Nebenkosten bei Selbständigen - diese Posten lassen sich senken

In Deutschland wagen jährlich rund 306.000 Gründerinnen und Gründer im Vollerwerb den Schritt in die Selbstständigkeit, wie das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie berichtet. Dabei wächst der Anteil an Frauen deutlich, wobei das Ministerium gleichzeitig einräumt, dass noch Potenzial mit 33% bei den Vollerwerbsexistenzgründerinnen vorhanden ist.

Jeder Selbständige – egal, ob Gründer oder erfahrener Franchise-Unternehmer – steht täglich vor neuen Herausforderungen. Besonders die Ausgaben sind ein Bereich, in dem man nur allzu gern den Rotstift ansetzt. Aber: Wer sparen will, muss dies mit Bedacht tun. Andernfalls droht die Gefahr, dass wichtige Prozesse im Unternehmen zum Erliegen kommen – und man die eigene Wettbewerbsfähigkeit verliert. Wie sparen Selbständige also richtig? In welchen Bereichen kann im Einzelnen der Rotstift angesetzt werden, ohne dass es hier zu gravierenden Einschränkungen für alle Beteiligten kommt?

Bürokosten niedrig halten
Ein Bereich, in denen Selbständige – speziell Gründer – auf erhebliches Einsparpotenzial stoßen, sind die Bürokosten. Dabei geht es nicht nur um den Schreibtisch oder Bürostuhl. Gerade im Zusammenhang mit dem Verbrauchsmaterial oder bei den Energiekosten unterschätzen Selbständige die Möglichkeiten für Einsparungen.

Beispiel: Schriftsätze für den internen Gebrauch – wie E-Mails, Mindsheets o. Ä. – müssen nicht auf hochwertigem Papier ausgedruckt werden. Hier reicht der Griff zu günstigem Druckerpapier. Zusätzliche Einsparungen ergeben sich, wenn das Papier zweiseitig bedruckt wird. Wo kann ein Unternehmer noch sparen? Bei den Bürokosten bieten sich Einsparungen beim:

• Kopier- und Druckerpapier
• Druckertinte
• Toner

als wesentliche Elemente an. Gerade das Thema Farbe sollte gegenüber allen Mitarbeitern zur Sprache kommen. Warum sollte man Grafiken, die nur im Unternehmen benutzt werden, unbedingt in Farbe ausdrucken?

Laserfarbdrucker sind inzwischen erschwinglich, die Druckkosten für Farbausdrucke addieren sich in der Summe zu einem stattlichen Betrag. Hier ist es durchaus angebracht, zweifarbige Ausdrucke zu bevorzugen – zumindest wenn die Dokumente nicht gegenüber Kunden o. Ä. präsentiert werden. Darüber hinaus birgt auch die Nutzung von Refill-Lösungen und kompatiblen Druckerpatronen ein großes Sparpotenzial. Nach Anbieter-Informationen sind dabei Einsparungen von bis zu 95% möglich.

Tipp: Nicht jedes eingehende Fax muss aufbewahrt werden. Findige Unternehmer können heute virtuelle Faxgeräte nutzen. Ankommende Nachrichten landen zuerst in einer elektronischen Postbox. Hier kann zwischen jenen Mitteilungen aussortiert werden, die wirklich ausgedruckt und ins Archiv gehören – oder Nachrichten, die man nach Erhalt und Kenntnisnahme wieder löschen kann.

Energiekosten im Blick behalten
Von Unternehmen sehr unterschätzt wird im Büro ein Bereich – die Energiekosten. Dabei ist heute bekannt, dass Geräte im Bereitschaftsmodus (Stand-by) Strom verbrauchen und das Arbeiten mit mehreren Monitoren erheblich zum Stromverbrauch im Büro beiträgt.

Die Anschaffung energieeffizienter Geräte ist ein Schritt, um an dieser Stelle zu sparen. Neue Monitore verbrauchen oft nur einen Bruchteil jener Energie, die ähnliche Hardware vor fünf Jahren beansprucht hat. Darüber hinaus sollte beim PC wichtig sein, dass dieser ein Energiemanagement besitzt – oder der Drucker bei Bedarf einfach komplett per Knopfdruck vom Netz genommen werden kann.

