9/4/2019

Buchhaltung im Franchising - Worauf Gründer achten sollten

 

 

Egal ob man ein völlig neues Unternehmen gründen oder als Franchisenehmer einen eigenen Betrieb aufbauen will: Man muss sich mit einer gewaltigen Menge an Themen auseinandersetzen. Keines der beiden Unterfangen ist leicht. Schon gar nicht, wenn man sich zum ersten Mal daran wagt. Ein Stolperstein, den der deutsche Staat für alle Arten von Gründungen bereithält, den aber viele zunächst unterschätzen, ist die Buchführung.

 

 

Warum ein Steuerberater ratsam ist, aber keine Absicherung sein kann

So wird besonders der Kostenfaktor Buchhaltung von neuen Franchisenehmern oft unterschätzt. Hier muss sich ein Unternehmer entweder immenses Wissen selbst aneignen oder hohe Summen für Steuerberater und Experten investieren, die ihm zur Seite stehen können. Die Herangehensweise „learning by doing“ ist bei Themen der Finanzplanung für Unternehmen alles andere als empfehlenswert, da hier schnell hohe Strafen drohen, wenn man als Geschäftsführer die Sorgfaltspflicht verletzt. Doch auch mit einem Steuerberater ist Vorsicht geboten: ein Steuerberater haftet nämlich nicht für seinen Auftraggeber, wenn Unregelmäßigkeiten in der Buchführung auftreten. Daher sollte man sich zumindest mit den Grundsätzen der verschiedenen Buchführungsarten auseinandersetzen und wissen, welche einen selbst betreffen. Besonders die einzelnen Bestandteile doppelter Buchführung sind für Einsteiger oft recht sperrige Themen, für die man Zeit braucht, um sich einzuarbeiten. Ein guter Anfang ist das Erstellen einer fehlerfreien Erfolgs- bzw. Gewinn- und Verlustrechnung.

 

 

Was ist eine Erfolgsrechnung?

Eine Erfolgsrechnung stellt einen Vergleich von Anfangs- und Schlusskapital dar. Sie ist besonders bei einfacher Buchhaltung beliebt und verhältnismäßig simpel aufgebaut. Vereinfacht ausgedrückt betrachtet man den Eigenkapitalstand einer Unternehmung am Jahresbeginn und am Jahresende. Ist das Kapital gestiegen, hat man Gewinne zu verbuchen und wahrscheinlich auch zu versteuern. Ist das Kapital gesunken, muss man Verluste melden. Die genauen Quellen des (positiven oder negativen) Erfolgs sind aus einer Erfolgsrechnung nicht ersichtlich.

 

 

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV genannt, ist eine wesentlich ausführlichere Art, Unternehmensgewinne oder -verluste zu errechnen. Sie ist Teil des Jahresabschlusses eines Unternehmens und für die meisten Betriebe neben der Bilanz juristische Pflicht. Für die wenigstens Unternehmen ist es nämlich ausreichend, lediglich eine Erfolgsrechnung an das Finanzamt zu übermitteln. Die GuV gibt genau Auskunft darüber, woher bestimmte Gewinne und Verluste stammen und zeigt am Ende auf, ob man insgesamt positive oder negative Erträge erwirtschaftet hat. Eine GuV ist Pflicht für alle Unternehmen, die doppelte Buchführung nutzen. Dementsprechend wird die GuV auch in Form der doppelten Buchführung, also in Soll und Haben, erstellt. Folglich gibt es auch strengere Regularien, die ihre genaue Ausgestaltung betreffen, als es für die Erfolgsrechnung der Fall ist. Entweder muss die GuV in Kontenform oder Staffelform angefertigt werden. Die genauen Gesetzestexte, die die GuV betreffen, sind:

 

 

  • § 5b EStG
    i. V. m. § 52 Abs. 11 EStG
  • § 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG
  • § 60 EStDV
    i. V. m. § 25 Abs. 3 und 4 EStG
  • § 242 Abs. 2 und 3 HGB
  • § 140 AO
    i. V. m. § 5 Abs. 1EStG
    und § 60 Abs. 1 EStDV
  • § 284 HGB
  • § 141 AO
  • § 8 Abs. 1 KStG
  • § 31 Abs. 1, 1a KStG

EStG = Einkommensteuergesetz

HGB = Handelsgesetzbuch

AO = Abgabenordnung

KStG = Körperschaftssteuergesetz

 

 

Anhand dieser Liste lässt sich unschwer erahnen, wie kompliziert das ordnungsgemäße Erstellen einer fehlerfreien GuV für Laien sein kann. Dennoch gehört das zu den absoluten Basics ordentlicher Buchführung und jeder Franchisenehmer sollte sich mit ihren Grundzügen auskennen.

