So spart man als Gründer Kosten: wichtige Tipps und Tricks

Von der Eintragung ins Handelsregister bis hin zu den Honoraren für den Notar: Eine Firmengründung ist stets mit Kosten verbunden. Bevor man den Weg in die Selbstständigkeit plant, sollte man sich im Voraus über die anstehenden Kosten informieren. Die Höhe der Kosten hängt in erster Linie von der gewählten Gesellschaftsform ab. Bei der Gründung einer UG oder einer GmbH sind die Kosten eindeutig höher als bei der Personengesellschaft, für die kein Handelsregistereintrag erforderlich ist. Bisweilen ist es auch die Art des Gewerbes, die zusätzliche Kosten verursacht. So kann es beispielsweise sein, dass man für die Maklerprovision oder die Vermittlung von Personal aufkommen muss. Schlussendlich muss ein neu gegründetes Unternehmen so einiges in Werbung investieren, um auf sich aufmerksam zu machen und sich auf dem Markt behaupten zu können. Viele Gründer begehen den Fehler, unmittelbar nach der Gründung in teuren Büroräumen einzumieten und Personal einzustellen. Wer über wenig oder gar keine Erfahrung in Sachen Firmengründung verfügt, sollte jedoch lieber auf derartige Experimente verzichten. 

Was sind Kostenfallen für Gründer?

Jeder verantwortungsbewusste Gründer stellt vor der Gründung eines Unternehmens einen Finanzplan auf. Trotzdem kann es sein, dass die Kosten im Endeffekt höher ausfallen als anfänglich angenommen. Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass viele Gründer bei der Erstellung ihres Finanzplans bestimmte Kosten nicht berücksichtigen. Gerade das Thema Steuern macht vielen Gründern zu schaffen. Immer wieder passiert es, dass Gründer darauf verzichten, einen Steuerberater zurate zu ziehen. Was auf den ersten Blick als Sparmaßnahme erscheint, entpuppt sich auf Dauer als Kostenfalle. Es kann nämlich schnell geschehen, dass man zu viel Steuern zahlt. Der Gang zum Steuerberater ist zwar nicht kostenlos, doch lässt er sich von der Steuer absetzen. Zu den weiteren Bereichen, in denen Kostenfallen lauern können, gehören: 

• Anwaltskosten 
• Übersetzung der Satzung 
• Laufende Kosten 

Bei der Gründung eines Unternehmens ist es nicht notwendig, einen Anwalt einzuschalten. Allerdings sollte man sich im Klaren darüber sein, dass sich der Notar allein kaum um eine ausgeklügelte Satzung kümmern wird, da er unabhängig von der Formulierung einen festen Betrag verdient. Für den Anwalt hingegen besteht ein finanzieller Anreiz. Nun kann es aber auch sein, dass die Satzung nicht angepasst werden muss. In diesem Fall wären die Anwaltskosten überflüssig. Wenn die Satzung in einer Sprache verfasst ist, der nicht alle Gesellschafter mächtig sind, fallen Kosten für die Übersetzung an. Nach der Gründung muss man mit laufenden Kosten rechnen. Dabei handelt es sich um die Mietkosten für Büros, Betriebskosten für Strom und Wasser, Gehälter, Steuern sowie Beiträge für Versicherungen und Mitgliedschaften. 

Wie kann effizient gespart werden?

Es gibt mehrere Optionen, die Gründungskosten so niedrig wie möglich zu halten. Der erste Punkt, den man berücksichtigen sollte, ist die Wahl der Rechtsform. Welche Rechtsform die richtige ist, hängt von der jeweiligen Situation und Geschäftsidee ab. Es lohnt sich, sich am Jahresumsatz zu orientieren. So ist die Gründung einer GmbH nur dann zu empfehlen, wenn bereits eine finanzielle Basis vorliegt. Im Schnitt fallen für die Gründung einer GmbH mit einem Mindeststammkapital von 25.000 Euro und einem einzigen Gesellschafter Kosten in Höhe von 580 Euro an. Bei mehreren Gesellschaftern steigen die Kosten auf 630 Euro, hinzu kommen 150 Euro für die Handelsregistergebühren. Die Gründung einer UG mit Musterprotokoll ist da um einiges günstiger: Für eine UG mit einem einzigen Gesellschafter zahlt man 105 Euro, bei zwei bis drei Gesellschaftern sind es 165 Euro. 

