7/9/2018

Buchhaltung als Franchiseunternehmer

Franchising floriert: In Deutschland gab es im Jahr 2017 eine Umsatzsteigerung von acht Prozent gegenüber dem Vorjahr. In konkreten Zahlen bedeutet das rund 112 Mrd. Euro an erwirtschaftetem Umsatz in diesem Bereich. Auch die Anzahl der Betriebe, der Partner und der Geschäftsideen entwickelte sich positiv.

Mehr und mehr Menschen beschließen demnach Franchisenehmer zu werden. Was viele nicht beachten: für ein erfolgreiches Franchiseunternehmen benötigt man eine gut organisierte und funktionierende Buchhaltung. In diesem Beitrag wird Basiswissen zur Thematik “Buchhaltung als Franchiseunternehmer” vermittelt.

 

 

Pflicht zur Buchhaltung im Franchisesystem

Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden bisweilen synonym benutzt, sind aber – streng genommen – voneinander zu unterscheiden. Die Buchhaltung ist die Abteilung des Unternehmens, die sich mit der Buchführung befasst. Dabei gibt es häufig verschiedene Abteilungen der Buchhaltung: Personalbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung etc.

In den meisten Franchiseunternehmen werden sämtliche Tätigkeiten aus der Buchhaltung zusammengefasst und so ergibt sich eine Buchführung, die alle Bereiche einschließt. Franchisenehmer sind rechtlich gesehen Unternehmer, die selbstständig tätig sind. Daher sind sie zur Buchführung verpflichtet.

Teilweise üben die Franchisenehmer die Pflicht zur Buchführung selbst aus, teilweise wird diese von der Zentrale übernommen. Zu unterscheiden ist hier die einheitliche, unternehmensweite Buchführung und die eigene Buchführung.

 

 

Einfache oder doppelte Buchhaltung

Nun gilt zunächst zu klären, ob die Buchführung einfach oder doppelt erfolgen muss.

Bei der doppelten Buchführung muss der Franchisenehmer zwei Bücher (bzw. Konten) führen. Die doppelte Buchführung ist unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens und vom Umsatz (bzw. von der Pflicht zur Erhebung von Umsatzsteuer) abhängig. Bei der einfachen Buchführung muss demgegenüber nur ein Buch geführt werden.

 

 

Unterscheidung in Abhängigkeit von Rechtsform und Umsatz

Franchisenehmer sind grundsätzlich selbstständig tätig und unterliegen der Pflicht zur Buchführung wie alle Kaufleute, wie sie im Handelsgesetzbuch definiert werden. Ist das Unternehmen eine Kapitalgesellschaft, eine GmbH, eine AG oder eine UG (in den wahrscheinlichsten Fällen wird das Franchiseunternehmen eine GmbH oder UG sein), muss die doppelte Buchführung angewendet werden.

Die Verpflichtung zur doppelten Buchführung besteht nicht für Freiberufler. Allerdings verkauft der Franchisenehmer kaum Produkte, die aus eigener Leistung und Kreativität entstanden sind, daher gelten Franchisenehmer in aller Regel als Kaufmann oder Gewerbetreibender, nicht als Freiberufler. Erfolgt aus besonderen Gründen kein Eintrag ins Handelsregister (z.B. als Einzelunternehmer oder GbR) und der jährlicher Umsatz liegt unter 600.000 € und der jährliche Gewinn unter 60.000 € kann auf die einfache Buchführung zurückgegriffen werden.

 

 

 

 

Zusätzlich kann man als Franchisenehmer unter Umständen gerade zu Beginn vom Status Kleinunternehmer Gebrauch machen. Im Jahr der Gründung seines Unternehmens darf der Umsatz nicht mehr als 17.500 Euro betragen, im darauffolgenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro (wichtig: Umsätze, nicht Gewinn!). Bei der Kleinunternehmerregelung erfolgt als Erleichterung keine Ausweisung der Umsatzsteuer. Gleichzeitig darf der Kleinunternehmer aber auch keine Vorsteuer abziehen. Überschreitet der Kleinunternehmer die Einkommensgrenze in einem Jahr und wird das im kommenden Jahr auch der Fall sein, wird er direkt umsatzsteuerpflichtig, und zwar ab Beginn des Jahres. Dies ist teilweise ungünstig, weil auf die bisherigen Einnahmen die Umsatzsteuer angerechnet und ans Finanzamt abgeführt werden muss. Notfalls zahlt der Unternehmer die Umsatzsteuer selbst!

