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Ratgeber
für Franchise-Interessierte

Neue Regelung des Reisekostengesetzes und wichtige Fragen

Inhalt:

1. Die Regelung der
1.1 Verpflegungspauschale
1.2 Fahrtkosten
1.3 Arbeitszeitenregelung im Überblick
2. Geschäftsreisebüros


Kundenbesuche, Messen, Meetings und Vorträge – als dies wird unter dem Begriff Dienst- oder Geschäftsreise verstanden und ist in der Regel vertraglich geregelt. Diese Tätigkeiten gehören somit zu den Arbeitspflichten, solange die Dienstreise der Tätigkeit entspricht (§ 106 Gewerbeordnung) – auch wenn es nicht konkret im Vertrag festgehalten ist.


Die neue Reisekostenreform, welche am 01.01.2014 in Kraft getreten ist, soll unter anderem die Bedingungen für Arbeitgeber angenehmer und durchsichtiger gestalten. Durch die Vereinfachung des Reisekostenrechts soll zudem mehr Rechtssicherheit und ein Bürokratieabbau gewährleistet werden. Unter anderem weil es in der Vergangenheit zu unterschiedlichen Auslegungen des Gesetzes kam. Die wichtigsten Änderungen und Vereinfachungen zum Thema Verpflegungspauschale, Fahrtkosten und Arbeitszeiten sowie sogenannte Geschäftsreisebüros werden hier anhand von Beispielen vorgestellt.


1.1 Die Regelung der Verpflegungspauschale im Überblick
Ab 2014 gibt es eine höhere Verpflegungspauschale. Von 6 auf 12 Euro wurde die Pauschale erweitert für Abwesenheiten vom Arbeitsplatz ab 8 bis 24 Stunden. Somit gibt es fortan nur noch zwei Pauschalen statt der vorherigen drei. Zudem wird erstmals zwischen einer eintägigen und mehrtätigen Dienstreise unterschieden. Bei einer eintägigen Dienstreise kann die Verpflegungspauschale von 12 Euro nur angesetzt werden, wenn die Reise mehr als 8 Stunden dauert. Dauert hingegen eine dienstliche Reise mehrere Tage, so kann für den Anreise- und Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 12 Euro veranschlagt werden und das unabhängig von der tatsächlichen Reisezeit. Die Regelungen gelten auch für Reisen ins Ausland.






Weiterhin gilt aber die Mitternachtsregel: Sollte eine berufliche Tätigkeit über Nacht und ohne Übernachtung dauern, so gelten die vorherigen Angaben zu der Pauschale ab 8 Stunden Abwesenheit.


Ein Fallbeispiel
Der Arbeitnehmer Anton Zink ist auf einer viertägigen Dienstreise inklusive Anreise- und Abreisetag in Hamburg. Am Anreisetag ist er 5 Stunden unterwegs und am Abreisetag 9 Stunden.


Die Rechnung: Da es sich um eine mehrtätige Dienstreise handelt, erhält Herr Zink für den Anreise- und Abreisetag insgesamt 24 Euro (jeweils 12 Euro), unabhängig von der Reisedauer. 2013 hätte er hingegen nur für den Rückreisetag die Pauschale von 12 Euro erhalten. Die beiden Tage dazwischen werden mit 48 Euro angesetzt (bei 24 Stunden jeweils 24 Euro). Insgesamt würde er laut neuer Regelung 72 Euro Verpflegungspauschale erhalten. Nach der alten Regelung wären dies nur 60 Euro gewesen.


1.2 Fahrtkosten
Die Rechtslage hat sich im Grunde genommen nicht groß verändert. Lediglich der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wurde neu als erste Tätigkeitsstelle definiert (i.S.d § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG n.F.). Weiterhin gilt die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen der Wohnung und einem Sammelpunkt und zu dem nächstgelegenen Zugang zu der Arbeitsstätte. Neu ist, dass die Fahrtkosten entweder zwischen dem tatsächlichen Aufwand (Km) oder einem pauschalen Kilometersatz abgerechnet werden können. Bei dem letzteren kann unter Umständen eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerzahl/Kosten entfallen.


Zudem erhalten andere motorbetriebene Fahrzeuge wie ein Motorrad oder Moped statt der vorherigen 0,13 Euro nun eine Kilometerpauschale von 0,20 Euro. Des Weiteren fällt die bisherige Mitfahrerentschädigungen, die pro Mitfahrer in einem Kraftwagen 0,02 Euro und mit dem Motorrad 0,01 Euro betrug, weg.


