Payroll Outsourcing: Tipps zur Wahl des Dienstleisters

Durch die fortschreitende Digitalisierung hat sich die Welt des Unternehmertums grundlegend verändert. Beispielsweise können für viele Unternehmensaufgaben externe Dienstleister beauftragt werden. Auch für Franchisenehmer spielt das sogenannte Outsourcing eine wesentliche Rolle. Neben der Buchhaltung können zum Beispiel auch Steuerunterlagen an externe Experten weitergegeben werden. Gründer sollten jedoch gerade bei Payroll Outsourcing, also dem Auslagern von Entgeltabrechnungen, auf Nummer sicher gehen, wenn es um die Wahl des Dienstleisters geht, denn Fehler können hier später teuer werden. Einige Tipps, wie Gründer den richtigen Dienstleister finden. 

Welche Vorteile das Outsourcing für Franchisenehmer bietet

Das Engagieren von externen Dienstleistern kann Franchisenehmern die tägliche Arbeit erleichtern. So haben diese Zeit, sich um wesentliche Punkte wie das Kerngeschäft sowie die Kundenakquise zu kümmern und so den Erfolg der Franchise-Gründung voranzutreiben. 

Jedoch ist die Konzentration auf das Kerngeschäft nur einer der Vorteile, welche das Outsourcing mit sich bringt. Weiterhin kann das Outsourcing auch als Lösung für den in vielen Branchen herrschenden Fachkräftemangel gesehen werden. Lagern Franchisebetriebe Aufgaben aus, können diese ggf. sogar von einer besseren Qualität sowie günstigeren Preisen profitieren. 

Letzteres deutet es bereits an: Ein besonders großer Vorteil von Outsourcing für Franchisenehmer ist die Kostenersparnis, wenn man den richtigen Dienstleister beauftragt hat. Hier macht es einen Unterschied, ob ein professioneller Dienstleister oder mehrere Freiberufler bzw. Freelancer das ausgelagerte Projekt bearbeiten. 

Mit der Wahl von professionellen Outsourcing-Unternehmen stehen Franchisenehmer auf der sicheren Seite, da man sich bei Payroll Outsourcing immer von dem jeweiligen Dienstleister abhängig macht. Ein professionelles Unternehmen zu beauftragen, ist demnach häufig sicherer, als auf mehrere Freelancer zu setzen. 

Dies gilt insbesondere, wenn es um sensible Daten wie beispielsweise Mitarbeiterdaten (Name, Wohnort, Kontonummer, Arbeitszeiten, berufliche Tätigkeit und Urlaubs- sowie Krankenzeiten) im Rahmen von Entgeltabrechnungen geht. Ein seriöses Unternehmen geht mit diesen Daten gewissenhaft um. Zudem gibt es hier rechtliche Bedingungen, an die sich die beauftragten Unternehmen exakt halten müssen. 

Sich für die Suche nach dem passenden Outsourcing-Dienstleister Zeit nehmen

Aber wie finden Franchisenehmer nun den passenden Dienstleister für das Payroll Outsourcing, der gewissenhaft arbeitet und zuverlässig ist? Die Suche nach diesem ist nicht in ein paar Minuten erledigt, sondern verlangt jedem Unternehmer etwas Zeit ab. Dies macht sich jedoch anschließend bezahlt, da sich Gründer mit dem richtigen Dienstleister an der Seite in Ruhe und unbesorgt dem Kerngeschäft widmen können. Damit die Suche erfolgreich verläuft, sollten bestimmte Punkte genauer unter die Lupe genommen werden. 

Die fachliche Qualität des Dienstleisters überprüfen

Wer seine Aufgaben in fremde Hände legt, sollte sicher sein, dass diese gewissenhaft bearbeitet werden. Eine hohe Fehlerquote führt dazu, dass Franchisenehmer oder deren Mitarbeiter die Aufgaben nachbessern müssen. Dies ist nicht nur ärgerlich, sondern kann mit erheblichen Kosten einhergehen. Damit Gründer auf Nummer sicher gehen, ist es vorteilhaft, den Dienstleister zunächst persönlich zu treffen und darauf zu achten, dass dieser die benötigten fachlichen Qualifikationen nachweisen kann. 

