1/23/2019

Personalsoftware für effizientere Personalverwaltung

Franchising ist ein Geschäftsmodell, bei dem effiziente Prozesse unverzichtbar sind. Wie Franchiseberater Dr. Hubertus Boehm in diesem Video-Interview mit dem FranchisePORTAL erläutert, hält er es für unabdingbar, dass sich der Franchisegeber als "Erfolgsdienstleister" versteht und seinen Franchisenehmern sogenannte "Hilfsaufgaben" abnimmt. Um die Arbeitsteilung zwischen Franchisegeber und -nehmern möglichst effizient zu gestalten, ist es zwar notwendig, Zeit und Geld zu investieren. Doch das macht sich bezahlt, meint der Berater. "Wenn die Werkzeugkiste vorher richtig sortiert wird, dann kann auch eigentlich nichts schiefgehen", fasst Reinhard Wingral, ebenfalls Franchise-Experte, im Interview zusammen.

Dass in eine solche Werkzeugkiste inzwischen unbedingt auch Tools für die digitale Transformation gehören, wird spätestens beim Blick auf den Digitalisierungsindex Mittelstand 2018 klar: Zum dritten Mal gab die Telekom die repräsentative Studie in Auftrag, die den Digitalisierungsstatus des deutschen Mittelstandes ermitteln soll. Die Kernaussage: Digitalisierung lohnt sich. 53 Prozent der Befragten gaben an, dass sie durch Digitalisierung Prozesse vereinfachen konnten. 47 Prozent berichteten von zufriedeneren Kunden, 46 Prozent von einer höheren Produktqualität als Resultat der digitalen Transformation. Bei 44 Prozent der Befragten haben die Neuerungen dazu geführt, dass die Mitarbeiter zufriedener sind. Ebenfalls fiel auf, dass Unternehmen mit deutlich steigenden Umsätzen stärker digitalisiert sind als jene mit sinkenden Umsätzen. Diese positiven Einschätzungen dürften viele Unternehmer motivieren, die digitale Transformation ebenfalls anzugehen. Doch wo setzt man am besten an?

 

 

Personalarbeit: Verwaltungsaufgaben kosten viel Zeit

Die Mitarbeiter eines Unternehmens gelten als seine wichtigste Ressource – dem Recruiting und der Personalentwicklung kommen demnach eine wichtige Bedeutung für den Unternehmenserfolg zu. Doch wie wohl die meisten HR-Manager bestätigen können, kommen diese Aufgaben häufig zu kurz: Wer kann sich schon ausreichend um das Management von Stellenausschreibungen und Bewerbern sowie um die Entwicklung von Mitarbeitern kümmern, wenn die Lohnbuchhaltung, die Erfassung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten, die Pflege der Personalakten und allgemeine Verwaltungsaufgaben bereits einen Großteil der Zeit und des Budgets fressen, die HR-Managern zur Verfügung stehen? Verwaltungsaufgaben, die viel Zeit kosten und damit wertschöpfenden Aufgaben wie Recruiting und Personalentwicklung im Wege stehen: Das spricht dafür, mit der digitalen Transformation bei der Personalarbeit zu beginnen.

 

 

Personalarbeit digitalisieren und Wertschöpfung verbessern

Die einzige Möglichkeit, keine dieser wichtigen Aufgaben der Personalabteilung zu vernachlässigen, ist, jede einzelne so effizient wie möglich zu erledigen. Die Möglichkeit hierzu bietet eine HR-Software. Noch besteht in vielen Unternehmen Nachholbedarf bei der Digitalisierung der Personalarbeit, nicht zuletzt, weil entsprechende Programme bis zuletzt noch kaum verbreitet waren.

Dass ausgerechnet in diesem erfolgskritischen Unternehmensbereich bis vor kurzem kaum digitale Tools genutzt wurden, ist überraschend. Gründe sieht dieser Artikel der COMPUTERWOCHE zum Beispiel darin, dass viele Unternehmen lieber in die Erneuerung ihrer Fertigungssysteme oder in Business-Intelligence-Programme investieren – von diesen Bereichen scheinen sich Entscheider die größten Verbesserungen zu versprechen. Kurzfristig mag dies zutreffen, doch langfristig ist die softwaregestützte Personalarbeit ein Trend, den man nicht ignorieren sollte. Selbst viele Personaler, so die COMPUTERWOCHE weiter, waren sich des Mehrwerts von HR-Software bisher kaum bewusst – doch nun nimmt der Wandel in den Personalabteilungen Fahrt auf.

