2/14/2019

Buchhaltung für Franchisenehmer – deshalb sind Cloud-Lösungen sinnvoll

Die Buchhaltung gehört zu den Dingen, die für jeden Gewerbetreibenden und Selbstständigen verpflichtend sind. Hier bilden Franchisenehmer keine Ausnahme. Insbesondere, da die unternehmerischen Abläufe zwischen Franchisegeber und -nehmer genaustens nachvollziehbar und transparent sein müssen, kann auf eine ordentliche Buchführung in keinem Fall verzichtet werden. Die Anforderungen an diese steigen zeitgleich mit der Betriebsgröße und zunehmender Komplexität der Firmenstrukturen. Die Buchhaltung repräsentiert die Basis für jede noch so kleine Kostenrechnung und Kalkulation. Sie hilft also auch dabei, den Überblick und die Kontrolle über den Betrieb zu behalten. Schließlich wird damit der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens messbar. Einige Franchisenehmer können bei der Buchführung auf die Unterstützung ihrer Franchisegeber zählen, andere müssen sich hingegen auf ihre eigenen Kenntnisse verlassen. Daher ist es ratsam, sich mit den wichtigsten Grundlagen vertraut zu machen und die Zusammenhänge grob zu überblicken.

Da vielen Unternehmern allerdings häufig die nötige Zeit fehlt, sich in das umfangreiche Fachwissen einzulesen und sich in dem Buchhaltungsdschungel zurechtzufinden, bieten ihnen digitale Systeme in der Cloud viele hilfreiche Optionen an. Welche Aufgaben können solche Programme dabei in der Buchführung konkret für Selbstständige übernehmen? Überwiegen tatsächlich die Vor- oder doch eher die Nachteile von webbasierter Buchhaltung? Und welche Anbieter kommen für Franchisenehmer in Frage?

 

 

So funktioniert die Online-Buchhaltung

Mittlerweile ist es nicht länger erforderlich, Abrechnungen und Kontoauszüge akribisch zu sammeln oder Kunden und Steuerberatern alle Papiere per Post zukommen zu lassen. Mit fortschreitender Digitalisierung wandeln und automatisieren sich nämlich in der Buchhaltung ebenfalls viele Prozesse.

 

 

  1. Eine moderne Buchführungssoftware beinhaltet ein System, das alle Dokumente langfristig archiviert und verwaltet.
  2. Kontrollverfahren und Zugriffsrechte ermöglichen eine Steuerprüfung von außen.
  3. Besteht zudem eine Verknüpfung zwischen Bankverbindung und Software, können Unternehmer schließlich mit der Online-Buchhaltung beginnen, indem sie ihre Rechnungen abfotografieren, einscannen, hochladen oder per Mail an die Cloud versenden.
  4. Alle relevanten Daten wie Betrag oder Belegnummer werden im Anschluss automatisch erfasst und ausgewertet.
  5. Außerdem haben die Nutzer den Vorteil, dass Voranmeldungen beim Finanzamt wesentlich einfacher zu planen sind.

 

 

Dieser Buchhaltungsratgeber vermittelt Franchisenehmern weiterführende Informationen zur Funktionsweise und den Aufgabenbereichen einer solchen Software.

 

 

 

Vor- und Nachteile von Buchhaltung in der Cloud

 

VorteileNachteile
  • reduzierte Kosten (Einsparung von Papier, Druckern, Ordnern, Lagerplatz, Verwaltungspersonal, Portokosten)
  •  hohe Investitionskosten, z.B. in Form von Lizenzgebühren
  • verringerter Such- und Sortierungsaufwand
  • hoher Zeitaufwand für Prozessumstellung und Einarbeitung aller Mitarbeiter
  • zentrale Erfassung und Archivierung aller Dokumente (hohe Sicherheit)
  • digitale Erfassung der Dokumente zwingend erforderlich
  • Zugriff unabhängig von Ort oder Zeit
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für die digitale Rechnungslegung zwingend notwendig
  • transparente Zusammenarbeit mit Steuerberater möglich
  • Zustimmung von Steuerberater für papierlose Buchhaltung erforderlich
  • Einbruch-, Brand- und Diebstahlschutz gewährleistet
 
  • schneller und effizienter Austausch mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten
 

 

 

Wie finden Franchisenehmer das passende Buchhaltungsprogramm?

Wer sich für den Einsatz einer Online-Lösung in der Buchführung entscheidet, der wird vor eine große Auswahl an potentiellen Systemen gestellt. Wie finden Franchisenehmer nun heraus, welches Programm für ihr Unternehmen in Frage kommt?