Auch bei der Wahl des Arbeitsplatzes lässt sich sparen. Viele Gründer begehen den Fehler, sofort kostspielige Büroräume anzumieten. Dabei kann man auch im Homeoffice durchstarten. Ein Treffen mit Geschäftskunden lässt sich bei Bedarf ganz einfach im Konferenzraum eines Hotels organisieren. Obwohl es auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen mag, sämtliche Aufgaben zu übernehmen, ist dies auf Dauer kaum machbar. Daher lohnt es sich, bestimmte Aufgaben auszulagern. Wer beispielsweise einen Steuerberater einsetzt, muss nicht mit hohen Steuernachzahlungen an das Finanzamt rechnen. 

Wie kann die Digitalisierung dabei helfen?

• Bei der Gründung können digitale Hilfsmittel dazu beitragen, die Kosten niedrig zu halten. Beispielsweise kann man neuerdings seine GmbH online anmelden, ohne in Person bei einem Notar erscheinen zu müssen. Auf diese Weise lassen sich Reisekosten sparen. Dies gilt jedoch nur für die Gründung einer GmbH, alle anderen Rechtsformen sind von der Online-Gründung ausgenommen. 
• Wer papierlos arbeitet, benötigt keine großen Büroräumlichkeiten. Bestimmte Unterlagen werden nach wie vor in Papierform verlangt, doch im Großen und Ganzen kann man heute bedenkenlos auf ein papierloses Büro umsteigen. 
• Ein hochwertiges Buchhaltungssystem ist zwar nicht unbedingt günstig, kann auf Dauer aber bei der Einsparung von Betriebskosten helfen. Diese Software bietet einen ausgezeichneten Überblick über den Finanzstatus des Unternehmens und lässt sich zudem mit einem Geschäftskonto verknüpfen. Digitale Überweisungen werden automatisch verbucht und an den Steuerberater weitergeleitet. 

Wie kann bei der Steuererklärung gespart werden?

Wie hoch die Steuern ausfallen, hängt wiederum von der Wahl der Rechtsform ab. Wer als Einzelunternehmer oder als Personengesellschaft (GbR oder OHG) tätig ist, zahlt Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer. Kapitalgesellschaften (GmbH, KG, AG) hingegen entrichten Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Kapitalertragsteuer und Umsatzsteuer. Falls Mitarbeiter beschäftigt werden, fällt zudem die Lohnsteuer an. In der Anfangsphase lohnt es sich für Gründer, sich von der Mehrwertsteuer befreien zu lassen, wenn die Umsätze eine bestimmte Grenze nicht überschreiten. Die Grenze liegt bei 50.000 Euro im laufenden und 17.500 Euro im vorausgehenden Geschäftsjahr. Man kann also eine Mehrwertsteuer Rückerstattung beantragen und somit bei der Steuererklärung sparen. 

Zudem gibt weitere Tipps, wie man Steuern sparen kann: 

• Man kann die Kosten für die Suche nach Informationen über die Werbungskosten geltend machen. Zu den auf diese Weise steuerlich absetzbaren Kosten zählen Fahrtkosten zu potenziellen Lieferanten, Eintrittskarten zu Fachmessen oder - veranstaltungen, Weiterbildungskosten sowie die Kosten für Fachliteratur. 
• Man kann den privaten Wagen beruflich nutzen und die Fahrtkosten steuerlich absetzen. Wie viel man sparen kann, hängt davon ab, ob das Fahrzeug als Privat- bzw. Betriebsvermögen betrachtet wird. 
• Zu den Betriebsausgaben zählen viele verschiedene Arten von Ausgaben. So kann man die Kosten für eine Zweitwohnung, ein Homeoffice oder einen Dienstwagen steuerlich absetzen. Dasselbe gilt für Büromaterial, Internet, Telefon sowie das Honorar für den Steuerberater. 
• Mithilfe der Gewinnverschiebung lassen sich Zahlungen bzw. Einnahmen verschieben. Bei größeren Projekten kann man Teilrechnungen ausstellen und dadurch einen Teil des Gewinns verschieben.

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