 

 

 

 

Tipp für Franchisenehmer: Die Umsätze sollten gut im Auge behalten werden, damit rechtzeitig die Umstellung von Kleinunternehmer auf den umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer vorgenommen werden kann.

 

 

Gewinnermittlung: EÜR oder GuV?

Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, gehört zur Bilanz und damit zur doppelten Buchführung. Wenn der Unternehmer also zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss er auch die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, was in Form eines eigenen Unterkontos zum Eigenkapital zu erfolgen hat. Das Konto steht auf der Passivseite der zu erstellenden Bilanz. Der Grund für die Einrichtung des Kontos liegt darin, dass es übersichtlicher ist, Aufwände und Erträge in einem eigenen Konto zu sammeln und erst dann in das Konto Eigenkapital zu übertragen.

Ist der Franchisenehmer aber nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet (z.B. als Kleinunternehmer), so reicht die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung im Zuge der einfachen Buchführung. Bei der EÜR werden Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Das Ergebnis ergibt den steuerpflichtigen Gewinn.

 

 

Umsatzsteuer

In den meisten Fällen muss sich der Franchisenehmer mit der Umsatzsteuer auseinandersetzen. Diese stellt für das Unternehmen einen durchlaufenden Posten dar, denn die eingenommene Steuer muss an das Finanzamt abgeführt werden. Abziehbar ist jedoch die selbst bei Investitionen gezahlte Vorsteuer, was wiederum die Umsatzsteuerbelastung in der Praxis mindert.

Die Umsatzsteuer wird auf ein gesondertes Konto gebucht, was die anfallenden Steuerzahlungen leichter berechenbar werden lässt. Außerdem ist die gesamte Liquiditätsplanung einfacher, wenn die Umsatzsteuer immer auf ein separates Konto gebucht werden kann.

Tipp für Franchisenehmer: Schon bei der Gründung sollte ein separates Konto für die Umsatzsteuer eröffnet werden, damit die Buchungen reibungslos erfolgen können.

 

 

Digitalisierung

Die Digitalisierung schreitet auch in der Buchführung voran und macht vor Franchisenehmern nicht halt. Moderne Software unterstützt den Selbstständigen und sorgt dafür, dass Fehlerpotenzial minimiert. Dennoch sind digitale Produkte nur als Hilfsmittel zu sehen – wer generell keine Ahnung von Buchführung und Buchhaltung hat, sollte sich an einen Fachmann wenden und gleichzeitig Basiswissen aneignen.

 

 

Installations- oder Cloudsoftware

Installations- oder Cloudsoftware haben jeweils sowohl Vor- als auch Nachteile. Während die Installationssoftware nicht davon abhängig ist, wie gut die Internetqualität gerade ist oder wie viele Mitarbeiter im Netz unterwegs sind, ist die Cloudsoftware von überall zugänglich und bietet gute Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung.

Ein Franchisenehmer, der seine eigene Buchführung unterhält, kann zwischen beiden Produkten wählen. Findet jedoch eine unternehmensinterne und einheitliche Buchführung statt, zu deren Teilnahme der Franchisenehmer verpflichtet ist, muss er in der Regel die Buchführung über die Cloud abwickeln.

Die Kosten für die Anschaffung der Software kann der Franchisenehmer von den Einnahmen absetzen, sie stellen eine Betriebsausgabe dar. Das gilt auch für die monatlichen Gebühren, die für die Nutzung der Cloudsoftware anfallen. Diese wird ständig aktualisiert, was keine weiteren Kosten verursacht. Anders die Installationssoftware, zu der regelmäßig Informationen über nötige Updates kommen, welche wiederum aus eigener Tasche zu bezahlen sind.

