Autor: FranchisePORTAL-Redaktion
Zuletzt aktualisiert am: 11.06.2025
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Solo-Selbstständigen mag es noch leichtfallen, sich zu organisieren. Wird aus dem Startup jedoch ein kleines Team, ist es nötig, Arbeit und Produktivität umfassender zu messen und zu managen. Dieser Artikel zeigt, welche Hilfsmittel dabei unterstützen.
Nicht nur Selbstständiger, sondern Kopf eines Teams zu sein, ist für Gründer ein bedeutender Schritt. Denn erst damit wird man zu einem vollwertigen „Chef“, der Verantwortung für seine Mitarbeiter übernehmen muss. Das umfasst nicht nur das Befolgen verschiedenster Arbeitgeberpflichten und Arbeitsgesetze. Es bedeutet ebenfalls, zu gewährleisten, dass die Arbeit mehrerer Personen möglichst reibungslos vonstattengeht.
Auf der einen Seite gibt ein Team dadurch die Chance, sich auf zentrale „Chefsachen“ konzentrieren zu können – anstatt weiterhin alles selbst erledigen zu müssen. Auf der anderen Seite müssen arbeitgebende Gründer dafür sorgen, dass mehrere Menschen mit unterschiedlichen Charakteren, Backgrounds und Arbeitsbereichen effizient und produktiv zusammenarbeiten. Dabei helfen bewährte Techniken und Prozesse.
1. Zeiterfassung betreiben
Das Thema Zeiterfassung war in Deutschland über Jahre geprägt von Lücken und Ausnahmen. Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2022 ist es deutlich einfacher geworden: Eine Zeiterfassung aller Mitarbeiter ist grundsätzlich verpflichtend. Konkret müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden. Darunter fallen auch exakte Angaben für Pausen.
Allerdings mangelt es noch an Vorgaben für das Wie der Zeiterfassung. Gründer sollten sich deshalb nicht mit Tabellen-Tools oder gar handschriftlichen Methoden aufhalten, sondern direkt auf eine digitale Zeiterfassung setzen, die über PC, Terminal oder Smartphone erfolgt. Das gilt nicht nur, weil sich damit die Pflichten am einfachsten umsetzen lassen und Fehler dadurch minimiert werden. Die digitale Zeiterfassung ist außerdem skalierbar. Noch dazu bietet sich die Möglichkeit zur Zeiterfassung der Mitarbeiter und ihrer jeweiligen Aufgaben.
Das wiederum schafft einen umfassenden transparenten Überblick, wer wie lange für welche Arbeit benötigt. Daraus lassen sich interessante Rückschlüsse zur Produktivitätsoptimierung ziehen. Etwa:
individuelle Stärken und Schwächen,
die Effizienz bisheriger Prozesse,
die Gestaltung der Personalstruktur und
die Praxistauglichkeit von Tools und Produktionsmitteln.
Kurzum: Eine präzise digitale Zeiterfassung liefert unterschiedliche wichtige Ist-Werte, mit denen sich Produktivität belegen und gegebenenfalls optimieren lässt. Mittelfristig sollten darauf basierend Key-Perfomance-Indicators (KPI) erschaffen werden, um für alle denkbaren Tätigkeiten brauchbare Soll-Werte zu erhalten.
2. Aufgaben möglichst klar umreißen
Jeder Gründer kennt es von sich selbst: Wenn man alle möglichen Aufgaben eigenständig erledigen muss, gehen Übersicht und Fokussierung schnell verloren. Ein kleines Team muss zunächst noch generalisiert aufgestellt sein. Das sollte aber deutliche Grenzen haben.
Wenn beispielsweise Kundenbetreuer zeitweilig im Lager aushelfen oder Projektmanager nebenbei die IT betreuen müssen, geschieht das Gleiche wie beim einzelnen Gründer, der zu viele Jobs auf sich vereint: Es wird zwar alles ein bisschen erledigt, aber nichts richtig.
Selbst wenn man das arbeitsvertragsrechtliche Gebot einer präzisen Tätigkeitsbeschreibung ignoriert, sollten die Aufgaben der Teammitglieder möglichst klar umrissen sein. Das bedeutet nicht, in Ausnahmefällen wäre kein Abweichen möglich. Es hilft jedoch erfahrungsgemäß dabei, im Alltag die Zuständigkeiten besser zu verteilen und auf individuelle Fähigkeiten und Schwächen einzugehen.
Mit anderen Worten: Jeder Mitarbeiter sollte durch eine interne Tätigkeitsbeschreibung hauptsächlich das tun, wofür er eingestellt wurde und was er am besten kann – späteres Nachjustieren sollte immer eine Option sein.
3. Regelmäßige Updates für alle
Ein kleines Team hat unter anderem einen massiven Vorteil: Es ist enorm einfach, alle Mitglieder zusammenzubringen und zu informieren. Größere Firmen haben nur die Möglichkeit, einzelne Abteilungen gemeinsam zu briefen oder die Abteilungsleiter – wobei es ihnen überlassen ist, wie gut der informative „Trickle-down-Effekt“ funktioniert.
