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Ratgeber
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Was, wo, wie: Das Büro als Erfolgsfaktor

Bei manchen Geschäftsarten ist die Frage der Geschäftsräume automatisch beantwortet. Wird ein Ladengeschäft benötigt, ist nicht nur das Objekt, sondern sogar das Aussehen der Einrichtung vorgegeben. Anders verhält es sich bei Existenzgründern, die ihr Unternehmen vom Büro aus leiten. Dann stehen alle Möglichkeiten offen und die Fragen nach dem was, wo und wie, sollte im Raum stehen. Jedoch haben Neugründer gerade während der Planung die Frage nach dem Arbeitsplatz noch nicht vollständig genug im Blick. Dabei ist diese durchaus nicht trivial. Neben der Art des Büros sollten auch Überlegungen zum Standort, Einrichtung und Organisation des bestehenden Büros frühzeitig mit in den Geschäftsplan einfließen. Was natürlich auch für Franchise-Gründer gilt. Denn diese Faktoren haben auch Einfluss auf die zukünftigen Kosten, Arbeitsweise und Außenwirkung.

Büroart – Wie kann und möchte ich in Zukunft arbeiten?

Zunächst sollte überlegt werden, welcher Art das Büro sein kann bzw. muss. Zur Auswahl stehen:

  • Homeoffice
  • Shared Office / Bürogemeinschaft
  • Eigenes Büro

Die Entscheidung ist sowohl von individuellen Vorlieben als auch von äußeren Bedingungen abhängig. Wer als Alleinunternehmer unterwegs sein wird, ohne Kundenbesuch oder Mitarbeiter, für den kann sich Homeoffice anbieten. Das verursacht keine Kosten – was gerade zu Beginn ein Vorteil sein kann und viele können so auch Beruf und Familie besser vereinbaren. Allerdings muss man sehr diszipliniert arbeiten können und auch der Wunsch nach sozialen Kontakten während der Arbeitszeit sollte nicht zu groß sein.

Wer zu Hause nicht konzentriert arbeiten kann oder gern zwischendurch mit anderen Leuten interagiert, für den könnte auch ein Shared Office oder eine Bürogemeinschaft eine Alternative sein. Erstes ist allerdings auch nicht geeignet, wenn Kundenbesuche anstehen oder Mitarbeiter eingestellt werden. Darüber hinaus kann auch hier die Ablenkung sehr groß sein. Bei Bürogemeinschaften sind da die Möglichkeiten häufig etwas besser. Statt nur einzelne Arbeitsplätze, können hier kleine Büros angemietet werden, weshalb man diese Variante auch nutzen kann, wenn man einige Mitarbeiter hat. Auch Kundenbesuche können häufiger ermöglicht werden, da es in Bürogemeinschaften meist Konferenzräume gibt. Allerdings ist auch diese Art von Büro nicht sehr außenwirksam und nicht für jedes Geschäftsfeld geeignet, um bei (potenziellen) Kunden als seriös und vertrauenswürdig wahrgenommen zu werden.

Wenn auch eine gewisse Außenwirkung für Kundenbesuche wichtig ist und mehr als zwei Mitarbeiter geplant sind, ist ein eigenes Büro sinnvoll. Dann sollten aber die Kosten hierfür auch schon mit im Businessplan berücksichtig werden. Dazu gehören monatliche Mietabschläge und weitere fixe monatliche Kosten, die Büroordnung betreffend (mehr dazu weiter unten), aber auch einmalige Ausgaben für die Büroeinrichtung.

Der richtige Standort kann erfolgsentscheidend sein

Wer allein arbeitet, ohne Kundenbesuche, im Homeoffice oder auch im Shared Office, muss sich um den Standort natürlich keine Gedanken machen. Wer sich jedoch für ein eigenes Büro entschieden hat, der sollte neben den Büroflächen, der Größe und den Kosten, den Standort unbedingt beachten. Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:

  1. Wie gut ist das Büro für (potenzielle) Mitarbeiter erreichbar?
  2. Wie kommen meine Kunden zu mir?
    a) Gibt es genügend Parkplätze oder
    b) Ist es gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
    c) Ist es barrierefrei?
  3. Ist es gut auffindbar?
  4. Sind die Kosten vertretbar?

