0
Geschäftsidee finden
Zum Bereich für Franchisegeber
Zum Bereich für Franchisegeber
Finde und vergleiche gratis Geschäftsideen und finde die richtige Gründungschance für deine Selbstständigkeit!
Geschäftsidee finden
Ratgeber
für Franchise-Interessierte

Store Audits: In 5 Schritten zum perfekten Qualitäts-Check

Franchise-Geber kennen die Herausforderung, Franchise-Nehmer mit zahlreichen Filialen ebenso: Wie lässt sich an verschiedenen Unternehmensstandorten gleichbleibende Qualität sicherstellen? Das einheitliche Erscheinungsbild von Franchise-Filialen, ein vergleichbares Produktsortiment und ein hoher Service-Standard sind wichtig für das Kauferlebnis und die Kundenzufriedenheit. Ist ein Kunde in Filiale A gut beraten worden, dann erwartet er diesen hohen Standort auch dann, wenn er Filiale B aufsucht. Der Qualitätssicherung kommt in Franchise-Betrieben deshalb eine hohe Bedeutung zu. Mit Hilfe von Store-Audits können Franchise-Unternehmer dafür sorgen, dass alles perfekt läuft.

Doch was genau sind Store-Audits? Man kann die Qualitäts-Checks als angewandte Marktforschung im Shop vor Ort bezeichnen. Dabei handelt es sich um das Abprüfen qualitätsrelevanter Kriterien: Von der richtigen Anordnung der Produkte im Regal über das korrekte Tragen der Berufskleidung des Personals bis hin zur sorgfältigen Reinigung eines Ladengeschäfts. Solche Audits können selbständig umgesetzt werden oder durch externe Auditoren abgeprüft werden. Sie können verdeckt stattfinden („Mystery Check“) oder ganz offen.

Digitalisierung macht Audits schnell und effizient

Franchise-Betreiber oder Franchise-Geber, die sich dazu entschließen eigene Audits durchzuführen, können damit die oftmals nicht unbeträchtlichen Kosten für externe Auditoren einsparen – und den zeitlichen Vorlauf für die Auswahl des Dienstleisters und die Zeitspanne bis zum ersten Einsatz. Allerdings müssen diese Überprüfungen sorgfältig vorbereitet und durchgeführt werden, damit die Ergebnisse auch aussagekräftig sind.

Typischerweise bestehen Store-Audits aus fünf Schritten:

  1. Die Veranlassung
  2. Die Vorbereitung
  3. Die Durchführung
  4. Der Bericht
  5. Die Folgemaßnahmen

Wer beim Audit moderne IT-Tools nutzt, kann all diese Schritte mit einem deutlich geringeren Zeit- und Arbeitsaufwand umsetzen. Qualitäts-Management-Software wie das bei Franchise-Betreibern beliebte e-QSS helfen dabei, Audits sorgfältig zu planen, durchzuführen und auszuwerten.

Schritt 1: Die Veranlassung

Wollen wir tatsächlich Store-Audits durchführen und – wenn ja – mit welchem Ziel? Diese Frage müssen Franchise-Unternehmen als erstes für sich klären. Das Ziel kann beispielsweise die Vorbereitung einer Franchise-Filiale auf die routinemäßig stattfindende Qualitätskontrolle durch den Franchise-Geber sein. Oder sogar die Vorbereitung auf eine externe Zertifizierung, zum Beispiel nach einem ISO-Standard. So oder so ist es wichtig, sich zunächst eingehend mit den entsprechenden Regelwerken auseinanderzusetzen: Sei es das Franchise-Handbuch, in dem die verbindlichen Qualitäts-Anforderungen aller Filialen festgelegt sind. Oder sei es der Anforderungskatalog für eine ISO-Zertifizierung.

Schritt 2: Die Vorbereitung

Für die Vorbereitung des Audits sollte zunächst ein passender Zeitpunkt festgelegt werden. Dabei ist es wichtig, ein Datum zu wählen, durch das sensible Betriebsabläufe nicht gestört werden: Also zum Beispiel bestimmte Jahreszeiten, in denen überdurchschnittlich viel Geschäft gemacht wird. Ganz entscheidend ist ein Datum, an dem alle Mitarbeiter verfügbar sind, die auch für die täglichen Abläufe in den Franchise-Betrieben wichtig sind: Also beispielsweise die Geschäftsleitung, der QM-Beauftragte, die Führungskräfte aus den einzelnen Abteilungen und natürlich das Verkaufspersonal aus den Filialen. Eine langfristige Terminplanung ist deshalb für das Audit besonders wichtig. Ist der passende Zeitpunkt gefunden, wird festgelegt, wer für die Durchführung zuständig ist. Dies kann ein einzelner Projektverantwortlicher oder ein „Audit-Team“ sein.

Stehen diese „Basics“ fest, wird der Auditplan festgelegt: Welche Schritte sollen vollzogen werden? Gibt es sensible Stellen, wie beispielsweise die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die sich schon vorher absehen lassen? Dann sollte diesen Punkten ausreichend Zeit eingeräumt werden. Auch zeitliche Puffer für Probleme, die erst während des Store-Audits erkannt werden, sollten eingebaut werden. Steht die Planung, werden nun alle abzuprüfenden Punkte in die IT überführt: Besonders hilfreich ist hier die Festlegung von Checklisten: Denn bei der späteren Durchführung reicht es dann aus, an den entscheidenden Stellen einfach ein Häkchen zu setzen.

