Das Büro kosteneffizient und umweltbewusst einrichten

Besonders für Jungunternehmen ist es wichtig, ein vernünftiges Preis-Leistungs-Verhältnis bei der Einrichtung ihres ersten Büros zu gewährleisten. Auch wenn das Budget knapp ist, müssen Gründer im Hinterkopf behalten, dass sie und ihre Mitarbeiter mindestens acht Stunden am Tag in den Räumlichkeiten verbringen. Daher sollte weder beim Mobiliar noch beim Zubehör nur Preis oder Optik im Vordergrund stehen, sondern auch Umweltschutz und Langlebigkeit. Wie schaffen es also umweltbewusste Jungunternehmen, ihr Büro sowohl kostengünstig als auch nachhaltig einzurichten?

Das darf in einem Büro nicht fehlen

Es ist wichtig, dass die Büroeinrichtung nicht nur optisch ansprechend ist, sie muss auch funktionell sein. Selbst wenn das Geld knapp ist, sollte man darauf achten, dass das Mobiliar möglichst lange funktionsfähig ist und nicht innerhalb kurzer Zeit ersetzt werden muss. Denn die Mitarbeiter müssen schließlich eine Weile an bzw. mit der Ausstattung arbeiten können.

Bei der Büroeinrichtung richtig Geld sparen

Eine Möglichkeit, um bei der Büroeinrichtung Geld zu sparen, ist das Mieten eines Gemeinschaftsbüros. Verschiedene kleine Firmen teilen sich in diesem Fall beispielsweise eine Etage und die dazugehörigen Gemeinschaftsräume. Dadurch verringern sich die Kosten des einzelnen Unternehmens, was besonders in der Gründungsphase finanziell ausschlaggebend sein kann.

Sofern ein Besprechungsraum zu Verfügung steht, muss auch dieser in der Büroplanung berücksichtigt werden. Es gibt allerdings sogenannte Büros auf Zeit. In diesen Fällen werden Besprechungsräume für einen bestimmten Zeitraum gebucht. So können Betriebe ebenfalls Kosten senken, weil die gemieteten Räumlichkeiten bereits voll ausgestattet sind.

Tipp: Die Büroeinrichtung gehört zu der Geschäftsausstattung und muss daher von den Jungunternehmern mit in die Gründungskosten aufgenommen werden. Diese zählen zum Kapitalbedarf: Das bedeutet, dass einige Kosten in der GuV eingetragen und andere mit der Zeit abgeschrieben werden. Die Kosten sind somit steuerlich absetzbar.

Auf was Unternehmer bei den Büromöbeln achten müssen

Prinzipiell gehören neben Schreibtischen und Bürostühlen folgende Möbelstücke in jedes gut ausgestattete Büro:

  • Trennwände (bei einem Großraumbüro)
  • Druckertische
  • Regale und Schränke
  • Pinnwände
  • Rollcontainer
  • Abfallbehälter

Um die eigene Gesundheit und die der Angestellten zu unterstützen, sollten Gründer auf ergonomische Stühle und höhenverstellbare Tische achten. So beugt man potenziellen Rückenproblemen vor, die im schlimmsten Fall zu schwerwiegenden Schäden führen können.

Wichtig sind bei Bürostühlen neben einer hohen Rückenlehne und verstellbaren Armlehnen auch die richtige Synchronmechanik sowie Sitztiefenfederung. Dadurch kann jeder Mitarbeiter seinen Stuhl dem eigenen Körper anpassen.

Wichtig ist auch, dass die Sitzbreite des Stuhls zwischen 40 und 48cm beträgt, damit der Angestellte genug Platz zum Sitzen hat. Ein optimales Arbeiten gewährleistet weiterhin eine Tischplatte mit einer Mindestgröße von 80x160cm, da man sonst zu nah am Bildschirm des Arbeitslaptops bzw. -PCs ist und das Auswirkungen auf die Augen hat. Eine Tageslichtlampe sorgt zusätzlich dafür, dass Mitarbeiter produktiver arbeiten können, weil die Lampe das Aufkommen von Müdigkeit verzögert.

Tipp: Junge Firmengründer sollten über gebrauchte Büromöbel nachdenken. Diese sind eine kostengünstige Alternative zum Neukauf. Bei Geschäftsauflösungen werden Einrichtungsgegenstände an Gebrauchtmarkthändler verkauft, die die Waren wiederum zu einem günstigeren Preis anbieten. Die Möbel sind in einem guten Zustand und für den Anfang durchaus ausreichend.

Elektronische Geräte

Um als Unternehmen effizient arbeiten zu können, benötigen die Mitarbeiter nicht nur das passende Mobiliar, sondern auch elektronische Geräte. Dazu zählen unter anderem:

  • Drucker
  • Telefon und Fax
  • Computer bzw. Laptops

Kosteneffizient und nachhaltig ist der Kauf von stromsparendem Zubehör. Ein Zeichen dafür sind die Label „Energy Star“, „Blauer Engel“ oder „Grüner Punkt“. Dabei handelt es sich um ökologische Prüfsiegel, die sowohl für energiesparende Geräte als auch für Altstoffverwertung oder Umweltschutz stehen. Unternehmer, die Gebrauchsgegenstände mit diesen Zeichen kaufen, sind auf der sicheren Seite. Denn sie helfen damit nicht nur der Natur, unterstützen faire Arbeitsbedingungen, sondern verringern gleichzeitig den Energieverbrauch.

