Firmenkreditkarten im Vergleich: Wann macht welche Karte am meisten Sinn?
Sei es um damit ein Geschäftsessen zu bezahlen, den Firmenwagen vollzutanken, Materialien für das Büro einzukaufen oder auch um den nächsten Businesstrip direkt online zu buchen – es gibt zahlreiche Szenarien, in denen die unscheinbare Plastikkarte viele Vorteile bietet.
Die konkreten Vor- aber auch Nachteile können jedoch aufgrund der Art der Geschäftskreditkarte variieren. Erst einmal gilt es, sich mit allen Varianten auseinanderzusetzen. Worin liegt zum Beispiel der Unterschied zwischen einer Business Card und einer sogenannten Corporate Card und welche Karte passt zu welchem Unternehmen?
Geschäfts- oder Privatkreditkarte?
Worin liegt also der Unterschied zwischen einer Kreditkarte, die man als Privatperson bekommt und einer Firmenkreditkarte? Wie unterscheiden sich die Konditionen und wer kann welche Variante bekommen?
Wenn man als Endverbraucher sehr leicht an eine Kreditkarte kommt, muss man für eine geschäftliche schon die ein oder andere Voraussetzung erfüllen. Letztere kommen für Freiberufler, Selbstständige einschließlich Franchisenehmern wie auch für Unternehmen (und über diese ihre Mitarbeiter) gleichermaßen infrage. Ob Firma oder Einzelunternehmer, für eine Business-Kreditkarte muss man seine geschäftliche Tätigkeit nachweisen können. Wer nur nebenberuflich selbstständig tätig ist, kann jedoch selbst mit allen Nachweisen eine Absage bekommen.
Bedingt durch die EU-weite Neuregelung aus dem Jahre 2015 gelten Kreditkarten nur dann als Geschäftskreditkarten, wenn eine Firmenhaftung besteht und die Abbuchungen ausschließlich über ein Firmenkonto stattfinden.
Ein Unterschied, der den Karteninhaber höchstens indirekt betrifft: Für Zahlungen mit privaten wie auch mit geschäftlichen Kreditkarten erhebt die jeweilige Bank vom Händler Gebühren. Dieser zahlt dann bei privaten Käufen höchstens 0,3% Kreditkartengebühren, bei Business-Kreditkarten gibt es diese Begrenzung jedoch nicht. Die Unterscheidung wurde 2016 per EU-Gesetzgebung eingeführt. Vorher galten in der Regel Gebühren zwischen 1% und 3% unabhängig davon, ob es sich um eine rein privatgenutzte Karte oder die eines Geschäftskunden handelte. Seit ihrem Inkrafttreten hat die Neuregelung maßgeblich zur Akzeptanz von Kreditkartenzahlungen beigetragen.
Beide Varianten haben zudem einen festgelegten Kreditrahmen, der bei den Businesskarten jedoch meist deutlich höher liegt, als bei Kreditkarten für den Privatgebrauch.
Eine Kreditkarte eignet sich sowohl für Franchisenehmer als auch für Privatpersonen als praktische Alternative zu einem herkömmlichen Kredit von der Bank – nicht zuletzt da das Geld in der Regel direkt zur Verfügung steht und nicht erst von einem Kreditinstitut genehmigt werden muss.
Business Card, Corporate Card oder Travel Expense Card?
Die meisten Geschäftsbanken und Finanzdienstleister unterscheiden zwischen der normalen Business Card, der Corporate Card und der sogenannten Travel Expense Card. Aber welche Karte ist wann sinnvoll und worin liegen die Unterschiede für selbstständige Unternehmer?
Die Business Card:
Bei der Business Card handelt es sich einfach gesagt um die klassische Kreditkarte für Selbstständige, Einzelunternehmer und kleine sowie mittlere Unternehmen, die nur wenige Kreditkarten benötigen. Die Anzahl der verfügbaren Business Cards ist nämlich in der Regel limitiert. Die Abbuchungen erfolgen stets über das Firmenkonto, wobei die Konditionen in den meisten Fällen von der Bank vorgegeben werden und nicht individuell verhandelt werden.
Die Corporate Card:
Die Corporate Card ist eine Kreditkarte für größere Unternehmen, die viele verschiedene Mitarbeiter mit einer solchen Bezahlkarte ausstatten möchten, um damit zum Beispiel Reisekosten und sonstige Spesen abrechnen zu können. Im Vergleich zur Business Card können die finanziellen Konditionen jedoch oft relativ flexibel gestaltet werden. Hinzu kommt, dass Unternehmen darüber hinaus von verschiedenen Zusatzleistungen profitieren, wie beispielsweise von speziellen Prämien oder sonstigen Bonusprogrammen. Und aufgrund der erhöhten Abnahme an Firmenkreditkarten stellen die Banken zudem deutlich günstigere Konditionen in Aussicht. Mit nennenswerten Nachteilen muss man hier also nicht rechnen.
Die Travel Expense Card:
Die Travel Expense Card ähnelt in Sachen Umfang und Bezahlmöglichkeiten der Business Card, allerdings ermöglichen diese speziellen Kreditkarten, die unter anderem auch direkt von Unternehmen wie der Lufthansa angeboten werden, dass die Abbuchungen trotz der oben genannten EU-Verordnung auch weiterhin über ein Privatkonto stattfinden können. Arbeitnehmer sollten hier jedoch aufpassen, damit das private Konto nicht übermäßig belastet wird, wodurch sich zusätzliche Kosten ergeben könnten.
Das muss man bei der Nutzung einer Firmenkreditkarte beachten
Eine Firmenkreditkarte bietet einige Vorteile, sowohl für das Unternehmen als auch für die Angestellten. Allerdings gibt es beim Aushändigen einer solchen Bezahlmöglichkeit einige Grundregeln zu beachten, um einen verantwortungsvollen Umgang mit der Kreditkarte zu garantieren. Diese speziellen Vorgaben sollten immer in einer Nutzungsvereinbarung zur Firmenkreditkarte vertraglich festgehalten werden, zum Beispiel als Zusatz zum bestehenden Arbeitsvertrag.
Geschäftskreditkarten sind beispielsweise generell nicht für die private Nutzung bestimmt – außer es besteht eine schriftliche Ausnahmegenehmigung durch den Arbeitgeber. Eine Ausnahme stellt die zuvor genannte Travel Expense Card dar, da sämtliche Abbuchungen hier ja sowieso über das Privatkonto des Karteninhabers abgebucht werden. Auch Bargeldabhebungen sollten normalerweise nicht mit der Firmenkarte getätigt werden, nicht zuletzt da es bei Bargeldzahlungen und der damit verbundenen Abrechnung über Quittungen und Kassenbelege nicht selten zu Komplikationen kommen kann. Falls jedoch nur Bargeldzahlungen möglich sind, zum Beispiel bei einem Auslandsaufenthalt, sollte dies vorab mit der Geschäftsleitung und gegebenenfalls mit der Buchhaltung abgesprochen werden.
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