11/7/2018

Buchhaltung selbst machen oder auslagern – Was eignet sich besser für Gründer?

 

Gerade Gründer neigen oft dazu, eine große Anzahl der anfallenden Aufgaben selbst zu erledigen. Zum einen, weil in der Startphase vielleicht noch nicht das ausreichende Personal zur Verfügung steht. Oft steckt dahinter aber auch eine Kostenfrage. In Sachen Buchhaltung bietet der Markt mittlerweile ein großes Angebot an Software. Diese verspricht ihren Nutzern eine unkomplizierte und schnelle Erledigung der Buchführung. Weil das Programm durch die einzelnen Schritte führt, soll es selbst Anfängern ermöglichen, buchhalterische Aufgaben selbstständig zu bewältigen. Auf diese Weise spart man sich die Kosten für einen Steuerberater oder einen externen Buchhalter. Das bedeutet aber gleichzeitig: Man selbst muss Zeit in die Erstellung der Buchhaltung investieren und sich mit bestimmten rechtlichen Grundlagen auskennen. Was ist also zu tun? Buchhaltung selbst erledigen oder auslagern?

 

 

Buchhaltung selbst machen: Das sollte man bedenken

Grundsätzlich gilt für Gründer: Wenn man eine Aufgabe selbst erledigen kann, sollte man das tun, um sich zusätzliche Kosten zu sparen. Voraussetzung ist allerdings, dass man über die notwendige Profession verfügt und Zeit hat. Das gilt insbesondere für die Buchhaltung. Hierzu bedarf es des notwendigen Know-hows, um diese korrekt und rechtskonform erstellen zu können. Das selbstständige Erledigen bringt zusammengefasst folgende Vorteile mit sich:

 

 

  • Man spart sich das Geld für Steuerberater und/oder Buchhalter.

 

  • Man lernt wichtige Grundlagen über Steuern und Finanzen kennen. Selbst wenn das Unternehmen wächst und man die Buchhaltung zu einem späteren Zeitpunkt outsourct, verfügt man über steuerrechtliches sowie finanzmathematisches Know-how. Man kann die Daten des Steuerberaters leicht nachvollziehen und als Geschäftsmann souverän auftreten.

 

  • Man entwickelt ein Gefühl für die Einnahmen und Ausgaben und dafür, was man in der Regel an Rücklagen bilden muss. Man hat stets den vollen Einblick in sämtliche Unternehmenszahlen. Auf etwaige Schwankungen lässt sich schnell und rechtzeitig reagieren. Unternehmer wissen, wann sie sparen müssen und wann sie Investitionen in welcher Höhe tätigen können.

 

 

Den genannten Vorteilen stehen folgende Nachteile gegenüber:

 

 

  • Es fällt ein zeitlicher Mehraufwand an.

 

  • Je nach Unternehmensform sind Betriebe entweder zu einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder zur doppelten Buchführung verpflichtet. Falls beispielsweise für den Jahresabschluss dann doch ein Steuerberater benötigt wird, ergibt sich für diesen dann ein erheblicher Mehraufwand, als wenn er die Daten schon während des Jahres kontinuierlich einpflegt.

 

  • Vorsicht: Wenn man sich mit den notwendigen rechtlichen Grundlagen gar nicht auskennt, sollte man sich unbedingt einlesen oder professionelle Hilfe holen. Denn: Eine falsche oder fehlende Angabe bei der Buchhaltung kann Strafen in Form von teilweise hohen Nachzahlungen nach sich ziehen.

 

 

Welche Hilfsmittel können unterstützen?

Spezielle Programme ermöglichen es auch Einsteigern, die Buchführung unkompliziert und rechtskonform selbst zu erledigen. Warum sollte eine Software bei der Buchhaltung helfen?

Das Programm führt zuverlässig durch die einzelnen Schritte, die notwendig sind, beispielsweise um Rechnungen oder Angebote zu erstellen oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erledigen. Auf falsche oder fehlende Eingaben wird man durch eine entsprechende Meldung hingewiesen. Sämtliche Daten müssen in der Regel nur einmal eingegeben werden. Anhand dieser wird dann zum Beispiel die EÜR automatisch vom Programm erstellt. Dieses führt regelmäßig automatische Updates durch. So ist es immer auf dem aktuellen Rechtsstand und man sorgt dafür, dass die Buchhaltung am Ende rechtskonform erstellt ist.