Einrichtung – auch Schein ist Sein

Wer sich die Mühe macht, aus guten Gründen ein Büro anzumieten, sollte sich dann auch bei der Einrichtung Gedanken machen. Das fängt zunächst bei den rein technischen Fragestellungen an: Wie viele Arbeitsplätze werden benötigt? Wie sollen diese ausgestattet sein? Welche sonstigen Möbel und technischen Hilfsmittel werden benötigt?

Sind diese Fragen des „Was“ beantwortet, steht als Nächstes die Frage nach dem „Wie“. Denn nicht nur die Funktionalität sollte stimmen, auch der Eindruck sollte passen. Im besten Fall wird die Einrichtung bereits an die Corporate Identity angepasst. Das ist zwar zu Beginn unter Umständen nicht günstig, sorgt aber von Beginn an für einen guten und stimmigen Eindruck. Zumindest die Bereiche des Büros, die Kunden zu sehen bekommen, sollten als Visitenkarte des Unternehmens verstanden werden und einen guten Eindruck hinterlassen. Wer die Stühle für den Konferenzraum zunächst auf dem Flohmarkt ergattert, weil sie preiswert sind, spart wahrscheinlich am falschen Ende.

Bei der Einrichtung sollte immer im Hinterkopf sein, dass der erste Eindruck entscheidend und nicht wiederholbar ist. Für den perfekten Eindruck reichen aber natürlich tolle Möbel allein nicht aus. Es muss auch einwandfrei sauber sein. Damit kommen wir zur letzten Frage – der nach der Büroordnung inklusive Büroreinigung.

Die Büroreinigung – Sauberkeit und mehr für Ihr Aushängeschild

Das Büro ist Ihr Aushängeschild, bei Kunden und Bewerbern. Dementsprechend sollte es auch aussehen. Nichts ist schlimmer, als ein dreckiges Büro, wenn ein Kundentermin ansteht, wenig demotivierender für die Arbeitsleistung, als ein schmutziges Arbeitsumfeld. Hinzu kommt, dass Türklinken, Toilettendeckel aber auch Computermäuse und -tastaturen große Keimherde sind. Vor allem im Winter besteht bei zu geringer Hygiene im Büro ein hohes Ansteckungsrisiko.

Aus diesen Gründen sollte auch das Thema Sauberkeit von Beginn an eingeplant sein. Natürlich kann man das selbst erledigen bzw. seine Mitarbeiter damit betrauen. Jedoch wirkt es sich meist nicht sehr positiv auf die Moral und Motivation von Angestellten aus, wenn solche „Strafarbeiten“ erledigt werden müssen. Dementsprechend wird dann eventuell auch das Ergebnis aussehen.

Wer es finanziell einplanen kann, sollte sich daher überlegen, eine Firma mit der Reinigung der Büroräume zu beauftragen. Gerade zu Beginn kann dies allerdings zu monatlichen Belastungen führen, die eventuell zu groß sind. Leider verlangen die meisten Reinigungsfirmen eine vertragliche Mindestlaufzeit und einen festen Putzplan. Wer möchte aber bei Neugründung bereits einen Dreijahresvertrag abschließen und dann zwei Mal pro Woche Putzkräfte im Büro haben, obwohl es vielleicht am Anfang noch gar nicht nötig ist?

Inzwischen haben einige Firmen die Zeichen der Zeit erkannt und bieten wesentlich mehr Flexibilität an. Da gibt es dann die Möglichkeit eine Büroreinigung nur zu buchen, wenn sie benötigt wird – zum Beispiel vor einem wichtigen Kundentermin. Statt eines monatlichen Festpreises wird nur die wirkliche Reinigungszeit abgerechnet und eine Vertragslaufzeit existiert auch nicht. Gerade für Neugründer ist dies die optimale Alternative.

Sind all diese Fragen rund um die Büroplanung bedacht und kommen auch im Geschäftsplan zur Geltung, kann die Planung in die Tat umgesetzt werden und ein weiterer Baustein Richtung Unternehmenserfolg ist vorhanden.

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