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So sollte ein guter Dienstplan aussehen

Dienstpläne spielen für die Abläufe in Unternehmen bzw. Franchise-Unternehmen, eine wichtige Rolle, denn auf diesen kann jeder Mitarbeiter sehen, an welchen Tagen er zu welcher Zeit arbeiten muss oder auf wie viele Stunden er im Monat kommt. Daher handelt es sich bei der Erstellung von Dienstplänen um eine äußerst wichtige und zugleich verantwortungsvolle Aufgabe, bei der man einige Kriterien berücksichtigen und sich im Vorfeld eine Strategie überlegen sollte.

Das sollten Sie vor der Erstellung von einem Dienstplan beachten 

Heutzutage können Dienstpläne ganz klassisch mit Stift und Papier oder mithilfe eines Tools oder einer App erstellt werden. Mit Papershift einen Dienstplan zu erstellen ist zum Beispiel ganz einfach und die Anwender benötigen keine besonderen Vorkenntnisse im Hinblick auf die Bedienung. 

Doch ganz gleich, auf welche Weise ein Dienstplan erstellt wird, sollte man dabei immer einige Kriterien berücksichtigen. Die Erstellung eines Dienstplans ist nämlich keine einfache Aufgabe und benötigt häufig mehrere Stunden oder Tage. Nichtsdestotrotz ist es äußerst wichtig, hierbei überaus sorgfältig zu arbeiten, damit die Planung am Ende keine gravierenden Schwachstellen aufweist und keine Schicht unterbesetzt ist. Denn das könnte sich im schlechtesten Fall auf den gesamten Produktionsprozess in einem Unternehmen auswirken. 

Die folgenden Situationen sollten Sie bei der Erstellung von Dienstplänen unbedingt berücksichtigen: 

  • Gibt es mehr als eine Schicht pro Tag? 
  • Werden sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitkräfte eingesetzt? 
  • Wird auch an Wochenenden und/oder an Feiertagen gearbeitet? 
  • Müssen bei der Planung unterschiedliche Qualifikationen / Berufsfelder berücksichtigt werden? 

Diese Punkte sollte ein guter Dienstplan beinhalten

Bei der Erstellung eines Dienstplans sollten unbedingt die folgenden Kriterien berücksichtigt werden. Zwar wird man es wahrscheinlich niemals allen Mitarbeitern recht machen können, doch sofern man die nachfolgenden Kriterien während der Erstellung berücksichtigt, hat man zumindest alles in seiner Macht Stehende getan, um allen Seiten gerecht zu werden. 

Ziele des Unternehmens

Bei der Erstellung von einem Dienstplan sollten die Ziele des Unternehmens immer an erster Stelle stehen. Das bedeutet, dass sämtliche Schichten mit einer ausreichenden Zahl an qualifizierten Mitarbeitern besetzt werden müssen, wobei man auch die Kosten im Blick behalten sollte. Um das zu erreichen, sollten Überstunden weitestgehend vermieden und so weit wie möglich kostengünstige Arbeitskräfte eingeplant werden. 

Gesetzliche Vorgaben

Ebenso wie die Interessen des jeweiligen Unternehmens spielen auch die gesetzlichen Vorschriften bei der Erstellung von Dienstplänen immer eine überaus wichtige Rolle. So müssen unter anderem gesetzlich vorgeschriebene Mindestruhezeiten zwischen zwei Schichten, die maximale tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie Ausgleichstage für Sonntags- oder Feiertagsarbeit bei der Planung berücksichtigt werden. 

Zudem müssen mitunter allerdings auch Vorschriften aus dem Bundesurlaubsgesetz, dem Mutterschutzgesetz, dem Jugendarbeitsschutzgesetz, dem Schwerbehindertengesetz oder dem Mindestlohngesetz berücksichtigt werden. 

Und in Sonderfällen können sogar Gerichtsurteile einen Einfluss auf die Dienstplanung haben. Wichtig ist bei sämtlichen gesetzlichen Vorgaben vor allem, dass diese wirklich sorgfältig umgesetzt werden, da das Unternehmen andernfalls Probleme bekommen kann. 

Vertragsinhalte der Mitarbeiter

In den Arbeitsverträgen von Mitarbeitern können verschiedene Klauseln enthalten sein, die bei der Erstellung eines Dienstplans berücksichtigt werden müssen. Dazu zählen neben der im Arbeitsvertrag geregelten Arbeitszeit auch Urlaubsansprüche, Überstundenregelungen sowie vereinbarte Zuschläge, zum Beispiel für Nachtarbeit oder Schichten an Wochenenden und Feiertagen. 

