Zum Bereich für Franchisegeber
Zum Bereich für Franchisegeber
Ratgeber
für Franchise-Interessierte

Keine Macht dem Chaos: Ordnung in den Dokumenten bei Franchisenehmern

Ordnung machen ist nicht schwer, Ordnung halten aber sehr - ein bekanntes deutsches Sprichwort, mit dem sich viele Franchisenehmer identifizieren können. Dokumente, Ordner und andere Unterlagen sind in jedem Unternehmen zu finden. Die Kunst liegt darin, diese effizient zu sortieren, sodass sie bei Bedarf verfügbar sind. Gleichzeitig müssen sich aber auch andere Dokumente leicht archivieren lassen. Doch nicht jeder Franchisenehmer ist ein Künstler des Dokumentenmanagements. Damit verschenkt er aber wertvolle Zeit und somit auch Geld. Das Dokumentenmanagement ist ein Bereich, in den jedes Unternehmen von Anfang an investieren sollte, um später Geld zu sparen. Doch auch spätere Optimierungen bringen viele Vorteile mit sich.


Der effektive Umgang mit Papier
Für Franchisenehmer ist die Weiterverarbeitung von Papier keine leichte Aufgabe. Dokumente und Co. werden im Grunde in zwei Kategorien aufgeteilt:

    1. solche, die eine Aktion erfordern
    2. solche, die als Referenzmaterial dienen

Erstere wird man also immer wieder benötigen während Letztere wahrscheinlich jahrelang verstaut wird, ohne sie je wieder aufsuchen zu müssen.

Sowohl die erste als auch zweite Kategorie muss von Anfang an unterteilt werden und in keinem Fall irgendwo auf dem Tisch landen, wo sie sich stapeln. Je größer der Papierstapel wird, desto schwieriger wird es, die einzelnen Dokumente später zu sortieren.

In die erste Kategorie können auch Dokumente gehören, die man nicht aufbewahren muss:

  • Dokumente mit Tageswert
  • Dokumente, die man direkt erledigen kann

Dokumente ohne Wert sollte man direkt vernichten. Selbes gilt für Einladungen oder Ähnliches, welche man in seinem Terminkalender einträgt. Einige Unterlagen haben ein Verfalldatum. Dazu gehören auch Dokumente mit steuerrechtlichem Wert (Rechnungen, Verträge, etc.). Sie müssen laut der Handelskammer Hamburg für sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.


Papier reduzieren, Umwelt schonen und Platz sparen
Über Chaos gibt es viele verschiedene Zitate. Einige von ihnen behaupten, sie würde Ordnung gebären. Der moderne Franchisenehmer ist jedoch kein Philologe wie Friedrich Nietzsche, der im Chaos arbeiten konnte. Für die meisten Menschen ist Chaos unproduktiv. Stattdessen streben moderne Unternehmer nach Ordnung, die Platz für Klarheit und Ideen schafft.

Suchaktionen kosten einen Franchisenehmer Arbeitszeit und -kraft. Zeit zum Aufräumen sollte man sich ebenfalls nicht nehmen, denn diese könnte man für wichtigere Aufgaben aufwenden. Nicht selten sind Franchisenehmer selbst dafür verantwortlich, dass sie sich ihre Arbeit schwerer machen, als sie sein müsste. So fordern sie einen Kunden auf, eine Kopie für die persönlichen Unterlagen zu schicken. Oder aber sie benötigen unbedingt eine schriftliche Bestätigung. In Zeiten des digitalen Zeitalters muss das wirklich nicht mehr sein. Eine digitale Kopie kostet keinen Platz im Schrank.

Weitere Möglichkeiten, Papier zu reduzieren:

  • Ablagekörbe, Ordner und Mappen regelmäßig ausmisten
  • Schriftgutbehälter ausmisten, bevor sie ins Archiv wandern; Vernichtungsdatum anbringen
  • Ablagekörbe vor Feierabend abarbeiten
  • alte Informationen entsorgen, wenn sie durch neue ersetzt wurden


Ein Überblick über die verschiedenen Ordnungssysteme
Nachdem Papier so weit wie möglich reduziert wurde, folgt die Wahl des passenden Ordnungssystems. Hier gibt es mehrere Varianten:

1. Zeitliche Ordnung:

  • Sachverhalte werden nach der zeitlichen Reihenfolge erfasst
  • Sortierung erfolgt nach Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren
  • empfehlenswert bei Bilanzen, Steuerbescheiden, Gehaltsabrechnungen und mehr

2. Nummerische Ordnung:

  • Vorgänge werden mit Nummern versehen und nach diesen abgeheftet
  • können nach Kontonummern, Lieferanten oder Kunden sortiert sein
  • simple Ordnungsweise für bereits nummeriertes Schriftgut

3. Alphanummerische Ordnung:

  • eine Kombination aus nummerischer und alphabetischer Ordnung
  • Grobeinteilung mithilfe von Buchstaben
  • Zahlen bilden Feineinteilung (oder umgekehrt)

4. Nach Stichwörtern:

  • praktisch für kleine Franchise-Unternehmen
  • eignet sich dann, wenn der Inhalt des Dokuments wichtiger als der Rest ist

Zusätzlich zu den genannten Ordnungssystemen gibt es zwei ergänzende Möglichkeiten, die sie komplettieren können:

  • Geografische Ordnung: Sie wird häufig mit der nummerischen und/oder alphabetischen Ordnung kombiniert. Eine geografische Ordnung ist praktisch, wenn Ablagen nach Verkaufsgebieten, Bundesländern oder Ähnlichem unterteilt werden.
  • Farbe, Symbole, Piktogramme: Sie können spezielle Dokumente oder ganze Gruppen hervorheben und eignen sich für praktisch jede der genannten Ordnungsarten.


