Nebenkosten bei Selbständigen - diese Posten lassen sich senken
In Deutschland wagen jährlich rund 306.000 Gründerinnen
und Gründer im Vollerwerb den Schritt in die Selbstständigkeit, wie das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie berichtet. Dabei
wächst der Anteil an Frauen deutlich, wobei das Ministerium gleichzeitig
einräumt, dass noch Potenzial mit 33% bei den Vollerwerbsexistenzgründerinnen
vorhanden ist.
Jeder Selbständige – egal, ob Gründer oder erfahrener
Franchise-Unternehmer – steht täglich vor neuen Herausforderungen. Besonders die
Ausgaben sind ein Bereich, in dem man nur allzu gern den Rotstift ansetzt. Aber:
Wer sparen will, muss dies mit Bedacht tun. Andernfalls droht die Gefahr, dass
wichtige Prozesse im Unternehmen zum Erliegen kommen – und man die eigene
Wettbewerbsfähigkeit verliert. Wie sparen Selbständige also richtig? In welchen
Bereichen kann im Einzelnen der Rotstift angesetzt werden, ohne dass es hier zu
gravierenden Einschränkungen für alle Beteiligten kommt?
Bürokosten niedrig halten
Ein Bereich, in denen
Selbständige – speziell Gründer – auf erhebliches Einsparpotenzial stoßen, sind
die Bürokosten. Dabei geht es nicht nur um den Schreibtisch oder Bürostuhl.
Gerade im Zusammenhang mit dem Verbrauchsmaterial oder bei den Energiekosten
unterschätzen Selbständige die Möglichkeiten für Einsparungen.
Beispiel: Schriftsätze für den internen Gebrauch – wie E-Mails,
Mindsheets o. Ä. – müssen nicht auf hochwertigem Papier ausgedruckt werden. Hier
reicht der Griff zu günstigem Druckerpapier. Zusätzliche Einsparungen ergeben
sich, wenn das Papier zweiseitig bedruckt wird. Wo kann ein Unternehmer noch
sparen? Bei den Bürokosten bieten sich Einsparungen beim:
- Kopier- und Druckerpapier
- Druckertinte
- Toner
als wesentliche Elemente an. Gerade das Thema Farbe sollte gegenüber allen Mitarbeitern zur Sprache kommen. Warum sollte man Grafiken, die nur im Unternehmen benutzt werden, unbedingt in Farbe ausdrucken?
Laserfarbdrucker sind inzwischen erschwinglich, die Druckkosten für
Farbausdrucke addieren sich in der Summe zu einem stattlichen Betrag. Hier ist
es durchaus angebracht, zweifarbige Ausdrucke zu bevorzugen – zumindest wenn die
Dokumente nicht gegenüber Kunden o. Ä. präsentiert werden. Darüber hinaus birgt
auch die Nutzung von Refill-Lösungen und kompatiblen Druckerpatronen ein großes
Sparpotenzial. Nach
Anbieter-Informationen sind dabei Einsparungen von bis zu 95% möglich.
Tipp: Nicht jedes eingehende Fax muss aufbewahrt werden.
Findige Unternehmer können heute virtuelle Faxgeräte nutzen. Ankommende
Nachrichten landen zuerst in einer elektronischen Postbox. Hier kann zwischen
jenen Mitteilungen aussortiert werden, die wirklich ausgedruckt und ins Archiv
gehören – oder Nachrichten, die man nach Erhalt und Kenntnisnahme wieder löschen
kann.
Energiekosten im Blick behalten
Von Unternehmen sehr
unterschätzt wird im Büro ein Bereich – die Energiekosten. Dabei ist heute
bekannt, dass Geräte im Bereitschaftsmodus (Stand-by) Strom verbrauchen und das
Arbeiten mit mehreren Monitoren erheblich zum Stromverbrauch im Büro
beiträgt.
Die Anschaffung energieeffizienter Geräte ist ein Schritt, um an dieser
Stelle zu sparen. Neue Monitore verbrauchen oft nur einen Bruchteil jener
Energie, die ähnliche Hardware vor fünf Jahren beansprucht hat. Darüber hinaus
sollte beim PC wichtig sein, dass dieser ein Energiemanagement besitzt – oder
der Drucker bei Bedarf einfach komplett per Knopfdruck vom Netz genommen werden
kann.