 

 

  • Zunächst sollten sie nachschauen, welche Module in der Software enthalten sind. Essentiell sind hier die Funktionen Buchführung, Kassenbuch, Angebots- und Rechnungserstellung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Anlagenverwaltung.

 

  • Ebenso wichtig ist es, zu überprüfen, ob Schnittstellen zu ELSTER und DATEV integriert sind und ob Exportmöglichkeiten zu Online-Banking oder Excel bestehen. Denn solche Extras vereinfachen die Buchhaltung für Unternehmer ungemein.

 

  • Ein Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und der Option zur Umsatzsteuervoranmeldung sollten ebenfalls Bestandteil eines guten Buchführungssystems sein.

 

  • Auch beim Thema Rechtssicherheit macht es Sinn, sich eine Software zuzulegen, die die gesetzlichen Regelungen berücksichtigt und dementsprechend korrekte Vorlagen zur Verfügung stellt.

 

  • Der Preis gilt selbstverständlich genauso als ausschlaggebendes Kriterium in der Entscheidung für oder gegen ein Programm. Abhängig von den angebotenen Modulen und Funktionen kann dieser stark variieren.

 

  • Es empfiehlt sich, zu Beginn mit einer unverbindlichen Testphase zu starten, um die Software und ihre Features genauer unter die Lupe zu nehmen. Damit erhalten Franchisenehmer einen Einblick in die Struktur und sind am Schluss in der Lage, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

 

  • Hilfreich sind außerdem inkludierte Supportmöglichkeiten über Telefon, Email, FAQs oder Online-Chats, falls bei der Handhabung Probleme oder Schwierigkeiten auftauchen.

 

  • Flexible Lösungen, die sich um weitere Features ergänzen lassen, runden die Liste der Anforderungen schließlich ab. Besonders wenn es um die Frage der Investitionssicherheit geht, sind anpassungsfähige Systeme zu bevorzugen.

 

 

Anbieterprogramme im Vergleich

 ProContra
Debitoor
  • übersichtliche Struktur
  • beleg- & zahlungsorientiert
  • geringe Differenzierungsmöglichkeiten bei Kundenverwaltung
  • fehlende Gruppierung
Lexoffice
  • umfangreiche Schnittstellenausstattung
  • beliebige Anwenderanzahl
  • simple und innovative Benutzerführung 
  • Fremdwährungen nicht anwählbar
  • kein automatischer Briefversand möglich
SevDesk
  • hohe Zeitersparnis
  • kaufmännischer Workflow
  • wenig Schnittstellen verfügbar
  • mangelnde Genauigkeit in der Erkennung
SageBusiness
  • Übersichtlichkeit
  • einfache Bedienungsmöglichkeiten
  • Praxistauglichkeit abhängig von gewählter Version (weniger praktische Feinheiten)
Billomat
  • Steuromat (Steuerberater-Service)
  • erweiterbar um Add-ons
  • eingeschränkte Dokumenterstellung im kleinsten Tarif
FastBill
  • umfangreicher Leistungskatalog
  • hilfreiches Online-Center für Kunden
  • wenig Schnittstellen
  • keine Verknüpfung zu ELSTER möglich
Papierkram
  • kostengünstig
  • integrierte Zeiterfassung
  • keine GuV
  • wenig Schnittstellen


 

Fazit

Eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud kann Franchisenehmern also die Arbeit mit dem Papierkram enorm erleichtern, vorausgesetzt sie nehmen Veränderungen im Unternehmen in Kauf. Wer keine Angst vor dem finanziellen, organisatorischen und technischen Aufwand hat, der kann von Online-Lösungen in der Buchführung erheblich profitieren, was die Einsparung von Personal, Aktenordnern und Zeit betrifft. Ebenso werden die Betriebsabläufe und geschäftlichen Interaktionen zwischen Franchisegeber und -nehmer deutlich übersichtlicher sowie transparenter. Allerdings sollte dem Kauf immer eine umfangreiche Anbieterrecherche vorausgehen und eine Überprüfung zu den notwendigen Funktionen stattfinden. In Zeiten der Digitalisierung ist auch die Frage nach potentiellen Erweiterungsmöglichkeiten von immenser Bedeutung und sollte daher nicht vernachlässigt werden, wenn es um die zukünftigen Entwicklungen der Firma geht.

 

 

Bildquelle:
© Jirsak / Shutterstock   Lizenzfreie Stockfotonummer: 599426117
© chanpipat / Shutterstock   Lizenzfreie Stockfotonummer: 674641693

Finden Sie Ihr passendes Franchise-System mit unserer Komfortsuche!
Angebote suchen
Informieren
Gründen!
Jetzt mein System finden

Glossar