Auch auf dem Markt entsprechender Software-Anbieter hat sich inzwischen einiges getan. Die Auswahl an modernen HR-Tools wächst stetig, insbesondere Cloud-Lösungen sind in großer Anzahl am Markt vorhanden. Entscheidet sich ein Unternehmen zur Digitalisierung der Personalarbeit, stellt das die HR-Manager, aber auch die IT vor neue Herausforderungen. Bevor die neue Software eingesetzt werden kann, muss sie zunächst einmal gefunden werden. Es gilt also, sich schnellstmöglich einen Überblick über die Vor- und Nachteile einzelner Programme zu verschaffen. Ist der richtige Anbieter gefunden, muss die IT-Abteilung Software für einen weiteren Unternehmensbereich beschaffen und überwachen; während Personaler Zeit investieren müssen, um sich den Umgang mit dem Programm anzueignen und Daten zu digitalisieren.

Glaubt man den Ergebnissen der Telekom-Studie, werden all diese Mühen nach kurzer Zeit belohnt. Das liegt nahe, denn sind die analogen Prozesse erst einmal digitalisiert, kann die Zeitersparnis immens sein.

 

 

Kernfunktionen einer HR-Software

Eine HR-Software hat mehrere Funktionen:

 

 

  • Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben der Personalverwaltung.

 

  • Sie bündelt alle Informationen zu Human Resources an einem Ort.

 

  • Sie erlaubt jederzeit einen schnellen Überblick und eine übersichtliche Aufbereitung der Daten.

 


Auf diese Weise lassen sich Verwaltungsaufgaben um einiges schneller, stressfreier und noch dazu nahezu papierfrei abarbeiten. Das wiederum ermöglicht es HR-Managern, sich stärker dem Recruiting und der Personalentwicklung zu widmen, die softwaregestützt ebenfalls effizienter vonstattengehen.

Bei der Auswahl der HR-Software sollten Personaler und IT erstens gemeinsam darauf achten, dass sich die Lösung gut in bestehende Systeme integrieren lässt. Zweitens ist es entscheidend, dass das Tool nicht nur einige wenige Aufgaben der HR unterstützt, sondern möglichst weitreichende Lösungen bietet: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Zeiterfassung sind in den meisten Fällen Teil von HR-Software. Aber auch die Tools für die vor- und nachgelagerten Aufgaben sollten unbedingt im Funktionsumfang enthalten sein – am besten begleitet das Programm den gesamten "Lebenszyklus" des Mitarbeiters im Unternehmen.

Mit am wichtigsten für die Wertschöpfung ist dabei der Bereich Recruiting. So erreicht man beispielsweise mit einem digitalisierten Management von Stellenausschreibungen und Bewerbern eine größere Anzahl an Kandidaten auf unterschiedlichen Plattformen, kann Bewerber in einem übersichtlichen Auswahlprozess begutachten und nach der Entscheidung mit dem neuen Mitarbeiter ein professionelles, softwaregestütztes Onboarding durchführen.

Umfangreichere HR-Software, wie beispielsweise die des Anbieters Personio, ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, Verwaltungsaufgaben weitestgehend zu automatisieren und Prozesse im Recruiting zu optimieren: Auch ist es mit entsprechenden Programmen möglich, die Performance der Mitarbeiter datengestützt zu beurteilen. Das schafft die Basis für gewinnbringende Feedback-Gespräche und erlaubt es, für jeden Mitarbeiter individuell die Bereiche zu identifizieren, in denen möglicherweise Bedarf zur Weiterbildung besteht. Nicht zuletzt können so auch die Stärken jedes Einzelnen gefördert und Erfolge sichtbar gemacht und belohnt werden – das trägt zu einem Gefühl der Wertschätzung auf Seiten der Mitarbeiter bei und kann sie insgesamt zufriedener machen.

 

 

Digitalisierung im Personalwesen: Ein wichtiger Wettbewerbsvorteil

Eine leistungsstarke Belegschaft, die sich stetig weiterentwickelt, ist für jedes Unternehmen von unschätzbarem Wert. Mit einer HR-Software lässt sich Personalarbeit über den gesamten "Lifecycle" hinweg - vom Recruiting über die Verwaltung bis hin zu Mitarbeiterentwicklung und professionellem Offboarding - wertschöpfender gestalten. Gerade für Franchisegeber, die eine Vielzahl von Mitarbeitern zum Teil über Landesgrenzen hinweg oder gar global betreuen und nur anhand effizienter Abläufe sicherstellen können, dass ihre Franchisenehmer sich voll und ganz auf die Kernaufgaben konzentrieren können, kann die softwaregestützte Personalarbeit zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.

 

 

Bildquelle:

flickr/ homedust © People in Front of Macbook Pro
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