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Ratgeber
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Korrekte Buchführung im Franchise-Betrieb dank passender Software

Viele Menschen wünschen sich, ihre eigene Firma zu eröffnen. Doch häufig fehlen eigene Ideen oder Vorstellungen, die einen vielversprechenden Erfolg bringen könnten. Franchisegeber geben solchen Gründern das richtige Werkzeug an die Hand. Sie ermöglichen Menschen den Schritt in die Selbstständigkeit und geben ihnen die Sicherheit eines ausgebauten Konzepts. Da es im Franchising mittlerweile viele unterschiedliche Geschäftsmodelle gibt, findet jeder seine eigene Sparte.

Doch diese Hilfe alleine reicht nicht für einen gelungenen Start aus. Unternehmer müssen sich bewusst sein, dass eine gut funktionierende Selbstständigkeit aus mehr als einer guten Idee besteht. Dazu zählt zum Beispiel eine korrekte Buchführung. Wie Interessierte diese optimieren können und welche Voraussetzungen damit verbunden sind, zeigt der nachfolgende Beitrag. 

Warum ist Buchführung wichtig?

Bei der Buchführung handelt es sich um die Aufzeichnung aller Ein- und Ausgaben. Dies gibt Selbstständigen nicht nur einen notwendigen Überblick, sondern ist gesetzlich vorgeschrieben. Auf Grundlage dieser Zahlen können Unternehmer ihren Betrieb perfekt steuern sowie kontrollieren. Zudem sind die Gewinne bzw. Verluste die Berechnungsgrundlage für die Steuer. Bei falschen Angaben, ob bewusst oder unbewusst, drohen hohe Strafen. 

Doch das sind nicht die einzigen Gründe, die für eine ordentliche Buchführung sprechen. So sehen die Verantwortlichen anhand einer ordentlichen Buchführung alle wichtigen Ein- und Ausgaben, und können die vorhanden Zahlen als Basis für zukünftige Unternehmensentscheidungen verwenden. Welche Produkte oder Dienstleistungen liefen besonders gut bzw. welche Einnahmen müssen optimiert werden? 

Buchführungspflicht

Auch wenn Franchisenehmer unter dem Schirm des Franchisegebers stehen, müssen sie die Buchführung selbst übernehmen. Handelt es sich dabei um eine GmbH oder UG, verlangt diese Rechtsform eine doppelte Buchführung, zu der sie rechtlich verpflichtet sind. Dieses Recht entfällt nur, wenn einer der folgenden Punkte zutreffen: 

  • Sie sind Freiberufler (in der Regel kreative Berufe) 
  • Es gibt keinen Eintrag ins Handelsregister 
  • Ihr jährlicher Umsatz liegt unter 600.000 Euro sowie der Gewinn unter 60.000 Euro 

Bei einer doppelten Buchführung müssen Selbstständige zwei Konten führen, die nach Einnahmen und Ausgaben aufgeteilt sind. Auf dieser Basis entsteht am Ende des Jahres die Schlussbilanz. Eine doppelte Buchführung ist zudem ein wenig anspruchsvoller als eine einfache. 

Wie sorge ich für eine korrekte Buchführung?

Es gibt einige Auswahlmöglichkeiten, die eine korrekte Buchführung gewährleisten. Unabhängig davon ist es essentiell, sich selbst die Grundlagen der Buchhaltung anzueignen. Entweder durch eigenständiges Lernen oder anhand von angebotenen Seminaren bzw. Schulungen. Selbst kleine Komponenten sind bedeutend und bilden die Basis für das Sachverständnis. Auch wenn etwas auf den ersten Blick selbstverständlich wirkt oder sogar unwichtig erscheint. Für den Fall, dass man die Buchführung noch händisch führt, darf man zum Beispiel keinen Bleistift verwenden. 

Als beste Alternative eigenen sich Unternehmer ein Grundwissen an und greifen auf zusätzliche Hilfe zurück, die gewährleistet, dass alles korrekt abläuft. Sowohl ein Steuerberater als auch eine spezielle Software bieten sich für diese Option perfekt an. Beides ist eine lohnenswerte Investition, die dem eigenen Betrieb helfen kann. 

Welche Software hilft Franchisenehmern am besten?

