12/18/2017

Mit moderner Buchhaltungssoftware den Geschäftsalltag vereinfachen

Mit moderner Buchhaltungssoftware den Geschäftsalltag vereinfachen Als Selbstständiger oder Gründer das erste Geld selbst zu verdienen, ist ein tolles Gefühl. Dies gilt auch für das Franchising. Mit dem Verdienen kommt beruflich allerdings auch die Tätigkeit, die wohl die wenigsten Menschen wirklich mögen: die Buchhaltung. Sie kann mühelos etliche Zeit am Tag in Anspruch nehmen, am Monatsende noch ein wenig mehr und sollte sie das Jahr über nicht korrekt durchgeführt werden, ist der Jahresabschluss ein einziger Horror. Und nicht jeder kann oder möchte sich eigens Personal für die Buchhaltung leisten. Doch leben wir heute in einer guten Zeit und haben Helferlein für fast alles. Darunter fällt natürlich auch die Buchhaltung, denn dank der Softwarelösungen fällt die Arbeit deutlich leichter, wie dieser Artikel zeigt.

 

Abbildung 1: Buchhaltung ist für viele junge Unternehmer eine echte Hürde - doch wie lässt sich diese meistern?

 

 

Was macht moderne Buchhaltungssoftware aus?

Programme für die Buchhaltung gibt es schon länger. Selbst im privaten Bereich nutzen etliche Menschen Softwarelösungen, um sich die Abgabe der jährlichen Steuererklärung zu vereinfachen. Die modernen Softwares bieten jedoch mehr Vorzüge, als die einfachen Steuerprogramme von früher. Und gerade für Gründer und Selbstständige sind diese Vorteile von Bedeutung:

 

  • Mobilität - etliche Programme basieren auf einer Cloudlösung. Unternehmer können somit die Buchhaltung von überall aus erledigen und selbst über das Handy schnell eine Rechnung erstellen oder eine Abrechnung eintragen. Das Geschäftsessen während der Reise kann also sofort gebucht werden. Das schafft Abhilfe und verhindert, dass sich Berge an Quittungen ansammeln.
  • Auswertung - wie läuft es aktuell? Die modernen Programme bieten genaue Auswertungen für einzelne Bereiche und geben einen hervorragenden Überblick über die Einnahmen und Ausgaben. Auch für Geschäftsberichte, Jahresabschlüsse oder Quartalsberichte lassen sich diese Auswertungen verwenden.
  • Scannen - die Buchhaltung von heute läuft oft papierlos. Das heißt, dass natürlich auch Rechnungen eingescannt werden müssen. Mobile Apps nutzen die Kamera des Tablets oder des Smartphones und erlauben es, die Rechnung gleich vor Ort zu archivieren und entsprechend zu buchen.
  • Schnittstellen - gute geschäftliche Softwares besitzen diverse Schnittstellen. So können Steuerberater mit eingebunden werden, die Personalabteilung, eine eigene Personalsoftware und natürlich das Finanzamt. Die Software gibt die nötigen Erklärungen automatisch ans Finanzamt weiter.
  • Einfachheit - um es den Nutzern leicht zu machen, sind die meisten Softwarelösungen selbsterklärend. Selbst diejenigen, die in der Ausbildung immer ein Problem mit dem Buchen und den einzelnen Konten hatten, verstehen die Buchhaltung nun recht mühelos.

 

Natürlich darf auch die beste Buchhaltungssoftware nur als Hilfsmittel betrachtet werden. Sie dient dazu, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden, von alleine arbeitet sie jedoch nicht. Selbstständige müssen sich schon ein wenig Zeit nehmen, wenn sie auch nicht mehr mühsam in dutzenden Programmen, Ordnern und Konten arbeiten müssen.

 

 

Worauf sollten kleine Unternehmen achten?

Wer jetzt zum ersten Mal mit dem Gedanken spielt, eine Buchhaltungssoftware zu kaufen, sieht sich mit einer riesigen Auswahl konfrontiert. Es gibt so viele Lösungen, dass die Wahl wirklich schwerfällt. Auf welche Punkte sollte ein Unternehmer denn achten, bevor er sich entscheidet?