Erreichbarkeit und Zuverlässigkeit prüfen

Franchisenehmer sollten den Punkt Kommunikation und Erreichbarkeit bei der Suche nach einem passenden Payroll Dienstleister nicht unter den Tisch fallen lassen. Dies ist wichtig, da die Sachverhalte und Aufgabenbesprechung nicht persönlich, sondern meist via Telefon oder Online-Meeting geschieht. Hierbei kann es zu Problemen in der Kommunikation kommen. Daher sollte geprüft werden, ob die Kommunikation mit dem Dienstleister flüssig läuft, oder dieser vielleicht sogar in der Nähe stationiert ist, um diesen in dringenden Fällen persönlich treffen zu können. 

Sich der Flexibilität des Dienstleisters sicher sein 

Neben dem üblichen Tagesgeschäft fallen ab und zu auch besonders dringende Aufgaben an, die schnell bearbeitet werden müssen. Ein Payroll-Outsourcing-Dienstleister, der hier nicht flexibel ist und lediglich auf ein Ticketsystem verweist, sollte dann eher nicht beauftragt werden. Allgemein gilt auch, dass Franchisenehmer nach Prüfung dieser Aspekte ein "gutes Gefühl" bei der Wahl des Payroll-Outsourcing-Dienstleisters haben sollten. Ein solides Unternehmen, mit dem man sich direkt auf Augenhöhe verständigen kann, ist dabei nicht immer leicht zu finden.

Allerdings lohnt sich die Suche und eventuell gibt es im eigenen Franchise-Netzwerk bereits andere Franchiseunternehmer, die Kontakte weiterempfehlen können. Meistens gehen daraus auch gewisse Vorteile oder Bonusse einher - jedoch sollte das nicht unbedingt erwartet werden.

Mit einem entsprechenden Vertrag beim Payroll Outsourcing auf Nummer sicher gehen

Wurde der passende Dienstleister für das Payroll Outsourcing gefunden, sollten Franchisenehmer vorab einen rechtsgültigen Vertrag aufsetzen. Hierbei sollten die wesentlichen Vertragsinhalte vorab genau definiert werden. Die Freude über einen neuen Dienstleister ist zwar groß, doch es müssen mit diesem auch unangenehme Themen besprochen werden. Dazu gehört auch, welche Konsequenzen bei Nichteinhaltung drohen. 

Nur durch einen Vertrag kann eine vertrauensvolle Zusammenarbeit für beide Seiten über einen langen Zeitraum gewährleistet werden. Bestimmte Themen sind dabei besonders zu beachten.

Mitarbeiter über die Vertragserstellung informieren

Zunächst muss der Unternehmer sicherstellen, dass alle Beteiligten einbezogen werden und über die Vertragsgestaltung informiert werden. Im besten Falle geben diese dazu Feedback und äußern sich, welcher Service mit in den Vertrag aufgenommen werden sollte. 

Zuständigkeit und Aufgabenbeschreibung präzise definieren

Weiterhin sollten alle Aufgaben und Prozesse möglichst detailliert beschrieben werden und die Zuständigkeiten für diese klar festgelegt werden. 

Welche Dokumente beim Payroll Outsourcing weitergeleitet werden 

Zudem sollte festgelegt werden, welche Dokumente und Dateien wie an den Dienstleister übermittelt werden, um den Aufwand dafür genau zu berechnen und Sicherheit zu gewährleisten.

Deadline für die Bearbeitung vereinbaren

Damit eine Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, sollte eine genaue Frist für die Bereitstellung von Informationen, als auch für die Lieferung von Ergebnissen festgelegt werden. Eine solche Deadline ist eine gute Voraussetzung für eine gelungene Zusammenarbeit. 

Fazit: Gründliche Suche nach einem Payroll-Dienstleister zahlt sich aus

Auch im Bereich Franchising gibt es die Möglichkeit des Outsourcings. Insbesondere bei Payroll Outsourcing sollten Franchisenehmer genügend Zeit in die Suche nach einem passenden Dienstleister investieren und bestimmte Punkte genauer betrachten, da hier mit sensiblen Daten gearbeitet wird. Ein rechtsgültiger Vertrag ist obligatorisch, damit die Zusammenarbeit zwischen Franchisenehmer und Dienstleister auch auf Dauer erfolgreich bleibt.

Photo by Luke Peters on Unsplash