Installationssoftware bietet oftmals weniger Auswertungsmöglichkeiten als die Cloud-Variante. Für kleine Franchiseunternehmen gibt es cloudbasierte Buchhaltungslösungen wie z.B. sevDesk, die vom Funktionsspektrum exakt an die Unternehmensgröße angepasst sind und dadurch ein Gros des buchhalterischen Arbeitsaufwandes automatisieren.

 

 

Cloudbasierte Buchhaltungsoftware benötigt als Webapplikation neben einem Internetzugang lediglich ein browserfähiges Endgerät.

 

 

Angesichts der Vor- und Nachteile auf beiden Seiten kann der Punkt der Erreichbarkeit ausschlaggebend sein. Denn ein Franchisenehmer wird häufig unterwegs sein und möchte vielleicht von einem anderen Ort im In- oder sogar Ausland Zugriff auf die Daten der Buchführung haben. Mit einer Installationssoftware wäre das nicht möglich.

 

 

GoBD

 

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

 

An diese Vorschriften müssen sich auch alle Franchisenehmer halten. Geregelt ist dort beispielsweise die Art der Aufzeichnung von Buchungsvorgängen. Außerdem finden sich Hinweise zu den Aufbewahrungspflichten, die für Franchisenehmer ebenso wichtig sind. Für verschiedene Unterlagen gibt es unterschiedlich lange Fristen, in denen die Dokumente aufbewahrt werden müssen.

In den GoBD ist des Weiteren die Belegbearbeitung geregelt. Wie müssen Belege gesichert, aufbereitet und zugeordnet werden? Welche Verfahren der Buchführung müssen wie dokumentiert werden? Diese und weitere Fragen werden in den GoBD beantwortet, wobei die meisten dieser Dinge zum Standardwissen eines Unternehmers zählen sollten.

Im Prinzip ergibt sich durch die GoBD eine Möglichkeit für den Franchisenehmer, eine Anleitung für die ordnungsgemäße Buchführung zu nutzen. Das mehrseitige GoBD-Dokument bietet zudem Hinweis auf den Umgang mit elektronischen Daten und demnach auf die elektronische Buchführung. Immer wieder ergeben sich hierbei Unsicherheiten bei Selbstständigen, in den GoBD sind aber sämtliche Verordnungen nachlesbar.

Bei Verwendung einer Buchhaltungssoftware scheint es im digitalen Zeitalter lohnenswert auf das Vorhandensein einer GoBD-Zertifizierung des Buchhaltungsprogrammes zu achten. Dadurch wird sichergestellt, dass von Seiten der Software die ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet ist.

 

 

Fazit

Angesichts dessen, dass Franchising eine lukrative Geschäftsform ist, verwundert die steigende Anzahl an Franchisepartnern in Deutschland nicht. Viele Franchisegeber schicken ihre Franchisenehmer allerdings vor dem eigentlichen Verkaufsstart in Schulungen zur Buchführung. Dies ist sinnvoll, da die Buchführung elementarer Bestandteil der Unternehmung ist und die Ordnungsmäßigkeit dieses Bereiches in hohem Maß mit dem allgemeinen Unternehmenserfolg korreliert.

Unterscheiden tun sich die Vorgaben für Franchisenehmer nicht von denen, die für alle anderen Selbstständigen in Deutschland gelten. Ein Franchisenehmer unterliegt den üblichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung, wie sie in den GoBD geregelt sind.

Was es zu unterscheiden gilt, ist die Pflicht zur einfachen oder doppelten Buchführung. Ableiten lässt sich dies aus der gewählten Rechtsform des Unternehmens sowie aus dem erwirtschafteten Umsatz.

Franchisenehmer sollten sich mit den Grundlagen der Buchhaltung und Buchführung auskennen, denn auch für sie gelten teils empfindliche Strafen, wenn sie den Vorgaben der Finanzbehörden nicht ordnungsgemäß nachkommen. Eine erste Grundlage und die Vermittlung von Basiswissen wurde mit diesem Beitrag gelegt.

Finden Sie Ihr passendes Franchise-System mit unserer Komfortsuche!
Angebote suchen
Informieren
Gründen!
Jetzt mein System finden

Glossar