05.11.2018

Büroausstattung für Franchise-Betriebe: Zwischen Vorgabe und persönlichem Freiraum

Neben Familie oder Freunden gibt es vor allem eine Sache, mit der die meisten Menschen den Großteil ihrer Zeit verbringen: Die Arbeit. Gerade mit Blick auf diese Tatsache kommt der persönlichen Büroausstattung eine große Bedeutung zu. Schließlich möchte man sich auch in den Räumen, in denen man täglich seine Tätigkeiten verrichtet, so wohl wie im eigenen Zuhause fühlen. Doch welche Einrichtungsmöglichkeiten gibt es in diesem Fall für Franchisenehmer? Wie erzeugen sie mit Hilfe der richtigen Einrichtung am Arbeitsplatz eine Atmosphäre, die zum einen auf die persönlichen Bedürfnisse abgestimmt ist und zum anderen Raum für Kreativität lässt? Mit den folgenden Tipps erfahren speziell Gründer im Franchise-Sektor, wie man im Büro Qualität sowie Funktionalität geschickt verbinden kann, damit Arbeitsabläufe und Verwaltungsprozesse reibungslos ablaufen.

 

 

Das funktionale Büro – darauf kommt es an!

Funktionalität ist ein Begriff, über den man in Sachen Innenausstattung immer wieder stolpert. Damit gemeint ist, dass die Anordnung von Möbeln und Gegenständen so konzipiert ist, damit der Raum seinen grundlegenden Zweck erfüllt. In einem Büro kommt hier noch ein wichtiger Faktor dazu: Die Raumgestaltung unterstütz im Idealfall den Arbeitnehmer bei seiner Tätigkeit. Wenn es um die Büroausstattung geht, sollten Franchisenehmer deshalb in erster Linie an Möbel und Technikausstattung denken. Am besten ist es, bereits im Vorfeld ein Raumnutzungskonzept zu erstellen, damit feststeht, wo die Möbel einmal stehen sollen. Außerdem dürfen Gründer ihr verfügbares Budget nicht aus den Augen verlieren. Gerade in der Startphase ist es wichtig, Investitionskosten niedrig und den Effekt hoch zu halten. Bei der Einrichtung hat Qualität oberste Priorität. Daher ist es ratsam, bereits im Vorfeld zu wissen, was an Möbeln und Zubehör gebraucht wird. Folgende Dinge gehören unbedingt in jedes Büro:

 

 

  • Technische Geräte (vor allem Computer, Drucker, Telefon)

 

  • Möblierung (Schreibtisch, Sitzgelegenheit)

 

  • Stifte

 

  • Stifthalter

 

  • Schreibblöcke

 

  • Notizbücher

 

 

Daneben dürfen einige Kleinigkeiten nicht fehlen, wie zum Beispiel Büroklammern, Locher und viele weitere Dinge, die in Büros tagtäglich gebraucht werden. Unerlässlich ist daher auch ein durchdachtes Ordnungssystem. Das gilt vor allem für Buchhaltungsunterlagen. Frischgebackene Franchisenehmer sollten sich deshalb von Beginn an ein System zurechtlegen, indem sie zum Beispiel bearbeitete von unbearbeiteten Rechnungen trennen. In der Planungsphase sollte daher auch genügend Stauraum, beispielsweise in Form eines gut integrierten Schranksystems, berücksichtigt werden.

 

 

Notizbücher – kleine Helfer für wichtige Details

Um persönliche Dokumente sowie Termine im Blick zu haben, dürfen Notizbücher in der Büroausstattung ebenfalls nicht fehlen – der ideale Aufbewahrungsplatz für Kennzahlen und buchhalterische Faktoren sowie wichtige Meetings. Zudem lassen Notizbücher Raum für Individualität. Mit einem eingeprägten Logo und einem zu den Unternehmensfarben passenden Design machen Franchisenehmer ihr Büchlein zu kleinen Sammlerobjekten, mit denen sie gleichzeitig die Verbundenheit zu ihrem Unternehmen ausdrücken können. Im Arbeitsalltag kann für Unternehmer speziell die griffbereite Ausstattung mit Stift und praktischer Smartphone-Halterung interessant sein – „alles im Griff“ ist eine optimale Lösung für höchste Ansprüche und beste Organisation im Büroalltag. Wer großen Wert auf natürliche Materialien und die Umwelt legt, sollte sich bei der Suche nach einem Notizbuch auf All-Organic-Modelle konzentrieren. Für Unternehmer im Franchisesektor ist die Vielfalt bei brandbook interessant. Mit einem hochwertigen Notizbuch ausgestattet, strahlen zudem bereits Branchenneulinge nach außen Professionalität sowie Kompetenz aus.