Wünsche der Mitarbeiter

Damit ein Dienstplan auch wie geplant durchgeführt wird, kommt es vor allem auf die Mitarbeiter an. Aus diesem Grund sollten bei der Erstellung auch immer die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden, zumindest sofern dies möglich ist. Hierbei kommt es ganz besonders auf die Fairness gegenüber sämtlichen Mitarbeitern an, da keiner zu kurz kommen sollte. Das bedeutet, dass die Wünsche eines Mitarbeiters, der lange keine freien Tage mehr hatte, Vorrang vor den Wünschen eines Mitarbeiters haben sollten, dessen Arbeitskonto viele Fehlzeiten aufweist oder dem in letzter Zeit bereits Wünsche erfüllt wurden. 

Zudem sollten unbeliebte Aufgaben, wenn möglich, wechselnd verteilt werden, da auf diese Weise keiner der Mitarbeiter einen Grund hat, um sich zu beschweren. 

Arbeitswissenschaftliche Kriterien

Arbeitswissenschaftliche Kriterien sollten bei der Erstellung jedes Dienstplans ebenfalls immer berücksichtigt werden. Zu den relevantesten Empfehlungen gehört unter anderem, dass Mitarbeiter nicht mehr als vier Nachtschichten hintereinander zugeteilt bekommen sollten und dass möglichst keine Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht stattfinden sollten. 

Unternehmen, die diese Kriterien nicht berücksichtigen, riskieren auf Dauer die Gesundheit ihrer Mitarbeiter, die im Schichtdienst eingesetzt werden. 

Absicherung der Schichten

Spontane Ausfälle von Mitarbeitern sollten in einem Dienstplan immer mit einkalkuliert werden. Aus diesem Grund sollte im Zweifel lieber ein zusätzlicher Mitarbeiter eingeplant oder auf Abruf hinzugerufen werden können, als das eine Schicht am Ende unterbesetzt ist. Denn das könnte im schlechtesten Fall Umsatzeinbußen für das Unternehmen bedeuten. 

Frühzeitige Bekanntgabe

Nicht zuletzt sollte ein Dienstplan auf gar keinen Fall im letzten Moment herausgegeben werden und die Belegschaft vor vollendete Tatsachen stellen. In diesem Fall kann man sich nämlich auf eine ganze Reihe von Beschwerden der Mitarbeiter einstellen. 

Eine frühzeitige Bekanntgabe verschafft den Mitarbeitern dagegen die Möglichkeit, untereinander Schichten zu tauschen und die Arbeitszeiten mit der privaten Planung in Einklang zu bringen. 

Möglichkeiten zur Konfliktlösung

Nicht alle Konflikte lassen sich bei der Erstellung eines Dienstplans leicht umgehen. Denn es gibt immer wieder Mitarbeiter, die zum Beispiel aus religiösen Gründen bevorzugt an den Feiertagen hierzulande eingesetzt werden möchten, während andere auf Dauer in der Nacht arbeiten. In diesem Fall gilt es einen Kompromiss zwischen den arbeitswissenschaftlichen Vorgaben und den Wünschen der Mitarbeiter zu finden, der beide Seiten zufriedenstellt. 

Und auch Überstunden lassen sich nicht immer vermeiden, vor allem wenn es darum geht, mehrere Schichten möglichst gleichwertig zu besetzen. In diesem Fall muss man einfach einsehen, dass sich die Erfordernisse eines Unternehmens nicht immer komplett mit den Wünschen der Mitarbeiter oder den gesetzlichen Bestimmungen vereinbaren lassen. 

Eine weitere Möglichkeit, um Konflikten vorzubeugen, stellt ein langfristiges und sinnvolles Ausfallmanagement dar. Denn so kann auf spontane Erkrankungen von Mitarbeitern schnell reagiert werden, wofür es allerdings unvermeidlich ist die Mitarbeiter möglichst frühzeitig in die Planung miteinzubeziehen. Dies trägt unter anderem zu einer größeren Transparenz unter den Mitarbeitern sowie zu einer höheren Planungssicherheit auf der Seite des Unternehmens.


Bildquellen: pixabay.com / webandi, 200degrees

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