Als Gründer effizient arbeiten: So geht’s!

Der Alltag eines Gründers ist voller Aufgaben und Entscheidungen – ohne klare Struktur droht schnell Überforderung. Umso wichtiger ist es, den Fokus zu behalten und effizient zu arbeiten. Dieser Artikel gibt praktische Tipps für Gründer, die dabei helfen, fokussierter und produktiver im Arbeitsalltag zu sein.

Prioritäten setzen mit System

Gerade als Gründer ist es entscheidend, am Richtigen zu arbeiten. Wer keine klaren Prioritäten setzt, verliert sich schnell im Tagesgeschäft. Ein bewährtes Hilfsmittel ist die Eisenhower-Matrix, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in 4 Kategorien unterteilt:

• Dringend und wichtig – sofort erledigen

• Wichtig, aber nicht dringend – gezielt einplanen

• Dringend, aber nicht wichtig – delegieren

• Weder dringend noch wichtig – streichen

Gründer sollten sich regelmäßig Zeit nehmen, um ihre To-dos nach diesem Prinzip zu sortieren. So kristallisiert sich schnell heraus, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Gleichzeitig wird verhindert, dass wertvolle Zeit für Unwesentliches verschwendet wird. Es entsteht also ein Fokus auf das Wesentliche und nicht auf das Lauteste.

Lärm am Arbeitsplatz vermeiden

Neben digitalen Ablenkungen wie Social Media oder eingehenden E-Mails gibt es einen Faktor, der oft unterschätzt wird: Lärm. Ob Telefonate, Gespräche im Großraumbüro oder Hintergrundgeräusche im Homeoffice – ein hoher Geräuschpegel kann die Konzentration erheblich beeinträchtigen. Lärm gilt als echter Produktivitätskiller.

Eine Studie der Universität von Kalifornien zeigt, dass es bis zu 23 Minuten dauert, um nach einer Ablenkung wieder in einen fokussierten Arbeitsmodus zu kommen. Wer also regelmäßig durch Geräusche gestört wird, arbeitet nicht nur weniger effizient, sondern ist auch schneller erschöpft. Besonders in modernen Büroumgebungen, die auf offene Raumkonzepte setzen, wird die Geräuschkulisse zur Herausforderung.

Eine gezielte Optimierung der Raumakustik kann hier Abhilfe schaffen. Schallschutzmaßnahmen im Büro, wie Akustikpaneele, Teppiche oder schallabsorbierende Möbel, reduzieren störende Geräusche und verbessern die Konzentration. Rückzugsorte für fokussiertes Arbeiten – wie Telefon- oder Meetingkabinen – schaffen zusätzliche Ruheinseln im Büroalltag. Ergänzend dazu können Noise-Cancelling-Kopfhörer oder klare Teamregeln, etwa durch definierte Fokuszeiten ohne Meetings und Telefonate, die Arbeitsatmosphäre verbessern.

Auf Monotasking statt Multitasking setzen

Viele Unternehmer glauben, dass sie durch Multitasking schneller arbeiten. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Wer ständig zwischen verschiedenen Aufgaben wechselt, benötigt mehr Zeit, um eine einzelne Aufgabe abzuschließen. Zudem steigt das Risiko für Fehler.

Eine bessere Alternative ist Monotasking – dabei konzentriert man sich bewusst auf eine Aufgabe, bis sie abgeschlossen ist, bevor man sich der nächsten widmet. Um dies zu erleichtern, bietet sich die Pomodoro-Technik an: Dieser zufolge arbeitet man für 25 Minuten fokussiert an einer Aufgabe und macht anschließend eine 5-minütige Pause.

Um Ablenkungen zu minimieren, sollte man zudem sämtliche Benachrichtigungen auf Smartphone und Computer ausschalten. Apps oder spezielle Timer können dabei helfen, die persönliche Produktivität zu tracken und unproduktive Zeitfresser zu reduzieren.

Aufgaben delegieren

Viele Gründer wollen alles selbst machen – aufgrund von Zeitdruck, eines Kontrollbedürfnisses oder eines Sparzwangs. Doch wer dauerhaft effizient arbeiten möchte, muss lernen, Verantwortung abzugeben. Delegieren ist dabei kein Zeichen von Schwäche, sondern von kluger Selbstführung. Es empfiehlt sich daher, sich vor jeder neuen Aufgabe die Frage zu stellen: Muss ich das selbst erledigen oder kann das jemand anders übernehmen?

Ob durch ein virtuelles Assistenzteam, Freelancer oder Werkstudenten: Externe Unterstützung entlastet und schafft Raum für z. B. Strategie, Vision und Wachstum. Auch der Austausch mit anderen Gründern oder einem erfahrenen Mentor hilft, schnell Lösungen zu finden, statt Zeit mit Grübeln zu verschwenden.

Pausen und Bewegung in den Arbeitsalltag integrieren

Häufig wird Produktivität mit einem durchgehend hohen Arbeitstempo gleichgesetzt. Doch wer ohne Pause arbeitet, erreicht oft das Gegenteil: Die Konzentration sinkt, und Fehler schleichen sich ein. Hier können regelmäßige Bewegungspausen helfen. Sie verbessern die körperliche Gesundheit und steigern ebenfalls die kognitive Leistungsfähigkeit. Schon ein kurzer Spaziergang oder ein paar Dehnübungen helfen, den Kopf freizubekommen und mit neuer Energie an die nächste Aufgabe zu gehen.