 

 

Besonderheiten im Franchisebereich: Wie wichtig ist der Faktor Gleichheit?

Im Arbeitsalltag kommt es aber nicht nur auf die Details an. Im Großen basiert der Erfolg des Franchisekonzepts schließlich auf erprobten und klar definierten Richtlinien. Diese umfassen speziell eine gut kalkulierte Systemausstattung, die mit Blick auf das Design bis ins Detail vom jeweiligen Konzern vorgeschrieben sein kann. Manche Franchisegeber stellen als Teil des Gesamtpakets die Geschäftsausstattung komplett zur Verfügung – andere wiederum nicht. Inwieweit die gestalterische Freiheit mit Blick auf das Büro reicht, sollten Franchisenehmer im Vorfeld deshalb immer abklären. Schließlich kann es im Sinne des Lizenzgebers liegen, dass alle Niederlassungen Einheit ausstrahlen. Wer trotz einiger Vorgaben Wert auf Individualität liegt, kann sein eigenes Büro mit Hilfe von kleinen Details aufhübschen. Pflanzen verleihen jedem Raum einen grünen Farbtupfer, der Frische und Lebendigkeit ausstrahlt. Geschickt eingesetzte Lichtquellen wie Tisch- und Stehlampen erzeugen Behaglichkeit und erhellen speziell Arbeitsplätze, die über wenige Fenster verfügen. Gerahmte Poster oder Bilder wirken als Blickfänge, die zu einer lockeren Atmosphäre beitragen. Zwar sind die Gleichheitsanforderungen an Franchisenehmer in gewisser Weise unverzichtbare Leitplanken der erfolgreichen Unternehmensführung, die Franchise-Gründern den Start in die Selbstständigkeit vereinfacht. Mit Blick auf die Ausstattung des Arbeitsplatzes müssen unter dieser Prämisse aber manchmal Kompromisse eingegangen werden.

 

 

Ausstattung und Technik mieten oder kaufen?

Bei allen Ausstattungsdetails, die vom Franchisegeber nicht vorgegeben werden, können Gründer übrigens auch zwischen Miete und Kauf wählen. Gerade Computer und Drucktechnik sind Bereiche, in denen sich das Leasing oftmals als günstigere Entscheidung herausstellt. Speziell Branchenneulinge haben zu Beginn ihrer Karriere nur begrenzte finanzielle Mittel zur Verfügung. Damit alle nötigen Anschaffungen jedoch nicht gleich das komplette Budget sprengen, bietet Leasing den Vorteil, dass pro Monat nur eine festvereinbarte Rate für das jeweilige Gerät anfällt. Zudem erstreckt sich die Nutzung von PC und Co. in der Regel nur auf einen begrenzten Zeitraum, in dem Wartung und Austausch des Geräts häufig kostenlos sind. Danach können Franchisenehmer das Gerät zum Restwert kaufen. Oder sie schließen einen neuen Vertrag ab, wodurch die technische Ausrüstung immer wieder dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Ein weiterer Vorteil: die Leasinggebühr kann in vollem Umfang von der Steuer abgesetzt werden.

 

 

Fazit: Gut geplant, kostengünstig realisiert – Büroausstattung für wenig Geld

Im Großen wie im Kleinen können Franchisenehmer im Rahmen ihrer Möglichkeiten bei der Büroausstattung teilweise bares Geld sparen. Außerhalb der Systemstandards bleibt Raum für Individualität, wodurch Gründer Preise vergleichen und ein Büro so häufig kostengünstig planen können. Wichtig ist, dass Angestellte sich bei der Ausstattung an den Vorgaben des Franchisegebers orientieren. Speziell Farbschemata im Sinne der Corporate Identity sowie die Abhängigkeit von speziellen Herstellern und Dienstleistern spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Dazwischen bleibt im Kleinen jedoch immer Raum für Individualität. Hier sollten Franchiseunternehmer darauf achten, dass die Büroausstattung auf ihre Bedürfnisse und ihren individuellen Arbeitsbereich abgestimmt ist. Diese Orientierung beginnt beim Kauf von Kugelschreibern und Ablagesystemen, setzt sich beim Notizbuch fort und fließt in die technischen Komponenten ein. Auf diese Weise wird der eigene Arbeitsplatz zu einem Ort, an dem Motivation und neue Ideen entstehen können.

 

 

Bildquelle:

pixabay @ Pexels (CC0 public domain)

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