23.10.2018

Rechnungsstellung - Was muss ich als Franchisenehmer beachten?

Spielt man mit dem Gedanken, sich als Franchisenehmer selbstständig zu machen, oder hat sich vor kurzem für diesen Weg entschieden, so muss man sich schon bald mit dem Thema Buchhaltung befassen. Manchmal gibt es zwar von Seiten des Franchisegebers bestimmte Hilfestellungen, doch grundsätzlich ist man als Franchisenehmer selbstständig und somit für die Rechnungsstellung verantwortlich.

Was man im Unternehmensalltag beachten muss und wie ein Rechnungsprogramm dabei eine große Hilfe sein kann, möchten wir im Folgenden erläutern.

 

 

Finanzielle Herausforderungen für Franchisenehmer

Bevor man den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, stellt sich die Frage, ob das Vorhaben aus finanzieller Sicht zu meistern ist. Daher sollte man sich der Ausgaben bewusst sein, die auf Franchisenehmer zukommen. Diese umfassen hauptsächlich: 

 

 

  • Eintrittsgebühren, 

 

  • einen guten Standort sowie Renovierungskosten, 


  • laufende Franchise-Gebühren 


  • und Angestellte, die natürlich von Anfang an bezahlt werden müssen.

 

 

Die Franchisegebühren können dazu führen, dass Franchisenehmer zu Anfang ihrer Tätigkeit mit einem größeren finanziellen Aufwand umgehen müssen als viele Einzelunternehmer. Aus diesem Grund ist eine gute Buchführung - ggf. unter Verwendung einer Buchhaltungssoftware - unabdinglich.

 

 

Vollständige Rechnungen erstellen

Bei der Rechnungsstellung sind vor allem die Pflichtangaben zu beachten. Diese sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt und dürfen daher auf keiner Rechnung fehlen. Grundsätzlich umfasst das:

 

 

  • Name und Anschrift des Leistungsgebers sowie des Leistungsnehmers (vollständig) 

 

  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistungsgebers 

 

  • Ausstellungsdatum 

 

  • Rechnungsnummer (einmalig vergeben und fortlaufend) 

 

  • Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung 

 

  • Liefer- bzw. Leistungsdatum 

 

  • Entgelt (nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt) sowie ggf. vereinbarte Entgeltminderungen 

 

  • Steuersatz sowie den entfallenden Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

 

 

Eine Ausnahme wird bei Kleinbetragsrechnungen, d.h. Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 € brutto, gemacht. Bei diesen können der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers, die Steuernummer bzw. USt-IdNr., die fortlaufende Rechnungsnummer, der Leistungs- bzw. Lieferzeitraum sowie das Netto-Entgelt und der Steuerbetrag wegfallen.

Spezielle Regelungen gelten auch für Kleinunternehmer. Diese geben auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer an, da sie von dieser befreit sind. In diesen Fällen muss deutlich darauf hingewiesen werden, dass eine Steuerbefreiung vorliegt.

 

 

Rechnungen an Privatkunden oder Unternehmen

Unabhängig davon, in welchem Bereich man mit einer Franchise tätig ist, muss man oft sowohl an Unternehmen als auch an Endverbraucher Rechnungen stellen. Diese Unterscheidung ist für die Rechnungsstellung durchaus von Belang.

 

 

Bei Rechnungen an Privatpersonen gilt die sogenannte Preisangabenverordnung (PAngV), welche Vorgaben zur Preiskommunikation gegenüber dem Endverbraucher macht. Sie verlangt, dass bei Rechnungen an Privatpersonen Bruttopreise angegeben werden. Dies liegt daran, dass der Bruttopreis der Betrag ist, den der Endverbraucher tatsächlich ausgibt.

Bei Rechnungen an Unternehmen ist es hingegen üblich Nettopreise anzugeben, da Unternehmen die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückerhalten und letztlich nur den Nettobetrag ausgeben.

 

 

Fehler auf Rechnungen korrigieren

Ein häufiger Fehler bei der Rechnungsstellung ist das Vergessen einer der oben genannten Pflichtangaben. Das stellt vor allem für den Leistungsnehmer ein Risiko dar. Für diesen ist in solchen Fällen nämlich der Vorsteuerabzug gefährdet. Noch dazu möchte man ungern einen schlechten Eindruck bei einem Kunden hinterlassen.

Doch auch wenn sich einmal ein Fehler einschleichen sollte, ist das noch kein Weltuntergang. Reagieren muss man jedoch am besten sofort, indem man zunächst den Leistungsempfänger informiert. Dann muss eine Stornorechnung erstellt werden, gefolgt von einer korrigierten Rechnung.

Um diesen Aufwand und das womöglich unangenehme Gespräch mit dem Kunden zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine rechtskonforme Rechnungsvorlage oder ein Rechnungsprogramm zu nutzen. Sollte es trotzdem zu einem Fehler kommen, ist die Stornorechnungen über eine Buchhaltungssoftware in nur wenigen Klicks erstellt.