Diese Frage ist nicht so leicht zu beantworten. Es gibt heutzutage verschiedene Programme sowie einige Anbieter auf dem Markt. Je nach Branche, Konzept und Größe bieten sich verschiedene Systeme an. Zum Testen eignen sich zum Beispiel kostenlose Programme. Diese haben zwar eingeschränkte Funktionen, können Interessierten jedoch einen Einblick bieten, wie solche Programme das Arbeitsleben unterstützen. 

Buchhaltungssoftware oder ERP-System?

Für die Buchführung bieten sich sowohl eine Buchhaltungs- als auch eine ERP-Software an. Beide Programme erleichtern die Eingabe enorm. Sie helfen bei verschiedenen Rechnungen sowie Aufstellungen. Eine einfache Bedienung ist hierbei das A und O, damit selbst Anwender ohne große Vorkenntnisse alles leicht verstehen können. 

Ein ERP-System beinhaltet in seiner einfachsten Form eine simple Buchhaltungssoftware. Das Kürzel steht allerdings für Enterprise Ressource Planning, was bereits verdeutlicht, dass dieses Programm alle unternehmerischen Aufgaben planen, steuern bzw. verwalten kann.

Zusätzlich haben Nutzer nämlich die Möglichkeit, nach und nach weitere Funktionen hinzuzufügen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Unternehmer wissen, dass sie noch weitere Software benötigen. Dazu gehören zum Beispiel Komponenten wie ein Online-Shop, Produktionsmanagement oder die Logistik. So wissen Geschäftsführer immer, welche Waren vorhanden sind und was sie nachbestellen müssen. Gleichzeitig stehen diese Informationen ebenfalls der Buchführung zur Verfügung, die ein separates Eintragen erspart. 

Natürlich können Anwender für jeden Bereich eine einzelne Software installieren. Allerdings bietet ERP mit einer einheitlichen Oberfläche sowie einer flächendeckenden Vernetzung einige Vorteile. Das Synchronisieren der einzelnen Abteilungen geschieht automatisch, weshalb Übertragungsfehler ausgeschlossen werden und Arbeitszeit gespart wird. 

Franchisenehmer, die etwas vorsichtiger sind und bei einer solchen Anschaffung sparen möchten, wählen idealerweise eine Buchhaltungs-Software. Wer hingegen das Ziel hat, seinen Franchise-Betrieb weiter auszubauen, tut gut daran, sich gleich für ein ERP-System zu entscheiden. 

Cloud- oder Installationssoftware

Mittlerweile gibt es Programme nicht nur als Hardware, die stationär an eigenen Computern installiert werden. Diese Installationsoftware bringt im Grunde nur den Vorteil, dass sie keine Internetverbindung braucht. 

Sogenannte Cloud-Systeme sind noch etwas jünger, bringen allerdings einige Vorteile mit sich:

  • Keine eigene Hardware, Installation per Download 
  • Zugriff immer und überall möglich von Laptop/Smartphone etc. 
  • Gemeinsames Nutzen von verschiedenen Standorten 
  • Selbstständige und regelmäßige Updates vom Anbieter 
  • Automatisches Übermitteln an die Steuer 

Bei Aufenthalten auf Messen oder bei Betriebsreisen können Anwender dadurch stets den Überblick über alle firmeninternen Abläufe erhalten. Neue Gesetze, wie beispielsweise die Mehrwertsteuer-Senkung während der Corona-Pandemie, aktualisiert die Software dabei automatisch und passt die Zahlen fristgerecht an. Alle Bereiche sind zeitgleich miteinander vernetzt. Dies gibt jedem Mitarbeiter die notwendige Transparenz sowie Zugänglichkeit. 

Fazit

Eine korrekte Buchführung ist für jeden Betrieb unerlässlich. Selbstständige sollten daher die Grundlagen beherrschen und sich ggf. zusätzliche Unterstützung einholen. Computersoftware ist eine kostengünstige Lösung, die die vollständige Kontrolle in der Firma lässt. Gleichzeitig erleichtert sie viele Arbeiten, vor allem eine Cloud-Lösung. Für ein erfolgreiches Geschäftsmodell im Zeitalter der Digitalisierung können Unternehmer von solchen Programmen profitieren.


Bildquelle: pixabay.com / FirmBee

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