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Unternehmensgründung: Umgang mit Microsoft Excel ist Pflicht

Die beiden Elemente Budgetierung und Planung sind nach wie vor wesentliche Bestandteile der Unternehmenssteuerung. In der Studie "BARC Planning Survey 14" befragte das Business Application Research Center (BARC) 400 Unternehmen zum Umfang der Planung sowie den verwendeten Software-Lösungen. Das Ergebnis: Microsoft Excel wird in 86 Prozent der befragten Unternehmen als Planungswerkzeug genutzt. Damit ist das Tabellenkalkulationsprogramm des Redmonder Unternehmens für viele Firmen unverzichtbar.


Doch die Verbreitung und die Funktionen der Software alleine sind kein Erfolgsgarant für Gründer. Sie müssen alle Funktionen des Programms erlernen und problemlos anwenden können. Auf Webseiten wie incas-training.de finden angehende Unternehmensgründer eine Schulung mit allen Grundlagen zu Excel 2013. Mit dem Training lernen Interessierte die Tabellenkalkulationssoftware kennen und erfahren, wie sie Tabellen anlegen, formatieren, drucken und vieles mehr. Der sichere Umgang mit Excel ermöglicht Gründern, ihre Unternehmensgründung von Kopf bis Fuß zu kalkulieren, beginnend bei der Erstellung des Businessplans über die Finanzplanung bis hin zur Liquiditätsplanung.


Businessplan erstellen
Die Existenzgründung beginnt mit dem Businessplan. Bei dem Geschäftsplan handelt es sich um eine detailliert ausformulierte und -gearbeitete Zusammenfassung der eigenen Geschäftsidee. Im Businessplan erläutern angehende Gründer, wie sie sich vorstellen, dass ihre Geschäftsidee funktionieren wird, wer die Zielgruppe ist, welche Risiken und Erfolgschancen es gibt und warum sich die Geschäftsidee lohnt. Der Businessplan sollte immer vor der Unternehmensgründung erstellt werden. Anschließend muss das gesamte Konzept geprüft werden.


Ein gut erstellter Businessplan kann Gründer vor einem vorzeitigen Aus schützen. Des Weiteren übernimmt der Geschäftsplan die folgenden drei Funktionen:

  1. Machbarkeitsstudie: Wer einen Businessplan erstellt, setzt sich kritisch mit seiner Geschäftsidee auseinander. Erst wenn man selbst von der Idee überzeugt ist und in puncto Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit alle Punkte angegangen ist, macht die Unternehmensgründung Sinn.
  2. Informationsdokument: Der Businessplan ist nicht nur ein Geschäftsplan für den Unternehmensgründer, sondern auch ein Informationsdokument für Förderinstitute, Investoren, Banken und andere Geldgeber.
  3. Wegweiser: Wenn die Idee umsetzbar ist und Erfolgschancen zeigt, folgt die Umsetzung. Der Businessplan ist ein wichtiges Leitinstrument für den Gründer.


Finanzplan erstellen
Im Internet sind zahlreiche Vorlagen für den Finanzplan erhältlich, die Selbstständigen die Finanzplanung erleichtern. Der Finanzteil eines Finanzplans ist das Grundgerüst jedes Businessplans. Jeder Unternehmer sollte ausreichend Zeit in die Erstellung der Finanzplanung investieren, denn nur eine solide Planung der Finanzen sichert den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Dies beginnt bei der Entscheidung, ob Eigenkapitalgeber oder Banken einen Kredit gewähren.


Unternehmensgründer müssen bei der Finanzplanung fünf Bereiche abdecken:


1. Ermittlung der Investitionen
Unternehmer müssen alle Ausgaben (Gründungsinvestitionen) festhalten, die sie für den Start ihres Unternehmens benötigen. Die Investitionen und Gründungskosten werden anschließend in die Gewinn- und Verlustrechnung, Liquiditätsanalyse sowie den Kapitalbedarf für die Finanzplanung übernommen. Alle Zahlen müssen entsprechend aufbereitet und im Anschluss in den Businessplan übertragen werden.