 

 

Gewissenhaft Ausgaben erfassen

Natürlich nimmt man als Franchisenehmer nicht nur Geld ein, sondern muss von Anfang an auch Geschäftsausgaben tätigen. Hier ist wichtig, dass man für jede Ausgabe eine Eingangsrechnung bzw. einen Beleg erhält. Nur so kann die Ausgabe im Falle einer Prüfung nachgewiesen werden. Im eigenen Buchhaltungssystem müssen sämtliche Geschäftsausgaben erfasst werden. Dabei sollten folgende Angaben gemacht werden:

 

 

  • Leistungsgeber bzw. Lieferant 

 

  • Ausstellungsdatum 

 

  • Steuersatz sowie Steuerbetrag 

 

  • Entgelt 

 

  • Kategorie

 

 

Die Kategorisierung ist dabei besonders wichtig, da diese in die Berichte, die das Finanzamt verlangt (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung oder Bilanz), einfließt. Hat man beispielsweise einen Einkauf im Ausland getätigt, fällt diese Ausgabe in eine separate Kategorie, da man dafür keine Umsatzsteuer vom eigenen Finanzamt zurückfordern kann. Benutzt man hierbei ein Buchhaltungsprogramm, so hat man den Vorteil, aus einer Liste von Kategorien auswählen zu können, wodurch man sich die korrekte Kategorisierung erleichtert.

 

 

Belege sicher aufbewahren

Anschließend ist es wichtig, die erfassten Belege sicher aufzubewahren. Rechtlich ist man in Deutschland dazu verpflichtet, Ein- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Weiterhin muss man im Falle einer Prüfung ein Doppel jeder Rechnung vorlegen können, entweder in elektronischer oder in Papierform.

 

 

 

Bei Papierbelegen hat man die Wahl. Entscheidet man sich für die Aufbewahrung der gedruckten Belege, heftet man diese am besten in Ordnern ab. Hier ist wichtig, dass die Dokumente zehn Jahre lang lesbar bleiben. Vor allem bei Thermopapier sollte man daher unbedingt eine Kopie erstellen, da das Original licht- und temperaturempfindlich ist.

 

 

Für elektronische Rechnungen gilt laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), dass diese elektronisch archiviert werden müssen.

 

 

Zusätzlich muss bei der Archivierung sichergestellt werden, dass die Rechnungen revisionssicher sind. Um sich bei der Nutzung eines Rechnungsprogramms zusätzlich abzusichern, kann man seine Rechnungen exportieren und auf einem unveränderbaren Datenträger aufbewahren.

Grundsätzlich kann es nicht schaden, jede Rechnung sowohl in gedruckter als auch elektronischer Form aufzubewahren. Ob dann beispielsweise das Büro einem Brand zum Opfer fällt oder ein Problem mit dem Rechnungsprogramm auftritt, so ist man weiterhin in der Lage, dem Prüfer ein Doppel jeder Rechnung vorzulegen.

 

 

Zahlungsein- und -ausgänge verbuchen

Bei sämtlichen Rechnungen muss festgehalten werden, ob und wann diese bezahlt wurden. Dies ist vor allem im Falle einer IST-Versteuerung von Belang. Denn in diesem Falle muss man die Umsatzsteuer erst an das Finanzamt abführen, nachdem der Kunde tatsächlich gezahlt hat. Weiterhin behält man einen Überblick über seine Ein- und Ausnahmen sowie über ausstehende Eingangsrechnungen, die man noch nicht beglichen hat, oder Ausgangsrechnungen, für die man ggf. eine Erinnerung oder Mahnung schreiben muss.

 

 

Berichte rechtzeitig an das Finanzamt schicken

Die Interaktion mit dem Finanzamt gehört ebenfalls zu den Aufgaben von Franchisenehmern. In diesem Bereich lohnt es sich, gewissenhaft vorzugehen, um mit der Behörde ein positives Verhältnis aufzubauen. Unmittelbar relevant ist in diesem Kontext die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA), da diese vor allem zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit meist monatlich fällig ist und bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingereicht werden muss. Erfasst man seine Rechnungen und Ausgaben immer zeitnah und gewissenhaft und verbucht diese mit den jeweiligen Zahlungsein- und -ausgängen, so stellt die UStVA keine besonders große Herausforderung dar. Auch hier kann man mithilfe eines Rechnungsprogramms Zeit sparen, da ein solches den Bericht für das Finanzamt oft automatisch erstellt.

Ehe man sichs versieht, steht schon das Ende des Geschäftsjahres vor der Tür und mit ihm der Jahresabschluss. Je nach Unternehmensform müssen im Rahmen dessen bestimmte Berichte zur Gewinnermittlung ans Finanzamt geschickt werden (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Bilanz, etc.). Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte man einen Steuerberater zurate ziehen, da es sich dabei um durchaus komplexere Vorgänge handelt.

Alles in allem ist die Buchführung jedoch keine unüberwindliche Hürde. Ist man gut informiert und geht gewissenhaft vor, so kann man diese Aufgabe als Franchisenehmer auch ohne Vorkenntnisse meistern.

 

Autor:

Emilie Kiermeir
Debitoor GmbH
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