8/20/2019

Digitalisierung: Basiskonzept des New Office

 

 

Online vernetzte E-Bikes als Geschäftsgegenstand und die Korrespondenz per Post verschickt, womöglich mit zungenbefeuchteter Briefmarke – das passt irgendwie nicht zusammen. Die Welt digitalisiert sich, und die Abläufe im Büro tun es auch. Wer heute effektiv unternehmerisch tätig sein will, muss gerade kommunikative und verwaltungstechnische Aufgaben auf digitalem Weg lösen – aus zeitlichen, logistischen und ökologischen Gründen, um nur einige Argumente für die Digitalisierung zu nennen.

 

 

Digitalisierung – aber bitte richtig

Fällt heute das Schlagwort Digitalisierung im Unternehmen, stellt sich in den meisten Fällen reflexartig die Assoziation zum papierlosen Büro ein. Um dem Thema gerecht zu werden, sollte man diese mentale Brückenschaltung allerdings nicht unreflektiert übernehmen.

Papierloses Büro – das ist eine Zukunftsvision, in der jedes noch so kleine Papierstückchen restlos aus den Arbeitsvorgängen verbannt ist. Doch dieses Denkmodell wird sich in unseren Tagen ebenso wenig auf breiter Basis durchsetzen lassen wie das Elektroauto, bevor es einen Akku gibt, der in fünf Minuten vollgeladen ist.

Das papierlose Büro wird sich erst dann endgültig etablieren, wenn es nur noch Büros dieses Typs gibt. So lange die Mehrzahl der Unternehmen zumindest in Teilbereichen auf Papier setzt, kann das eigene papierlose Büro nicht zur Realität werden – zumindest nicht ohne erheblichen Mehraufwand, der die Effektivitätsgewinne der sinnvollen Digitalisierungsmaßnahmen teilweise wieder zunichtemacht.

Ein typisches Beispiel dafür ist die Korrespondenz. So lange Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden Teile ihrer Kommunikation und Buchhaltung auf dem Briefweg abwickeln, ist es am sinnvollsten, das erhaltene Papier unverändert zu übernehmen und ganz klassisch in Aktenordnern zu archivieren – ein vernünftiges Ablagesystem vorausgesetzt. Natürlich könnte man die Eingangspost digitalisieren und elektronisch speichern, doch diese Lösung erzeugt erheblichen Zusatzaufwand, zeitlich und finanziell. Das ist es nicht, was Digitalisierung erreichen soll.

 

 

Was sich mit Digitalisierung heute schon realisieren lässt

Große Teile der geschäftlichen Abläufe sind heute bereits produktiv digitalisierbar. Das bedeutet: Durch die Umstellung auf digitale Verfahren werden Zeitgewinn, Ressourcenschonung und Effektivitätszuwächse gleichermaßen möglich. Einige Beispiele sollen hier vorgestellt werden.

 

 

Die Cloud als Großraumbüro

Jedes Unternehmen – selbst das kleinste, in einem Coworking Space untergebrachte Startup – kann sich heute ein Großraumbüro leisten. Und das beste dabei: die Größe ist unabhängig von der angemieteten Fläche in der realen Welt, ganz zu schweigen von der Miete. Ein virtuelles Großraumbüro für die weltweite Zusammenarbeit beliebig großer Teams und mit einer Lagerkapazität von 200 Gigabyte kostet beispielsweise bei Google Drive gerade einmal 2,99 Euro pro Monat.

Für die interne Kommunikation, das Angebotswesen und zahlreiche weitere geschäftliche Prozesse ist ein Cloudspeicher heute schon fast unentbehrlich. Neben den großen Anbietern wie Google Drive, Microsoft OneDrive und Dropbox gibt es noch eine Reihe kleinerer, teilweise spezialisierter Anbieter mit interessanten Tarifen. Doch obwohl es in der Regel Sinn macht, die kleinen Anbieter nicht zu unterschätzen, kann sich im Fall der Digitalisierung im Unternehmen die Hinwendung zu einem der großen Player bei den Cloud-Anbietern als richtige Entscheidung erweisen.

Die Nutzung von Google Drive beispielsweise bietet neben den günstigen Preisen zwei weitere Vorteile. Zum einen ist ein komplettes Office-Paket enthalten, das auf die kooperative Nutzung optimiert ist. Zum anderen führt die hohe Verbreitungsrate von Google Drive dazu, dass viele Kommunikationspartner ebenfalls mit diesem System arbeiten, was den Informationsaustausch beschleunigt und vereinfacht.

Das Office-Paket bei Google Drive ist zwar einfach, aber leicht und effektiv bedienbar. Wie bei den anderen Cloud-Anbietern lassen sich auch hier die Zugriffs- und Sharing-Rechte detailliert einstellen – vom einfachen Lesen bis zur gemeinsamen Arbeit in Echtzeit, wobei ein Teilnehmer mitverfolgen kann, was der andere gerade schreibt.