2. Liquiditätsrechnung erstellen
Jeder Unternehmer muss in der Lage sein, seine fälligen Rechnungen zu bezahlen. In anderen Worten: Gründer müssen liquide sein. Dennoch kann ein rentabel arbeitendes Unternehmen zahlungsunfähig werden. Wenn nur einige wenige Kunden zu spät zahlen oder ein Großkunde ausfällt, gerät das Unternehmen bereits in einen Engpass. Aus diesem Grund müssen Unternehmer die Liquidität ihres Unternehmens systematisch überwachen und planen. Dies geschieht mit der sogenannten Liquiditätsrechnung.


3. Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung listet alle Aufwendungen und Erträge eines Unternehmens auf und ermittelt den Erfolg (Gewinn oder Verlust) eines Unternehmens. Alle Kaufleute müssen die GuV gemäß § 242 III HGB in ihrem Jahresabschluss festhalten.


4. Kapitalbedarf ermitteln
Gründer können den Kapitalbedarf berechnen, nachdem sie alle zu finanzierenden Kosten ermittelt haben. Erfahrungsgemäß sind Gründer in diesem Bereich sehr optimistisch. Grundsätzlich ist es sinnvoll, zusätzlich zum ermittelten Kapitalbedarf einen Puffer für spezielle Situationen einzurechnen. Ein zu geringer Kapitalbedarf kann dazu führen, dass es zu einem Liquiditätsengpass und somit zum Ende des Unternehmens kommt.


5. Rentabilität darstellen
Die Rentabilität ist eines der grundlegenden Ziele jedes Unternehmens. Unternehmer können die Rentabilität mithilfe von verschiedenen Kennzahlen messen, dazu gehören zum Beispiel die Umsatzrentabilität, Eigenkapitalrentabilität oder Gesamtkapitalrentabilität. Gründer sollten jedoch wissen, dass es einen Zielkonflikt zwischen Rentabilität, Unabhängigkeit und Sicherheit gibt. Erstere wird durch die gewählten Finanzierungsmittel beeinflusst:

  • Kreditzinsen mindern den Gewinn
  • Fremdkapital mindert den Anteil an Eigenkapital, wodurch die Eigenkapitalrendite steigen kann
  • mit steigender Verschuldung sinkt jedoch die Unabhängigkeit


Liquiditätsplanung erstellen
Die Liquidität spielt nicht nur beim Finanzplan eine große Rolle. Das Thema Liquidität wird den Gründer durch das gesamte Leben verfolgen. Mithilfe einer soliden Liquiditätsplanung können Unternehmen Engpässe frühzeitig erkennen. Dann bleibt genug Zeit, um Steuerungsmaßnahmen einzuleiten.


Grundsätzlich muss jedes Unternehmen über eine Liquiditätsplanung verfügen. Dieser Plan gibt einen Ausblick über die Entwicklung der Zahlungsfähigkeit in den kommenden ein bis zwei Jahren. Alle zahlungsrelevanten Positionen sollten wöchentlich oder monatlich bis ins kleinste Detail geplant werden.


Die Liquiditätsplanung wird in drei Schritten erstellt:

  1. Der Gründer trifft sich mit seiner Buchführungskraft oder dem Steuerberater. Gemeinsam gehen beide Parteien die Geschäftsfälle der letzten zwei Jahre durch. Dabei werden alle Ein- oder Auszahlungen der Geschäftsfälle festgehalten.
  2. Gründer sollten von einem Planungshorizont von einem Jahr ausgehen. Nun plant man bei allen Zahlungspositionen die Jahreswerte.
  3. Die Jahreszahlen werden abschließend auf Wochen oder Monate reduziert, um einen besseren Überblick über die Entwicklung der Liquidität zu erhalten.


Abweichungsanalyse (Soll-Ist-Vergleich)
Der Soll-Ist-Vergleich, auch Abweichungsanalyse genannt, ist eine Analyse der Kostenabweichungen, also der Differenz zwischen Ist- und Sollkosten. Mit dieser Kontrolle ist eine Analyse des Kostenverhaltens möglich. Abweichungen können Aufschluss geben, ob Planungsfehler vorliegen.