Schritt 3: Die Durchführung

Der Tag des Store-Audits ist da – jetzt kommt es darauf an, dass alles stimmt. Zumeist beginnt das Verfahren mit einer gemeinsamen Eröffnungsbesprechung, um alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Stand zu bringen. Dann werden alle wichtigen Prüfpunkte des Auditplans Schritt für Schritt durchlaufen. Das kann in Form von Interviews mit Mitarbeitern sein, durch Prüfung von Dokumentationen und Kunden-Feedback oder auch die Begehung von Räumlichkeiten im Betrieb. Entscheidend ist: Fallen Schwächen auf, müssen diese genannt werden. Alles muss auf den Tisch.

Wurden im Rahmen der Vorbereitung alle wichtigen Prüfpunkte in der IT hinterlegt, geht jetzt alles ganz schnell und einfach. Es müssen nur die richtigen Häkchen an den entscheidenden Stellen gesetzt werden. Schon ist die Information im System und kann zu jedem Zeitpunkt abgerufen und ausgewertet werden. Eine deutliche Ersparnis an Zeit und Kosten gegenüber dem „klassischen“ Weg mit Stift und langen Checklisten auf Papier. Ein weiterer Vorteil: Moderne Software lässt sich auf allen Endgeräten nutzen, ganz egal, ob dies ein stationärer PC, ein Tablet oder ein Smartphone ist. Und das bedeutet: Während des Audits können überall im Betrieb die Prüfungen vorgenommen werden: Ganz egal, ob die Produktverfügbarkeit am Point of Sale geprüft wird oder der Bestand im Lager. Werden an bestimmten Prüfpunkten Mängel entdeckt, – zum Beispiel ausgegangene Verbrauchsmittel, die nachbestellt werden müssen – kann bereits während des Store-Audits vom Smartphone aus ein Auftragsticket erstellt werden. Und natürlich kann ein solcher Auftrag auch probeweise ausgelöst werden, um Schnelligkeit und Zuverlässigkeit des Verfahrens zu testen.

Schritt 4 : Der Bericht

Geschafft! Das Audit ist durchlaufen, alle relevanten Checks wurden durchgeführt und die entsprechenden Daten liegen vor. Dann wird es Zeit für den Auditbericht. Er bildet die Grundlage für alle weiteren Verbesserungsprozesse – insbesondere dann, wenn eine Zertifizierung bevorsteht.

Auch hier gilt: Weite Teile dieses Prozesses lassen sich digital umsetzen. Alle Daten der Durchführungsphase können per IT abgerufen und ausgewertet werden. Der verantwortliche Auditor hat per Knopfdruck alle Zahlen und Fakten übersichtlich auf seinem PC – so wie der Pilot eines Flugzeugs in seinem Cockpit. Und die entsprechenden Daten lassen sich umgehend in übersichtliche Tabellen fassen und in einen Bericht integrieren.

Schritt 5: Die Folgemaßnahmen

Läuft in der Franchise-Filiale alles nach Plan oder sind noch Verbesserungsprozesse notwendig? Im Rahmen einer Nachbesprechung des Store-Audits lassen sich die erhobenen Ergebnisse besprechen und bewerten. Alle Teilnehmer sollten dabei einbezogen werden. Die wichtigsten Resultate werden durch den Leiter vorgestellt. Franchise-Nehmer, die gleich mehrere Filialen verantworten, können auch Vergleiche zwischen den Standorten digital umsetzen. Die sich daraus ergebenden Optimierungsvorschläge können entweder zuvor von der Audit-Leitung skizziert oder gemeinsam während der Nachbesprechung als Teamwork ausgearbeitet werden. Und die IT hilft auch hier mit Modulen zur Maßnahmenverwaltung entsprechende Meilensteine für Verbesserungen festzulegen und ihre Abarbeitung regelmäßig zu prüfen.

Werden all diese Schritte sorgfältig durchgeführt, gehen Franchise-Unternehmer einen wichtigen Schritt für die qualitative Weiterentwicklung ihres Unternehmens. Software, App & Co. helfen dabei, dass dieser Weg überschaubar bleibt und der bürokratische Aufwand auf ein Minimum reduziert wird.

Über die Autoren:

Eva und Oswald Neumann führen seit über 25 Jahren gemeinsam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Qualitätsmanagement-Beratung und IT. Neumann & Neumann ist Anbieter der Anwendungen e-QSS und e-QSS touch, die im Qualitäts-Management großer Franchise-Ketten zum Einsatz kommen. https://www.neumann-neumann.com/

Der Newsletter für Franchise-Gründer
Weitere Infos zu den Vorteilen des Newsletters und der regelmäßigen Inhalte für den Interessenten.

Ausgewählte Top-Gründungschancen

  • McDonald's Deutschland LLC
    McDonald's Deutschland LLC

    McDonald's Deutschland LLC

    Systemgastronomie
    Selbstständig – jetzt: Starten Sie mit der Nummer eins im Franchising. Eröffnen Sie Ihr McDonald's-Restaurant!
    Benötigtes Eigenkapital: 500.000 EUR
    Vorschau
    Details
  • Storebox
    Storebox

    Storebox

    Storebox ist eine komplett digitalisierte Selfstorage-Dienstleistung.
    Self Storage – die Geschäftsidee! Starten Sie in die Selbstständigkeit mit dem komplett digitalisierten Lagerbox-Service!
    Benötigtes Eigenkapital: ab 10.000 EUR
    Vorschau
    Details
  • Snap-on Tools
    Snap-on Tools

    Snap-on Tools

    Direktvertrieb von professionellem Werkzeug sowie Werkstattausrüstung
    Für den Direktvertrieb von professionellem Werkzeug und Werkstattausrüstung können Sie sich auf spezielle Patente und hochwertige Materialien stützen!
    Benötigtes Eigenkapital: 12.500 EUR
    Vorschau
    Details