Die (neuen) pauschalen Kilometersätze gemäß dem Bundesreisekostengesetz




Diese verschärfte Fahrkostenregelung gilt für Fahrten zu der ersten Tätigkeitsstätte, zu einem weiträumigen Arbeitsgebiet sowie zu einem bestimmten, gleichbleibenden Ort, der nicht die erste Tätigkeitsstätte ist (die eigene Wohnung). Wie sieht es aber mit Dienstfahrten im eigenen Fahrzeug aus, die nicht zu der ersten Tätigkeitsstätte führen? Hier greift die Kilometersatz-Pauschale nicht und so muss ein individueller Kilometersatz errechnet werden auf Grundlage der Gesamtkosten eines Jahres. Diese müssen gegebenfalls neu berechnet werden, wenn sich etwas ändert (z.B. neues Fahrtzeug, andere Leasinglaufzeit). Eine Alternative für diese Mehraufwendung wäre in Form einer steuerfreien Erstattung z.B. in Form eines Firmenwagens.


1.3 Die Arbeitszeitenregelung
Diese Regelung betrifft weniger das Reisekostengesetz als die betriebliche Arbeitszeit. Viele Arbeitnehmer sind sich unsicher, wo auf Reisen die vorgeschriebene Arbeitszeit beginnt und aufhört. Gilt das Arbeiten im Zug als Arbeitszeit? Muss ich sofort nach Ankunft arbeiten? Wie sieht es mit Freizeit aus? Um Unannehmlichkeiten und Ärger zu vermeiden lohnt es sich diese Dinge herauszufinden.


Generell gilt, dass Unternehmen vertraglich die Reiseordnung wie die Arbeitszeit, Überstunden festlegt. Es kann sich darüber hinaus an folgende Punkte orientiert werden:

  • Wenn auf der Hin- und/oder Rückfahrt gearbeitet wird, entweder auf Anweisung des Chefs oder wegen Notwendigkeit (wichtiges Meeting o.ä), so gilt dies als Arbeitszeit
  • Ist dies nicht der Fall, dann kann der Arbeitnehmer selbst entscheiden, ob er arbeiten möchte
  • Entscheidet der Arbeitnehmer sich dafür eine Zeitung zu lesen oder Musik zu hören, so ist dies keine Arbeitszeit
  • Unter Umständen kann es dann sein, dass der Arbeitnehmer nach einer längeren Reise die Arbeitszeit nacharbeiten muss


Ein Fallbeispiel
Die Arbeitnehmerin Maike Müller reist geschäftlich mit dem Zug von Berlin nach Innsbruck. Die Fahrtzeit beträgt hier ungefähr 9 Stunden und so kommt sie erst spät abends in ihrem Hotel an. Ihr Arbeitgeber hat sie nicht direkt angewiesen zu arbeiten, aber da sie am nächsten Tag auf einer Konferenz ist, muss sie dafür noch einiges vorbereiten. Sie beschließt also zu arbeiten und hat ihre Vorbereitungen nach ca. 6 Stunden beendet und hat auch sonst keine weiteren geschäftlichen Aufgaben zu erledigen.


Die Problematik: In diesem Fall kann Frau Bauer selbst entscheiden – verbringt sie die 9 Stunden mit schlafen und privaten Dingen oder bereitet sie sich auf ihre Konferenz vor? Sie hat sich dazu entschieden, 6 Stunden zu arbeiten und die restliche Zeit anders zu verbringen. Im Grunde genommen ist ihr Arbeitstag mit 6 Stunden noch nicht beendet und müsste noch die paar Stunden arbeiten als sie im Hotel eintrifft. Was viele Arbeitnehmer nicht realisieren, wird dies nicht getan, also die tägliche Arbeitszeit geleistet, liegt Arbeitszeitenbetrug vor. Doch hier ist der Arbeitgeber in der Nachweispflicht.


2. Geschäftsreisebüros
Gerade viele mittelständische Unternehmen machen die Reisekostenabrechnungen noch selbst – oft ist es sogar der Chef. Dies ist äußerst Zeitaufwendig und kann zwar mit Fortbildungen und Workshops effizienter ablaufen, doch es gibt dazu eine äußerst effiziente und kompetente Alternative. Sogenannte Geschäftsreisebüros übernehmen für Unternehmen die Reiseorganisationen und die komplette Abwicklung.


Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel des Deutschen Reise Verbandes, empfiehlt in dem kostenlosen E-Book „Geschäftsreisen effektiv planen und durchführen“ auch kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Zusammenarbeit mit Geschäftsreisebüros. Gründe hierfür sind z.B. spezielle Angebote und Konditionen von denen Geschäftsreisebüros und somit auch die Unternehmen profitieren können, da die kleineren Unternehmen wegen ihrer kleinen Einkaufsgröße sonst nicht bekommen würden. Ferner stehen die Geschäftsbüros den Mitarbeitern, die eventuell auf Reisen mit Komplikationen konfrontiert sind, jederzeit zu Verfügung. Weiter kümmern diese sich auch um die weitere Abwicklung und Einreichung aller nötigen Nachweise. All dies verschafft einem Unternehmen Transparenz, Kontrolle und Arbeitserleichterung – auch für den Chef und die Mitarbeiter.

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