Ebenso spielt die Gestaltung des Arbeitsplatzes eine entscheidende Rolle. Ein ergonomischer Stuhl, ein höhenverstellbarer Schreibtisch und eine gute Beleuchtung können dazu beitragen, Verspannungen zu vermeiden und das allgemeine Wohlbefinden zu verbessern. 

Nicht zu unterschätzen ist zudem der Einfluss von Schlaf: Wer regelmäßig zu wenig schläft, hat Schwierigkeiten, sich zu konzentrieren und klare Entscheidungen zu treffen. 6 bis 9 Stunden Schlaf pro Nacht sind ideal, um langfristig leistungsfähig zu bleiben. Auch eine gesunde Work-Life-Blance für Gründer bedingt die Leistungsfähigkeit. 

Digitale Tools verwenden

Effizientes Arbeiten bedeutet nicht nur, Prioritäten richtig zu setzen, sich die zur Verfügung stehende Zeit geschickt einzuteilen und weniger Ablenkungen zu haben. Es bedeutet auch, die richtigen Werkzeuge zu nutzen. Inzwischen gibt es eine Vielzahl nützlicher digitaler Tools, die Gründer im Alltag massiv entlasten und ihnen dabei helfen, ihre Produktivität zu steigern.

• Projektmanagement-Tools wie Trello, Productive oder Asana erleichtern die Organisation von Aufgaben und helfen, den Überblick zu behalten.

• Zeiterfassungstools wie Toggl oder RescueTime analysieren, wie viel Zeit für welche Aufgaben aufgewendet wird, und helfen, Zeitfresser zu identifizieren.

• Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams optimieren den Austausch im Team, ohne dass unzählige E-Mails hin- und hergeschickt werden müssen.

Wer zusätzlich Automatisierungstools nutzt, kann ebenfalls viel Zeit sparen: Beispielsweise durch automatische Terminbuchungen oder vordefinierte E-Mail-Antworten. So bleibt mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.

Arbeitszeiten bewusst gestalten

Gründer arbeiten oft rund um die Uhr, doch nicht jede Stunde ist gleich produktiv. Deshalb lohnt es sich, die eigenen Leistungshochs zu analysieren. Morgentypen sollten kreative und anspruchsvolle Aufgaben gleich frühmorgens erledigen, Abendtypen dagegen lieber zu späterer Stunde. In diesen Phasen tun Gründer gut daran, Deep-Work-Zeiten einzuplanen – also konzentrierte Arbeitsblöcke ohne Ablenkungen.

Zusätzlich schaffen feste Start- und Endzeigen, ein morgendlicher Brain-Dump sowie ein kurzes Feierabend-Ritual Struktur und mentale Klarheit. Denn eines steht fest: Wer seine Arbeitszeit an den eigenen Biorhythmus anpasst, arbeitet nicht nur effizienter, sondern langfristig auch gesünder.

Regelmäßige Reflexionen einplanen

Gründer befinden sich oft in einem metaphorischen Hamsterrad – Strategie und Selbstreflexion kommen dabei aber viel zu kurz. Wer effizient arbeiten will, sollte daher regelmäßig innehalten: Was lief gut? Was war dagegen unnötig? Was kann verbessert werden?

Ein kurzes wöchentliches Review – z. B. am Freitag oder Sonntag – hilft, den Fokus zu schärfen, Prioritäten anzupassen und Überlastung frühzeitig zu erkennen. Auch ein kurzes tägliches Journaling am Morgen oder Abend kann dabei helfen, Gedanken zu ordnen, Ziele im Blick zu behalten und Stress nach und nach abzubauen. Schließlich gilt: Wer bewusst über seine Zeit reflektiert, gewinnt Klarheit und arbeitet fokussierter, statt nur reaktiv auf alles zu reagieren.

Produktivität ist planbar

Effizientes Arbeiten als Gründer erfordert klare Prioritäten, den bewussten Umgang mit Ablenkungen und eine strukturierte Arbeitsweise. Fokus statt Multitasking, regelmäßige Pausen und Bewegung sowie feste Deep-Work-Phasen helfen, produktiver und konzentrierter zu arbeiten. Wer seine Zeit gezielt nutzt und gesunde Arbeitsgewohnheiten etabliert, steigert nicht nur seine Effizienz, sondern arbeitet auch langfristig erfolgreicher und entspannter. 

Autor: Conradin Castell

Conradin Castell ist Gründer und Geschäftsführer von mute-labs, dem europäischen Marktführer für Telefon- und Meetingkabinen in Büros. Nach seinem Studium der Politik, Philosophie und Volkswirtschaft in Oxford arbeitete er sechs Jahre bei der Boston Consulting Group, bevor er sein erstes Unternehmen gründete und 2018 verkaufte. In seinem Arbeitsalltag beschäftigt er sich mit der Frage, wie man Büros attraktiver und produktiver gestalten kann.

Foto von Max Titov auf Unsplash