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Lohnt sich ein ERP-System für mein Unternehmen?

Es ist eine schwierige Frage, auf die es keine pauschale, eindeutige Antwort geben kann. Wohl aber soll dieser Beitrag dabei helfen, zu verstehen, was ein ERP-System leisten kann, was nicht und welche Unternehmensdetails für die Anschaffung eines ERP-Systems sprechen.

Abbildung 1: Wer sich für ein ERP-System im Betrieb entscheidet, sorgt auch für eine transparente Abbildung aller Daten und Wege im Unternehmen. Im Grunde wird ein ERP-System somit zum Herzen eines jeden Betriebs.

Wortwegweiser: Was ist ein ERP-System?

ERP ist die Kurzform für Enterprise-Resource-Planing und bedeutet in der Übersetzung so viel wie: ERP ist ein System, eine Softwarelösung, die der Organisation und Ressourcenplanung im Betrieb dient. Ein ERP ohne Daten ist nutzlos. Vielmehr bestimmen erst die Daten im ERP überhaupt die genaue Nutzung des Systems.

An dieser Stelle wird das ERP eines Unternehmens Fluch und Segen gleichermaßen. Für den Neu-Gründer kann das ERP eine wichtige Stütze sein, um betriebswirtschaftliche Prozesse und die Organisation des Betriebs möglichst effizient abzuwickeln. Für denjenigen, der sich bereits eine eigene Struktur – mit oder ohne Unterstützung von spezieller Software – ausgedacht hat, kann das ERP-System zum digitalen Knebel werden. Bevor ein ERP-System genutzt werden kann, müssen Prozesse formuliert und digitalisiert werden. Das ist ein erheblicher Aufwand und kann für strukturstarke Unternehmer (ohne Faible für die IT) durchaus zur Herausforderung werden.

Das ERP-System verfolgt als Rohlösung ohne Spezialisierung auf ein bestimmtes Unternehmen immer das Ziel, das Unternehmen in all seinen Prozessen und Abläufen abzubilden. Im Detail bedeutet das, dass sowohl fachbereichsbezogene Geschäftsprozesse als auch Querschnittsfunktionen durch ein ERP-System übernommen werden können. Fachbereichsbezogen sind demnach Prozesse wie Vertrieb und Marketing, Customer Relationship Management, Produktion, Stammdatenverwaltung, Bedarfsermittlung, Materialwirtschaft sowie Entwicklung und Forschung. Zu den sogenannten Querschnittsfunktionen zählen Controlling und Personalwesen, Finanzen (inklusive Buchhaltung und Rechnungswesen) sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Dieses Video zeigt in Wort und Bild, was unter einem ERP-System zu verstehen ist: https://www.youtube.com/watch?v=kuabxmO9kWQ

Die Daten sind der entscheidende Faktor beim ERP-System

Abbildung 2: Liegen die Daten eines Betriebs in einheitlicher, nachvollziehbarer Form in einem ERP-System vor, hilft das allen Mitarbeitern, die zentral oder dezentral mit den Daten arbeiten.

Entscheidend für Erfolg oder Misserfolg sind die Daten, mit denen das ERP-System gefüttert wird. Wer als Gründer- oder Startup-Unternehmer bei null beginnt, hat keinen Mehraufwand im eigentlichen Sinn. Stattdessen geht es darum, das Programm zu verstehen und zu skizzieren, was und vor allem wie die Daten sinnvoll ins System gegeben werden, damit diese nachher auch genutzt werden können. An dieser Stelle wird deutlich: Es geht nicht allein darum, das ERP-System mit irgendwelchen Daten zu befüllen, sondern mit verwertbaren Daten, die Aufgaben im Betrieb erleichtern.

Besteht der Betrieb schon länger, entscheidet die Frage, wo die Daten bis dato gelagert haben, darüber, wie weiter damit verfahren wird. Im Idealfall lagern die Daten bereits in einer Datenbank, die via Schnittschnelle vergleichsweise einfach ans neue ERP-System angedockt werden kann. Im schlechtesten Fall ist keine Datenstruktur vorhanden, so dass es zielführend ist, mit dem Einsatz eines ERP-Systems ein neues Kapitel aufzuschlagen. Ein beispielhafter Ablauf mit integriertem ERP-System ist hier skizziert.

Stand der ERP-Systeme heute

ERP-Systeme stehen auf der Must-have-Liste von jedem Unternehmen. Der Grund dafür ist denkbar einfach, denn ein ERP-System zwingt förmlich dazu, in digitaler Weise Ordnung zu halten. Die grundlegenden Bausteine eines jeden Betriebs – Vertrieb, Marketing, Kundenmanagement, Controlling, Rechnungswesen und ggf. Lohnbuchhaltung – gehören mittlerweile zur Standardlösung eines ERP-Systems. Der Aufwand ist gering. Das System ist leicht bedienbar und kann meist ganz individuell aufgestockt, angepasst oder beispielsweise um die Komponente „Social Media“ ergänzt werden. Das beschreibt die Anbindung von Social-Media-Kanälen, über die heutzutage durchaus auch Kundenanfragen generiert werden. Hinzu kommen einzelne Entwicklungen, wie etwa die mobile ERP-Variante für die flexible Unternehmerwelt der Startups, der Gründer und der Digitalen Nomaden.

Fazit: Es lohnt sich für jedes Unternehmen, ein ERP-System anzuschaffen

Ein ERP-System ist heute das Herz vieler Unternehmen und damit unverzichtbar. Die zentrale Datenspeicherung (in Echtzeit), der schnelle Datenaustausch, produktives Arbeiten von vielerlei Orten aus, effiziente Produktions- und Materialplanung, Lagerübersicht sowie die Teilhabe am internationalen Markt sind Gründe, die grundsätzlich für die Anschaffung eines ERP-Systems sprechen. Auch gibt es bereits Praxisfälle, in denen der Wechsel des ERP-Systems empfehlenswert ist. Wer als Selbstständiger mit dem Funktionsumfang oder dem Handling seines ERP-Systems unzufrieden ist, kann auf ein neues ERP-System umswitchen. Ist das bisher genutzte System versiert und professionell aufgebaut, kann es durchaus möglich sein, dass die Datenbank „umgesteckt“ wird und die Daten nicht erst mühevoll übertragen werden müssen. Ob die Daten entsprechend verwertbar vorliegen, darüber kann ein IT-Profi Auskunft geben. Bei der Entscheidung für ein neues ERP-System oder der Entscheidung dafür, künftig überhaupt auf ein ERP-System zu setzen, zählen diese Faktoren:

  • Funktionsumfang der Software
  • Möglichkeit der Weiterentwicklung und Anpassungsfähigkeit
  • Passgenauigkeit zum Unternehmen
  • Preis-/Leistungsverhältnis
  • Usability

Am Markt gibt es derzeit diese Entwicklungsstufen von ERP-Systemen:

  • Grundlegende Funktionen: Produktion, Lager/Logistik, Rechnungswesen, Personalwesen
  • Beliebte zusätzliche Funktionen: Projektmanagement, E-Commerce, Marketing, Kundenbeziehungsmanagement, Vertrieb, Controlling
  • Zusatzfeatures auf dem Weg zur Digitalisierung: Dokumenten- und Workflowmanagement, Archivierung und Datenbankverwaltung, Berichtwesen

Abbildung 1: pixabay.com © diwou (CC0 Public Domain)

Abbildung 2: pixabay.com © FotografieLink (CC0 Public Domain)

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