4/20/2018

Buchhaltung im Franchisesystem – einheitlich oder eigenes?

Täglich laufen Verbraucher in den Innenstädten an Geschäften vorbei, die mit gleichem Logo und gleicher Ausstattung auch in vielen anderen Städten zu finden sind. Mittlerweile beschäftigt die Branche der Franchiseunternehmen allein in Deutschland mehr als 700.000. Diese Zahlen basieren auf Angaben der zentralen Interessenvertretung in Deutschland, dem Deutsche Franchiseverband. 2017 erwirtschafteten die Unternehmen einen Gesamtumsatz von mehr als 112 Milliarden Euro. Eine beeindruckende Entwicklung, wenn die Geschichte des Franchisesystems betrachtet wird. In den USA entstanden, hat sich das Franchising gerade im Handel erst in den letzten Jahrzehnten tragend etabliert. Neben Einzelhändlern ist es gerade die Systemgastronomie, welche auf das Franchise setzt.

Dahinter steckt eine simple Idee: Inhaber einer Marke bzw. eines Produkts oder einer Dienstleistung erlauben Unternehmern – gegen Zahlung einer Lizenzgebühr – den Vertrieb. Der Vorteil für den Franchisenehmer: Er kann von der Bekanntheit einer Marke profitieren und muss in Vertrieb und Marketing meist sehr viel weniger Aufwand investieren. Für die Franchisegeber liegt der Vorteil in den eingenommenen Lizenzgebühren und der Möglichkeit, in vielen Regionen zu expandieren, ohne Ladengeschäfte selbst betreiben zu müssen. Franchise ist aber auch eine Herausforderung. Zum einen können die Verträge zum Stolperstein werden. Auf der anderen Seite steht die Frage im Raum, wer eigentlich für die Zahlen verantwortlich ist?

 

Abbildung 1: Buchhaltung kann nervenaufreibend sein - wer als Franchisenehmer jedoch selbst die Buchhaltung übernimmt, hat auch mehr Kontrolle.

 

Franchise: Angestellter oder Unternehmer?

Franchise wird von Laien hin und wieder falsch verstanden. Auf den ersten Blick sieht es so aus, als würde der Franchisenehmer lediglich die Filiale einer Handelskette oder eines Restaurants aus der Systemgastronomie leiten. Der Gedanke liegt nahe, dass der Franchisenehmer letztlich wie ein Angestellter des „Mutterkonzerns“ ist.

Diese Sichtweise ist allerdings falsch. Franchisenehmer und Franchisegeber stehen nicht in einer Chef-Arbeitnehmer-Beziehung. Vielmehr nutzt der Franchisenehmer das Know-how der anderen Seite und dessen Marke, um ein eigenes Unternehmen zu gründen. Daher treffen den Franchisenehmer am Ende immer gewisse Verpflichtungen.

Dazu gehören:

  • Personalverwaltung
  • Personalführung
  • Kundenakquise
  • Einhaltung vertraglicher Bestimmungen.

 

Und der Franchisenehmer hat natürlich auch gesetzliche Regelungen – etwa zum

  • Mutterschutz,
  • Arbeitszeitgesetz,
  • Hygienebestimmungen

 

einzuhalten. Ein sehr wichtiger Punkt betrifft die Buchhaltung. Als selbständiger Unternehmer muss der Franchisenehmer diesen Part übernehmen. Aber: Einige Franchisesysteme bieten die Möglichkeit, das Ganze zentral abwickeln zu lassen. Bleibt natürlich die Frage, ob sich Franchisenehmer so tief in die Karten schauen lassen sollten?

 

 

Vorteile eigener Buchhaltung

Die Buchhaltung in einem Franchisesystem selbst abzuwickeln, bedeutet natürlich in erster Linie Kontrolle. Anders als Systeme, die mit einer digitalen Ablage von Belegen arbeiten und wo diese durch eine akkreditierte Steuerberaterkanzlei verarbeitet werden, verlassen am Ende nur Zahlen das Unternehmen, sprich die Buchhaltung des Franchisenehmers, die dieser abgesegnet hat.

Mehr Kontrolle durch eigenständige Buchführung lässt sich aber auch noch anders deuten. Buchführungs- und Steuererklärungsvorschriften – etwa nach dem EStG oder Umsatzsteuergesetz (UStG) – lassen an verschiedenen Stellen Spielräume zu. Dies betrifft beispielsweise die Behandlung einiger Betriebsausgaben. Wird die Buchführung mitsamt der steuerrechtlichen Veranlagung eigenständig übernommen, entsteht hier ein gewisser Gestaltungsspielraum, etwa durch den Einsatz eigener Software o. Ä.

