Für Gründer: Online-Tools für einen erleichterten Arbeitsalltag

Ein Franchise-Unternehmen erfolgreich zu führen bedeutet vor allem eines: die damit verbundenen, vielseitigen Aufgaben miteinander zu vereinbaren. Vom Gründungszeitpunkt an ist es wichtig, digitale Hilfsmittel in Anspruch zu nehmen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Der folgende Beitrag gibt einen Überblick über nützliche Online-Tools für Gründer. Welche davon am besten geeignet sind, richtet sich aber immer nach dem Unternehmen sowie den individuellen Ansprüchen der Führungskraft.

WordPress

Ein professioneller Onlineauftritt ist eine Grundvoraussetzung für eine gelungene Öffentlichkeitsarbeit. Die Unternehmenswebsite ist meist die erste Anlaufstelle für potenzielle Kunden, um Informationen über die angebotenen Produkte bzw. Dienstleistungen einzuholen. Eine kompetente Webpräsenz ist ebenfalls für mögliche neue Geschäftspartner oder Bewerber von Vorteil, um sich einen Einblick in das Unternehmensgeschehen zu verschaffen.

Ein nützliches Online-Tool, mit dem Gründer ihre Unternehmenswebsite ohne Vorkenntnisse selbst erstellen können, ist WordPress. Mit diesem nutzerfreundlichen Open-Source-Content-Management-System lassen sich in nur wenigen Schritten und in Eigenregie Blogs, Onlineshops sowie die perfekte Website gestalten.

WordPress ist grundsätzlich mit keinerlei Kosten verbunden. Allerdings ist die Nutzung der kostenlosen Version mit vielen Einschränkungen verbunden. So steht z. B. nur ein beschränkter Service zur Verfügung. Außerdem können weder eine individuelle Domain ausgewählt noch Änderungen am Design der Website vorgenommen werden. Die kostenlose Nutzung von WordPress ist daher nicht für die Erstellung einer professionellen Unternehmenswebsite gedacht.

Skribble

Der Abschluss von Verträgen bildet einen festen Bestandteil im Arbeitsalltag von Gründern. Ob Verträge mit Finanzierungspartnern, Jahresabschlüsse oder Lieferbestätigungen: Regelmäßig müssen Führungskräfte Verträge unterzeichnen, um ihr Einverständnis in schriftlicher Form zu geben.

Damit Gründer beim Unterzeichnen von Verträgen Zeit und Ressourcen sparen, ist der Einsatz von elektronischen Signaturen zu empfehlen. Der E-Signatur-Anbieter Skribble ermöglicht es Dokumente auf Knopfdruck rechtsgültig zu signieren. Die großen Vorteile: Gründer können sämtliche Verträge ortsunabhängig, in nur wenigen Sekunden und völlig papierlos unterschreiben.

Zu beachten ist hierbei, dass es aus rechtlicher Sicht drei verschiedene Standards gibt, die sich jeweils in Beweiskraft und Rechtsgültigkeit unterscheiden. Der höchste Standard, die qualifizierte elektronische Signatur, kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen.

Marketgoo

Das Thema Suchmaschinenoptimierung – kurz SEO – spielt eine entscheidende Rolle, damit die Unternehmenswebsite von Suchmaschinenriesen wie Google auffindbar ist. Das Ziel muss hier immer ein erfolgreiches Ranking der Seite sein, d. h. eine Platzierung möglichst weit oben in der Liste der Suchergebnisse. Besonders für Start-ups ist eine gute Sichtbarkeit wichtig, damit Interessenten und potenzielle Kunden darauf aufmerksam werden.

Für Gründer, die sich mit SEO nicht auskennen bzw. nicht genügend Zeit haben, um sich damit vertraut zu machen, ist Marketgoo ein nützliches digitales Hilfsmittel. Es handelt sich hier um ein benutzerfreundliches SEO-Tool, das das Ranking der Unternehmenswebsite in den Suchergebnissen deutlich verbessern kann.

Marketgoo ermöglicht eine vollständige SEO-Analyse der Website auf wichtige Keywords, technische Probleme sowie ihre Struktur und Inhalte. Gründer erhalten konkrete, kostenlose Informationen darüber, was auf ihrer Website bereits erfolgreich funktioniert und was noch Verbesserungspotenzial aufweist. Zu beachten ist jedoch: Marketgoo ist für SEO-Einsteiger perfekt geeignet, doch für Gründer, die tiefer gehen möchten, meist nicht umfangreich genug. In diesem Fall ist z. B. Ryte, ein umfassenderes SEO-Tool, eine gute Alternative.

Trusted-Shops-Rechtstexter

Im E-Commerce spielt das Thema Rechtskonformität eine bedeutende Rolle. Ob Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB), Impressum, Widerrufsbelehrung oder Datenschutzerklärung: Die rechtlichen Anforderungen an Onlineshops sind vielseitig und komplex – insbesondere für Gründer ohne Vorkenntnisse in diesem Bereich. Ein rechtssicherer Online-Auftritt ist jedoch erforderlich, um teure – für Kleinunternehmer teils unerschwingliche – Abmahnungen zu vermeiden.

Rechtstexte für den Onlineshop lassen sich zwar von klassischen Rechtsberatern erstellen, doch dafür fallen in der Regel hohe Honorare an. Eine gute Alternative bietet der Trusted-Shops-Rechtstexter, ein kostenloser, webbasierter Generator für die Konfiguration von maßgeschneiderten Rechtstexten – auf Basis eigener Angaben zum Onlineshop.