Verpflegung außer Haus kann sehr teuer sein
Täglich zur Mittagspause in die Kantine oder ins Restaurant gehen und es sich schmecken lassen – für viele Beschäftigte (aber auch Unternehmer) heute selbstverständlich. Zugegeben, Existenzgründer werden mit hoher Wahrscheinlichkeit keine eigene Unternehmenskantine unterhalten. Sich zum Lunch mit Geschäftspartnern oder Kunden im Restaurant treffen, ist aber auch hier durchaus üblich.

Wie gestaltet sich das Ganze, wenn sich gerade kein geschäftlicher Termin mit dem Notwendigen verbinden lässt? Die Kosten für Verpflegung außer Haus können durchaus erheblich sein. Selbst einfache Mittagsmenüs werden schnell mit Beträgen um fünf Euro abgerechnet. Pro Woche gibt man auf diese Weise 25 Euro aus – die man sich zumindest teilweise sparen kann. Der Trick: Einfach wie früher das „Pausenbrot“ mitbringen.

Damit lässt sich durchaus an den Ausgaben sparen und Geld in die eigene Gründung investieren. Allerdings bedeutet dies nicht automatisch, dass man mit dem Brötchen in der Hand am Rechner sitzt. Auch Selbständige müssen Pause machen. Es ist durchaus zu empfehlen, für die Mittagszeit einfach das Büro hinter sich zu lassen – und vielleicht im Park nach einem ruhigen Platz zu suchen. Telefon, Fax und E-Mail-Programm haben jetzt einfach „Sendepause“.

Wie wichtig ist zu Beginn der eigene Firmenwagen?
Auch Gründer wollen – oder besser müssen – mobil sein. Ein Firmenwagen gehört daher in aller Regel zur Betriebsausstattung, die Selbständige schon in den ersten Tagen das Start-Ups begleitet. Muss es aber immer ein Sportwagen der Premiummarken sein? Auch wenn das Tempo auf der Autobahn sicher für Fahrspaß sorgt – hohe Anschaffungskosten und der teure Unterhalt sind in der Gründungsphase eine Belastung.

Firmenfahrzeuge sollten zuerst zweckmäßig sein und ins Budget passen:

• das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis
• günstige Finanzierungskosten
• niedrige Betriebskosten
• günstige Kfz-Steuersätze

Der Aspekt günstiger Finanzierungskosten bezieht sich übrigens nicht primär auf einen niedrigen Anschaffungspreis. Wer als Gründer einen Firmenwagen als Betriebsvermögen erwirbt, kann hier nur AfA geltend machen. Aus steuerlicher Sicht häufig günstiger ist ein anderer Weg – das Leasing. Hintergrund: Die Leasingraten sind als Betriebsausgabe umgehend abzugsfähig.

Auf diese Weise können Selbständige auf eine geeignete Mobilitätslösung zurückgreifen, ohne Kapital in einem Firmenwagen zu binden, der quasi aus dem Betriebsvermögen vorfinanziert wird, ohne das die Ausgabe sofort in vollem Umfang geltend gemacht werden kann.

Tipp: Selbständige können Leasingkosten individuell gestalten – unter anderem über die Laufleistung. Hier hilft eine realistische Einschätzung dabei, die optimale Balance zwischen Flexibilität und Sparpotenzial zu finden.

Ein eigener Firmenwagen ist zwar verlockend und repräsentativ, kann zu Beginn jedoch mitunter das eigene Budget sprengen. Leasing ist für Unternehmer jedoch eine durchaus lohnende Alternative.

Als Selbständiger planen und sparen
Wer den Schritt in die Selbständigkeit wagt, steht vor vielen Herausforderungen. Dazu gehört auch, Einnahmen und Ausgaben ins richtige Verhältnis zu bringen. Gerade in der Gründungsphase ist das Sparen durchaus eine Option, die in der Konsolidierung hilft. Wer hier bei der Büroausstattung oder beim Firmenwagen die richtigen Hebel kennt, kann durchaus Rücklagen aufbauen – ohne Prozesse nachhaltig negativ zu beeinflussen.

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