Ein Highlight bei Google Drive – besonders für Unternehmen, die intensiv mit Videopräsentationen arbeiten – ist der integrierte Player. Dabei handelt es sich um nicht mehr und nicht weniger als den original YouTube-Player, der für den Einsatz in Google Drive anonymisiert wurde. Hochgeladene Videos stehen wie auf YouTube nach kurzer Zeit in unterschiedlichen Auflösungen zum Ansehen und, wenn gewünscht, zum Download bereit.

 

 

Scannen: der Weg ins digitale Reich

Wie schon erwähnt: Die gesamte Papierkorrespondenz zu digitalisieren, ist nicht unbedingt die effektivste Methode der elektronischen Informationsverarbeitung. Allerdings sind in vielen Fällen digitale Exemplare von Dokumenten unbedingt nützlich, wenn nicht sogar erforderlich. Das reicht vom digitalen Produktflyer im PDF-Format bis hin zum Ratgeber als eBook zum Download als Call-To-Action-Ziel bei einer Werbeaktion.

Das Scannen papiergebundener Dokumente ist heute keine große Sache mehr. In der Regel genügt bereits die Scanfunktion von Multifunktionsdruckern. Die Qualität und Auflösung genügt in den meisten Fällen professionellen Ansprüchen, zumindest für die Betrachtung am Computerbildschirm oder Mobilgerät und für den Ausdruck auf dem Drucker des Kunden oder Interessenten.

Wichtig bei der Wahl des richtigen Scanners ist die Bedienungsfreundlichkeit. Selbst Multifunktionsdrucker einfacher Bauart bieten heute bereits die Möglichkeit, Dokumente direkt nach PDF oder ein beliebiges Grafikformat zu scannen. Für PDF-Dokumente sollte ein Mehrfacheinzug vorhanden sein, idealerweise mit beidseitiger Scanfunktion, sowie die Möglichkeit, Seiten aus dem PDF-Dokument zu entfernen und weitere anzuhängen.

 

 

Digitale Planung mit Online-Kalendern

Seine Termine und Aufgaben online zu organisieren, hat persönliche und teamorientierte Vorteile. Besonders Microsoft und Google bieten hier komplette Systemwelten, in denen sich alle organisatorischen Aufgaben geräteübergreifend verwalten lassen. So erlaubt beispielsweise die G-Suite von Google die koordinierte Nutzung von Gmail, Docs und beliebig vieler Kalender, alles zusammengefasst über Google Drive.

Besonders bei nicht ortsgebundenen, verteilten Teams sind solche Toolsysteme unentbehrliche Effektivitäts-Booster. Viele Geschäftsmodelle und Unternehmenskonzepte sind durch die digitale Evolution von Geschäftsprozessen überhaupt erst möglich geworden. Es zeigt sich: Digitalisierung und New Work sind eine logische Einheit.

 

 

Onlinebanking: der sichere Weg zum effektiven Zahlungswesen

Es macht wenig Sinn, alle wesentlichen Geschäftsvorgänge auf digitalem Weg abzuwickeln, um dann mit dem manuell ausgefüllten Überweisungsbeleg zur Bankfiliale zu pilgern – wenn überhaupt noch eine in der Nähe ist. Seine finanziellen Angelegenheiten auf elektronischem Weg und online abzuwickeln, ist für Unternehmen jeder Größe mittlerweile Standard.

Natürlich bieten mittlerweile alle Banken Onlinebanking als Regelleistung an. Dennoch sind bei vielen Instituten die alten Traditionen herkömmlicher Bankgeschäfte einfach nur in digitale Analogien umgesetzt worden. Das Ergebnis: Onlinebanking gestaltet sich bei vielen Banken unnötig aufwendig und zeitintensiv.

Es war nur eine Frage der Zeit, bis unabhängige Anbieter die Zeichen erkannt haben und ein Banking anbieten, das den Anforderungen der New Work gerecht wird. Das Geschäftskonto von Penta z.B. ist online in rund zehn Minuten eröffnet, bietet volle Kostenkontrolle, Mastercards für alle Mitarbeiter, eine Zahlungsübersicht in Echtzeit und ist zu hundert Prozent Smartphone-kompatibel.

 

 

Fazit

Die Digitalisierung im Unternehmen kann in Bereichen in denen sie Sinn macht, erheblichen Zugewinnen an Effektivität, Kostenersparnis und Zeitgewinn bedeuten. Von zentraler Bedeutung ist dabei ein leistungsfähiger Cloud-Anbieter, der den kompletten Leistungsumfang bei Office-Funktionen und Teamorganisation vorhält. Beim Onlinebanking empfehlen sich innovative, unabhängige Anbieter, die den Bedürfnissen und Anforderungen der New Work Rechnung tragen.

 

Bildquelle @unsplash / Adeolu Eletu

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