Diese Chance sollten Gründer unbedingt nutzen. Mindestens einmal wöchentlich sollte es ein All-Company-Meeting geben. Folgende Ziele sollten dabei im Vordergrund stehen:
gemeinsames Wissens-Level
Probleme und Lösungen
gegenseitiges konstruktives Feedback
Aufgabenverteilung
Pläne und Updates
Wie jedes gute Meeting sollte das Ganze einen fest strukturierten Rahmen haben. Allein schon, damit es zeitlich nicht ausufert. Dann wird daraus eine Instanz, die garantiert, dass alle gleichgut informiert sind und Störungen zügig behoben werden.
4. Einheitliche digitale Strukturen schaffen
Jede Aufgabe verlangt mehr oder weniger stark spezialisierte Werkzeuge. Tabellen lassen sich am besten mit einem Tabellenkalkulationsprogramm managen – und wer Bilder vernünftig bearbeiten will, verwendet dazu am besten entsprechende Software, die speziell dafür entwickelt wurde.
In einem kleinen Team, wo es trotz aller Kernkompetenzen immer wieder nötig ist, andere Aufgaben zu erledigen, sollte diese Spezialisierung der Werkzeuge nicht zu weit gehen. Gründer sollten versuchen, eine möglichst einheitliche digitale Struktur zu erschaffen. Etwa, indem die Programme höchstens von einigen wenigen Anbietern stammen.
Dabei ist zu bedenken: Viele Tools sind heute umfassend skalierbar. Selbst wenn nur wenige Anbieter sie liefern, lassen sich damit trotzdem leistungsfähige, maßgeschneiderte Lösungen erschaffen.
5. Störende Routineaufgaben rigoros zusammenfassen, automatisieren – oder streichen
In jedem Unternehmen und Tätigkeitsfeld gibt es verschiedene Routineaufgaben. Mit Merkmalen wie
wiederkehrend,
oft langwierig,
ablenkend und
zeitfressend
sind sie bei aller Notwendigkeit zurecht unbeliebt. Vor allem aber reduzieren sie bei den meisten Mitarbeitern die Effizienz. Denn viele Routineaufgaben sind gleichzeitig langwierig und langweilig. Sie beanspruchen Zeit, die mit anderen Tätigkeiten produktiver zugebracht werden könnte, und reduzieren die Motivation.
Gründer sollten deshalb versuchen, solche Aufgaben weitestmöglich von ihrem Team fernzuhalten. Dafür eignet sich eine Kombination verschiedener Maßnahmen:
Einstellung eines einzelnen Mitarbeiters, der sich nur diesem Themenschwerpunkt widmet (Stichwort Assistenz)
Nutzung von KI und ähnlichen Tools, um die Aufgaben wenigstens teilweise zu automatisieren
stringente Anwendung des Eisenhower-Prinzips oder ähnlicher Herangehensweisen, damit die Routinen weniger stören
Analysieren von Zeit, Aufwand und Nutzen und darauf basierendes, mitunter rigoroses Zusammenstreichen
All das ist durchaus eine Arbeit, die niemals endet. Sie wird jedoch dazu führen, dass ungeliebte Routinen mittelfristig weniger Raum einnehmen. Das verschafft dem Team mehr Luft, um wichtigere, beliebtere Dinge zu erledigen.
6. Stimmung messen und Stimmungshemmer konsequent bekämpfen
Nicht jeder macht jede Aufgabe gleich gern und nicht jeder kommt mit jedem Kollegen bestens zurecht. Wie häufig, gilt aber auch hier: „Die Masse macht’s“. Bedeutet, Produktivität und Effizienz sind stark an die Stimmung gekoppelt. Die des ganzen Teams und die seiner einzelnen Mitglieder.
Unternehmern sollte daher viel daran gelegen sein, ein insgesamt harmonisches Umfeld zu schaffen. Das geschieht insbesondere auf folgenden Wegen:
Bei jedem neuen Teammitglied sollte nicht nur auf die reine Arbeitsleistung geachtet werden, sondern auch darauf, wie gut er oder sie zum Team passt.
Alle Mitglieder sollten regelmäßiges Feedback geben. Nicht als optionaler „Kummerkasten“, sondern durch Verwendung digitaler Tools, in denen konkrete Fragen zu beantworten sind.
Dabei sollte die Möglichkeit gegeben sein, konkrete Dinge (positiver wie negativer Natur) zu benennen – mitunter anonymisiert.
Basierend darauf sollten Gründer jederzeit offen für Veränderungen sein. Egal, ob es sich um Prozesse, genutzte Werkzeuge oder einzelne Teammitglieder handelt.
Kleine Teams sind besonders anfällig für Störungen durch einzelne Personen. Es genügt ein Mitarbeiter, der beispielsweise ständig meckert oder mit vielen nicht gut auskommt, um die ganze Firma herabzuziehen. Gründer sollten daher aufmerksam sein und solche „Störer“ zeitnah zu Änderungen anhalten – und sich im Zweifelsfall nicht scheuen, diese Person zu ersetzen.
Das ideale Team ist eines, dessen Mitglieder sich an den meisten Tagen freuen, zur Arbeit zu kommen, weil zwischen Workflow und kollegialem Zusammenhalt alles auf eine gute Stimmung optimiert ist. Erneut stechen kleine Teams hervor: Bei wenigen Personen ist es deutlich einfacher, entsprechende Maßnahmen umzusetzen.
Foto von Brad Neathery auf Unsplash