 

  • Möglichkeiten - heute besteht das Unternehmen vielleicht nur aus dem Gründer selbst. Es könnte - und sollte - aber wachsen. Die Buchhaltungssoftware sollte bereits zu Anfang diese Punkte mit unterstützen und beispielsweise eine Lohnbuchhaltung integrieren. Anderenfalls muss sich ein Unternehmer nach einiger Zeit nur wieder neu einarbeiten und im schlimmsten Fall händisch die Berichte der letzten Jahre übertragen.
  • Mobilität - nicht jeder mag Cloudlösungen - und das ist in Ordnung. Die Software sollte aber zumindest auf mehreren Geräten laufen und vielleicht ein Archiv haben, über das Rechnungen unterwegs eingescannt und dann an die eigentliche Software geschickt werden können.
  • Sicherheit - gerade aufgrund der Schnittstellen und möglicher mobiler Nutzung muss die Software natürlich sicher sein. Welche Optionen bietet der Hersteller? Bei einer Cloudlösung gilt es, die Cloud genauer zu betrachten. Eine gesicherte Verbindung ist hier natürlich absolute Vorschrift.
  • Preis - muss die Buchhaltungssoftware teuer sein? Nein, es gibt für kleinere und auch mittlere Unternehmen durchaus günstige Lösungen. Wichtig ist nur, dass sie zu den eigenen Ansprüchen und Bedürfnissen passt.
  • Kompatibilität - wer mit dem Gedanken spielt, später doch mit einem Steuerberater oder einem externen Personaler zusammenzuarbeiten, sollte darauf achten, dass die gewählte Software auch Schnittstellen zu anderen Programmen hat.

 

 

Abbildung 2: Buchhaltung lässt sich heute softwareseitig unterstützen - dies vereinfacht sehr viel.

 

 

Vor- und Nachteile von Buchhaltungssoftware

Grundsätzlich sind die Softwarelösungen vorteilhaft und empfehlenswert. Selbst Unternehmer, die gleich mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, sparen sich mittels einer guten Software Zeit. Dies gelingt aber nur, wenn die Posten auch sogleich gebucht und ins Programm übertragen werden und sich nicht erst ansammeln. Wer nachlässig ist und wartet, bis der Buchhaltungsstapel auf enorme Maße angewiesen ist, wird weiterhin Stunden nur damit beschäftigt sein, die Belege zu sortieren. Und es gibt Nachteile, wenn diese auch von der Einstellung des Unternehmers abhängen:

 

  • Unwissenheit - wer überhaupt keine Ahnung von Buchhaltung, den Anforderungen, die das Finanzamt stellt und der ordentlichen Buchführung hat, wird auch mit der Software Fehler machen. Sie ist ein Hilfsmittel, kein Produkt, das alles alleine macht.
  • Geiz - der gehört mit zum oberen Punkt. Gründer sollten sich zumindest anfangs die Mühe machen und einen Fachmann fragen. Viele Steuerberater erklären Gründern, wie die Buchhaltung funktioniert und auf was sie achten müssen. Diese Ausgabe ist sinnvoll - denn wenn später ein Steuerberater alles retten muss und dabei vor einem Chaos steht, wird die Rechnung teuer.
  • Löhne - wer Löhne auszahlt, sollte sich wahlweise gut informieren oder - besser - einmal korrekt beraten lassen. Hier geht es um so viel mehr als die bloße Auszahlung von Geld. 

 

 

Fazit - klug eingesetzt ein Hilfsmittel

Neue Buchhaltungslösungen sind ein echtes Hilfsmittel für Geschäftsleute, die nach einer Möglichkeit suchen, Zeit zu sparen. Doch ersetzt auch das beste Produkt keinen Steuerberater oder eine gute Beratung im Vorfeld. Gerade Gründer sollten daher zuerst eine Beratung in Anspruch nehmen und lernen, auf was es bei der Buchführung überhaupt ankommt.

 

 

Bildquellen:
Abbildung 1: @ FirmBee (CC0-Lizenz) / pixabay.com
Abbildung 2: @ CPAStrick (CC0-Lizenz) / pixabay.com

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