich gibt es hier auch eine ganze Reihe von Verpflichtungen, die Selbstständige nach der Gründung ihres Unternehmens einhalten müssen. 

Wichtig ist schon bei der Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit eine Meldung beim Finanzamt vorzunehmen. Dieses wird dann eine Einschätzung der ersten Einnahmen und Gewinne verlangen. Basierend auf diesen wird dann ein Bescheid zur Steuervorauszahlung erlassen. Denn anders als bei einem sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer wird für einen Selbstständigen von niemandem sonst die Einkommenssteuer abgeführt. Sämtliche Umsätze sind Brutto-Einnahmen und müssen vom Selbstständigen eigenständig versteuert werden. 

Wann ist die erste Steuererklärung fällig?

Viele Arbeitnehmer verzichten jedes Jahr darauf, eine Steuererstattung geltend zu machen, weil sie vor dem Aufwand rund um die Steuererklärung zurückschrecken. Das ist durchaus verständlich – aber für Selbstständige und Freiberufler keine Option. 

Denn ähnlich wie bei pflichtveranlagten Arbeitnehmern muss die Steuererklärung für das jeweilige Vorjahr bis zum 31.07. des Folgejahres beim Finanzamt vorgelegt werden. In Einzelfällen kann eine Verlängerung der Abgabefrist beantragt werden. Hierzu gibt es allerdings neue Vorgaben vonseiten der Finanzministerien der Länder – eine solche Fristverlegung ist nicht mehr ohne wirklich triftigen Grund möglich. Auch eine verspätete Abgabe der Steuererklärung in den Vorjahren kann schon dazu führen, dass ein Antrag auf Fristverlängerung abgelehnt wird. Selbst mit einem Grund. 

Wird eine Steuererklärung verspätet eingereicht, wird ein Verspätungszuschlag fällig. Was bis vor ein paar Jahren noch im Ermessen des zuständigen Finanzbeamten lag, ist inzwischen teilweise gesetzlich fest geregelt worden. Das Ermessen ist dabei in weiten Teilen entfallen. Im Fall einer verspäteten Einkommenssteuer-, Umsatzsteuer- oder Gewerbesteuererklärung wird ein automatisierter Verspätungszuschlag in Höhe von 0,25 % der nach Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen noch fälligen Steuerlast fällig. Der Verspätungszuschlag muss jedoch nach dem Willen des Gesetzgebers mindestens 25,00 Euro pro angefangenem Kalendermonat der Verspätung betragen. 

Beispiel

Man reicht die Steuererklärung, die bis zum 31.07. des Jahres beim Finanzamt hätte vorliegen müssen, erst am 05.10. des Jahres ein. In diesem Fall wartet ein Verspätungszuschlag in Höhe von 75,00 Euro auf dich (3 Monate zu je 25,00 Euro). Es sei denn, die vom Finanzamt festzusetzende Steuernachzahlung würde mehr als 10.000 Euro betragen. In diesem Fall fällt der Verspätungszuschlag je nach konkreter Höhe der Steuerschuld entsprechend höher aus. 

Was gehört in die Steuererklärung?

Selbstständige müssen die Steuererklärung in digitaler Form einreichen. Nur in absoluten Ausnahmefällen kann das Finanzamt die Abgabe in Papierform gewähren. Pflichtbestandteil der Steuererklärung sind dabei: 

  • der Mantelbogen 
  • Anlage S 
  • Anlage EÜR (wenn Sie berechtigt sind, eine EÜR abzugeben) 

Freiberufler und Selbstständige, deren Umsatz über 600.000,00 Euro oder deren Gewinn über 60.000,00 Euro liegt, müssen ihre Gewinne mit einer Bilanz ermitteln. Ein Wechsel von der Anlage EÜR hin zur Bilanzierung ist allerdings erst notwendig, wenn dies vom zuständigen Finanzamt ausdrücklich gefordert wurde. 

Bis vor einigen Jahren war eine Abgabe der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erst notwendig, wenn die Betriebseinnahmen über 17.500 Euro bzw. später dann über 22.000 Euro lagen. Diese Regelung gilt inzwischen nicht mehr. Die Anlage EÜR ist nunmehr auch bei geringeren Betriebseinnahmen auszufüllen. 

Auch wenn das Ausfüllen der Anlage EÜR im ersten Moment komplizierter wirkt als eine einfache formlose Einnahmen-Überschuss-Rechnung, bietet sie doch eine ganze Reihe von Vorteilen. So müssen hier die Absetzbeträge direkt einzelnen Kostenpunkten zugewiesen werden. Das vereinfacht die Prüfung durch das Finanzamt und erspart oftmals Rückfragen aus Sicht des zuständigen Finanzbeamten, womöglich ungeklärten Ausgabepunkten. 