Mappen und Ordner: Die Standardausrüstung zur Papierverwaltung
Papierchaos ist in vielen Unternehmen weiterhin gang und gäbe, auch wenn der technologische Fortschritt andere Wege für uns offen hält. Wer aber seit Jahren Franchisenehmer ist oder gerade erst anfängt und um Papiere nicht herumkommt, der muss diese bändigen. Zur Umsetzung der zuvor genannten Ordnungssysteme verwenden Unternehmen in erster Linie Mappen oder Ordner.

Im Bereich der Büroorganisation hat sich der sogenannte Leitz-Ordner durchgesetzt. Er bietet die beste Lösung aus Dauerhaftigkeit und Vollständigkeit. Er ist gut dafür geeignet, dauerhafte Vorgänge zu archivieren. Für einen aktuellen Aktenfluss hingegen, der unter Umständen von Person A zu B gereicht wird, ist der Ordner die beste Wahl.

Schnell wird klar, dass Ordner und Mappen unterschiedliche Funktionen haben und somit für verschiedene Aufgaben und Tätigkeiten geeignet sind. Doch auch unter den Ordnern und Mappen gibt es verschiedene Kategorien. Ausführliche Informationen zu den Unterschieden sind hier nachzulesen.


Dokumente zur leichteren Organisation digitalisieren
Es gibt Dokumente, die man nicht mehr zwingend in physikalischer Form benötigt. Diese sollten Franchisenehmer unbedingt digitalisieren und anschließend vernichten. Die Digitalisierung von Dokumenten wird seit geraumer Zeit als notwendiger Arbeitsschritt in vielen Unternehmen angepriesen, ist jedoch leichter gesagt als getan. Je größer das Unternehmen und je länger es bereits existiert, desto höher ist in der Regel das Papieraufkommen. Folglich ist es auch schwerer, die vorhandenen Dokumente zu digitalisieren.

Die Digitalisierung der Daten hat nicht nur den Vorteil, dass Platz geschaffen wird, Daten können auch schneller zur Verfügung stehen. So sieht das elektronische Dokumentenmanagement vor, dass alle Papiere eingescannt und auf einem Server abgelegt werden. Mitarbeiter des Unternehmens haben so die Möglichkeit, die Dokumente über Attribute wie Dateiname oder -endung, Änderungsdatum sowie Größe aufzufinden. Auf diese Weise stehen Informationen schneller zur Verfügung und können zügiger weiterverarbeitet werden.

Die Digitalisierung der Daten kann sowohl durch den Franchisenehmer (und sein Team) oder durch einen Scan-Dienstleister erfolgen. Letztere kann das gesamte Projekt, angefangen beim Aktentransport über das Scannen und Bereitstellung der Daten bis hin zur Aktenvernichtung (falls gewollt), durchführen. Wie hoch die Kosten für einen solchen Auftrag ausfallen können, hat die Nordberliner Werkgemeinschaft berechnet.

Der Newsletter für Franchise-Gründer
Weitere Infos zu den Vorteilen des Newsletters und der regelmäßigen Inhalte für den Interessenten.

Ausgewählte Top-Gründungschancen

  • Zaunteam
    Zaunteam

    Zaunteam

    Verkauf und Montage von Zäunen und Toren
    Wir sind auf Verkauf und Montage von Zäunen und Toren spezialisiert. Mit uns können Sie innerhalb kürzester Zeit ein rentables Geschäft aufbauen.
    Benötigtes Eigenkapital: 10.000 - 20.000 EUR
    Schnellansicht
    Details
  • Biocannovea Immunanalysen und Nährstoffe
    Biocannovea Immunanalysen und Nährstoffe

    Biocannovea Immunanalysen und Nährstoffe

    Innovativer ganzheitlicher Gesundheitssystemanbieter
    Mit dem ganzheitlichen Gesundheitssystem von Biocannovea verbesserst du das Leben deiner Kunden - Dank hochwirksamer Produkte und Therapiekonzepte.
    Benötigtes Eigenkapital: ab 10.000 EUR
    Schnellansicht
    Details
  • Studienkreis
    Studienkreis

    Studienkreis

    Nachhilfe-Franchise: Nachhilfe und individuelle Förderung
    Werden Sie Teil unserer Erfolgsgeschichte! Wir sind einer der größten privaten Bildungsanbieter Europas.
    Benötigtes Eigenkapital: ab 5.000 EUR
    Schnellansicht
    Details