Trotz der kostenlosen, einfachen Nutzung müssen Gründer beachten, dass die konfigurierten Rechtstexte unter Umständen ungeeignet sind – z. B. wenn das Widerrufsrecht für einzelne Produkte ausgeschlossen werden muss. Um auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt sich die Überprüfung der konfigurierten Rechtstexte vonseiten eines ausgebildeten Anwalts. Dank der Vorarbeit mit dem Rechtstexter fallen die Kosten dafür vergleichsweise geringer aus.

Mailchimp

Der Versand von Newslettern zählt zu den wichtigsten Maßnahmen des Online-Marketings. Der Grund: Regelmäßige Newsletter-Aussendungen stärken die Kundenbindung, da die Produkte bzw. Dienstleistungen des Franchise-Unternehmens auf diese Weise im Bewusstsein der Kunden verankert bleiben. Außerdem bieten Newsletter die Möglichkeit, sowohl Interessenten als auch Kunden zielgenau zu erreichen.

Die wohl weltweit am häufigsten verwendete E-Mail-Marketing-Software ist Mailchimp. Mit diesem cloudbasierten Service lassen sich professionell gestaltete Newsletter auf Basis von eigenen oder vorgefertigten Templates erstellen, (automatisch) versenden und verwalten. Dieses Online-Tool ist einfach handzuhaben und muss nicht erst installiert werden.

Ein Nachteil sei an dieser Stelle aber trotzdem genannt: Mailchimp ist aktuell nur in englischer Sprache erhältlich. Wer also der englischen Sprache nicht mächtig ist, sollte eine deutschsprachigen E-Mail-Marketing-Software wählen: CleverReach ist hier der deutsche Marktführer.

Slack

Gründer müssen nicht nur mit ihren Geschäftspartnern und Kunden regelmäßig kommunizieren. Ein ebenfalls wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg ist der interne Informationsaustausch mit den Mitarbeitern. Ob Abstimmungen zu Terminen und Aufgabenverteilungen, Rückfragen zu Projekten oder Verbesserungsvorschläge zu einzelnen Tasks: Eine gute Kommunikation im Team ist ausschlaggebend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern.

Um den Austausch zwischen Teamkollegen zu vereinfachen, bietet sich die Installation von Slack an. Darunter ist ein intelligentes Online-Tool zu verstehen, das die digitale Team-Kommunikation in Echtzeit ermöglicht. Auf Slack können einerseits Direktnachrichten an einzelne Mitarbeiter gesendet werden. Andererseits sind Gruppenunterhaltungen in sogenannten Channels, vergleichbar mit Chaträumen, möglich.

Weiters sind diese Funktionen von Vorteil:

• Freigabe von Dateien in Echtzeit
• Durchsuchbare Historie
• Nutzung auf verschiedenen Endgeräten möglich

Ein Nachteil von Slack besteht darin, dass die kostenlose Version – im Gegensatz zur kostenpflichtigen – mit einigen Nutzungseinschränkungen verbunden ist. So lassen sich z. B. Audio- und Videogespräche nur mit Einzelpersonen führen.

Trello

Nach dem erfolgreichen Start in die Selbstständigkeit gehört Projektmanagement zu den zentralen Aufgaben von Führungskräften, um Unternehmensziele zu erreichen. Am wichtigsten ist hier, dass Gründer den Überblick über die einzelnen Schritte, die zur gelungenen Umsetzung von Projekten erforderlich sind, behalten. Ebenfalls erfolgsentscheidend ist das Delegieren der anfallenden Aufgaben an die einzelnen Mitarbeiter.

Ein empfehlenswertes Online-Werkzeug für ein vereinfachtes Projektmanagement ist Trello, ein Tool des US-amerikanischen Softwareanbieters Atlassian. Trello hilft, Projekte zu organisieren und die Arbeit im Team zu erleichtern. Mit dieser flexiblen Projektmanagement-Software können Projekte visuell – in Form von Boards und Karten – dargestellt werden:

• Für jedes übergreifende Projekt wird ein Board erstellt.
• In jedem Board werden die einzelnen, mit dem Projekt verbundenen Aufgaben in Form von Karten aufgelistet. Jede Karte enthält konkrete Informationen zu der einzelnen Aufgabe.
• Jede Karte wird den Personen zugeteilt, die dafür verantwortlich sind.
• Karten werden mit verschiedenen Labels, wie „in Arbeit“, „Fertig“ oder „Storniert“, versehen, um den aktuellen Fortschritt der Aufgabe zu kennzeichnen.

Mit Trello haben Gründer und ihr gesamtes Team einen deutlich besseren Überblick über Projekte als Ganzes und einzelne Aufgaben. Einen Nachteil hat die Software aber: Bei umfangreicheren Projekten wird die Darstellung der einzelnen Zwischenschritte schnell unübersichtlich.

Fazit

Selbstständige haben viele Herausforderungen zu stemmen. Gerade zu Beginn einer Unternehmensgründung kann sich schnell ein Gefühl der Überforderung breitmachen. Damit Gründer ihre Geschäftsidee auf Erfolgskurs bringen können, stehen verschiedene digitale Hilfsmittel zur Auswahl. Die in diesem Beitrag vorgestellten nützlichen Online-Tools erleichtern den Arbeitsalltag von Existenzgründern.

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