Absetzungsmöglichkeiten und was es dabei zu beachten gilt

Das bringt uns automatisch zu den Absetzungsmöglichkeiten, die ein Selbstständiger in der Steuererklärung so hat. Während einem Arbeitnehmer die notwendigen Arbeitsmittel in aller Regel vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, muss der Selbstständige seine Arbeitsmittel zur Gänze selbst beschaffen. Dementsprechend umfangreicher sind hier natürlich auch die Möglichkeiten, Ausgaben von den Einnahmen abzusetzen. 

Zu den klassischen Möglichkeiten der Absetzung gehören: 

  • Kosten für Büromaterial 
  • Fahrtkosten – bei einem Fahrzeug, das zu mehr als 90 Prozent betrieblich genutzt wird, können tatsächlich alle Kosten zur Gänze abgesetzt werden 
  • Weiterbildung 
  • Spenden 
  • Versicherungsbeiträge zu berufsrelevanten Versicherungen 
  • Unterhaltszahlungen und Kosten der Kinderbetreuung 
  • Kosten für Werbegeschenke oder Präsente zur Weihnachtszeit für Mitarbeiter und Kunden, sind ebenfalls in Teilen absetzbar 
  • Bewirtungskosten – Geschäftsessen können mit einem Anteil von bis zu 70 Prozent der Gesamtkosten abgesetzt werden. Dafür muss allerdings glaubhaft erklärt werden, inwieweit es sich bei dem Essen wirklich um ein Geschäftsessen handelte. Das Finanzamt möchte dabei einen schriftlichen Nachweis darüber:
    - wann
    - wo
    - mit wem
    - zu welchem Anlass
    das Geschäftsessen stattfand. 
  • Internet und Telefonkosten – wer von zu Hause aus arbeitet, sollte eine klare Trennung der Kosten für geschäftliche Bereiche und für den Privatbereich vornehmen 
  • Arbeitszimmer

Neben diesen Faktoren können auch Kosten für bewegliche Wirtschaftsgüter abgesetzt werden. Bei Anschaffungen, die einen Netto-Wert von 410,00 Euro nicht überschreiten, ist eine Absetzung in einer Summe möglich. Bei Wirtschaftsgütern, deren Kosten darüber hinausgehen, erfolgt eine Abschreibung nach der Nutzungsdauer bzw. nach der gesetzlich festgelegten Abschreibungsdauer, die in der amtlichen Liste für Absetzungen für Abnutzung (AfA) festgelegt ist. 

Umsatzsteuerpflichtig oder nicht?

Liegt der Umsatz im Jahr bei mehr als 22.000 Euro, ist das Unternehmen auf jeden Fall umsatzsteuerpflichtig – egal ob man als Freiberufler oder als Gewerbetreibender tätig bist. Solange der Umsatz unter dieser Summe liegt, kann man die Kleinunternehmerregelung beim zuständigen Finanzamt beantragen. In diesem Fall wäre man von der Umsatzsteuer befreit. 

Die Umsatzsteuer, die auf der Rechnung an die Kunden ausgewiesen ist, ist die sogenannte Mehrwertsteuer. Diese beträgt 19 Prozent oder 7 Prozent – je nachdem, welcher Mehrwertsteuersatz für einen gilt. Die Umsatzsteuer, die auf den Rechnungen der Zulieferer bezahlen werden musst, wird hingegen als Vorsteuer bezeichnet. Die vereinnahmte Mehrwertsteuer abzüglich der ausgegebenen Vorsteuer ist die Umsatzsteuerlast, die an das Finanzamt abführt werden musst. 

In aller Regel muss die Umsatzsteuererklärung vierteljährlich abgegeben werden.

Welche Vorteile bringt ein Steuerberater?

Die Beauftragung eines Steuerberaters bringt gerade für Selbstständige, die eine erste Steuererklärung abgeben müssen und hier in vielen Bereichen unsicher sind, einige Vorteile mit sich. Zum einen wäre da die Abgabefrist. Während Steuerpflichtige ohne steuerberaterliche Vertretung ihre Steuererklärung zum 31.07. eines Jahres einreichen müssen, verschiebt sich diese Frist im Fall einer entsprechenden steuerberaterlichen Vertretung auf den 28.02. des Folgejahres. 

Darüber hinaus weiß ein Steuerberater natürlich genau, welche Absetzungen möglich sind und verhindert, dass durch falsch eingetragene Absetzbeträge womöglich zu viel Steuern gezahlt werden oder aber dem Grunde nach durch fehlerhafte Angaben bereits ein (unbeabsichtigter) Steuerbetrug vorliegt. 

Tipp

Steuerberaterkosten, die sich ausschließlich auf eine Beratung im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit beziehen, können als Geschäftsausgaben in Abzug gebracht werden. Dadurch schafft man einerseits Rechtssicherheit bei der Abgabe.


Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

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