Ein Drucker ist selbstverständlich ein Muss für jedes Büro. Dennoch müssen Gründer den Drucker, Kopierer und Scanner nicht separat kaufen, stattdessen lohnt sich ein Multifunktionsgerät. Je nachdem, welchen Anforderungen das Gerät entsprechen soll, haben Unternehmen die Wahl zwischen einem Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Welche Vor- und Nachteile diese mit sich bringen, zeigt folgende Tabelle.

 Tintenstrahldrucker Laserdrucker
Vorteile
  • Günstige Anschaffung
  • Bessere Qualität bei Bildmaterial
  • Einfachere Bedienung
  • Klein und leicht
  • Nur bei häufiger Nutzung geeignet
  • Keine Tinte, sondern Toner
  • Kein Eintrocknen der Farbe
  • Filtereinheiten gegen Feinstaubbelastung
  • Schneller
  • Ausdrucke länger haltbar
  • Benötigen selten Spezialpapier
  • Höhere Lebensdauer
  • Bessere Druckqualität bei Dokumenten
  • Hohe Druckzahl
Nachteile
  • Spezialpapier nötig
  • Häufiges Nachfüllen der Patronen
  • Patronen trocknen schnell ein
  • Begrenztere Lebensdauer
  • Langsamerer Druck
  • Lüfter des Gerätes setzt (teilweise gesundheitsgefährdende) Tonerpartikel frei
  • Hohe Anschaffungskosten
  • Schlechtere Auflösung bei Bildmaterial
  • Hoher Stromverbrauch
  • Hohe Kosten bei Tonerkauf
  • Benötigen viel Platz

Wer langfristig bei Druckerpatronen oder Tonerkartuschen sparen möchte, muss nicht unbedingt das Herstellerzubehör kaufen. Es gibt eine Vielzahl an Online-Shops im Internet, die günstige Alternative anbieten. Bei Anbietern wie Druckerpatronenexpress oder Druckerzwerge können sowohl Privat- als auch Geschäftskunden kostengünstig notwendiges Zubehör fürs Drucken erwerben.

Tipp: Umweltbewusste Unternehmen entsorgen die leeren Patronen und Kartuschen nicht einfach, sie recyceln sie. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Zum einen können die Mitarbeiter die Druckerpatronen in spezialisierten Geschäften wieder auffüllen lassen und müssen dadurch keine Neuen kaufen. Das spart Geld und schont die Umwelt. Ebenso effizient ist der Verkauf der Artikel. Es gibt zahlreiche Firmen, die leeres Zubehör für ein bisschen Geld aufkaufen. Dadurch wird eine adäquate Entsorgung gewährleistet und gleichzeitig etwas Geld verdient.

Bürobedarf

Nicht zuletzt ist es wichtig, ausreichend Bürobedarf zur Verfügung zu stellen, damit die Arbeit im Büro reibungslos funktioniert. Ein gut ausgestattetes Büro sollte über dieses Zubehör verfügen:

  • Druckerpapier
  • Schreibunterlagen
  • Schreibmittel
  • Büroklammern
  • Aktenordner
  • Versandmittel

Recht günstig und gleichzeitig nachhaltig ist recyceltes Papier. Selbstverständlich sollen wichtige Dokumente für Geschäftspartner oder Kunden auf hochwertigerem Papier gedruckt werden. Für den internen Gebrauch ist die recycelte Variante aber vollkommen ausreichend. Auch bereits verwendete Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, können wiederverwertet werden: Unternehmen sollten diese Druckerzeugnisse nicht wegschmeißen, sondern die unbenutzten Rückseiten intern als Notizzettel benutzen. Eine weitere Möglichkeit des Geldsparens ist der Mengenrabatt. Unternehmen sollten daher nicht jede Lieferung einzeln tätigen, sondern eine Massenbestellung für das ganze Büro durchführen. Das spart nicht nur Versandkosten, viele Hersteller bieten auch Mengenrabatt an.

Fazit

Ein Büro das erste Mal einzurichten, erscheint leichter als es eigentlich ist. Wenn sich Unternehmen kostengünstig, gleichzeitig aber auch langlebig einrichten wollen, kostet das Zeit und Nerven. Viele Gründer greifen daher auf schnell erhältliche Billigartikel zurück, um zumindest einen Grundbestand zu sichern. Wer sich jedoch für haltbareres Mobiliar entscheidet, muss etwas tiefer in die Tasche greifen. Die Investition lohnt sich aber! Denn Billigmöbel haben den Nachteil, dass sie schneller ersetzt werden müssen - Während hochwertigeres Zubehör zwar zunächst mehr kostet, dafür aber auch um einiges länger hält. Unternehmen sparen dadurch langfristig Kosten. Gründer müssen sich bewusst sein, dass eine Büroeinrichtung viel Geld kostet, doch sie sollten es als Investition in ihre Zukunft ansehen
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