 

 

Gibt es noch andere Grundlagen zu beachten?

Ja, die gibt es durchaus. Egal, ob man nun eine einfache Erfolgsrechnung erstellt oder doppelte Buchführung betreibt. In beiden Fällen sind auch nach erfolgreicher und korrekter Erstellung einer Bilanz oder Rechnung die GoBD einzuhalten. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ betreffen Unternehmen aller Größenordnungen ausnahmslos und geben vor, welche Dokumente man in welcher Weise und wie lange aufbewahren muss. Ein Unternehmen muss nachweisen können, dass jede Form von Unterlagen, die in irgendeiner Form steuerrelevant sind,

 

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar
  • maschinell lesbar
  • über die Dauer der Aufbewahrungsfrist und
  • in digitaler Form

 

gespeichert werden. Das sind Anforderungen, die ein normales Datenverarbeitungsprogramm kaum gewährleisten kann. Der Schreibschutz einer PDF-Datei reicht dem Finanzamt beispielsweise nicht aus, um sie als manipulationssicher einzustufen. Außerdem kann ein Unternehmen bei bloßer Speicherung im PDF-Format schlecht nachweisen, dass keine einzelnen Dateien gelöscht wurden. Selbst das Ausdrucken und Abheften aller Unterlagen ist keine Lösung, weil die GoBD ja fordern, dass alle Unterlagen in digitaler Form gespeichert und maschinell lesbar sein müssen. Hier muss also jeder Betrieb Vorsorge treffen und eine geeignete digitale Infrastruktur schaffen, um den Folgen von Nichtbeachtung der GoBD zu entgehen. Die Konsequenzen richten sich nach Art, Schwere und Häufigkeit eines Verstoßes in einem Betrieb und können neben einer quasi folgenlosen Abmahnung und Bitte um Besserung durch das zuständige Finanzamt wie folgt aussehen:

 

  • Steuernachzahlungen
  • Nachzahlungszinsen
  • Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn
  • Meldung an die Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts

 

 

Obendrein kann es in besonders schwerwiegenden oder dreisten Fällen vorkommen, dass die Geschäftsführung der Verletzung der Sorgfaltspflicht bezichtigt wird. Das kann dazu führen, dass die Geschäftsführer persönlich haftbar gemacht werden, was sogar strafrechtliche Konsequenzen gegen sie haben kann.

 

 

Wer oder was kann bei Buchführung helfen?

Für viele angehende Franchisenehmer bzw. Unternehmensgründer ist Buchführung eine neue und unbekannte Herausforderung. Da die wenigsten Gründer im Laufe ihres Lebens eine Lehre zur Steuerfachkraft absolvieren und dennoch ein erfolgreiches Unternehmen führen können, muss es allerdings Lösungen geben. Es gibt durchaus Hilfen, die man nutzen kann, um sich einen Einstieg in und die Bewältigung der Buchführung zu erleichtern. An erster Stelle sind hier moderne Buchhaltungssoftware-Systeme zu nennen. Etliche namhafte Anbieter stellen auf den deutschen oder europäischen Markt zugeschnittene digitale Lösungen zur Verfügung, die auch Neulinge nutzen können. Meist hält diese Software nicht nur Erklärungen parat, sondern gibt die Felder genau vor, in die man bestimmte Werte einzutragen hat. Einige größere Anbieter arbeiten sogar mit Steuerberatern und dem Finanzamt zusammen. So ermöglichen sie nicht nur eine Überwachung und Ergänzung der eingetragenen Daten durch den eigenen Steuerberater in Echtzeit, sondern die Steuererklärung kann auch ganz einfach elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Ganz nebenbei stellen All-In-One-Lösungen sicher, dass alle Daten GoBD-konform abgelegt sind.

 

Finden Sie Ihr passendes Franchise-System mit unserer Komfortsuche!
Angebote suchen
Informieren
Gründen!
Jetzt mein System finden

Glossar