Gut zu wissen: Es gibt Software-Programme, die speziell für bestimmte Unternehmensbranchen konzipiert oder auf eine bestimmte Unternehmensgröße ausgerichtet sind. Man sollte sich daher vor dem Kauf gut informieren und die Möglichkeiten von Testversionen nutzen, um die individuell passende Software für das Start-up zu finden.

Online stellen unterschiedliche Anbieter sogenannte Freeware zur Verfügung. Diese besitzt im Vergleich zu Komplett-Paketen in der Regel einen geringeren Leistungsumfang. Gerade für Gründer kann sie allerdings eine echte Alternative sein. Sie bietet Standard-Funktionen wie das einfache Buchen, das Verwalten von Belegen oder das Erstellen der EÜR und ist dabei kostenfrei oder zumindest kostengünstiger. Beispiele:

 

 

 

 

 

 

Buchhaltung auslagern: Das sollte man bedenken

Die Buchhaltung lässt sich ebenso aus der Hand geben. Auf den entscheidenden Lerneffekt muss man dann nicht zwangsläufig komplett verzichten. Das gelingt beispielsweise durch eine Kombination der beiden Varianten: Unternehmer bereiten den Monatsabschluss jeweils selbst vor und behalten dabei ihre betriebswirtschaftlichen Vorgänge im Blick. Der Steuerberater hat dann einen geringeren Arbeitsaufwand, wodurch die Kosten für diese Dienstleistung grundsätzlich niedriger ausfallen. Auch in diesem Fall können Unternehmer oben genannte Programme zur Hilfe nehmen. Diese verfügen über ELSTER- und DATEV-Schnittstellen. Sie ermöglichen einen einwandfreien Austausch der Daten mit dem Steuerberater und somit eine optimale Zusammenarbeit.

Die Vorteile liegen in diesem Fall klar auf der Hand:

 

 

  • Wer die Erledigung der Buchhaltung outsourct, spart selbst Zeit und hat einen geringeren Arbeitsaufwand.

 

  • Der Steuerberater ist ein Fachmann auf seinem Gebiet. Mit ihm kann man sich einer rechtskonformen Buchhaltung sicher sein.

 

  • Indem man den Steuerberater beispielsweise in Form des Monatsabschlusses unterstützt, spart man Geld und behält selbst den Einblick in die Unternehmenszahlen.


 

Dem gegenüber sind mit dem Auslagern der Buchhaltung folgende Nachteile zu bedenken:

 

 

  • Mit der Beauftragung eines Steuerberaters fallen zusätzliche Kosten an.

 

  • Man muss Unternehmensdaten an Dritte weitergeben.

 

  • Wenn man kurzfristig etwas nachschlagen oder eine Rechnung ändern muss, stehen die Unterlagen möglicherweise nicht zur Verfügung, weil sich diese beim Steuerberater befinden.

 

  • Wer sich für ein Buchhaltungsbüro entscheidet, sollte Folgendes bedenken: In diesem Fall ist zum Beispiel für die Erstellung des Jahresabschlusses zusätzlich ein Steuerberater notwendig. Das Buchhaltungsbüro kann die Buchhaltung zwar übernehmen. Es ist gemäß § 5 Steuerberatungsgesetz (StBerG) jedoch nicht dazu berechtigt, den Jahresabschluss zu machen. Dieser müsste dann von einem Revisor überprüft werden.

 

 

Fazit

Wer die Buchhaltung selbst erledigt, spart sich die Kosten für den Steuerberater. Dafür muss man allerdings ausreichend Zeit und ein gewisses betriebswirtschaftliches sowie steuerrechtliches Grundwissen mitbringen. Eine fehlerhafte Buchhaltung kann andernfalls erhebliche Strafen nach sich ziehen. Für Existenzgründer kann es sich aufgrund des Lerneffekts sowie der Kosteneinsparung durchaus lohnen, derlei administrative Aufgaben selbstständig zu erledigen. Auslagern lässt sich die Buchhaltung grundsätzlich jederzeit.

 

 

Bildquelle:

pixabay @ edar (CC0 public domain)

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