Und es gibt noch einen weiteren Vorteil. Wer im Franchisesystem die Buchführung selbst übernimmt, kann am Ende Kosten sparen. Und natürlich haben Franchisenehmer hier einen ganz anderen Überblick. Dies gilt beispielsweise auch für den Bereich Warenwirtschaft. Aber: Sich selbst neben dem Tagesgeschäft noch mit Fragen der Finanzbuchhaltung zu beschäftigen, kann auch Nachteile haben.

 

 

Nachteile eigener Buchhaltung im Franchise

Ein gravierender Nachteil eigener Buchhaltung im Franchise ist der Arbeitsaufwand. Es geht dem Franchisegeber darum, seine eigene Marke gut am Markt zu platzieren. Der Franchisegeber ist an wirtschaftlichen Erfolgen interessiert – also auch daran, dass es den Franchisenehmern wirtschaftlich gut geht. Und dies lässt sich nun mal am besten über

  • monatliche Auswertungen,
  • eine halbjährliche BWA und
  • Jahresabschlüsse

 

ablesen. Heißt: Controlling und Reporting gehören zum Franchisesystem dazu. Um dies umzusetzen, müssen dem Franchisegeber Zahlen übermittelt werden. In der Praxis werden Belege hin und her geschickt, welche der Franchisegeber auswertet.

An diesem Punkt hat die Einbindung des einzelnen Franchisenehmers in ein bestehendes System durchaus Vorteile. Inzwischen gehen einige Systeme soweit, dass Belege nur noch vom Franchisenehmer digitalisiert sowie diese extern bearbeitet werden müssen und alle relevanten Auswertungen an die richtige Adresse gehen.

Ein weiterer Nachteil besteht darin, wie die Buchhaltung gemacht wird. Zwar kann heute jeder Unternehmer auf verschiedene Softwarelösungen zugreifen. Zur Debatte steht allerdings, ob die Schnittstellen immer alle miteinander kompatibel sind und ob sich dieser Aufwand am Ende immer lohnt.

 

 

Wann passt welche Lösung?

Die Buchhaltung spielt in Franchisesystemen – wie in jedem anderen Unternehmen auch – immer eine Rolle. Es geht hier darum, den gesetzlichen Pflichten zur Buchführung gerecht zu werden. Letztere ergeben sich unter anderem aus der AO (Abgabenordnung) oder dem Handelsgesetzbuch. Während einige Unternehmer mit der einfachen Buchführung einen überschaubaren Aufwand stemmen, muss es an anderer Stelle die – wesentlich aufwendigere – doppelte Buchführung sein. Ob eine eigene Buchhaltung oder die Buchführung über den Franchisegeber Sinn macht, ist eine Frage, die sich nicht so leicht beantworten lässt. Letztlich sind es auch die vertraglichen Rahmenbedingungen, welche hier den Ausschlag geben. Sprich: Sieht der Franchisegeber die Einbindung in das bestehende (eigene) System vor? Sofern eine eigenständige Buchhaltung für den Franchisenehmer nicht vorgesehen ist, erübrigt sich dies.

 

Abbildung 2: Die Nutzung entsprechender Software vereinfacht das Ganze.

 

Fazit: Buchhaltung muss auch für Franchisenehmer sein

Franchise hat sich in der Vergangenheit behauptet und ist mittlerweile zu einem festen Bestandteil in der Wirtschaft geworden. Gerade im Handel und der Gastronomie verbreitet, stehen Franchisenehmer vor allem zu Beginn vor großen Herausforderungen. Die Ansicht, sich einfach ins gemachte Nest setzen zu können, greift schlicht zu kurz. Wer sich zum ersten Mal mit dem Thema auseinandersetzt, ist schnell überrascht wie umfangreich die Verträge sein können. Zu den Pflichten gehört mitunter, sich in ein bestehendes System zur Buchhaltung einbinden zu lassen. Eine Tatsache, die nicht jedem Franchisenehmer schmeckt. Allerdings hat auch eine eigenständige Buchhaltung nicht nur Vorteile, sondern auch einige Minuspunkte.

 

Bildquellen:

Abbildung 1: @ stevepb (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Abbildung 2: @ Goumbik (CC0-Lizenz) / pixabay.com

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