Im Rahmen der Planung erstellt der Gründer Erwartungswerte. Mithilfe von GAP-Analysen, Szenarioanalysen und anderen Instrumenten kann die Entwicklung des Marktes bestimmt werden. So kann der Unternehmen Sollwerte für alle Kostenarten der kommenden Perioden festlegen. Natürlich können unvorhersehbare Ereignisse die letztendlichen Werte abweichen lassen. Deshalb müssen die Planwerte immer wieder aktualisiert werden.


Als Nächstes erfasst der Gründer die Istwerte: Die Soll- und Istwerte müssen gleich aufbereitet sein, ansonsten ist kein direkter Vergleich möglich. Das Ergebnis aus dem Vergleich von Istwerten, Monatswerten oder Jahresvergleich werden für den Empfänger aufbereitet.


Umsatzrechnung, -übersicht und -prognosen
Mit Excel können Gründer anhand ihrer ermittelten Umsätze eine PivotTable für ihre Umsatzübersicht erstellen. Diese bietet ihnen einen schnellen Überblick über den aktuellen Umsatz. Des Weiteren bietet das Tabellenkalkulationsprogramm Gründern nicht nur eine Möglichkeit, den eigenen Umsatz zu berechnen und übersichtlich aufzuführen, sondern auch Trends und Umsatzprognosen darzustellen . Mit Trendlinien können Unternehmer ermitteln, wie sich ihr Unternehmen in den kommenden Jahren entwickeln könnte.

Im Rahmen der Umsatzentwicklung spielt auch die sogenannte Break-Even-Analyse eine große Rolle. Sie zeigt, ab welchem Umsatz Unternehmer ihre Fixkosten decken und Gewinn schreiben. Der Break-Even-Point wird mit folgender Formel berechnet:

Break-Even-Point = Fixkosten / Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag wird aus der Differenz aus Stückpreis und variablen Kosten ermittelt. Besonders effektiv ist eine Break-Even-Analyse, wenn man die ermittelten Werte grafisch darstellt: siehe Bild.


Gesamtkosten und Umsatz bilden Geraden, ihr Schnittpunkt ist der Break-Even-Point. Unternehmen, die sich unterhalb des Schnittpunkts befinden, schreiben Verluste. Die Absatzmengen und erzielten Erlöse sind nicht ausreichend, um die variablen Kosten und Fixkosten zu decken. Wer sich oberhalb des Punktes befindet, deckt nicht nur die Kosten ab, sondern erzielt auch einen Gewinn.


Preiskalkulation mit Excel
Im Zuge der Unternehmensgründung spielt der Preis für das eigene Angebot eine große Rolle. Ein Unternehmen kann nur dann konkurrenzfähig sein, wenn es mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugen kann. Gerade junge Firmen müssen häufig gegen Konkurrenten antreten, die sich längst am Markt etabliert haben. Um in der Masse aufzufallen, wählen neue Unternehmen häufig günstigere Preise. Die günstigen Preise können aber auch schnell zum Nachteil werden, wenn sie die laufenden Kosten nicht abdecken.


Mit Excel können Gründer die Kosten für ihre Produkte und Dienstleistungen kalkulieren. Entscheidend ist die Menge der Produkte oder Dienstleistungen, alle damit verbundenen Kosten (Herstellung, Vertrieb, etc.) sowie der gewünschte Gewinn.


Bei der Preiskalkulation spielt nicht nur der eigene Preis eine große Rolle, sondern auch der der Wettbewerber. Wichtig ist die Beachtung der Produktpositionierung: Der eigene Preis sollte nicht höher als der der Wettbewerber sein, ohne dass das eigene Angebot einen Zusatznutzen besitzt. Wer keine Produkte, sondern Dienstleistungen verkauft, der berechnet den Preis für seine Arbeitszeit.

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