Verpflegung außer Haus kann sehr teuer sein
Täglich
zur Mittagspause in die Kantine oder ins Restaurant gehen und es sich schmecken
lassen – für viele Beschäftigte (aber auch Unternehmer) heute
selbstverständlich. Zugegeben, Existenzgründer werden mit hoher
Wahrscheinlichkeit keine eigene Unternehmenskantine unterhalten. Sich zum Lunch
mit Geschäftspartnern oder Kunden im Restaurant treffen, ist aber auch hier
durchaus üblich.
Wie gestaltet sich das Ganze, wenn sich gerade kein geschäftlicher Termin
mit dem Notwendigen verbinden lässt? Die Kosten für Verpflegung außer Haus
können durchaus erheblich sein. Selbst einfache Mittagsmenüs werden schnell mit
Beträgen um fünf Euro abgerechnet. Pro Woche gibt man auf diese Weise 25 Euro
aus – die man sich zumindest teilweise sparen kann. Der Trick: Einfach wie
früher das „Pausenbrot“ mitbringen.
Damit lässt sich durchaus an den Ausgaben sparen und Geld in die eigene
Gründung investieren. Allerdings bedeutet dies nicht automatisch, dass man mit
dem Brötchen in der Hand am Rechner sitzt. Auch Selbständige müssen Pause
machen. Es ist durchaus zu empfehlen, für die Mittagszeit einfach das Büro
hinter sich zu lassen – und vielleicht im Park nach einem ruhigen Platz zu
suchen. Telefon, Fax und E-Mail-Programm haben jetzt einfach „Sendepause“.
Wie wichtig ist zu Beginn der eigene
Firmenwagen?
Auch Gründer wollen – oder besser müssen – mobil sein.
Ein Firmenwagen gehört daher in aller Regel zur Betriebsausstattung, die
Selbständige schon in den ersten Tagen das Start-Ups begleitet. Muss es aber
immer ein Sportwagen der Premiummarken sein? Auch wenn das Tempo auf der
Autobahn sicher für Fahrspaß sorgt – hohe Anschaffungskosten und der teure
Unterhalt sind in der Gründungsphase eine Belastung.
Firmenfahrzeuge sollten zuerst zweckmäßig sein und ins Budget passen:
- das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis
- günstige Finanzierungskosten
- niedrige Betriebskosten
- günstige Kfz-Steuersätze
Der Aspekt günstiger Finanzierungskosten bezieht sich übrigens nicht
primär auf einen niedrigen Anschaffungspreis. Wer als Gründer einen Firmenwagen
als Betriebsvermögen erwirbt, kann hier nur AfA geltend machen. Aus steuerlicher
Sicht häufig günstiger ist ein anderer Weg – das Leasing. Hintergrund: Die
Leasingraten sind als Betriebsausgabe umgehend abzugsfähig.
Auf diese Weise können Selbständige auf eine geeignete Mobilitätslösung
zurückgreifen, ohne Kapital in einem Firmenwagen zu binden, der quasi aus dem
Betriebsvermögen vorfinanziert wird, ohne das die Ausgabe sofort in vollem
Umfang geltend gemacht werden kann.
Tipp: Selbständige können Leasingkosten individuell
gestalten – unter anderem über die Laufleistung. Hier hilft eine realistische
Einschätzung dabei, die optimale Balance zwischen Flexibilität und Sparpotenzial
zu finden.
Ein eigener Firmenwagen ist zwar verlockend und repräsentativ, kann
zu Beginn jedoch mitunter das eigene Budget sprengen. Leasing ist für
Unternehmer jedoch eine durchaus lohnende Alternative.
Als Selbständiger planen und sparen
Wer den Schritt
in die Selbständigkeit wagt, steht vor vielen Herausforderungen. Dazu gehört
auch, Einnahmen und Ausgaben ins richtige Verhältnis zu bringen. Gerade in der
Gründungsphase ist das Sparen durchaus eine Option, die in der Konsolidierung
hilft. Wer hier bei der Büroausstattung oder beim Firmenwagen die richtigen
Hebel kennt, kann durchaus Rücklagen aufbauen – ohne Prozesse nachhaltig negativ
zu beeinflussen.
Bildquellen:
Abbildung 1: © Tumisu (CC0-Lizenz)/
pixabay.com
Abbildung 2: © gessingerbildwerk (CC0-Lizenz)/
pixabay.com